Durante os imprevisíveis estágios iniciais de uma empresa, a contabilidade pode ajudar as startups a ganhar clareza financeira. Ao rastrear cuidadosamente a renda, as despesas, os ativos e os passivos, e ao manter registros financeiros detalhados e precisos, as startups podem tomar decisões inteligentes sobre crescimento e investimentos enquanto mostram aos potenciais investidores que a startup é confiável e tem forte potencial de crescimento. A boa contabilidade também ajuda a gerenciar o fluxo de caixa e garante que as startups cumpram as regulamentações financeiras e as leis de impostos, ajudando-as a evitar penalidades e problemas jurídicos.

Problemas de fluxo de caixa são um dos principais motivos pelos quais quase metade das startups falham nos primeiros cinco anos, o que destaca a importância de processos de contabilidade precisos. Em última análise, a contabilidade é uma ferramenta estratégica que apoia a sustentabilidade e o crescimento, fornecendo insights que direcionam as startups para o sucesso. Abaixo, explicaremos os conceitos básicos de contabilidade, como iniciar a contabilidade para uma nova empresa, software de contabilidade e custos de contabilidade.

O que vamos abordar neste artigo?

• Como iniciar a contabilidade para uma nova empresa.
  
• As startups precisam de contadores?
  
• 5 abordagens de contabilidade para startups.
  
• O que procurar em um serviço de contabilidade para startups.
  
• Conceitos básicos de contabilidade que toda startup deve rastrear.
  
• Software de contabilidade para startups.
  
• Como suas necessidades de contabilidade mudam por estágio.
  
• Tópicos de contabilidade específicos de startups para fundadores.
  
• Preparação para due diligence de investidores.
  
• Como o Stripe Revenue Recognition pode ajudar
  
• Perguntas frequentes sobre contabilidade para startups.
  

Como começar a contabilidade numa empresa nova

Siga estas etapas para iniciar os processos de contabilidade de uma nova empresa.

• Separe as finanças pessoais e empresariais: abra uma conta bancária e um cartão de crédito separados especificamente para as transações da sua empresa. Isso facilita muito o acompanhamento da renda e das despesas, além de simplificar a preparação de impostos.

• Escolha um método de contabilidade: escolha entre o regime de caixa, que registra a renda quando recebida e as despesas quando pagas, e o regime de competência, que registra a renda quando ganha e as despesas quando incorridas. O regime de caixa é mais simples, mas não fornece um panorama tão preciso das finanças de uma empresa quanto o regime de competência.

• Configure um plano de contas: crie uma lista de categorias para sua renda e suas despesas, como "Vendas", "Aluguel" ou "Salários". Isso ajuda a organizar seus dados financeiros e a gerar relatórios.

• Monitore a renda e as despesas: registre toda transação, por menor que seja. Use um software de contabilidade ou uma planilha para manter a organização. Certifique-se de categorizar cada transação corretamente em seu plano de contas.

• Reconcilie os extratos bancários: compare regularmente seus extratos bancários com os registros contábeis para detectar erros e garantir que tudo corresponda.

• Prepare demonstrações financeiras: as demonstrações financeiras básicas a seguir são uma parte importante da contabilidade de qualquer empresa.

• Demonstração de resultados: ela mostra sua renda e despesas durante um período específico, revelando seu lucro ou prejuízo.

• Balanço patrimonial: ele fornece um panorama de sua posição financeira, mostrando seus ativos, passivos e patrimônio líquido em um momento específico.

• Demonstração de fluxo de caixa: ela mostra a entrada e saída de caixa na sua empresa, acompanhando a sua liquidez.

Uma startup precisa de contador?

Um contador pode oferecer grandes benefícios para startups. Embora alguns fundadores possam lidar com tarefas contábeis básicas no início, contadores profissionais trazem um alto nível de conhecimento e eficiência, especialmente à medida que a empresa cresce. Aqui estão alguns motivos pelos quais as startups podem achar os contadores úteis.

• Especialização financeira: Os contadores têm conhecimento especializado em gestão financeira, leis tributárias e requisitos regulatórios. Eles podem fornecer insights e conselhos que vão além da escrituração básica.

• Economia de tempo: Administrar uma startup exige muito tempo e energia. Ao terceirizar as tarefas contábeis, os fundadores podem se concentrar nas atividades principais da empresa, como desenvolvimento de produtos, marketing e engajamento dos clientes.

• Precisão e conformidade: Os contadores garantem que os registros financeiros sejam precisos e cumpram todas as leis e regulamentos relevantes. Isso reduz o risco de erros que podem levar a penalidades financeiras ou problemas jurídicos.

• Otimização tributária: Os contadores conhecem bem as leis tributárias e podem identificar oportunidades de economia de impostos. Eles também podem garantir que as empresas cumpram todas as obrigações fiscais prontamente, evitando penalidades por declarações atrasadas ou incorretas.

• Planejamento e estratégia financeira: Os contadores podem ajudar com planejamento financeiro, orçamentos e previsões. Eles ajudam as startups a definir metas financeiras realistas e desenvolver estratégias para alcançá-las.

• Relações com investidores: Demonstrações financeiras precisas e preparadas profissionalmente ajudam a atrair e reter investidores. Os contadores podem preparar os documentos e relatórios necessários para demonstrar a saúde financeira e o potencial de crescimento de uma startup.

• Controles internos e prevenção a fraudes: Os contadores podem estabelecer controles internos que protegem os ativos da startup e reduzem o risco de fraude. Isso é particularmente importante à medida que a empresa cresce e as transações financeiras se tornam mais complexas.

• Escalabilidade: À medida que uma startup cresce, suas operações financeiras se tornam mais complexas. Os contadores podem ajudar a gerenciar esse crescimento configurando sistemas contábeis escaláveis e processos que se adaptam às necessidades em constante mudança da empresa.

• Avaliação da empresa e estratégia de saída: Para startups que consideram ser vendidas, fundir-se ou abrir o capital, os contadores prestam serviços valiosos na avaliação da empresa e na preparação para os processos de due diligence.

5 abordagens de contabilidade para startups

As startups podem escolher entre várias abordagens de contabilidade, cada uma com diferentes compensações de custo, especialização e escalabilidade.

1. Contabilidade autônoma gerenciada pelo fundador

Os fundadores lidam com seus próprios livros usando planilhas ou software básico. Essa costuma ser a opção mais econômica para pequenas empresas com finanças simples, embora exija investir tempo no aprendizado dos conceitos básicos de contabilidade por meio de cursos ou recursos online gratuitos. Os custos do software variam de planos básicos gratuitos a algumas centenas de dólares por mês.

2. Guarda-livros em meio período

Um guarda-livros em meio período ou autônomo lida com o registro e a reconciliação de transações no dia a dia sem o custo de uma contratação em tempo integral. Os serviços de escrituração contábil costumam custar de US$ 100 a US$ 500 por mês, dependendo do volume e da complexidade da transação, tornando essa uma opção intermediária à medida que a startup supera os métodos autônomos.

3. Empresa de contabilidade terceirizada (especialista em startups)

As empresas especializadas em startups oferecem serviços agrupados, como preparação de demonstrações financeiras, declarações de impostos e suporte consultivo. Os custos variam de US$ 500 a vários milhares de dólares por mês, dependendo do nível de serviço, e algumas empresas também oferecem serviços de CFO virtual (US$ 1.000 a US$ 5.000 por mês) para orientação financeira estratégica. Essa opção traz especialização profissional sem as despesas de uma contratação interna.

4. Software de contabilidade com IA

As plataformas com tecnologia de IA automatizam a categorização, a reconciliação, o faturamento e os relatórios, reduzindo o trabalho manual de escrituração contábil e o erro humano. Essas ferramentas podem reduzir significativamente os custos contínuos de mão de obra, embora os preços variem de acordo com o conjunto de recursos, e as startups ainda devem orçar para a revisão profissional ocasional de relatórios gerados por IA, especialmente na época de impostos.

5. Híbrido (software + CFO fracionário)

Essa abordagem combina o software de contabilidade para a gestão de transações no dia a dia com um CFO fracionário ou em meio período para estratégia de alto nível, previsões e relatórios prontos para investidores. Ela combina a eficiência de custo da automação com a orientação financeira especializada, tornando-se uma escolha popular para startups em estágio de crescimento que não estão prontas para uma contratação de finanças em tempo integral.

Seja qual for a abordagem escolhida, vale a pena negociar as taxas com quaisquer contadores ou guarda-livros com os quais você trabalhe e ter em mente custos adicionais, como preparação de impostos, auditorias e taxas de consultoria pontuais, conforme sua startup cresce.

O que procurar em um serviço de contabilidade para startups

Se decidir trabalhar com um serviço terceirizado de contabilidade, lembre-se desses fatores ao avaliar os provedores.

• Experiência com startups: procure uma empresa que trabalhe especificamente com startups, não apenas com pequenas empresas em geral. Desafios específicos de startups, como acompanhamento de burn rate, relatórios de investidores e créditos de imposto para P&D, exigem conhecimento especializado.

• Escopo do serviço: confirme exatamente o que está incluído, como contabilidade básica, declarações de impostos, elaboração de demonstrações financeiras ou serviços de consultoria e de CFO de alto nível. Confirme se o escopo atende às suas necessidades atuais e se pode se expandir conforme você cresce.

• Transparência de preços: escolha um provedor com preços claros e previsíveis em vez de taxas por hora vagas. Entenda o que gera tarifas adicionais, como um volume de transações crescente ou serviços adicionais.

• Compatibilidade de software: verifique se o serviço funciona com o software e as ferramentas de contabilidade que você já usa, ou se eles podem ajudar na transição para uma plataforma que atenda às suas necessidades.

• Capacidade de resposta e comunicação: startups se movem rápido, então procure um provedor que seja fácil de contatar e ágil, principalmente perto de prazos, como época de declaração de impostos ou due diligence de captação de recursos.

• Escalabilidade: escolha um provedor que possa crescer com você, desde a contabilidade básica nos primeiros dias até um planejamento financeiro e relatórios mais complexos à medida que sua startup cresce.

• Referências e reputação: peça referências de outras startups com as quais trabalham e procure avaliações ou estudos de caso que comprovem sua confiabilidade e especialização.

Contabilidade básica que toda startup deve acompanhar

Toda startup deve registrar estes itens básicos de contabilidade:

• Extratos bancários e de cartão de crédito: Reconcilie esses extratos regularmente para detectar quaisquer erros ou discrepâncias.

• Receitas e despesas: Acompanhe todo o dinheiro que entra (por exemplo, vendas, investimentos) e todo o dinheiro que sai (por exemplo, aluguel, salários, suprimentos).

• Faturas e recibos: Mantenha um registro de todas as faturas que você envia e de todos os recibos que recebe.

• Registros de folha de pagamento: Se você tiver funcionários, acompanhe seus salários, impostos e quaisquer outros benefícios que você forneça.

• Ativos e passivos: Mantenha uma lista de tudo o que sua startup possui (ativos) e tudo o que ela deve (passivos). Isso dará a você um panorama geral de sua posição financeira.

Principais métricas que toda startup deve acompanhar

Além da escrituração básica, as startups devem monitorar estas métricas financeiras para avaliar a saúde e orientar a tomada de decisões:

Burn rate: Quanto dinheiro sua startup gasta por mês. Acompanhar isso ajuda a entender quanto tempo durará seu financiamento atual.

Runway: O número de meses em que sua startup pode operar antes de ficar sem dinheiro, com base em seu burn rate atual e em suas reservas de caixa.

Margem bruta: A porcentagem da receita restante após a subtração do custo dos produtos ou serviços vendidos. Isso mostra com que eficiência você está gerando receita.

Receita mensal recorrente (MRR): Para startups baseadas em assinaturas, essa métrica acompanha a receita mensal previsível e é um indicador-chave de crescimento.

Custo de aquisição de clientes (CAC): O custo médio de aquisição de um novo cliente, incluindo despesas de vendas e marketing. A comparação desse número com o valor vitalício do cliente ajuda a avaliar a rentabilidade.

Contas a receber e a pagar: O dinheiro devido a você e o dinheiro que você deve aos outros. O monitoramento dessas contas mantém o fluxo de caixa previsível e destaca possíveis problemas de cobrança.

Softwares de contabilidade para startups

Um software de contabilidade pode ser uma excelente maneira para uma startup melhorar sua contabilidade. Esse software automatiza tarefas como faturamento, controle de despesas e relatórios financeiros, o que libera um tempo valioso para outras prioridades. Ele reduz o risco de erro humano em cálculos e entrada de dados e mantém os dados financeiros organizados e acessíveis em um só lugar. Ele também gera relatórios e painéis que podem ajudar você a entender seu desempenho financeiro e tomar decisões bem informadas.

Veja a seguir alguns softwares de contabilidade populares para startups.

• QuickBooks Online: o QuickBooks é fácil de usar, abrangente e se integra a muitos outros sistemas empresariais. Ele é uma solução eficaz para a maioria das startups.

• Xero: o Xero é conhecido por sua interface limpa e recursos abrangentes. Ele é uma boa opção para startups que desejam uma experiência mais moderna e intuitiva.

• Zoho Books: o Zoho Books é uma opção econômica que ainda oferece os principais recursos de contabilidade. Ele é uma boa escolha para startups em estágio inicial com recursos limitados.

• FreshBooks: o FreshBooks é voltado para freelancers e pequenas empresas. Seus pontos fortes são o faturamento e o controle de despesas.

• Wave: o Wave é uma opção gratuita com recursos básicos de contabilidade. É um bom ponto de partida para startups em estágio muito inicial com um número mínimo de transações.

Considere os fatores a seguir para decidir o software mais adequado para sua startup.

• Necessidades da empresa: de quais recursos você precisa? Por exemplo, você precisa de faturamento, controle de despesas, gestão de estoque ou contabilidade de projetos? Faça uma lista dos recursos essenciais e desejáveis.

• Orçamento: os preços dos softwares de contabilidade variam muito. Determine quanto deseja gastar e procure opções dentro do seu orçamento.

• Facilidade de uso: escolha um software que seja fácil de usar para você e sua equipe. Uma interface intuitiva poupará tempo e evitará frustrações.

• Integrações: o software se integra a outros sistemas que você usa, como seu banco, processador de pagamentos ou sistema de gestão de relacionamento com o cliente (CRM)?

• Escalabilidade: o software crescerá junto com a sua empresa? Escolha uma solução que possa atender às suas necessidades à medida que sua empresa se expande.

• Atendimento ao cliente: procure um software com um atendimento ao cliente ágil para o caso de você enfrentar algum problema.

Como suas necessidades de contabilidade podem mudar por estágio

Os requisitos de contabilidade crescem com sua empresa. Veja o que costuma ser importante em cada estágio:

Quando aprimorar sua área contábil

O crescimento tende a forçar uma atualização na contabilidade. A expansão internacional, as transações em várias moedas e os acordos de receitas mais complexos superam o que um guarda-livros generalista ou uma assinatura de software básico pode suportar.

A próxima camada costuma ser um CFO fracionário, contratado por volta da Série A, que assume a preparação de captação de recursos, relatórios de nível de diretoria e modelagem financeira, um trabalho que vai muito além de manter os livros atualizados. Conforme a empresa continua a crescer, isso costuma evoluir para uma equipe interna, começando com um controller ou contador sênior e adicionando analistas conforme necessário. Essa mudança tende a ocorrer na Série B ou quando a receita ultrapassa cerca de US$ 10 a US$ 20 milhões, embora a complexidade da transação seja um gatilho melhor do que qualquer número específico.

Tópicos de contabilidade específicos de Startups para fundadores

As Startups enfrentam desafios contábeis que muitos outros tipos de pequenas empresas nunca encontram. Aqui está uma introdução rápida aos principais termos que os fundadores devem entender.

Créditos de imposto de P&D (Seção 41)

Um crédito de imposto federal que compensa os custos vinculados ao desenvolvimento de produtos, engenharia e prototipagem. É um dos benefícios fiscais mais valiosos que as Startups perdem (mesmo empresas em fase de pré-receita sem responsabilidade de imposto de renda podem aplicar o crédito aos impostos sobre a folha de pagamento), tornando-o um verdadeiro cashback em vez de apenas uma dedução.

ASC 606: reconhecimento de receitas para SaaS

A ASC 606 (abreviação de Accounting Standards Codification 606) é a norma contábil que rege quando e como você reconhece a receita, especialmente para contratos de assinatura e plurianuais. Em vez de reconhecer a receita quando o dinheiro chega, a ASC 606 exige reconhecê-la à medida que você entrega o serviço (uma distinção crucial para empresas de SaaS com receita diferida ou recorrente).

Avaliações 409A: o requisito anual para Startups que emitem opções de ações

Uma avaliação independente do valor justo de mercado da sua empresa, exigida anualmente (ou após grandes eventos de financiamento) para qualquer Startup que emita opções de ações. Isso define o preço de exercício para as opções de funcionários e mantém sua conformidade com as regras do IRS.

Contabilidade de SAFE e notas conversíveis

Os SAFEs (Simple Agreements for Future Equity) e as notas conversíveis são instrumentos comuns de captação de recursos em estágio inicial que se convertem em participação societária em uma data posterior, geralmente durante uma rodada precificada. Cada um requer tratamento contábil específico no seu balanço patrimonial, pois não são dívida pura nem participação societária até a conversão.

Remuneração baseada em ações (ASC 718)

A norma contábil para o reconhecimento de despesas de concessões de participação societária (opções de ações, unidades de ações restritas (RSUs) e prêmios semelhantes) concedidas a funcionários. Ela exige o registro do custo dessa participação nas suas demonstrações financeiras, mesmo sem movimentação de dinheiro.

QSBS (Seção 1202): a exclusão de ganhos de capital de US$ 10 milhões que a maioria dos fundadores não otimiza

Uma provisão fiscal que permite que fundadores e investidores iniciais excluam até US$ 10 milhões (ou mais, em alguns casos) em ganhos de capital do imposto federal ao venderem ações qualificadas de Startups mantidas por mais de cinco anos. É um dos benefícios fiscais menos utilizados disponíveis para os detentores de participação em Startups.

Imposto de franquia de Delaware

Um imposto anual devido por empresas constituídas em Delaware, calculado usando um de dois métodos que podem produzir faturas muito diferentes. Muitas Startups pagam a mais simplesmente por não escolherem o método de cálculo mais favorável.

Manutenção do cap table

Manter um registro preciso e atualizado de quem possui qual porcentagem da sua empresa, incluindo participação societária, opções, SAFEs e notas conversíveis. Um cap table limpo é essencial para captação de recursos, concessões de opções e para evitar problemas dispendiosos de reconciliação na saída ou aquisição.

Preparação para a due diligence de investidores

Os fundadores que passam com facilidade pela due diligence são aqueles cujos números são consistentes e explicáveis.

O que você deve ter em mãos antes que alguém pergunte

• Dados financeiros históricos (de três anos, ou todo o seu histórico operacional se a empresa for mais recente).
  
• Uma tabela de capitalização (cap table) atualizada mostrando cada concessão de opções, exercício e título pendente.
  
• Receita segmentada por cliente e por coorte, e não apenas o número total.
  
• Um cálculo do burn rate atualizado com o cálculo do runway incluído.
  
• Todas as declarações de imposto que você apresentou desde a constituição da empresa.
  
• Cópias assinadas de contratos e compromissos que afetam materialmente a empresa.
  
• Relatórios de antiguidade do que os clientes devem a você e do que você deve aos fornecedores.
  
• Extratos bancários de um ano inteiro.
  

O salto de livros contábeis organizados para livros prontos para auditoria

Ser organizado não é o mesmo que estar pronto para auditoria. Esse é um padrão específico, e alcançá-lo geralmente envolve:

• Mudar do regime de caixa para o regime de competência, se essa transição ainda não tiver ocorrido.
  
• Colocar suas políticas contábeis por escrito em vez de depender da memória institucional.
  
• Criar controles básicos, como exigir aprovação para gastos e manter a pessoa que aprova uma transação separada daquela que a inicia.
  
• Fechar os livros contábeis em uma cadência mensal fixa, seguindo os mesmos passos documentados a cada vez.
  
• Manter a documentação de participação societária rigorosa (cada avaliação 409A, cada concessão, cada exercício, tudo arquivado e atualizado).
  
• Vincular cada conta à documentação de origem mensalmente, e não apenas verificar os totais por cima.
  

Como o Stripe Revenue Recognition pode ajudar

O Revenue Recognition ajuda a otimizar o regime de competência, incluindo auditorias, fechamento de fim de mês, relatórios e muito mais, para que você possa fechar seus livros com mais eficiência e precisão. Ele automatiza e configura relatórios de receita para ajudar a apoiar a conformidade com o ASC 606 e o IFRS 15.

O Revenue Recognition pode ajudar você a:

• Obtenha uma visão mais completa da sua receita: no Dashboard da Stripe, veja todas as suas transações e termos da Stripe e importe dados que não são da Stripe.

• Automatize os relatórios de receita: gere relatórios contábeis prontos para uso, sem recursos de engenharia.

• Personalize para sua empresa: crie e automatize regras personalizadas para reconhecer a receita de acordo com as práticas contábeis da sua empresa.

• Audite em tempo real: prepare-se para auditorias rastreando qualquer valor de receita até os clientes e transações correspondentes.

Saiba mais sobre como o Revenue Recognition pode ajudar você a cumprir os princípios contábeis globais ou comece já hoje.

Perguntas frequentes sobre contabilidade para startups