ในช่วงแรกของการทำธุรกิจ หลายสิ่งหลายอย่างคาดเดาได้ยาก แต่การทําบัญชีจะช่วยให้ธุรกิจสตาร์ทอัพมองเห็นภาพรวมทางการเงินอย่างชัดเจน การติดตามรายได้ ค่าใช้จ่าย สินทรัพย์ และหนี้สินอย่างรอบคอบจะช่วยให้ธุรกิจสตาร์ทอัพตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาดเกี่ยวกับการเติบโตและการลงทุน นอกจากนี้ การบันทึกรายการทางการเงินอย่างละเอียดและถูกต้องยังช่วยให้ว่าที่นักลงทุนเห็นว่าธุรกิจสตาร์ทอัพมีความน่าเชื่อถือและศักยภาพในการเติบโตที่แข็งแกร่ง ไม่เพียงเท่านั้น การทำบัญชีที่ดียังเป็นประโยชน์ต่อการจัดการกระแสเงินสด และช่วยให้มั่นใจว่าธุรกิจสตาร์ทอัพปฏิบัติตามกฎระเบียบทางการเงินและกฎหมายภาษี ซึ่งจะช่วยหลีกเลี่ยงบทลงโทษและปัญหาด้านกฎหมายได้

ปัญหากระแสเงินสดเป็นสาเหตุหลักที่ทำให้ธุรกิจสตาร์ทอัพเกือบครึ่งล้มเหลวภายใน 5 ปีแรก ซึ่งนี่แสดงให้เห็นถึงความสําคัญของการทําบัญชีที่ถูกต้อง เพราะที่สุดแล้ว การทําบัญชีถือเป็นเครื่องมือเชิงกลยุทธ์ที่ส่งเสริมความยั่งยืนและการเติบโต โดยให้ข้อมูลเชิงลึกที่จะขับเคลื่อนธุรกิจสตาร์ทอัพไปสู่ความสําเร็จ ต่อไปนี้เราจะอธิบายข้อมูลพื้นฐานด้านการทําบัญชี วิธีเริ่มทําบัญชีสําหรับธุรกิจใหม่ ซอฟต์แวร์การทําบัญชี และค่าใช้จ่ายด้านการบัญชี

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ข้อมูลพื้นฐานด้านการทําบัญชีที่ธุรกิจสตาร์ทอัพทุกแห่งต่างต้องติดตาม
  
• ธุรกิจสตาร์ทอัพจำเป็นต้องใช้นักบัญชีหรือไม่
  
• วิธีเริ่มทําบัญชีสําหรับธุรกิจใหม่
  
• ซอฟต์แวร์การทําบัญชีสําหรับธุรกิจสตาร์ทอัพ
  
• ค่าใช้จ่ายในการทําบัญชีสําหรับธุรกิจสตาร์ทอัพ
  

ข้อมูลพื้นฐานด้านการทําบัญชีที่ธุรกิจสตาร์ทอัพทุกแห่งต่างต้องติดตาม

ธุรกิจสตาร์ทอัพทุกแห่งควรติดตามข้อมูลพื้นฐานด้านการทําบัญชีต่อไปนี้

• รายการเดินบัญชีธนาคารและบัตรเครดิต: กระทบยอดรายการเดินบัญชีเหล่านี้เป็นประจําเพื่อจะได้มองเห็นข้อผิดพลาดหรือข้อมูลคลาดเคลื่อน

• รายรับและค่าใช้จ่าย: ติดตามเงินเข้า (เช่น ยอดขาย เงินลงทุน) และเงินออก (เช่น ค่าเช่า เงินเดือน อุปกรณ์) ทั้งหมด

• ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จ: เก็บบันทึกข้อมูลใบแจ้งหนี้ที่คุณส่งและใบเสร็จทั้งหมดที่คุณได้รับ

• ข้อมูลบัญชีเงินเดือน: หากคุณมีพนักงาน ต้องติดตามค่าแรง ภาษี และสวัสดิการอื่นๆ ที่คุณมอบให้

• สินทรัพย์และหนี้สิน: บันทึกรายการทรัพย์สินทั้งหมดที่ธุรกิจสตาร์ทอัพของคุณเป็นเจ้าของ (สินทรัพย์) และรายจ่ายที่พึงชำระ (หนี้สิน) ทั้งหมด ข้อมูลนี้จะสรุปเกี่ยวกับสถานะทางการเงินโดยรวมของคุณ

ธุรกิจสตาร์ทอัพจำเป็นต้องใช้นักบัญชีหรือไม่

การมีนักบัญชีให้ประโยชน์หลายอย่างแก่ธุรกิจสตาร์ทอัพ แม้ว่าในตอนแรกผู้ก่อตั้งบริษัทบางรายอาจดูแลการทําบัญชีขั้นพื้นฐานเอง แต่นักบัญชีมืออาชีพมีความเชี่ยวชาญและประสิทธิภาพในระดับสูง โดยเฉพาะเมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น ต่อไปนี้คือเหตุผลที่ธุรกิจสตาร์ทอัพควรขอความช่วยเหลือจากนักบัญชี

• ความเชี่ยวชาญด้านการเงิน: นักบัญชีมีความรู้เฉพาะทางด้านการจัดการทางการเงิน กฎหมายภาษี และข้อกําหนดทางกฎหมาย จึงให้ข้อมูลเชิงลึกและคําแนะนํานอกเหนือจากการทําบัญชีขั้นพื้นฐานได้

• ประหยัดเวลา: การดําเนินธุรกิจสตาร์ทอัพต้องทุ่มเทเวลาและพลังงานอย่างมาก การว่าจ้างผู้เชี่ยวชาญภายนอกมาทำงานด้านบัญชีจะช่วยให้ผู้ก่อตั้งบริษัททุ่มเทให้กับกิจกรรมหลักๆ ของธุรกิจได้อย่างเต็มที่ เช่น การพัฒนาผลิตภัณฑ์ การตลาด และการมีส่วนร่วมของลูกค้า

• ความถูกต้องและการปฏิบัติตามข้อกําหนด: การมีนักบัญชีจะรับประกันว่าข้อมูลทางการเงินถูกต้องและเป็นไปตามกฎหมายและข้อบังคับทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง จึงลดความเสี่ยงในการเกิดข้อผิดพลาดที่อาจทำให้คุณต้องเสียค่าปรับหรือเกิดปัญหาด้านกฎหมายได้

• การเพิ่มประสิทธิภาพภาษี: นักบัญชีมีความเชี่ยวชาญด้านกฎหมายภาษีและมองเห็นโอกาสในการประหยัดภาษี นอกจากนี้ยังช่วยให้ธุรกิจปฏิบัติตามภาระหน้าที่ทางภาษีทั้งหมดอย่างทันท่วงที เพื่อหลีกเลี่ยงบทลงโทษกรณียื่นภาษีล่าช้าหรือไม่ถูกต้อง

• การวางแผนและกลยุทธ์ทางการเงิน: นักบัญชีช่วยคุณวางแผนการเงิน จัดทํางบประมาณ และคาดการณ์ทางการเงิน รวมทั้งช่วยให้ธุรกิจสตาร์ทอัพกําหนดเป้าหมายทางการเงินที่เป็นไปได้จริงและจัดทำกลยุทธ์ในการบรรลุเป้าหมายเหล่านั้น

• นักลงทุนสัมพันธ์: งบการเงินที่ถูกต้องและจัดทําขึ้นโดยมืออาชีพจะช่วยดึงดูดและรักษานักลงทุนได้ นักบัญชีสามารถจัดเตรียมเอกสารและรายงานที่จําเป็นเพื่อแสดงให้เห็นสถานะทางการเงินและศักยภาพในการเติบโตของธุรกิจสตาร์ทอัพ

• มาตรการควบคุมภายในและการป้องกันการฉ้อโกง นักบัญชีสามารถสร้างมาตรการควบคุมภายในที่ปกป้องทรัพย์สินของธุรกิจสตาร์ทอัพและลดความเสี่ยงในการฉ้อโกง สิ่งนี้มีความสําคัญอย่างยิ่งเมื่อมีการขยายธุรกิจและธุรกรรมทางการเงินมีความซับซ้อนมากขึ้น

• ความสามารถในการขยายการดำเนินงาน: เมื่อธุรกิจสตาร์ทอัพเติบโตขึ้น การดําเนินงานด้านการเงินก็มีความซับซ้อนมากขึ้น นักบัญชีจะช่วยจัดการการเติบโตของธุรกิจโดยการตั้งค่าระบบและกระบวนการทําบัญชีให้สามารถปรับขนาดได้ ซึ่งจะปรับตามความต้องการของธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไป

• การประเมินมูลค่าของธุรกิจและกลยุทธ์การออกจากการทำธุรกิจ: สําหรับธุรกิจสตาร์ทอัพที่กําลังพิจารณาขาย ควบรวม หรือจดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ นักบัญชีจะมอบบริการที่เป็นประโยชน์อย่างมาก ไม่ว่าจะเป็นการประเมินมูลค่าธุรกิจและเตรียมพร้อมสําหรับกระบวนการตรวจสอบข้อมูล

วิธีเริ่มทําบัญชีสําหรับธุรกิจใหม่

ทําตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อเริ่มการทําบัญชีสำหรับธุรกิจใหม่

• แยกค่าใช้จ่ายทางธุรกิจและค่าใช้จ่ายส่วนบุคคล เปิดบัญชีธนาคารและบัตรเครดิตแยกกัน โดยเฉพาะสําหรับธุรกรรมทางธุรกิจ การทำแบบนี้จะช่วยให้คุณติดตามรายรับและรายจ่ายง่ายขึ้น และการเตรียมการด้านภาษีก็ง่ายขึ้นด้วย

• เลือกวิธีการทําบัญชี: เลือกการทำบัญชีแบบเกณฑ์เงินสด ซึ่งจะบันทึกรายรับและรายจ่ายเมื่อชําระ หรือการทําบัญชีแบบเกณฑ์คงค้างที่จะบันทึกรายรับเมื่อรายรับนั้นเข้ามาและบันทึกรายจ่ายเมื่อรายจ่ายนั้นเกิดขึ้น การทำบัญชีแบบเกณฑ์เงินสดนั้นง่ายกว่า แต่จะแสดงภาพรวมทางการเงินของธุรกิจไม่แม่นยําเท่ากับการทำบัญชีแบบเกณฑ์คงค้าง

• กำหนดแผนภูมิบัญชี จัดทำหมวดหมู่รายรับและรายจ่าย เช่น "ยอดขาย" "ค่าเช่า" หรือ "เงินเดือน" วิธีนี้จะช่วยจัดระเบียบข้อมูลทางการเงินและสร้างรายงาน

• ติดตามรายรับและรายจ่าย: บันทึกธุรกรรมทุกรายการ ไม่ว่าจะยิบย่อยเพียงใดก็ตาม แนะนำให้ใช้ซอฟต์แวร์การทําบัญชีหรือสเปรดชีตในการจัดระเบียบข้อมูล รวมทั้งตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณจัดหมวดหมู่ธุรกรรมแต่ละรายการอย่างถูกต้องในแผนภูมิบัญชี

• กระทบยอดรายการเดินบัญชีธนาคาร: เปรียบเทียบรายการเดินบัญชีธนาคารกับบันทึกรายการบัญชีเป็นประจําเพื่อมองหาข้อผิดพลาดและยืนยันว่าทุกรายการตรงกัน

• จัดทํางบการเงิน: งบการเงินพื้นฐานต่อไปนี้เป็นส่วนสําคัญในการทําบัญชีของธุรกิจทุกแห่ง

  • งบกำไรขาดทุน: งบนี้แสดงรายรับและรายจ่ายของคุณในช่วงเวลาหนึ่งๆ โดยแสดงผลกําไรหรือขาดทุน
    
  • งบดุล: งบนี้แสดงสินทรัพย์ หนี้สิน และกรรมสิทธิ์หุ้นส่วน ณ เวลาหนึ่งๆ โดยให้ภาพรวมเกี่ยวกับสถานะทางการเงินของคุณ
    
  • งบกระแสเงินสด: งบนี้แสดงกระแสเงินสดเข้าและออกจากธุรกิจ เพื่อติดตามสภาพคล่องของธุรกิจ
    

ซอฟต์แวร์การทําบัญชีสําหรับธุรกิจสตาร์ทอัพ

ซอฟต์แวร์การทําบัญชีอาจเป็นวิธีที่ดีสําหรับธุรกิจสตาร์ทอัพในการเพิ่มประสิทธิภาพการทําบัญชี ซอฟต์แวร์นี้จะทํางานต่างๆ โดยอัตโนมัติ เช่น ออกใบแจ้งหนี้ ติดตามค่าใช้จ่าย และจัดทำรายงานทางการเงิน ทําให้คุณมีเวลาไปทุ่มเทให้กับงานสําคัญอื่นๆ นอกจากนี้ยังช่วยลดความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ในการคํานวณและการป้อนข้อมูล รวมทั้งช่วยให้ข้อมูลทางการเงินเป็นระเบียบและเข้าถึงได้ในที่เดียว ไม่เพียงเท่านั้นยังสร้างรายงานและแดชบอร์ดที่จะช่วยให้คุณเข้าใจประสิทธิภาพทางการเงินและตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูล

ต่อไปนี้คือตัวอย่างซอฟต์แวร์การทําบัญชียอดนิยมสําหรับธุรกิจสตาร์ทอัพ

• QuickBooks Online: QuickBooks ใช้งานง่าย มีฟังก์ชันครอบคลุม และเชื่อมต่อการทำงานกับระบบธุรกิจอื่นๆ อีกหลายระบบ ถือเป็นโซลูชันที่มีประสิทธิภาพสําหรับธุรกิจสตาร์ทอัพส่วนใหญ่

• Xero: Xero มีอินเทอร์เฟซเรียบง่ายสะอาดตาและฟีเจอร์ที่ครอบคลุม เหมาะกับธุรกิจสตาร์ทอัพที่ต้องการประสบการณ์การใช้งานที่ทันสมัยและเข้าใจง่าย

• Zoho Books: Zoho Books เป็นมิตรต่องบประมาณ แต่ยังคงมีฟีเจอร์การทําบัญชีหลักๆ อยู่ จึงเหมาะกับธุรกิจสตาร์ทอัพระยะแรกที่มีทรัพยากรจํากัด

• FreshBooks: FreshBooks มีกลุ่มเป้าหมายเป็นฟรีแลนซ์และธุรกิจขนาดเล็ก มีจุดแข็งคือการออกใบแจ้งหนี้และการติดตามค่าใช้จ่าย

• Wave: Wave เป็นซอฟต์แวร์ฟรีที่มีฟีเจอร์การทําบัญชีพื้นฐาน เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีสําหรับธุรกิจสตาร์ทอัพที่เพิ่งเริ่มก่อตั้ง ซึ่งมีธุรกรรมไม่มากนัก

พิจารณาปัจจัยต่อไปนี้เมื่อต้องเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะกับธุรกิจสตาร์ทอัพของคุณที่สุด

• ความต้องการทางธุรกิจ: คุณต้องการฟีเจอร์อะไรบ้าง ตัวอย่างเช่น คุณต้องการใช้การออกใบแจ้งหนี้ การติดตามค่าใช้จ่าย การจัดการสินค้าคงคลัง หรือการทําบัญชีโครงการหรือไม่ จากนั้นจัดทำรายการฟีเจอร์ที่ต้องมีและน่าจะมี

• งบประมาณ: ซอฟต์แวร์การทําบัญชีมีราคาแตกต่างกันไป ให้พิจารณาว่าคุณยินดีจ่ายมากแค่ไหน จากนั้นมองหาตัวเลือกที่เหมาะกับงบประมาณของคุณ

• ความสะดวกในการใช้งาน: เลือกซอฟต์แวร์ที่ทั้งคุณและทีมงานมองว่าใช้ง่าย เพราะอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายจะช่วยประหยัดเวลาและลดความยุ่งยากให้คุณได้

• การผสานการทํางาน: ซอฟต์แวร์ผสานการทํางานกับระบบอื่นๆ ที่คุณใช้อยู่หรือไม่ เช่น ธนาคาร ผู้ประมวลผลการชําระเงิน หรือการจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า (CRM)

• ความสามารถในการขยายการดำเนินงาน: ซอฟต์แวร์จะเติบโตไปพร้อมกับธุรกิจของคุณหรือไม่ เลือกโซลูชันที่รองรับความต้องการของคุณได้เมื่อธุรกิจของคุณเติบโต

• การสนับสนุนลูกค้า: ควรเลือกซอฟต์แวร์ที่ฝ่ายสนับสนุนลูกค้าตอบสนองรวดเร็วเมื่อคุณพบปัญหา

ค่าใช้จ่ายในการทําบัญชีสําหรับธุรกิจสตาร์ทอัพ

ค่าใช้จ่ายด้านการทําบัญชีสําหรับธุรกิจสตาร์ทอัพจะแตกต่างกันไปตามปัจจัยหลายประการ เช่น ขนาดและความซับซ้อนของธุรกิจ วิธีการทําบัญชีที่เลือก (ทำบัญชีด้วยตัวเอง, จ้างนักบัญชีภายนอก หรือจ้างพนักงานจัดทำบัญชี) ระดับการเติบโตของธุรกิจ และความต้องการเฉพาะในการทำบัญชี

หากคุณมีธุรกิจขนาดเล็กและการเงินที่เรียบง่าย คุณควรทําบัญชีด้วยตัวเองในช่วงแรก เนื่องจากปกติแล้ววิธีนี้จะเป็นตัวเลือกที่คุ้มค่าที่สุด บนอินเทอร์เน็ตมีหลักสูตรและแหล่งข้อมูลฟรีมากมายที่ช่วยให้คุณเรียนรู้ข้อมูลพื้นฐานทางบัญชี ส่วนการลงทุนในซอฟต์แวร์การทําบัญชีที่ดีจะช่วยให้คุณทํางานต่างๆ ได้โดยอัตโนมัติและประหยัดค่าใช้จ่ายในการใช้บริการทําบัญชีในระยะยาว หากคุณต้องการใช้ผู้เชี่ยวชาญ ควรเจรจาต่อรองกับนักบัญชีและผู้ทําบัญชีเพื่อให้ได้ราคาที่ดีที่สุด

ต่อไปนี้คือรายละเอียดค่าใช้จ่ายที่น่าจะเกิดขึ้น ซึ่งขึ้นอยู่กับแนวทางการทําบัญชีของคุณ

การทําบัญชีด้วยตัวเอง

• ซอฟต์แวร์การทําบัญชี: ค่าใช้จ่ายส่วนนี้มักเป็นค่าใช้จ่ายก้อนใหญ่ที่สุดสําหรับธุรกิจสตาร์ทอัพที่ทําบัญชีด้วยตัวเอง ราคาอาจมีตั้งแต่ฟรี (สําหรับแพ็กเกจพื้นฐาน) ไปถึงหลายร้อยดอลลาร์ต่อเดือนหากคุณต้องการใช้ฟีเจอร์ขั้นสูงขึ้น

• การฝึกอบรมและแหล่งข้อมูล: คุณอาจต้องลงทุนซื้อหลักสูตรออนไลน์ หนังสือ หรือการสัมมนาผ่านเว็บเพื่อเรียนรู้ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับการทําบัญชี ค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับแหล่งข้อมูลที่คุณเลือก

การว่าจ้างนักบัญชีภายนอก

• บริการทําบัญชี: โดยปกติแล้วจะมีราคาตั้งแต่ 100 ถึง 500 ดอลลาร์สหรัฐต่อเดือน ขึ้นอยู่กับจํานวนธุรกรรมและความซับซ้อนของบัญชี

• บริการด้านบัญชี: สําหรับงานขั้นสูงขึ้น เช่น การจัดทำงบการเงิน การยื่นภาษี และบริการให้คําปรึกษา เราคาดว่าราคาจะเริ่มต้นตั้งแต่ 500 ดอลลาร์สหรัฐไปถึงหลายพันดอลลาร์ต่อเดือน

• บริการ CFO เสมือน: หากต้องการคําแนะนําทางการเงินเชิงกลยุทธ์และบริการสนับสนุนการตัดสินใจระดับสูง CFO เสมือนมีค่าใช้จ่าย 1,000 ถึง 5,000 ดอลลาร์สหรัฐต่อเดือน

นักบัญชีภายใน

• เงินเดือน: เงินเดือนแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับประสบการณ์ สถานที่ และขนาดของบริษัท

• สวัสดิการ: นอกจากนี้คุณยังต้องคํานึงถึงค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับสวัสดิการ ด้วย เช่น ประกันสุขภาพ การสมทบเงินเข้ากองทุนเกษียณอายุ และการลาหยุดแบบจ่ายค่าจ้าง

• ค่าใช้จ่าย: ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมอาจรวมถึงพื้นที่สํานักงาน อุปกรณ์ และซอฟต์แวร์

ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

• การจัดเตรียมข้อมูลภาษี: หากยื่นภาษีเองไม่สะดวก คุณจะต้องจ้างผู้เชี่ยวชาญด้านภาษี ค่าใช้จ่ายจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับความซับซ้อนในการยื่นภาษีของคุณ

• ค่าตรวจสอบบัญชี: หากธุรกิจสตาร์ทอัพของคุณเติบโตขึ้นระดับหนึ่งแล้ว หรือได้รับเงินทุน คุณจะต้องเข้ารับการตรวจสอบซึ่งมาพร้อมกับค่าธรรมเนียมต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง

• ค่าธรรมเนียมการให้คําปรึกษา: หากคุณต้องการคําแนะนําทางการเงินเฉพาะทาง คุณอาจต้องจ้างที่ปรึกษาสําหรับโครงการโดยเฉพาะ