Durante las impredecibles primeras etapas de una empresa, la contabilidad puede ayudar a las startups a obtener claridad financiera. Al hacer un seguimiento cuidadoso de los ingresos, gastos, activos y pasivos, y mantener registros financieros detallados y precisos, las startups pueden tomar decisiones inteligentes sobre el crecimiento y las inversiones y, al mismo tiempo, demostrar a los posibles inversores que la startup es confiable y tiene un gran potencial de crecimiento. Una buena contabilidad también ayuda a gestionar el flujo de caja y garantiza que las startups cumplan con las normativas financieras y las leyes de impuestos — lo que las ayuda a evitar multas y problemas legales.

Los problemas con el flujo de caja son uno de los motivos principales por los que casi la mitad de las startups fracasan en los primeros cinco años, lo que resalta la importancia de contar con procesos contables precisos. En última instancia, la contabilidad es una herramienta estratégica que respalda la sostenibilidad y el crecimiento, y proporciona información que orienta a las startups hacia el éxito. A continuación, explicaremos los conceptos básicos de la contabilidad, cómo iniciar la contabilidad de una empresa nueva, el software de contabilidad y los costos contables.

¿Qué contiene este artículo?

• Cómo iniciar la contabilidad de una empresa nueva
  
• ¿Las startups necesitan contadores?
  
• 5 enfoques contables para startups
  
• Qué buscar en un servicio contable para startups
  
• Conceptos básicos de contabilidad de los que cada startup debería hacer un seguimiento
  
• Software de contabilidad para startups
  
• Cómo cambian tus necesidades contables según la etapa
  
• Temas contables específicos de las startups para fundadores
  
• Preparación para la diligencia debida de los inversores
  
• Cómo puede ayudar Stripe Revenue Recognition
  
• Preguntas frecuentes sobre la contabilidad para startups
  

Cómo empezar a contabilizar un nuevo negocio

Sigue estos pasos para comenzar tus procesos contables para una nueva empresa.

• Separa las finanzas de la empresa y las personales: Abre una cuenta bancaria separada y una tarjeta de crédito específicamente para las transacciones de tu empresa. Esto hace que sea mucho más fácil hacer un seguimiento de los ingresos y los gastos, y simplifica la preparación de impuestos.

• Elige un método contable: Elige entre la contabilidad de caja, que registra los ingresos cuando se reciben y los gastos cuando se pagan, y la contabilidad de ejercicio, que registra los ingresos cuando se obtienen y los gastos cuando se incurre en ellos. La contabilidad de caja es más sencilla, pero no proporciona una imagen tan precisa de las finanzas de una empresa como la contabilidad de ejercicio.

• Configura un plan de cuentas: Crea una lista de categorías para tus ingresos y gastos, como «Ventas», «Alquiler» o «Salarios». Esto ayuda a organizar tus datos financieros y a generar informes.

• Haz un seguimiento de los ingresos y gastos: Registra cada transacción, sin importar lo pequeña que sea. Usa un software de contabilidad o una hoja de cálculo para mantener la organización. Asegúrate de categorizar cada transacción correctamente en tu plan de cuentas.

• Concilia los extractos bancarios: Compara periódicamente tus extractos bancarios con tus registros contables para detectar cualquier error y asegurarte de que todo coincida.

• Prepara estados financieros: Los siguientes estados financieros básicos son una parte importante de la contabilidad de cualquier empresa.

• Estado de resultados: Esto muestra tus ingresos y gastos durante un período específico, y revela tus ganancias o pérdidas.

• Balance general: Esto te ofrece un resumen de tu posición financiera al mostrar tus activos, pasivos y capital en un momento específico.

• Estado de flujo de caja: Esto muestra el flujo de caja que entra y sale de tu empresa, y hace un seguimiento de tu liquidez.

¿Las startups necesitan contadores?

Un contador puede ofrecer a las Startups grandes beneficios. Si bien algunos fundadores pueden encargarse de las tareas de contabilidad básicas al principio, los contadores profesionales aportan un alto nivel de experiencia y eficiencia, en especial a medida que la empresa crece. A continuación, presentamos algunas razones por las que los contadores pueden ser útiles para las Startups.

• Experiencia financiera: Los contadores tienen conocimientos especializados en gestión financiera, leyes de impuestos y requisitos reglamentarios. Pueden brindar información y asesoramiento que van más allá de la contabilidad básica.

• Ahorro de tiempo: Dirigir una Startup exige mucho tiempo y energía. Al externalizar las tareas de contabilidad, los fundadores pueden concentrarse en las actividades principales de la empresa, como el desarrollo de productos, el marketing y la captación de clientes.

• Precisión y cumplimiento de la normativa: Los contadores se aseguran de que los registros financieros sean precisos y cumplan con todas las leyes y normativas pertinentes. Esto reduce el riesgo de errores que podrían dar lugar a sanciones financieras o problemas legales.

• Optimización de impuestos: Los contadores conocen bien las leyes de impuestos y pueden identificar oportunidades de ahorro de impuestos. También pueden asegurarse de que las empresas cumplan con todas las obligaciones de impuestos de manera oportuna, evitando así sanciones por presentaciones tardías o incorrectas.

• Planificación y estrategia financiera: Los contadores pueden ayudar con la planificación financiera, la elaboración de presupuestos y las previsiones. Ayudan a las Startups a establecer objetivos financieros realistas y a desarrollar estrategias para alcanzarlos.

• Relaciones con los inversores: Los estados financieros precisos y elaborados de manera profesional ayudan a atraer y retener inversores. Los contadores pueden preparar los documentos y los informes necesarios para demostrar la solidez financiera y el potencial de crecimiento de una Startup.

• Controles internos y prevención de fraude: Los contadores pueden establecer controles internos que protejan los activos de la Startup y reduzcan el riesgo de fraude. Esto es particularmente importante a medida que la empresa crece y las transacciones financieras se vuelven más complejas.

• Escalabilidad: A medida que una Startup crece, sus operaciones financieras se vuelven más complejas. Los contadores pueden ayudar a gestionar este crecimiento mediante el establecimiento de sistemas y procesos contables escalables que se adapten a las necesidades cambiantes de la empresa.

• Valoración de la empresa y estrategia de salida: Para las Startups que consideran vender, fusionarse o cotizar en bolsa, los contadores brindan servicios valiosos en la valoración de la empresa y la preparación para los procesos de diligencia debida.

5 enfoques contables para startups

Las startups pueden elegir entre varios enfoques contables, cada uno con diferentes ventajas y desventajas en cuanto a costos, experiencia y escalabilidad.

1. Contabilidad autogestionada por el fundador

Los fundadores manejan sus propios libros usando hojas de cálculo o un software de nivel básico. Por lo general, esta es la opción más rentable para las pequeñas empresas con finanzas simples, aunque requiere invertir tiempo en aprender los conceptos básicos de la contabilidad a través de cursos o recursos gratuitos en línea. Los costos de software van desde planes básicos gratuitos hasta un par de cientos de dólares al mes.

2. Contable a tiempo parcial

Un contable a tiempo parcial o independiente se encarga del registro y la conciliación de las transacciones diarias sin el costo de una contratación a tiempo completo. Los servicios de contabilidad suelen costar entre $100 y $500 al mes según el volumen y la complejidad de las transacciones, lo que la convierte en una opción intermedia a medida que una startup supera los métodos autogestionados.

3. Firma contable tercerizada (especialista en startups)

Las firmas que se especializan en startups ofrecen servicios agrupados como la preparación de estados financieros, presentaciones de impuestos y soporte de asesoramiento. Los costos varían entre los $500 y varios miles de dólares al mes según el nivel de servicio, y algunas firmas también ofrecen servicios de CFO virtual ($1000–$5000 al mes) para obtener orientación financiera estratégica. Esta opción aporta experiencia profesional sin los gastos generales de una contratación interna.

4. Software de contabilidad con IA

Las plataformas impulsadas por IA automatizan la categorización, la conciliación, la facturación y la generación de informes, lo que reduce el trabajo de contabilidad manual y el error humano. Estas herramientas pueden reducir significativamente los costos laborales continuos, aunque los precios varían según el conjunto de funcionalidades, y las startups deberían presupuestar la revisión profesional ocasional de los informes generados por IA, especialmente en la época de impuestos.

5. Híbrido (software + CFO fraccional)

Este enfoque combina el software de contabilidad para la gestión diaria de las transacciones con un CFO fraccional o a tiempo parcial para la estrategia de alto nivel, la previsión y la generación de informes listos para inversores. Combina la rentabilidad de la automatización con la orientación financiera de expertos, lo que la convierte en una opción popular para las startups en etapa de crecimiento que no están listas para una contratación de finanzas a tiempo completo.

Independientemente del enfoque que elijas, vale la pena negociar las tarifas con los contables o tenedores de libros con los que trabajes, y tener en cuenta los costos adicionales, como la preparación de impuestos, las auditorías y las tarifas de consultoría únicas a medida que tu startup crece.

Qué buscar en un servicio de contabilidad para startups

Si decides trabajar con un servicio de contabilidad externo, ten en cuenta estos factores al momento de evaluar proveedores.

• Experiencia en startups: Busca una empresa que trabaje específicamente con startups, no solo con pequeñas empresas en general. Los desafíos específicos de las startups, como el seguimiento de la tasa de consumo, la elaboración de informes para inversores y los créditos fiscales para investigación y desarrollo (I+D), requieren conocimientos especializados.

• Alcance del servicio: Confirma exactamente qué se incluye, ya sea teneduría de libros básica, presentación de declaraciones de impuestos, preparación de estados financieros o servicios de asesoría y dirección financiera (CFO) de nivel superior. Asegúrate de que el alcance se ajuste a tus necesidades actuales y pueda ampliarse a medida que creces.

• Transparencia de precios: Elige un proveedor con precios claros y predecibles en lugar de tarifas por hora imprecisas. Asegúrate de entender qué genera tarifas adicionales, como el aumento del volumen de transacciones o la incorporación de servicios.

• Compatibilidad de software: Comprueba que el servicio funcione con el software y las herramientas de contabilidad que ya usas, o que puedan ayudarte a migrar a una plataforma que se adapte a tus necesidades.

• Capacidad de respuesta y comunicación: Las startups avanzan rápido, así que busca un proveedor con el que sea fácil comunicarse y que responda con rapidez, especialmente cuando se acercan fechas límite, como la temporada de impuestos o la diligencia debida para la recaudación de fondos.

• Escalabilidad: Elige un proveedor que pueda crecer contigo, desde la teneduría de libros básica al principio hasta la planificación financiera y los informes más complejos a medida que tu startup crece.

• Referencias y reputación: Pide referencias de otras startups con las que trabajen y busca reseñas o casos de éxito que den fe de su confiabilidad y experiencia.

Conceptos básicos de contabilidad que toda startup debe seguir

En todas las startups se debe hacer un seguimiento de estos aspectos básicos de la contabilidad:

• Extractos bancarios y de tarjetas de crédito: Concilia estos extractos con regularidad para detectar cualquier error o discrepancia.

• Ingresos y gastos: Haz un seguimiento de todo el dinero que ingresa (p. ej., ventas, inversiones) y de todo el dinero que sale (p. ej., alquiler, salarios, suministros).

• Facturas y recibos: Mantén un registro de todas las facturas que envías y de todos los recibos que recibes.

• Registros de nómina: Si tienes empleados, haz un seguimiento de sus salarios, impuestos y cualquier otro beneficio que ofrezcas.

• Activos y pasivos: Mantén una lista de todo lo que tu Startup posee (activos) y de todo lo que debe (pasivos). Esto te dará una idea general de tu situación financiera global.

Métricas clave que toda Startup debe seguir

Más allá de la contabilidad básica, las Startups deben supervisar estas métricas financieras para evaluar su solidez y guiar la toma de decisiones:

Tasa de consumo: Cuánto efectivo gasta tu Startup cada mes. Hacer un seguimiento de esto te ayuda a comprender cuánto durará tu financiación actual.

Margen de maniobra: La cantidad de meses que tu Startup puede operar antes de quedarse sin efectivo, según tu tasa de consumo actual y tus reservas de efectivo.

Margen bruto: El porcentaje de ingresos que queda después de restar el costo de los bienes o servicios vendidos. Esto muestra la eficiencia con la que generas ingresos.

Ingresos Recurrentes Mensuales (MRR): En el caso de las Startups basadas en suscripciones, esto hace un seguimiento de los ingresos mensuales predecibles y es un indicador clave de crecimiento.

Costo de adquisición de clientes (CAC): El costo promedio de adquirir un nuevo cliente, incluidos los gastos de marketing y ventas. Si se compara esto con el valor vitalicio del cliente, se puede evaluar la rentabilidad.

Cuentas por cobrar y por pagar: El dinero que se te debe y el dinero que le debes a otros. Supervisar esto mantiene predecible el flujo de caja y destaca los posibles problemas de cobro.

Software de contabilidad para startups

El software de contabilidad puede ser una excelente manera para que una startup mejore su contabilidad. Este software automatiza tareas como la facturación, el seguimiento de gastos y la elaboración de informes financieros, lo que libera tiempo valioso para otras prioridades. Reduce el riesgo de errores humanos en los cálculos y la entrada de datos, y mantiene los datos financieros organizados y accesibles en un solo lugar. También genera informes y paneles que pueden ayudarte a comprender tu rendimiento financiero y tomar decisiones informadas.

Estas son algunas de las opciones de software de contabilidad más populares para las startups.

• QuickBooks Online: QuickBooks es fácil de usar, completo y se integra con muchos otros sistemas empresariales. Es una solución eficaz para la mayoría de las startups.

• Xero: Xero es conocido por su interfaz limpia y funciones completas. Es una buena opción para las startups que desean una experiencia más moderna e intuitiva.

• Zoho Books: Zoho Books es una opción económica que aún ofrece funciones contables clave. Es una buena elección para startups en etapa inicial con recursos limitados.

• FreshBooks: FreshBooks está orientado a trabajadores independientes y pequeñas empresas. Sus puntos fuertes son la facturación y el seguimiento de gastos.

• Wave: Wave es una opción gratuita con funciones contables básicas. Es un buen punto de partida para startups en una etapa muy inicial con transacciones mínimas.

Ten en cuenta los siguientes factores para determinar qué software es el más adecuado para tu startup.

• Necesidades de la empresa: ¿Qué funciones necesitas? Por ejemplo, ¿necesitas facturación, seguimiento de gastos, gestión de inventario o contabilidad de proyectos? Haz una lista de lo que debes tener y lo que sería bueno tener.

• Presupuesto: Los precios del software de contabilidad varían ampliamente. Determina cuánto estás dispuesto a gastar y busca opciones dentro de tu presupuesto.

• Facilidad de uso: Elige un software que sea fácil de usar para ti y tu equipo. Una interfaz fácil de usar te ahorrará tiempo y frustración.

• Integraciones: ¿El software se integra con otros sistemas que usas, como tu banco, procesador de pagos o gestión de relaciones con los clientes (CRM)?

• Escalabilidad: ¿El software crecerá con tu empresa? Elige una solución que pueda satisfacer tus necesidades a medida que tu empresa se expanda.

• Soporte al cliente: Busca un software con un soporte al cliente receptivo en caso de que encuentres algún problema.

Cómo pueden cambiar tus necesidades contables según la etapa

Los requisitos contables crecen con tu empresa. Esto es lo que suele importar en cada etapa:

Cuándo actualizar tu función contable

El crecimiento suele obligar a mejorar la contabilidad. La expansión internacional, las transacciones en varias monedas y los acuerdos de ingresos más complejos superan lo que pueden manejar un contable generalista o una suscripción a un software básico.

El siguiente nivel suele ser un CFO fraccional, que se incorpora en torno a la Serie A y se hace cargo de la preparación para la recaudación de fondos, los informes para la junta directiva y el modelado financiero — trabajo que va mucho más allá de mantener los libros contables al día. A medida que la empresa sigue creciendo, esto suele evolucionar hacia un equipo interno, comenzando con un contralor o contador sénior y agregando analistas según sea necesario. Este cambio tiende a darse en torno a la Serie B o una vez que los ingresos superan aproximadamente los $10 a $20 millones, aunque la complejidad de las transacciones es un mejor indicador que cualquier número específico.

Startups: temas contables específicos para fundadores

Las Startups se enfrentan a desafíos contables a los que muchos otros tipos de empresas pequeñas nunca se enfrentan. A continuación, te ofrecemos una guía rápida sobre los términos clave que los fundadores deben entender.

Créditos fiscales por investigación y desarrollo (R&D) (Sección 41)

Un crédito fiscal federal que compensa los costos vinculados al desarrollo de productos, ingeniería y creación de prototipos. Es uno de los beneficios fiscales más valiosos que las startups se pierden — incluso las empresas previas a la generación de ingresos sin obligaciones de impuesto a las ganancias pueden aplicar el crédito contra los impuestos sobre la nómina, lo que lo convierte en un reembolso en efectivo real en lugar de solo una deducción.

Reconocimiento de ingresos ASC 606 para el software como servicio (SaaS)

ASC 606 (abreviatura de Codificación de Normas de Contabilidad 606) es la norma contable que rige cuándo y cómo reconoces los ingresos, en especial para contratos de suscripción y multianuales. En lugar de reconocer los ingresos cuando llega el efectivo, ASC 606 requiere reconocerlos a medida que prestas el servicio — una distinción fundamental para las empresas de SaaS con ingresos diferidos o recurrentes.

Valoraciones 409A — el requisito anual para startups que emiten opciones sobre acciones

Una evaluación independiente del valor justo de mercado de tu empresa, que se exige anualmente (o después de eventos de financiamiento importantes) para cualquier startup que emita opciones sobre acciones. Establece el precio de ejercicio para las opciones de los empleados y te permite cumplir con las reglas del IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos).

Contabilidad de SAFE y notas convertibles

Los acuerdos SAFE (acuerdos simples para capital futuro) y las notas convertibles son instrumentos comunes de recaudación de fondos en etapas iniciales que se convierten en capital en una fecha posterior, por lo general durante una ronda con precio. Cada uno requiere un tratamiento contable específico en tu balance general, ya que no son deuda pura ni capital hasta la conversión.

Compensación basada en acciones (ASC 718)

La norma contable para registrar el gasto de concesiones de capital — opciones sobre acciones, unidades de acciones restringidas (RSU) y premios similares — que se otorgan a los empleados. Requiere registrar el costo de ese capital en tus estados financieros, aunque no haya intercambio de efectivo.

Acciones calificadas de pequeñas empresas (QSBS) (Sección 1202) — la exclusión de ganancias de capital de USD 10 millones para la que la mayoría de los fundadores no optimiza

Una disposición fiscal que permite a los fundadores y a los inversores iniciales excluir hasta USD 10 millones (o más, en algunos casos) en ganancias de capital de los impuestos federales cuando venden acciones calificadas de startups retenidas durante más de cinco años. Es uno de los beneficios fiscales más desaprovechados que tienen a su disposición los titulares de capital de startups.

Impuesto de franquicia de Delaware

Un impuesto anual que adeudan las empresas constituidas en Delaware, calculado con uno de dos métodos que pueden generar facturas muy diferentes. Muchas startups pagan de más simplemente por no elegir el método de cálculo más favorable.

Mantenimiento de la tabla de capitalización

Mantener un registro preciso y actualizado de quién posee qué porcentaje de tu empresa — lo que incluye capital, opciones, acuerdos SAFE y notas convertibles. Una tabla de capitalización ordenada es esencial para la recaudación de fondos, las concesiones de opciones y para evitar problemas de conciliación costosos al momento de la salida o adquisición.

Cómo prepararse para la diligencia debida de los inversores

Los fundadores que superan con facilidad la diligencia debida son aquellos cuyos números son coherentes y explicables.

Qué debes tener a mano antes de que alguien pregunte

• Datos financieros históricos: tres años o tu historial operativo completo si tienes menos tiempo
  
• Una tabla de capitalización actualizada que muestre cada concesión de opciones, ejercicio y valor en circulación
  
• Ingresos segmentados por cliente y por cohorte, no solo un número general
  
• Un cálculo activo de la tasa de consumo con los cálculos del margen de maniobra adjuntos
  
• Cada declaración de impuestos que hayas presentado desde la constitución de la empresa
  
• Copias firmadas de contratos y compromisos que afecten materialmente a la empresa
  
• Cronogramas de antigüedad de lo que los clientes te deben y de lo que tú le debes a los proveedores
  
• Un año completo de extractos bancarios
  

El salto de libros organizados a libros listos para auditorías

Estar organizado no es lo mismo que estar listo para una auditoría. Ese es un umbral específico, y superarlo por lo general implica lo siguiente:

• Cambiar del método de caja a la contabilidad de ejercicio, si esa transición aún no se ha producido
  
• Poner por escrito tus políticas contables en lugar de depender de la memoria institucional
  
• Establecer controles básicos, como requerir autorización para los gastos y mantener a la persona que aprueba una transacción separada de la que la inicia
  
• Cerrar los libros contables con una cadencia mensual fija, siguiendo cada vez los mismos pasos documentados
  
• Mantener el papeleo de capital al día: cada 409A, cada concesión y cada ejercicio, archivados y actualizados
  
• Vincular cada cuenta a la documentación de origen todos los meses y no solo echar un vistazo a los totales
  

Cómo puede ayudar Stripe Revenue Recognition

Revenue Recognition ayuda a simplificar la contabilidad de ejercicio (lo que incluye auditorías, el cierre de fin de mes y la elaboración de informes, entre otros) para que puedas cerrar tus libros contables con mayor eficiencia y precisión. Automatiza y configura informes de ingresos para ayudar a cumplir con las normas ASC 606 e IFRS 15.

Revenue Recognition puede ayudarte a hacer lo siguiente:

• Obtén una vista más completa de tus ingresos: en el Dashboard de Stripe, consulta todas tus transacciones y condiciones de Stripe, e importa datos que no sean de Stripe.

• Automatiza los informes de ingresos: genera informes contables listos para usar sin necesidad de recursos de ingeniería.

• Personaliza según tu empresa: crea y automatiza reglas personalizadas para reconocer ingresos, en consonancia con las prácticas contables de tu empresa.

• Audita en tiempo real: prepárate para las auditorías rastreando cualquier monto de ingresos hasta los clientes y las transacciones subyacentes.

Obtén más información sobre cómo Revenue Recognition puede ayudarte a cumplir con los principios de contabilidad globales o empieza hoy mismo.

Preguntas frecuentes sobre la contabilidad para startups