Durante las impredecibles fases iniciales de una empresa, la contabilidad puede ayudar a las startups a obtener claridad financiera. Al hacer un seguimiento minucioso de los beneficios, los gastos, los activos y los pasivos, y al mantener registros financieros detallados y precisos, las startups pueden tomar decisiones inteligentes sobre el crecimiento y las inversiones, al tiempo que demuestran a los posibles inversores que la startup es fiable y tiene un gran potencial de crecimiento. Una buena contabilidad también ayuda a gestionar el flujo de caja y garantiza que las startups cumplan con las normativas financieras y las leyes sobre impuestos, lo que les ayuda a evitar sanciones y problemas jurídicos.

Los problemas de flujo de caja son una de las razones principales por las que casi la mitad de las startups fracasan en los primeros cinco años, lo que pone de relieve la importancia de contar con procesos contables precisos. En última instancia, la contabilidad es una herramienta estratégica que respalda la sostenibilidad y el crecimiento, y que proporciona información que guía a las startups hacia el éxito. A continuación, explicaremos los conceptos básicos de la contabilidad, cómo iniciar la contabilidad de una nueva empresa, el software de contabilidad y los costes contables.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• Cómo iniciar la contabilidad de una nueva empresa
  
• ¿Necesitan contables las startups?
  
• 5 enfoques contables para startups
  
• Qué buscar en un servicio de contabilidad para startups
  
• Conceptos básicos de contabilidad de los que toda startup debe hacer un seguimiento
  
• Software de contabilidad para startups
  
• Cómo cambian tus necesidades contables según la fase
  
• Temas de contabilidad específicos de startups para fundadores
  
• Preparación para la diligencia debida de los inversores
  
• Cómo puede ayudar Stripe Revenue Recognition
  
• Preguntas frecuentes sobre la contabilidad para startups
  

Cómo empezar la contabilidad de una empresa nueva

Sigue estos pasos para poner en marcha los procesos contables de tu nueva empresa.

• Separa las finanzas personales de las de la empresa: Abre una cuenta bancaria independiente y solicita una tarjeta de crédito específica para las transacciones de tu empresa. Esto facilita mucho el seguimiento de los ingresos y gastos, y simplifica la preparación de impuestos.

• Elige un método de contabilidad: Elige entre la contabilidad de caja, que registra los ingresos cuando se reciben y los gastos cuando se pagan, y la contabilidad de ejercicio, que registra los ingresos cuando se ganan y los gastos cuando se incurre en ellos. La contabilidad de caja es más sencilla, pero no ofrece una imagen de las finanzas de la empresa tan precisa como la contabilidad de ejercicio.

• Configura un plan de cuentas: Crea una lista de categorías para tus ingresos y gastos, como «Ventas», «Alquiler» o «Salarios». Esto ayuda a organizar tus datos financieros y a generar informes.

• Haz un seguimiento de los ingresos y los gastos: Registra cada transacción, por muy pequeña que sea. Utiliza un software de contabilidad o una hoja de cálculo para organizarte mejor. Asegúrate de clasificar correctamente cada transacción en tu plan de cuentas.

• Concilia los extractos bancarios: Compara periódicamente tus extractos bancarios con tus registros contables para detectar posibles errores y asegurarte de que todo cuadra.

• Prepara los estados financieros: Los siguientes estados financieros básicos son una parte importante de la contabilidad de cualquier empresa.

• Estado de resultados: Muestra tus ingresos y gastos durante un período específico y revela tus beneficios o pérdidas.

• Balance de situación: Ofrece una instantánea de tu situación financiera al mostrar tus activos, pasivos y patrimonio en un momento específico.

• Estado de flujos de efectivo: Muestra el flujo de entrada y salida de efectivo de tu empresa, lo que permite hacer un seguimiento de tu liquidez.

¿Necesitan contables las startups?

Un contable puede ofrecer grandes beneficios a las startups. Aunque al principio algunos fundadores pueden encargarse de las tareas contables básicas, los contables profesionales aportan un alto nivel de experiencia y eficiencia, especialmente a medida que la empresa crece. A continuación, se indican algunas razones por las que las startups podrían considerar útiles a los contables.

• Experiencia financiera: Los contables tienen conocimientos especializados en gestión financiera, legislación fiscal y requisitos normativos. Pueden aportar conocimientos y consejos que van más allá de la contabilidad básica.

• Ahorro de tiempo: Dirigir una startup exige mucho tiempo y energía. Al externalizar las tareas contables, los fundadores pueden centrarse en las actividades principales de la empresa, como el desarrollo de productos, el marketing y la captación de clientes.

• Precisión y cumplimiento de la normativa: Los contables se aseguran de que los registros financieros sean precisos y cumplan todas las leyes y normativas aplicables. Esto reduce el riesgo de cometer errores que podrían derivar en sanciones financieras o problemas legales.

• Optimización de impuestos: Los contables conocen bien la legislación fiscal y pueden detectar oportunidades para ahorrar impuestos. También pueden garantizar que las empresas cumplan con prontitud todas sus obligaciones fiscales, evitando así sanciones por presentaciones tardías o incorrectas.

• Planificación y estrategia financieras: Los contables pueden ayudar con la planificación financiera, la elaboración de presupuestos y las previsiones. Ayudan a las startups a establecer objetivos financieros realistas y a desarrollar estrategias para alcanzarlos.

• Relaciones con los inversores: Unos estados financieros precisos y elaborados por profesionales ayudan a atraer y retener a los inversores. Los contables pueden preparar los documentos y los informes necesarios para demostrar la salud financiera y el potencial de crecimiento de una startup.

• Controles internos y prevención de fraude: Los contables pueden establecer controles internos que protejan los activos de la startup y reduzcan el riesgo de fraude. Esto es especialmente importante a medida que la empresa crece y las transacciones financieras se vuelven más complejas.

• Escalabilidad: A medida que una startup crece, sus operaciones financieras se vuelven más complejas. Los contables pueden ayudar a gestionar este crecimiento mediante la implantación de sistemas y procesos contables escalables que se adapten a las necesidades cambiantes de la empresa.

• Valoración de empresas y estrategia de salida: Para las startups que se plantean vender, fusionarse o salir a bolsa, los contables prestan valiosos servicios en la valoración de empresas y en la preparación de los procesos de diligencia debida.

5 enfoques contables para startups

Las startups pueden elegir entre varios enfoques contables, cada uno con diferentes contrapartidas en cuanto a costes, experiencia y escalabilidad.

1. Contabilidad autogestionada por el fundador

Los fundadores gestionan su propia contabilidad mediante hojas de cálculo o software de nivel básico. Esta suele ser la opción más rentable para las pequeñas empresas con finanzas sencillas, aunque requiere invertir tiempo en aprender los conceptos básicos de la contabilidad a través de cursos o recursos gratuitos en línea. Los costes del software oscilan entre planes básicos gratuitos y unos cientos de dólares al mes.

2. Contable a tiempo parcial

Un contable a tiempo parcial o autónomo se encarga del registro diario de transacciones y de la conciliación sin el coste de una contratación a tiempo completo. Los servicios de contabilidad suelen oscilar entre los 100 y los 500 $ al mes, dependiendo del volumen y la complejidad de las transacciones, lo que lo convierte en una opción intermedia a medida que una startup supera los métodos autogestionados.

3. Empresa de contabilidad externalizada (especialista en startups)

Las empresas que se especializan en startups ofrecen paquetes de servicios, como la preparación de estados financieros, la presentación de impuestos y el soporte de asesoramiento. Los costes oscilan entre los 500 $ y varios miles de dólares al mes, dependiendo del nivel de servicio, y algunas empresas también ofrecen servicios de director financiero virtual (1000–5000 $ al mes) para ofrecer orientación financiera estratégica. Esta opción aporta experiencia profesional sin los gastos generales de una contratación interna.

4. Software de contabilidad con IA

Las plataformas impulsadas por IA automatizan la categorización, la conciliación, la facturación y la creación de informes, lo que reduce el trabajo manual de contabilidad y los errores humanos. Estas herramientas pueden reducir significativamente los costes laborales continuos, aunque los precios varían según el conjunto de funciones. Aún así, las startups deberían prever un presupuesto para revisar los informes generados por IA con profesionales de manera ocasional, especialmente en la época de impuestos.

5. Híbrido (software + director financiero a tiempo parcial)

Este enfoque combina el software de contabilidad para la gestión diaria de las transacciones con un director financiero a tiempo parcial para la estrategia de alto nivel, la previsión y la creación de informes listos para los inversores. Combina la eficiencia de costes de la automatización con la orientación financiera experta, lo que lo convierte en una opción popular para las startups en fase de crecimiento que no están preparadas para contratar a alguien a tiempo completo en el departamento de finanzas.

Cualquiera que sea el enfoque que elijas, merece la pena negociar las tarifas con los contables con los que trabajes, así como tener en cuenta los costes adicionales, como la preparación de impuestos, las auditorías y los honorarios de consultoría puntuales, a medida que tu startup escala.

Qué buscar en un servicio de contabilidad para startups

Si decides trabajar con un servicio externo de contabilidad, ten en cuenta estos factores al evaluar a los proveedores.

• Experiencia con startups: Busca una firma que trabaje específicamente con startups, no solo con pequeñas empresas en general. Los desafíos específicos de las startups, como el seguimiento del ritmo de gasto (burn rate), la presentación de informes a los inversores y los créditos fiscales de I+D, requieren conocimientos especializados.

• Alcance del servicio: Confirma exactamente qué se incluye, ya sea la contabilidad básica, la presentación de impuestos, la preparación de estados financieros o los servicios de asesoramiento y de director financiero de mayor nivel. Asegúrate de que el alcance se adapte a tus necesidades actuales y se pueda ampliar a medida que creces.

• Transparencia en los precios: Elige un proveedor con precios claros y predecibles en lugar de tarifas por hora imprecisas. Comprende qué genera comisiones adicionales, como el aumento del volumen de transacciones o los servicios añadidos.

• Compatibilidad de software: Comprueba que el servicio funciona con el software y las herramientas de contabilidad que ya usas, o que pueden ayudarte a hacer la transición a una plataforma que se adapte a tus necesidades.

• Capacidad de respuesta y comunicación: Las startups se mueven rápido, así que busca un proveedor con el que sea fácil comunicarse y que responda con rapidez, especialmente en torno a las fechas límite, como la temporada de impuestos o la diligencia debida en la recaudación de fondos.

• Escalabilidad: Elige un proveedor que pueda crecer contigo, desde la contabilidad básica en los primeros días hasta la planificación y los informes financieros más complejos a medida que tu startup escala.

• Referencias y reputación: Pide referencias de otras startups con las que trabajen y busca reseñas o casos prácticos que hablen de su fiabilidad y experiencia.

Conceptos básicos de contabilidad que toda startup debe seguir

Toda startup debería seguir estos conceptos básicos de contabilidad:

• Extractos bancarios y de tarjetas de crédito: Concilia estos extractos con regularidad para detectar cualquier error o discrepancia.

• Ingresos y gastos: Haz un seguimiento de todo el dinero que entra (p. ej., ventas, inversiones) y de todo el dinero que sale (p. ej., alquiler, salarios, suministros).

• Facturas y recibos: Guarda un registro de todas las facturas que envías y de todos los recibos que recibes.

• Registros de nóminas: Si tienes empleados, haz un seguimiento de sus salarios, impuestos y cualquier otra ventaja que ofrezcas.

• Activos y pasivos: Lleva una lista de todo lo que posee tu startup (activos) y de todo lo que debe (pasivos). Esto te dará una visión general de tu situación financiera global.

Métricas clave de las que toda startup debería hacer un seguimiento

Más allá de la contabilidad básica, las startups deben supervisar estas métricas financieras para evaluar su estado y guiar la toma de decisiones:

Ritmo de gasto: Cuánto dinero gasta tu startup cada mes. Hacer un seguimiento de este dato te ayuda a comprender cuánto durará tu financiación actual.

Margen de maniobra: El número de meses que tu startup puede operar antes de quedarse sin dinero en efectivo, en función de tu ritmo de gasto y reservas de efectivo actuales.

Margen bruto: El porcentaje de ingresos que queda tras restar el coste de los bienes o servicios vendidos. Esto muestra la eficiencia con la que generas ingresos.

Ingresos recurrentes mensuales (MRR): En el caso de las startups basadas en suscripciones, hace un seguimiento de los ingresos mensuales predecibles y es un indicador clave de crecimiento.

Coste de adquisición de clientes (CAC): El coste medio de adquirir un nuevo cliente, incluidos los gastos de marketing y ventas. Comparar esto con el valor vitalicio del cliente ayuda a evaluar la rentabilidad.

Cuentas a cobrar y a pagar: El dinero que se te debe y el dinero que debes a otros. Supervisarlas mantiene predecible el flujo de caja y pone de manifiesto posibles problemas de cobro.

Software de contabilidad para startups

El software de contabilidad puede ser una excelente forma de que una startup mejore su contabilidad. Este software automatiza tareas como la facturación, el seguimiento de gastos y la elaboración de informes financieros, lo que libera un tiempo muy valioso para otras prioridades. Reduce el riesgo de errores humanos en los cálculos y la entrada de datos, y mantiene los datos financieros organizados y accesibles en un solo lugar. También genera informes y dashboards que pueden ayudarte a comprender tu rendimiento financiero y a tomar decisiones fundamentadas.

Estas son algunas de las opciones de software de contabilidad más populares para las startups.

• QuickBooks Online: QuickBooks es fácil de usar, es muy completo y se integra con muchos otros sistemas empresariales. Resulta ser una solución eficaz para la mayoría de las startups.

• Xero: Xero es conocido por su interfaz limpia y sus completas funciones. Es una buena opción para las startups que quieren una experiencia más moderna e intuitiva.

• Zoho Books: Zoho Books es una opción económica que, aun así, ofrece las funciones de contabilidad más importantes. Es una buena elección para startups en las primeras etapas que tienen recursos limitados.

• FreshBooks: FreshBooks está orientado a los trabajadores autónomos y a las pequeñas empresas. Sus puntos fuertes son la facturación y el seguimiento de gastos.

• Wave: Wave es una opción gratuita que cuenta con funciones básicas de contabilidad. Es un buen punto de partida para las startups en etapas muy iniciales que realizan transacciones mínimas.

Ten en cuenta los siguientes factores para determinar qué software es el más adecuado para tu startup.

• Necesidades de la empresa: ¿Qué funciones necesitas? Por ejemplo, ¿necesitas facturación, seguimiento de gastos, gestión de inventarios o contabilidad de proyectos? Elabora una lista con lo que te resulta imprescindible y lo que te gustaría tener.

• Presupuesto: Los precios del software de contabilidad varían mucho. Determina cuánto estás dispuesto a gastar y busca opciones que se ajusten a tu presupuesto.

• Facilidad de uso: Elige un software que os resulte fácil de usar a ti y a tu equipo. Una interfaz intuitiva os ahorrará tiempo y frustraciones.

• Integraciones: ¿Se integra el software con los demás sistemas que utilizas, como tu banco, tu procesador de pagos o la gestión de relaciones con los clientes (CRM)?

• Escalabilidad: ¿Crecerá el software al ritmo que crezca tu empresa? Elige una solución que pueda dar respuesta a tus necesidades a medida que se expanda tu empresa.

• Soporte al cliente: Busca un software que cuente con un soporte al cliente que responda rápido por si te surge algún problema.

Cómo pueden cambiar tus necesidades contables según la fase

Los requisitos contables crecen con tu empresa. A continuación, te mostramos lo que suele importar en cada fase:

Cuándo mejorar tu función contable

El crecimiento suele obligar a mejorar la contabilidad. La expansión internacional, las transacciones en varias divisas y los acuerdos de ingresos más complejos superan lo que un contable generalista o una suscripción a un software básico pueden manejar.

El siguiente nivel suele ser un director financiero a tiempo parcial, que se incorpora en torno a la Serie A y se encarga de la preparación de la recaudación de fondos, los informes para la junta directiva y los modelos financieros, un trabajo que va mucho más allá de mantener la contabilidad al día. A medida que la empresa sigue creciendo, esto suele convertirse en un equipo interno, empezando por un controlador o un contable sénior y añadiendo analistas según sea necesario. Este cambio suele producirse en torno a la Serie B o una vez que los ingresos superan aproximadamente los 10–20 millones de $, aunque la complejidad de las transacciones es un mejor indicador que cualquier cifra específica.

Temas contables específicos de startups para fundadores

Las startups se enfrentan a retos contables que muchos otros tipos de pequeñas empresas nunca encuentran. A continuación, se incluye una guía rápida sobre los términos clave que deben entender los fundadores.

Créditos fiscales por I&D (Sección 41)

Un crédito fiscal federal que compensa los costes vinculados al desarrollo de productos, la ingeniería y la creación de prototipos. Es uno de los beneficios fiscales más valiosos que las startups pasan por alto: incluso las empresas que aún no generan ingresos y que no tienen obligaciones por el impuesto sobre beneficios pueden aplicar el crédito a los impuestos de nómina, lo que lo convierte en Cashback real en lugar de una simple deducción.

Reconocimiento de ingresos ASC 606 para SaaS

ASC 606 (abreviatura de Accounting Standards Codification 606) es la norma contable que rige cuándo y cómo se reconocen los ingresos, especialmente en los contratos de suscripción y plurianuales. En lugar de reconocer los ingresos cuando llega el efectivo, la norma ASC 606 exige reconocerlos a medida que se presta el servicio, lo cual supone una distinción fundamental para las empresas de SaaS con ingresos diferidos o recurrentes.

Valoraciones 409A—el requisito anual para las startups que emiten opciones sobre acciones

Una tasación independiente del valor justo de mercado de tu empresa, exigida anualmente (o después de eventos de financiación importantes) a cualquier startup que emita opciones sobre acciones. Esta establece el precio de ejercicio para las opciones de los empleados y te permite cumplir las normas del IRS.

Contabilidad de SAFE y notas convertibles

Los SAFE (Simple Agreements for Future Equity) y las notas convertibles son instrumentos habituales de recaudación de fondos en las fases iniciales que se convierten en capital más adelante, normalmente durante una ronda con precio. Cada uno de ellos requiere un tratamiento contable específico en tu balance, ya que no son ni deuda pura ni capital hasta su conversión.

Remuneración basada en acciones (ASC 718)

La norma contable para registrar como gasto las concesiones de capital (opciones sobre acciones, unidades de acciones restringidas (RSU) y adjudicaciones similares) otorgadas a los empleados. Exige registrar el coste de ese capital en tus estados financieros, aunque no haya intercambio de efectivo.

QSBS (Sección 1202): la exención de ganancias de capital de 10 M $ que la mayoría de los fundadores no optimizan

Una disposición fiscal que permite a los fundadores y primeros inversores excluir hasta 10 millones de $ (o más, en algunos casos) en ganancias de capital del impuesto federal cuando venden acciones de una startup que cumplen los requisitos y que han mantenido durante más de cinco años. Es uno de los beneficios fiscales más infrautilizados que tienen a su disposición los titulares de capital de una startup.

Impuesto de franquicia de Delaware

Un impuesto anual que deben pagar las empresas constituidas en Delaware, el cual se calcula mediante uno de los dos métodos que pueden dar lugar a importes a pagar muy diferentes. Muchas startups pagan de más por el simple hecho de no elegir el método de cálculo más favorable.

Mantenimiento de la tabla de capitalización

Mantener un registro preciso y actualizado de quién posee qué porcentaje de tu empresa (incluyendo capital, opciones, acuerdos SAFE y notas convertibles). Una tabla de capitalización limpia es esencial para recaudar fondos, conceder opciones y evitar costosos problemas de conciliación en caso de salida o adquisición.

Cómo prepararse para la diligencia debida de los inversores

Los fundadores que superan con facilidad la diligencia debida son aquellos cuyas cifras son coherentes y explicables.

Qué debes tener a mano antes de que nadie pregunte

• Datos financieros históricos: el equivalente a tres años o todo tu historial operativo si tienes menos antigüedad
  
• Una tabla de capitalización actual que muestre cada concesión de opciones, ejercicio y valor en circulación
  
• Ingresos segmentados por cliente y por cohorte, no solo una cifra general
  
• Un cálculo activo del ritmo de gasto con la operación matemática del margen de maniobra adjunta
  
• Todas las declaraciones de impuestos que has presentado desde la constitución
  
• Copias firmadas de contratos y compromisos que afecten sustancialmente a la empresa
  
• Calendarios de vencimiento de lo que los clientes te deben y de lo que debes a los proveedores
  
• Un año completo de extractos bancarios
  

El salto de unos libros organizados a unos libros listos para auditorías

Estar organizado no es lo mismo que estar listo para una auditoría. Ese es un nivel específico, y alcanzarlo suele implicar lo siguiente:

• Pasar de la contabilidad de caja a la contabilidad de ejercicio, si aún no se ha producido esa transición
  
• Poner por escrito tus políticas contables en lugar de confiar en la memoria institucional
  
• Establecer controles básicos, como exigir la aprobación de los gastos y mantener a la persona que aprueba una transacción separada de la que la inicia
  
• Cerrar los libros con una cadencia mensual fija, siguiendo los mismos pasos documentados cada vez
  
• Mantener un control estricto de la documentación del capital (cada valoración 409A, cada concesión, cada ejercicio) archivada y actualizada
  
• Vincular cada cuenta a la documentación de origen todos los meses, no solo echando un vistazo a los totales
  

Cómo puede ayudar Stripe Revenue Recognition

Revenue Recognition ayuda a optimizar la contabilidad de ejercicio (lo que incluye las auditorías, el cierre de fin de mes, la creación de informes y más) para que puedas cerrar tus libros con mayor eficiencia y precisión. Automatiza y configura informes de ingresos para ayudar a respaldar el cumplimiento de la normativa ASC 606 y NIIF 15.

Con Revenue Recognition…

• Obtén una visión más completa de tus ingresos: en el Dashboard de Stripe, consulta todas tus transacciones y condiciones de Stripe, e importa datos que no sean de Stripe.

• Automatiza los informes de ingresos: genera informes contables que están listos para usar, sin necesidad de recursos de ingeniería.

• Personaliza para tu empresa: crea y automatiza reglas personalizadas para reconocer ingresos, en consonancia con las prácticas contables de tu empresa.

• Audita en tiempo real: prepárate para las auditorías rastreando cualquier importe de ingresos hasta los clientes y las transacciones subyacentes.

Obtén más información sobre cómo Revenue Recognition puede ayudarte a cumplir con los principios contables globales, o empieza hoy mismo.

Preguntas frecuentes sobre la contabilidad para startups