Les débuts d'une entreprise sont souvent imprévisibles. Dans ce contexte, la comptabilité peut aider les start-up à y voir plus clair sur le plan financier. En suivant attentivement leurs revenus, leurs dépenses, leurs actifs et leurs passifs, les start-up peuvent prendre des décisions éclairées en matière de croissance et d'investissement. En tenant des dossiers financiers détaillés et précis, les start-up peuvent montrer aux investisseurs potentiels qu'elles sont fiables et recèlent un fort potentiel de croissance. Une bonne comptabilité facilite également la gestion des flux de trésorerie et permet aux start-up de se conformer aux réglementations financières et à la législation fiscale, leur évitant ainsi des pénalités et des problèmes juridiques.

Les problèmes de trésorerie sont l’une des principales causes de l’échec de près de la moitié des start-up au cours de leurs cinq premières années d'existence, ce qui souligne l’importance de processus comptables précis. En fin de compte, la comptabilité est un outil stratégique qui favorise la durabilité et la croissance, et qui fournit des informations qui guident les start-up sur la voie du succès. Nous vous présentons ci-dessous les principes de base de la comptabilité, la manière de démarrer la comptabilité d'une nouvelle entreprise, les logiciels de comptabilité et les coûts associés à la comptabilité.

Sommaire de cet article

• Les bases de la comptabilité que toute start-up devrait suivre
  
• Les start-up ont-elles besoin de comptables ?
  
• Comment démarrer la comptabilité d’une nouvelle entreprise
  
• Les logiciels de comptabilité pour les start-up
  
• Les frais de comptabilité des start-up
  

Les bases de la comptabilité que toute start-up devrait suivre

Toutes les start-up devraient suivre ces bases quelques bases de la comptabilité :

• Relevés bancaires et de carte de crédit : rapprochez régulièrement ces relevés afin de détecter d’éventuelles erreurs ou incohérences.

• Revenus et dépenses : suivez toutes les entrées (par ex. ventes, investissements) et toutes les sorties d’argent (par ex. loyers, salaires, fournitures).

• Factures et reçus : conservez une trace de toutes les factures que vous envoyez et de tous les reçus que vous recevez.

• Registres de paie : si vous avez des employés, notez leurs salaires, leurs impôts et tous les avantages que vous leur accordez.

• Actifs et passifs : dressez la liste de tout ce que votre start-up possède (actif) et de tout ce qu'elle doit (passif). Cela vous donnera un aperçu de votre situation financière globale.

Les start-up ont-elles besoin de comptables ?

Un comptable peut être un atout majeur pour les start-up. Si certains fondateurs sont en mesure de s'occuper des tâches comptables de base dans un premier temps, les comptables professionnels apportent un niveau élevé d'expertise et d'efficacité, en particulier à mesure que l'entreprise se développe. Voici quelques raisons qui peuvent inciter les start-up à faire appel à un comptable.

• Expertise financière : les comptables possèdent des connaissances spécialisées en gestion financière, en législation fiscale et en exigences réglementaires. Ils peuvent fournir des informations et des conseils qui vont au-delà de la simple tenue de livres.

• Gain de temps : la gestion d’une start-up demande beaucoup de temps et d’énergie. En externalisant les tâches comptables, les fondateurs peuvent se concentrer sur les activités essentielles telles que le développement de produits, le marketing et l’engagement client.

• Exactitude et conformité : les comptables veillent à ce que les dossiers financiers soient exacts et conformes à toutes les lois et réglementations en vigueur. Ils réduisent ainsi le risque d'erreurs susceptibles d'entraîner des pénalités financières ou des problèmes juridiques.

• Optimisation fiscale : les comptables connaissent bien la législation fiscale et peuvent identifier les possibilités d’économies d’impôt. Ils peuvent également veiller à ce que les entreprises s’acquittent rapidement de toutes leurs obligations fiscales, évitant ainsi les pénalités en cas de déclarations tardives ou incorrectes.

• Planification et stratégie financières : les comptables peuvent faciliter la planification financière, l'établissement du budget et les prévisions. Ils aident les start-up à se fixer des objectifs financiers réalistes et à élaborer des stratégies pour les atteindre.

• Relations avec les investisseurs : des états financiers précis et préparés de manière professionnelle contribuent à attirer et à fidéliser les investisseurs. Les comptables sont à même de préparer les documents et les rapports nécessaires pour démontrer la santé financière et le potentiel de croissance d'une start-up.

• Contrôles internes et prévention de la fraude : les comptables peuvent mettre en place des contrôles internes qui protègent les actifs des start-up et réduisent le risque de fraude. Cet aspect est particulièrement important à mesure que l'entreprise se développe et que les transactions financières deviennent plus complexes.

• Évolutivité : au fur et à mesure qu’une start-up se développe, ses opérations financières se complexifient. Les comptables peuvent aider à gérer cette croissance en mettant en place des systèmes et des processus comptables évolutifs qui s'adaptent aux besoins changeants de l'entreprise.

• Valorisation de l’entreprise et stratégie de sortie : pour les start-up qui cherchent à être vendues, fusionnées ou introduites en bourse, les comptables fournissent des services précieux en matière de valorisation d'entreprise et de préparation des processus de vérification.

Comment démarrer la comptabilité d’une nouvelle entreprise

Suivez les étapes suivantes pour mettre en place les procédures comptables pour votre nouvelle entreprise.

• Séparer les finances de l’entreprise et les finances personnelles : ouvrez un compte bancaire distinct et utilisez une carte de crédit spécifique pour vos transactions commerciales. Cette démarche facilite grandement le suivi des revenus et des dépenses et simplifie la préparation des déclarations fiscales.

• Choisissez un mode de comptabilité : choisissez entre la comptabilité de trésorerie, qui enregistre les recettes lorsqu'elles sont reçues et les dépenses lorsqu'elles sont payées, et la comptabilité d'exercice, qui enregistre les recettes lorsqu'elles sont acquises et les dépenses lorsqu'elles sont encourues. La comptabilité de trésorerie est plus simple, mais elle ne donne pas une image aussi précise des finances d’une entreprise que la comptabilité d’exercice.

• Mettre en place un plan comptable : créez une liste de catégories pour vos revenus et dépenses, par exemple « Ventes », « Loyer » ou encore « Salaires ». Vous pourrez ainsi organiser vos données financières et générer facilement des rapports.

• Suivre les revenus et les dépenses : enregistrez chaque transaction, aussi petite soit-elle. Utilisez un logiciel de comptabilité ou une feuille de calcul pour tout organiser. Assurez-vous de catégoriser correctement chaque transaction dans votre plan comptable.

• Rapprocher les relevés bancaires : comparez régulièrement vos relevés bancaires à vos registres comptables pour détecter d’éventuelles erreurs et vous assurer que tout est cohérent.

• Préparer les états financiers : les états financiers de base suivants constituent une partie importante de la comptabilité de toute entreprise.

  • Compte de résultat : indique vos revenus et vos dépenses sur une période donnée, révélant vos bénéfices ou vos pertes.
    
  • Bilan : présente vos actifs, vos passifs et vos capitaux propres à un moment précis, donnant ainsi un aperçu de votre situation financière.
    
  • État des flux de trésorerie : décrit les flux d’argent entrant et sortant de votre entreprise, ce qui permet de suivre l'évolution de vos liquidités.
    

Les logiciels de comptabilité pour les start-up

Un logiciel de comptabilité peut être un excellent moyen d'améliorer la comptabilité d'une start-up. Ce logiciel automatise des tâches telles que la facturation, le suivi des dépenses et le reporting financier, ce qui permet de consacrer un temps précieux à d'autres priorités. Il réduit le risque d’erreur humaine dans les calculs et la saisie des données et permet de conserver les données financières organisées et accessibles en un seul endroit. Il permet également de générer des rapports et des tableaux de bord qui peuvent vous aider à comprendre vos performances financières et à prendre des décisions éclairées.

Voici quelques logiciels de comptabilité populaires adaptés aux start-up.

• QuickBooks Online : QuickBooks est convivial, complet et s’intègre à de nombreux autres systèmes d’entreprise. C’est une solution efficace pour la plupart des start-up.

• Xero : Xero est connu pour son interface épurée et ses fonctionnalités complètes. C’est une option intéressante pour les start-up qui souhaitent une expérience plus moderne et intuitive.

• Zoho Books : Zoho Books est une option économique qui offre tout de même des fonctionnalités comptables clés. C’est un bon choix pour les jeunes start-up avec des ressources limitées.

• FreshBooks : FreshBooks s’adresse aux travailleurs indépendants et aux petites entreprises. Ses points forts sont la facturation et le suivi des dépenses.

• Wave : Wave est une option gratuite qui propose des fonctionnalités comptables de base. C’est un bon point de départ pour les start-up à un stade très précoce qui doivent gérer peu de transactions.

Tenez compte des facteurs suivants pour déterminer quel logiciel convient le mieux à votre start-up.

• Besoins de l’entreprise : de quelles fonctionnalités avez-vous besoin ? Par exemple, avez-vous des besoins en matière de facturation, de suivi des dépenses, de gestion des stocks ou de comptabilité de projet ? Dressez une liste de ce qui est indispensable et de ce qui est souhaitable.

• Le budget : les tarifs des logiciels de comptabilité varient considérablement. Déterminez combien vous êtes prêt à dépenser et examinez les options qui correspondent à votre budget.

• Facilité d’utilisation : choisissez un logiciel que vous et votre équipe pourrez utiliser facilement. Une interface conviviale vous fera gagner du temps et vous évitera des frustrations.

• Intégrations : le logiciel s’intègre-t-il à d’autres systèmes que vous utilisez, tels que votre banque, votre prestataire de services de paiement ou votre système de gestion de la relation client (CRM) ?

• Évolutivité : le logiciel pourra-t-il s’adapter à l’évolution de votre entreprise ? Choisissez une solution capable de répondre à vos besoins futurs.

• Service d’assistance : recherchez un logiciel doté d’un service d’assistance réactif au cas où vous rencontreriez des problèmes.

Les frais de comptabilité des start-up

Les frais de comptabilité des start-up varient considérablement en fonction de plusieurs facteurs, notamment la taille et la complexité de l’entreprise, la méthode de comptabilité choisie (gestion par les fondateurs, externalisation ou embauche d’un comptable en interne), le niveau de développement de l’entreprise et les besoins spécifiques.

Si vous dirigez une petite entreprise aux finances simples, vous pouvez gérer vous-même votre comptabilité dans un premier temps, car il s’agit généralement de l’option la plus rentable. De nombreux cours et ressources en ligne gratuits peuvent vous aider à apprendre les bases de la comptabilité. Par ailleurs, investir dans un bon logiciel de comptabilité peut automatiser certaines tâches et vous permettre d'économiser de l'argent sur les services de comptabilité à long terme. Si vous souhaitez travailler avec des experts, négociez avec des comptables et des assistants de gestion pour obtenir les meilleurs taux possibles.

Voici une répartition des coûts prévus en fonction de votre approche comptable.

Comptabilité gérée par les fondateurs

• Logiciel de comptabilité : c’est souvent la plus grosse dépense pour les start-up qui font leur propre comptabilité. Les tarifs vont de la gratuité (pour les logiciels de base) à des centaines d'euros par mois pour des fonctionnalités plus avancées.

• Formation et ressources : vous devrez peut-être investir dans des formations, des guides ou des webinaires en ligne pour apprendre les bases de la comptabilité. Les coûts varient en fonction des ressources que vous choisissez.

Comptabilité externalisée

• Services de tenue de comptes : ces services varient généralement de 100 $ à 500 $ par mois, selon le nombre de transactions et la complexité de vos comptes.

• Services comptables : pour des tâches plus avancées telles que la préparation des états financiers, les déclarations fiscales et les services de conseil, comptez entre 500 $ et plusieurs milliers de dollars par mois.

• Services de directeur financier virtuel : pour des conseils financiers stratégiques et une aide à la prise de décision de haut niveau, un directeur financier virtuel peut coûter entre 1 000 $ et 5 000 $ par mois.

Comptable interne

• Salaire : les salaires des comptables varient en fonction de l’expérience, du lieu de travail et de la taille de l’entreprise.

• Avantages : vous devez également tenir compte du coût des avantages sociaux tels que l’assurance maladie, les cotisations de retraite et les congés payés.

• Frais généraux : ces frais peuvent inclure les locaux, l’équipement et les logiciels.

Frais supplémentaires

• Préparation des déclarations fiscales : si vous ne vous sentez pas capable de remplir vous-même vos déclarations fiscales, vous devrez faire appel à un conseiller fiscal. Les coûts varient en fonction de la complexité de votre situation fiscale.

• Honoraires d’audit : si votre start-up atteint une certaine taille ou reçoit des financements, vous devrez peut-être vous soumettre à un audit, ce qui implique des frais.

• Honoraires de conseil : si vous avez besoin de conseils financiers spécialisés, vous devrez peut-être faire appel à un consultant pour des projets spécifiques.