Durante le imprevedibili fasi iniziali di un'attività, la contabilità può aiutare le start-up a ottenere chiarezza finanziaria. Monitorando attentamente reddito, spese, attività e passività e mantenendo registri finanziari dettagliati e accurati, le start-up possono prendere decisioni intelligenti sulla crescita e sugli investimenti mostrando allo stesso tempo ai potenziali investitori che la start-up è affidabile e ha un forte potenziale di crescita. Una buona contabilità aiuta anche a gestire il flusso di cassa e garantisce che le start-up rispettino le normative finanziarie e le leggi fiscali, aiutandole a evitare sanzioni e problemi legali.

I problemi di flusso di cassa sono uno dei motivi principali per cui quasi la metà delle start-up fallisce entro i primi cinque anni, il che evidenzia l'importanza di processi contabili accurati. In definitiva, la contabilità è uno strumento strategico che supporta la sostenibilità e la crescita, fornendo informazioni che guidano le start-up verso il successo. Di seguito, spiegheremo le nozioni di base della contabilità, come iniziare a tenere la contabilità per una nuova attività, i software di contabilità e i costi contabili.

Contenuto dell'articolo

• Come iniziare a tenere la contabilità per una nuova attività
  
• Le start-up hanno bisogno di contabili?
  
• 5 approcci contabili per le start-up
  
• Cosa cercare in un servizio di contabilità per start-up
  
• Nozioni di base sulla contabilità che ogni start-up dovrebbe monitorare
  
• Software di contabilità per start-up
  
• Come le tue esigenze contabili cambiano in base alla fase
  
• Argomenti contabili specifici delle start-up per i fondatori
  
• Preparazione per la due diligence degli investitori
  
• In che modo Stripe Revenue Recognition può essere d'aiuto
  
• Domande frequenti sulla contabilità per le start-up
  

Come avviare la contabilità di una nuova attività

Segui questi passaggi per avviare i processi contabili per una nuova attività.

• Separa le finanze aziendali da quelle personali: apri un conto bancario separato e una carta di credito specifici per le transazioni della tua attività. In questo modo è molto più facile monitorare le entrate e le uscite e si semplifica la preparazione delle imposte.

• Scegli un metodo di contabilità: scegli tra contabilità per cassa, che registra le entrate quando vengono ricevute e le spese quando vengono pagate, e la contabilità per competenza, che registra le entrate quando vengono maturate e le spese quando vengono sostenute. La contabilità per cassa è più semplice, ma non fornisce un quadro delle finanze di un'attività accurato quanto la contabilità per competenza.

• Imposta un piano dei conti: crea un elenco di categorie per le tue entrate e uscite, come "Vendite", "Affitto" o "Stipendi". Questo aiuta a organizzare i dati finanziari e a generare report.

• Monitora le entrate e le uscite: registra ogni transazione, non importa quanto piccola. Utilizza un software di contabilità o un foglio di calcolo per mantenere l'organizzazione. Assicurati di classificare correttamente ogni transazione nel tuo piano dei conti.

• Riconcilia gli estratti conto bancari: confronta regolarmente gli estratti conto bancari con i tuoi registri contabili per individuare eventuali errori e assicurarti che tutto corrisponda.

• Prepara i rendiconti finanziari: i seguenti rendiconti finanziari di base sono una parte importante della contabilità di qualsiasi attività.

• Conto economico: mostra le entrate e le uscite in un periodo specifico, rivelando l'utile o la perdita.

• Stato patrimoniale: fornisce un'istantanea della tua posizione finanziaria mostrando attività, passività e patrimonio netto in un momento specifico.

• Rendiconto finanziario: mostra il flusso di cassa in entrata e in uscita della tua attività, monitorandone la liquidità.

Le start-up hanno bisogno di commercialisti?

Un contabile può offrire notevoli vantaggi alle start-up. Sebbene alcuni fondatori possano gestire inizialmente le attività contabili di base, i contabili professionisti apportano un elevato livello di competenza ed efficienza, soprattutto quando l'attività cresce. Di seguito sono riportati alcuni motivi per cui le start-up potrebbero ritenere utile la figura del contabile.

• Competenza finanziaria: i contabili hanno conoscenze specializzate in gestione finanziaria, leggi fiscali e requisiti normativi. Possono fornire approfondimenti e consigli che vanno oltre la contabilità di base.

• Risparmio di tempo: gestire una start-up richiede molto tempo ed energia. Esternalizzando le attività contabili, i fondatori possono concentrarsi sulle attività principali come lo sviluppo del prodotto, il marketing e il coinvolgimento dei clienti.

• Precisione e conformità: i contabili si assicurano che i registri finanziari siano accurati e rispettino tutte le leggi e le normative pertinenti. Questo riduce il rischio di errori che potrebbero portare a sanzioni finanziarie o problemi legali.

• Ottimizzazione fiscale: i contabili conoscono bene le leggi fiscali e possono identificare opportunità di risparmio fiscale. Possono anche garantire che le attività soddisfino tempestivamente tutti gli obblighi fiscali, evitando sanzioni per dichiarazioni in ritardo o errate.

• Pianificazione e strategia finanziaria: i contabili possono assistere con la pianificazione finanziaria, la definizione del budget e le previsioni. Aiutano le start-up a stabilire obiettivi finanziari realistici e a sviluppare strategie per raggiungerli.

• Relazioni con gli investitori: bilanci accurati e preparati in modo professionale aiutano ad attrarre e trattenere gli investitori. I contabili possono preparare i documenti e i report necessari per dimostrare la salute finanziaria e il potenziale di crescita di una start-up.

• Controlli interni e prevenzione delle frodi: i contabili possono stabilire controlli interni che proteggono le risorse della start-up e riducono il rischio di frode. Questo è particolarmente importante quando l'attività cresce e le transazioni finanziarie diventano più complesse.

• Possibilità di crescita: man mano che una start-up cresce, le sue operazioni finanziarie diventano più complesse. I contabili possono aiutare a gestire questa crescita impostando sistemi e processi contabili scalabili che si adattano alle mutevoli esigenze dell'attività.

• Valutazione dell'attività e strategia di uscita: per le start-up che considerano la vendita, la fusione o la quotazione in borsa, i contabili forniscono servizi preziosi nella valutazione dell'attività e nella preparazione per i processi di due diligence.

5 approcci contabili per le start-up

Le start-up possono scegliere tra diversi approcci contabili, ciascuno con diversi compromessi in termini di costi, competenze e possibilità di crescita.

1. Contabilità fai-da-te gestita dal fondatore

I fondatori gestiscono i propri registri contabili utilizzando fogli di calcolo o software di base. Questa è in genere l'opzione più conveniente per le piccole attività con finanze semplici, sebbene richieda di investire tempo nell'apprendimento delle nozioni di base della contabilità tramite corsi o risorse online gratuiti. I costi dei software variano dai piani di base gratuiti a poche centinaia di dollari al mese.

2. Contabile part-time

Un contabile part-time o freelance gestisce la registrazione e la riconciliazione delle transazioni quotidiane senza il costo di un'assunzione a tempo pieno. I servizi di contabilità vanno in genere da circa 100 a 500 $ al mese a seconda del volume e della complessità delle transazioni, rendendo questa un'opzione intermedia man mano che una start-up supera i metodi fai-da-te.

3. Studio contabile in outsourcing (specialista in start-up)

Le società specializzate in start-up offrono servizi raggruppati come la preparazione dei rendiconti finanziari, le dichiarazioni fiscali e l'assistenza di consulenza. I costi variano da 500 $ a diverse migliaia di dollari al mese a seconda del livello di servizio e alcune società offrono anche servizi di direttore finanziario (CFO) virtuale (1.000-5.000 $ al mese) per una guida finanziaria strategica. Questa opzione offre competenze professionali senza i costi generali di un'assunzione interna.

4. Software di contabilità basato sull'IA

Le piattaforme basate sull'IA automatizzano la categorizzazione, la riconciliazione, la fatturazione e la reportistica, riducendo il lavoro di contabilità manuale e l'errore umano. Questi strumenti possono abbassare in modo significativo i costi di manodopera continui, sebbene i prezzi varino in base al set di funzioni, e le start-up dovrebbero comunque mettere a budget una revisione professionale occasionale dei report generati dall'IA, specialmente nel periodo fiscale.

5. Ibrido (software + direttore finanziario part-time)

Questo approccio abbina software di contabilità per la gestione delle transazioni quotidiane a un direttore finanziario (CFO) part-time per strategia di alto livello, previsioni e reportistica pronta per gli investitori. Unisce l'efficienza dei costi dell'automazione a una guida finanziaria esperta, rendendolo una scelta popolare per le start-up in fase di crescita che non sono pronte per un'assunzione finanziaria a tempo pieno.

Qualunque approccio tu scelga, vale la pena negoziare le tariffe con i contabili con cui collabori e tenere a mente costi aggiuntivi come la preparazione fiscale, le revisioni e le commissioni di consulenza una tantum man mano che la tua start-up si espande.

Cosa cercare in un servizio di contabilità per start-up

Se decidi di collaborare con un servizio di contabilità esternalizzato, tieni a mente questi fattori quando valuti i fornitori.

• Esperienza con le start-up: cerca un'azienda che lavori specificamente con le start-up, non solo con le piccole imprese in generale. Le sfide specifiche delle start-up, come il monitoraggio del burn rate, la reportistica per gli investitori e i crediti d'imposta per ricerca e sviluppo, richiedono conoscenze specializzate.

• Ambito del servizio: conferma esattamente cosa è incluso, che si tratti di contabilità di base, dichiarazioni dei redditi, preparazione del bilancio o servizi di consulenza e di direzione finanziaria (CFO) di livello superiore. Assicurati che l'ambito corrisponda alle tue esigenze attuali e possa espandersi man mano che la tua attività cresce.

• Trasparenza dei prezzi: scegli un fornitore con prezzi chiari e prevedibili piuttosto che tariffe orarie vaghe. Comprendi cosa innesca costi aggiuntivi, come un aumento del volume delle transazioni o l'aggiunta di servizi.

• Compatibilità del software: verifica che il servizio funzioni con il software e gli strumenti di contabilità che già utilizzi o che possa aiutarti a passare a una piattaforma adatta alle tue esigenze.

• Reattività e comunicazione: le start-up si muovono velocemente, quindi cerca un fornitore facile da raggiungere e reattivo, soprattutto in prossimità di scadenze come la stagione della dichiarazione dei redditi o la due diligence per la raccolta fondi.

• Possibilità di crescita: scegli un fornitore che possa crescere con te, dalla contabilità di base dei primi tempi fino a una pianificazione e a una reportistica finanziaria più complesse man mano che la tua start-up si espande.

• Referenze e reputazione: chiedi referenze ad altre start-up con cui collaborano e cerca recensioni o casi di studio che testimonino la loro affidabilità ed esperienza.

Nozioni di base sulla contabilità che ogni start-up dovrebbe monitorare

Ogni start-up dovrebbe monitorare queste nozioni di base sulla contabilità:

• Estratti conto bancari e della carta di credito: riconcilia regolarmente questi estratti conto per individuare eventuali errori o discrepanze.

• Entrate e uscite: tieni traccia di tutto il denaro in entrata (ad es. vendite, investimenti) e di tutto il denaro in uscita (ad es. affitto, stipendi, forniture).

• Fatture e ricevute: tieni un registro di tutte le fatture che invii e di tutte le ricevute che ricevi.

• Registri delle paghe: se hai dipendenti, tieni traccia dei loro stipendi, delle imposte e di qualsiasi altro benefit che offri.

• Attività e passività: mantieni un elenco di tutto ciò che la tua start-up possiede (attività) e di tutto ciò che deve (passività). Questo ti darà un quadro generale della tua posizione finanziaria complessiva.

Metriche chiave di cui ogni start-up dovrebbe tenere traccia

Oltre alla contabilità di base, le start-up dovrebbero monitorare queste metriche finanziarie per valutarne la salute e guidare il processo decisionale:

Burn rate: quanto denaro spende la tua start-up ogni mese. Tenere traccia di questo ti aiuta a capire quanto dureranno i tuoi attuali finanziamenti.

Runway: il numero di mesi in cui la tua start-up può operare prima di esaurire il denaro, in base al tuo attuale burn rate e alle riserve di cassa.

Margine lordo: la percentuale dei ricavi rimanente dopo aver sottratto il costo dei beni o dei servizi venduti. Questo mostra con quanta efficienza stai generando ricavi.

Ricavi mensili ricorrenti (RMR): per le start-up basate su abbonamento, questa metrica tiene traccia dei ricavi mensili prevedibili ed è un indicatore chiave di crescita.

Costo di acquisizione del cliente (CAC): il costo medio per l'acquisizione di un nuovo cliente, incluse le spese di marketing e vendita. Il confronto di questo dato con il valore nel tempo del cliente aiuta a valutare la redditività.

Crediti e debiti: il denaro che ti è dovuto e il denaro che devi ad altri. Monitorarli mantiene prevedibile il flusso di cassa ed evidenzia potenziali problemi di riscossione.

Software di contabilità per start-up

Il software di contabilità può essere un ottimo modo per una start-up di migliorare la propria contabilità. Questo software automatizza attività come la fatturazione, il monitoraggio delle spese e i resoconti finanziari, il che libera tempo prezioso per altre priorità. Riduce il rischio di errori umani nei calcoli e nell'inserimento dei dati e mantiene i dati finanziari organizzati e accessibili in un unico posto. Genera inoltre report e dashboard che possono aiutarti a comprendere le tue performance finanziarie e a prendere decisioni informate.

Ecco alcune opzioni di software di contabilità popolari per le start-up.

• QuickBooks Online: QuickBooks è intuitivo, completo e si integra con molti altri sistemi aziendali. È una soluzione efficace per la maggior parte delle start-up.

• Xero: Xero è noto per la sua interfaccia chiara e le sue funzionalità complete. È una buona opzione per le start-up che desiderano un'esperienza più moderna e intuitiva.

• Zoho Books: Zoho Books è un'opzione conveniente che offre comunque funzionalità di contabilità fondamentali. È un'ottima scelta per le start-up in fase iniziale con risorse limitate.

• FreshBooks: FreshBooks è orientato ai liberi professionisti e alle piccole imprese. I suoi punti di forza sono la fatturazione e il monitoraggio delle spese.

• Wave: Wave è un'opzione gratuita con funzionalità di contabilità di base. È un buon punto di partenza per le start-up in fase molto iniziale con transazioni minime.

Considera i seguenti fattori per determinare qual è il software più adatto alla tua start-up.

• Esigenze aziendali: di quali funzionalità hai bisogno? Ad esempio, hai bisogno di fatturazione, monitoraggio delle spese, gestione dell'inventario o contabilità di progetto? Fai un elenco delle funzionalità irrinunciabili e di quelle opzionali.

• Budget: i prezzi dei software di contabilità variano notevolmente. Stabilisci quanto sei disposto a spendere e cerca le opzioni che rientrano nel tuo budget.

• Facilità d'uso: scegli un software che sia facile da usare per te e per il tuo team. Un'interfaccia intuitiva ti farà risparmiare tempo ed eviterà frustrazioni.

• Integrazioni: il software si integra con altri sistemi che utilizzi, come la banca, l'elaboratore di pagamento o la gestione delle relazioni con i clienti (CRM)?

• Possibilità di crescita: il software crescerà con la tua attività? Scegli una soluzione in grado di gestire le tue esigenze man mano che la tua attività si espande.

• Assistenza clienti: cerca un software con un'assistenza clienti tempestiva nel caso in cui dovessi riscontrare problemi.

Come le tue esigenze contabili possono cambiare in base alla fase

I requisiti contabili crescono con la tua azienda. Ecco cosa conta in genere in ogni fase:

Quando aggiornare la funzione contabile

La crescita tende a imporre un aggiornamento contabile. L'espansione internazionale, le transazioni in più valute e gli accordi sui ricavi più complessi superano ciò che un contabile generico o un abbonamento software di base possono gestire.

Il livello successivo è in genere un direttore finanziario (CFO) part-time, introdotto all'incirca durante la Serie A, che si assume la responsabilità della preparazione della raccolta fondi, dei report a livello di consiglio di amministrazione e della modellazione finanziaria; questo lavoro va ben oltre il mantenimento aggiornato dei registri contabili. Man mano che l'attività continua a crescere, questo si evolve spesso in un team interno, iniziando con un controller o un contabile senior e aggiungendo analisti secondo necessità. Questo passaggio tende a verificarsi intorno alla Serie B o quando i ricavi superano all'incirca i 10-20 milioni di dollari, sebbene la complessità delle transazioni sia un indicatore migliore rispetto a qualsiasi numero specifico.

Argomenti di contabilità specifici delle start-up per i fondatori

Le start-up affrontano sfide contabili che molti altri tipi di piccole imprese non incontrano mai. Ecco una breve introduzione sui termini chiave che i fondatori devono comprendere.

Crediti d'imposta per ricerca e sviluppo (Sezione 41)

Un credito d'imposta federale che compensa i costi legati allo sviluppo dei prodotti, all'ingegneria e alla prototipazione. È uno dei vantaggi fiscali più preziosi che le start-up non sfruttano: persino le aziende in fase pre-ricavi senza alcuna responsabilità per le tasse sul reddito possono applicare il credito alle imposte sui salari, rendendolo un vero e proprio cashback piuttosto che una semplice detrazione.

Riconoscimento dei ricavi ASC 606 per SaaS

L'ASC 606 (abbreviazione di Accounting Standards Codification 606) è il principio contabile che regola quando e come si riconoscono i ricavi, in particolare per i contratti di abbonamento e pluriennali. Invece di riconoscere i ricavi all'arrivo della liquidità, l'ASC 606 richiede di riconoscerli man mano che si fornisce il servizio, una distinzione fondamentale per le aziende SaaS con ricavi su servizi differiti o ricorrenti.

Valutazioni 409A: il requisito annuale per le start-up che emettono stock option

Una valutazione indipendente dell'equo valore di mercato della tua azienda, richiesta annualmente (o dopo importanti eventi di finanziamento) per qualsiasi start-up che emetta stock option. Stabilisce il prezzo di esercizio per le opzioni dei dipendenti e ti consente di rispettare le regole dell'IRS.

Contabilità dei SAFE e delle obbligazioni convertibili

I SAFE (Simple Agreement for Future Equity) e le obbligazioni convertibili sono comuni strumenti di raccolta fondi in fase iniziale che si convertono in azioni in un secondo momento, di solito durante un round prezzato. Ognuno di essi richiede un trattamento contabile specifico nel tuo stato patrimoniale, poiché non costituiscono né puro debito né capitale fino alla conversione.

Compensi basati su azioni (ASC 718)

Il principio contabile per l'addebito delle concessioni di azioni, ovvero stock option, unità di azioni con limitazioni (RSU) e premi simili, concesse ai dipendenti. Richiede la registrazione del costo di tali azioni nei tuoi rendiconti finanziari, anche se non vi è alcuno scambio di liquidità.

QSBS (Sezione 1202): l'esclusione delle plusvalenze di 10 milioni di $ per cui la maggior parte dei fondatori non ottimizza

Una disposizione fiscale che consente ai fondatori e ai primi investitori di escludere dalle imposte federali fino a 10 milioni di $ (o più, in alcuni casi) in plusvalenze quando vendono azioni di start-up qualificate possedute per più di cinque anni. È uno dei vantaggi fiscali più sottoutilizzati a disposizione degli azionisti delle start-up.

Imposta di franchising del Delaware

Un'imposta annuale dovuta dalle società costituite nel Delaware, calcolata utilizzando uno di due metodi che possono produrre importi da pagare ampiamente differenti. Molte start-up pagano più del dovuto semplicemente perché non scelgono il metodo di calcolo più favorevole.

Manutenzione della cap table

Mantenere un registro accurato e aggiornato di chi possiede quale percentuale della tua azienda, tra cui azioni, opzioni, SAFE e obbligazioni convertibili. Una cap table ordinata è essenziale per la raccolta fondi, le concessioni di opzioni e per evitare costosi problemi di riconciliazione in fase di uscita o acquisizione.

Preparazione per la due diligence degli investitori

I fondatori che superano facilmente la due diligence sono quelli i cui numeri sono coerenti e spiegabili.

Cosa avere a disposizione prima che ti venga richiesto

• Dati finanziari storici per tre anni o per l'intera storia operativa se la tua attività è più recente
  
• Una tabella di capitalizzazione aggiornata che mostri ogni assegnazione di opzioni, esercizio e titolo in circolazione
  
• Ricavi segmentati per cliente e per coorte, non solo un numero complessivo
  
• Un calcolo del burn rate in tempo reale con i relativi calcoli della runway
  
• Tutte le dichiarazioni dei redditi presentate dalla costituzione dell'attività
  
• Copie firmate di contratti e impegni che incidono in modo sostanziale sull'attività
  
• Report di anzianità del credito per ciò che i clienti ti devono e ciò che tu devi ai fornitori
  
• Un intero anno di estratti conto bancari
  

Il passaggio da registri organizzati a registri pronti per la revisione

Essere organizzati non significa essere pronti per la revisione. Si tratta di un requisito specifico e, per soddisfarlo, in genere è necessario:

• Passare dalla contabilità per cassa alla contabilità per competenza, se questa transizione non è ancora avvenuta
  
• Mettere per iscritto le policy contabili invece di fare affidamento sulla memoria istituzionale
  
• Stabilire controlli di base, come richiedere l'approvazione delle spese e mantenere separata la persona che approva una transazione da quella che la avvia
  
• Chiudere i registri a cadenza mensile fissa, seguendo ogni volta gli stessi passaggi documentati
  
• Tenere in ordine i documenti relativi al capitale: ogni 409A, ogni assegnazione e ogni esercizio devono essere archiviati e aggiornati
  
• Collegare ogni conto alla documentazione di origine ogni mese, senza limitarsi a controllare i totali
  

In che modo Stripe Revenue Recognition può essere di aiuto

Revenue Recognition contribuisce a snellire la contabilità per competenza (inclusi audit, chiusura di fine mese, reportistica e altro ancora) in modo da poter chiudere i libri contabili con maggiore efficienza e precisione. Automatizza e configura i report sui ricavi per contribuire a mantenere la conformità con l'ASC 606 e l'IFRS 15.

Revenue Recognition può aiutare a:

• Ottieni una visione più completa dei tuoi ricavi: nella Dashboard di Stripe, visualizza tutte le tue transazioni e condizioni di Stripe, e importa dati non Stripe.

• Automatizza i report sui ricavi: genera report contabili pronti all'uso, senza ricorrere a risorse ingegneristiche.

• Personalizza per la tua attività: crea e automatizza regole personalizzate per riconoscere i ricavi, in linea con le pratiche contabili della tua attività.

• Esegui audit in tempo reale: preparati per gli audit tracciando qualsiasi importo dei ricavi fino ai clienti e alle transazioni sottostanti.

Scopri di più su come Revenue Recognition può aiutarti a rispettare i principi contabili globali, oppure inizia oggi stesso.

Domande frequenti sulla contabilità per le start-up