Durante le prime fasi imprevedibili di un'attività, la contabilità può aiutare le start-up a ottenere chiarezza finanziaria. Monitorando attentamente le entrate, le spese, le attività e le passività, le start-up possono prendere decisioni intelligenti in materia di crescita e investimenti. Tenendo registri finanziari dettagliati e accurati, le start-up possono dimostrare ai potenziali investitori che la start-up è affidabile e ha un forte potenziale di crescita. Una buona contabilità agevola anche la gestione del flusso di cassa e garantisce che le start-up rispettino le normative finanziarie e le leggi fiscali, evitando sanzioni e problemi legali.

I problemi di liquidità sono uno dei motivi principali per cui quasi la metà delle start-up fallisce entro i primi cinque anni, il che evidenzia l'importanza di processi contabili accurati. In definitiva, la contabilità è uno strumento strategico che supporta la sostenibilità e la crescita, fornendo informazioni che guidano le start-up verso il successo. Di seguito spiegheremo le nozioni di base sulla contabilità, come avviare la contabilità di una nuova attività, il software di contabilità e i costi della contabilità.

Di cosa tratta questo articolo?

• Nozioni di base sulla contabilità che ogni start-up dovrebbe monitorare
  
• Le start-up hanno bisogno di commercialisti?
  
• Come avviare la contabilità di una nuova attività
  
• Software di contabilità per start-up
  
• Costi di contabilità per le start-up
  

Nozioni di base sulla contabilità che ogni start-up dovrebbe monitorare

Ogni start-up dovrebbe monitorare queste nozioni di base sulla contabilità:

• Estratti conto bancari e della carta di credito: Riconcilia regolarmente questi estratti conto per rilevare eventuali errori o discrepanze.

• Entrate e uscite: Tieni traccia di tutto il denaro in entrata (ad esempio vendite, investimenti) e di tutto il denaro in uscita (ad esempio affitto, stipendi, forniture).

• Fatture e ricevute: Tieni traccia di tutte le fatture che invii e di tutte le ricevute che ricevi.

• Registri delle buste paga: Se hai dipendenti, tieni traccia dei loro stipendi, delle tasse e di qualsiasi altro benefit che fornisci.

• Attività e passività: Tieni un elenco di tutto ciò che la tua start-up possiede (attività) e di tutto ciò che deve (passività). Questo ti darà un'istantanea della tua posizione finanziaria complessiva.

Le start-up hanno bisogno di commercialisti?

Un commercialista può offrire alle start-up grandi vantaggi. Mentre all'inizio alcuni fondatori possono occuparsi delle attività di contabilità di base, i commercialisti professionisti portano un alto livello di competenza ed efficienza, soprattutto man mano che l'attività cresce. Ecco alcuni motivi per cui le start-up potrebbero trovare utili i commercialisti.

• Competenze finanziarie: I commercialisti hanno conoscenze specialistiche in materia di gestione finanziaria, leggi fiscali e requisiti normativi. Possono fornire approfondimenti e consigli che vanno oltre la contabilità di base.

• Risparmio di tempo: La gestione di una start-up richiede molto tempo ed energia. Esternalizzando le attività di contabilità, i fondatori possono concentrarsi sulle attività aziendali principali come sviluppo del prodotto, marketing e coinvolgimento dei clienti.

• Accuratezza e conformità: I commercialisti garantiscono che i registri finanziari siano accurati e conformi a tutte le leggi e regolamenti pertinenti. In questo modo si riduce il rischio di errori che potrebbero causare sanzioni pecuniarie o problemi legali.

• Ottimizzazione fiscale: I commercialisti sono esperti di leggi fiscali e possono identificare opportunità di risparmio fiscale. Possono inoltre garantire che le attività adempiano tempestivamente a tutti gli obblighi fiscali, evitando sanzioni per dichiarazioni tardive o errate.

• Pianificazione e strategia finanziaria: I commercialisti possono aiutare con la pianificazione finanziaria, la definizione del budget e le previsioni. Aiutano le start-up a fissare obiettivi finanziari realistici e a sviluppare strategie per raggiungerli.

• Relazioni con gli investitori: Bilanci accurati e preparati da professionisti aiutano ad attrarre e fidelizzare gli investitori. I commercialisti possono preparare i documenti e i rapporti necessari per dimostrare la salute finanziaria e il potenziale di crescita di una start-up.

• Controlli interni e prevenzione delle frodi: I commercialisti possono stabilire controlli interni che proteggono il patrimonio della start-up e riducono il rischio di frode. Ciò è particolarmente importante man mano che l'attività cresce e le transazioni finanziarie diventano più complesse.

• Possibilità di crescita: Man mano che una start-up cresce, le sue operazioni finanziarie diventano più complesse. I commercialisti possono aiutare a gestire questa crescita impostando sistemi e processi contabili scalabili che si adattano alle mutevoli esigenze dell'attività.

• Valutazione dell'attività e strategia di uscita: Per le start-up che stanno pensando alla vendita, fusione o quotazione in borsa, i commercialisti forniscono servizi preziosi nella valutazione dell'attività e nella preparazione dei processi di due diligence.

Come avviare la contabilità di una nuova attività

Segui questa procedura per avviare i processi contabili per una nuova attività.

• Separa le finanze dell'attività da quelle personali: Apri un conto bancario separato e una carta di credito specifici per le tue transazioni commerciali. In questo modo è molto più facile tenere traccia di entrate e uscite e si semplifica la preparazione dei documenti fiscali.

• Scegli un metodo di contabilità: Scegli tra contabilità per cassa (che registra le entrate quando vengono ricevute e le spese quando vengono pagate) o contabilità per competenza (che registra le entrate quando vengono guadagnate e le spese quando vengono sostenute). La contabilità per cassa è più semplice ma non fornisce un quadro accurato delle finanze di un'attività come la contabilità per competenza.

• Imposta un piano dei conti: Crea un elenco di categorie per le tue entrate e uscite, ad esempio "Vendite", "Affitto" o "Stipendi". Ciò ti consente di organizzare i dati finanziari e generare report.

• Tieni traccia delle entrate e delle uscite: Registra ogni transazione, non importa quanto piccola. Usa un software di contabilità o un foglio di calcolo per tenere tutto organizzato. Classifica correttamente ogni transazione nel piano dei conti.

• Riconcilia gli estratti conto bancari: Confronta regolarmente i tuoi estratti conto bancari con i tuoi registri contabili per individuare eventuali errori e assicurarti che tutto corrisponda.

• Redigi i bilanci: I seguenti rendiconti finanziari di base sono una parte importante della contabilità di qualsiasi attività.

  • Conto economico: Questo documento mostra le entrate e le uscite in un periodo specifico, rivelando i profitti o perdite.
    
  • Stato patrimoniale: Questo documento mostra le tue attività, passività e patrimonio netto in un momento specifico, fornendo un'istantanea della tua posizione finanziaria.
    
  • Rendiconto finanziario: Mostra il flusso di denaro in entrata e in uscita dalla tua attività, monitorando la tua liquidità.
    

Software di contabilità per start-up

Il software di contabilità può essere un ottimo modo per una start-up di migliorare la propria contabilità. Questo software automatizza attività come la fatturazione, il monitoraggio delle spese e la reportistica finanziaria, liberando tempo prezioso per altre priorità. Riduce il rischio di errore umano nei calcoli e nell'inserimento dei dati e mantiene i dati finanziari organizzati e accessibili in un unico posto. Genera anche report e dashboard che possono aiutarti a comprendere le tue prestazioni finanziarie e prendere decisioni informate.

Ecco alcune opzioni di software di contabilità popolari per le start-up.

• QuickBooks Online: QuickBooks è facile da usare, completo e si integra con molti altri sistemi. È una soluzione efficace per la maggior parte delle start-up.

• Xero: Xero è noto per la sua interfaccia pulita e le sue funzionalità complete. È una buona opzione per le start-up che desiderano un'esperienza più moderna e intuitiva.

• Zoho Books: Zoho Books è un'opzione economica che offre comunque funzionalità di contabilità chiave. È una buona scelta per le start-up in fase iniziale con risorse limitate.

• FreshBooks: FreshBooks è rivolto ai liberi professionisti e alle piccole imprese. I suoi punti di forza sono la fatturazione e il monitoraggio delle spese.

• Wave: Wave è un'opzione gratuita con funzionalità di contabilità di base. È un buon punto di partenza per le start-up in fase iniziale con transazioni minime.

Considera i seguenti fattori per determinare qual è il software più adatto alla tua start-up.

• Esigenze dell'attività: Di quali funzionalità hai bisogno? Hai ad esempio bisogno di fatturazione, monitoraggio delle spese, gestione dell'inventario o contabilità di progetto? Fai una lista dei tuoi must-have e nice-to-have.

• Budget: I prezzi dei software di contabilità variano notevolmente. Determina quanto puoi spendere e cerca opzioni che rientrano nel tuo budget.

• Facilità d'uso: Scegli un software facile da usare per te e il tuo team. Un'interfaccia user-friendly ti farà risparmiare tempo e frustrazione.

• Integrazioni: Il software si integra con altri sistemi che usi, come la banca, l'elaboratore di pagamento o la gestione delle relazioni con i clienti (CRM)?

• Possibilità di crescita: Il software crescerà con la tua attività? Scegli una soluzione in grado di gestire le tue esigenze man mano che la tua attività si espande.

• Assistenza clienti: Cerca un software con un'assistenza clienti reattiva in caso di problemi.

Costi di contabilità per le start-up

I costi di contabilità per le start-up variano notevolmente a seconda di diversi fattori, tra cui le dimensioni e la complessità dell'attività, il metodo di contabilità scelto (fai-da-te, outsourcing o assunzione di un commercialista interno), la fase dell'attività e le esigenze contabili specifiche.

Se hai una piccola impresa e finanze semplici, prendi in considerazione la possibilità di gestire la tua contabilità all'inizio, poiché questa è in genere l'opzione più conveniente. Molti corsi e risorse online gratuiti possono aiutarti a imparare le basi della contabilità e investire in un buon software di contabilità può automatizzare le attività e farti risparmiare denaro sui servizi di contabilità a lungo termine. Se vuoi lavorare con esperti, negozia con commercialisti e ragionieri per ottenere le migliori tariffe possibili.

Ecco una ripartizione dei costi previsti in base al tuo approccio contabile.

Contabilità fai-da-te

• Software di contabilità: Questa è spesso la spesa maggiore per le start-up che tengono la propria contabilità. I prezzi possono variare dalla gratuità (per i piani di base) a centinaia di dollari al mese per funzionalità più avanzate.

• Formazione e risorse: Potrebbe essere necessario investire in corsi, libri o webinar online per imparare le basi della contabilità. Questi costi variano a seconda delle risorse scelte.

Contabilità esternalizzata

• Servizi di tenuta delle scritture contabili: Questi servizi in genere vanno da 100 a 500 dollari al mese, a seconda del numero di transazioni e della complessità dei tuoi libri.

• Servizi di contabilità: Per attività più avanzate come la preparazione di rendiconti finanziari, le dichiarazioni fiscali e i servizi di consulenza, aspettati di pagare da 500 a diverse migliaia di dollari al mese.

• Servizi di CFO virtuale: Per una guida finanziaria strategica e un supporto decisionale di alto livello, un CFO virtuale può costare da 1.000 a 5.000 dollari al mese.

Commercialista interno

• Stipendio: Gli stipendi variano a seconda dell'esperienza, della posizione e delle dimensioni dell'azienda.

• Vantaggi: Dovrai anche tenere conto del costo dei benefit come assicurazione sanitaria, contributi pensionistici e permessi retribuiti.

• Spese generali: I costi aggiuntivi potrebbero includere lo spazio per l'ufficio, le attrezzature e i software.

Costi aggiuntivi

• Preparazione dei documenti fiscal: Se non ti senti a tuo agio nel compilare la dichiarazione dei redditi in autonomia, dovrai rivolgerti a un professionista fiscale. I costi variano a seconda della complessità della vostra situazione fiscale.

• Spese di audit: Se la tua start-up raggiunge determinate dimensioni o riceve finanziamenti, è possibile che tu debba sottoporti a un audit, che prevede commissioni associate.

• Spese di consulenza: Se hai bisogno di una consulenza finanziaria specializzata, potresti dover assumere un consulente per progetti specifici.