Au cours des premières étapes imprévisibles d’une entreprise, la comptabilité peut aider les jeunes entreprises à gagner en clarté financière. En suivant attentivement les revenus, les dépenses, les actifs et les passifs, les jeunes entreprises peuvent prendre des décisions intelligentes en matière de croissance et d’investissements. En tenant des registres financiers détaillés et précis, les jeunes entreprises peuvent montrer aux investisseurs potentiels qu’elles sont fiables et qu’elles ont un fort potentiel de croissance. Une bonne comptabilité facilite également la gestion des flux de trésorerie et garantit que les jeunes entreprises se conforment aux réglementations financières et aux lois fiscales, ce qui leur permet d’éviter les pénalités et les problèmes juridiques.

Les problèmes de trésorerie sont l’une des principales raisons pour lesquelles près de la moitié des jeunes entreprises échouent au cours des cinq premières années, ce qui souligne l’importance de processus comptables précis. En fin de compte, la comptabilité est un outil stratégique qui soutient la durabilité et la croissance, en fournissant des informations qui orientent les jeunes entreprises vers le succès. Ci-dessous, nous vous expliquerons les bases de la comptabilité, comment démarrer la comptabilité d’une nouvelle entreprise, les logiciels de comptabilité et les coûts comptables.

Que contient cet article?

• Les bases de la comptabilité que chaque jeune entreprise devrait suivre
  
• Les jeunes entreprises ont-elles besoin de comptables?
  
• Comment démarrer la comptabilité d’une nouvelle entreprise
  
• Logiciel de comptabilité pour les jeunes entreprises
  
• Coûts comptables pour les jeunes entreprises
  

Les bases de la comptabilité que chaque jeune entreprise devrait suivre

Chaque jeune entreprise devrait suivre les bases comptables suivantes :

• Relevés bancaires et de carte de crédit : Rapprochez régulièrement ces relevés afin de détecter d’éventuelles erreurs ou divergences.

• Bénéfice et dépenses : Faites le suivi de toutes les entrées d’argent (p. ex., ventes, investissements) et de toutes les sorties d’argent (p. ex., loyers, salaires, fournitures).

• Factures et reçus : Conservez une trace de toutes les factures que vous envoyez et de tous les reçus que vous recevez.

• Livres de paie : Si vous avez des employés, faites le suivi de leurs salaires, de leurs impôts et de tout autre avantage que vous fournissez.

• Actif et passif : Tenez une liste de tout ce que votre jeune entreprise possède (actifs) et de tout ce qu’elle doit (passifs). Cela vous donnera un aperçu de votre situation financière globale.

Les jeunes entreprises ont-elles besoin de comptables?

Un comptable peut offrir des avantages majeurs aux jeunes entreprises. Bien que certains fondateurs puissent s’occuper de tâches comptables de base au début, les comptables professionnels apportent un haut niveau d’expertise et d’efficacité, surtout à mesure que l’entreprise se développe. Voici quelques raisons pour lesquelles les jeunes entreprises peuvent trouver les comptables utiles.

• Expertise financière : Les comptables possèdent des connaissances spécialisées en gestion financière, en lois fiscales et en exigences réglementaires. Ils peuvent fournir des idées et des conseils qui vont au-delà de la comptabilité de base.

• Gain de temps : La gestion d’une jeune entreprise demande beaucoup de temps et d’énergie. En externalisant les tâches comptables, les fondateurs peuvent se concentrer sur les activités principales de l’entreprise telles que le développement de produits, le marketing et l’engagement client.

• Exactitude et conformité : Les comptables veillent à ce que les registres financiers soient exacts et conformes à toutes les lois et réglementations pertinentes. Cela réduit le risque d’erreurs qui pourraient entraîner des pénalités financières ou des problèmes juridiques.

• Optimisation fiscale : Les comptables connaissent bien les lois fiscales et peuvent identifier les possibilités d’économies d’impôt. Ils peuvent également veiller à ce que les entreprises s’acquittent rapidement de toutes leurs obligations fiscales, évitant ainsi les pénalités en cas de déclarations tardives ou incorrectes.

• Planification et stratégie financières : Les comptables peuvent vous aider à planifier vos finances, à établir votre budget et à établir vos prévisions. Ils aident les jeunes entreprises à se fixer des objectifs financiers réalistes et à développer des stratégies pour les atteindre.

• Relations avec les investisseurs : Des états financiers précis et préparés de manière professionnelle aident à attirer et à fidéliser les investisseurs. Les comptables peuvent préparer les documents et les rapports nécessaires pour démontrer la santé financière et le potentiel de croissance d’une jeune entreprise.

• Contrôles internes et prévention de la fraude : Les comptables peuvent mettre en place des contrôles internes qui protègent les actifs des jeunes entreprises et réduisent le risque de fraude. Ceci est d’autant plus important alors que l’entreprise se développe et que les transactions financières deviennent de plus en plus complexes.

• Évolutivité : Au fur et à mesure qu’une jeune entreprise se développe, ses opérations financières deviennent plus complexes. Les comptables peuvent aider à gérer cette croissance en mettant en place des systèmes et des processus comptables évolutifs qui s’adaptent aux besoins changeants de l’entreprise.

• Évaluation de l’entreprise et stratégie de sortie : Pour les entreprises en démarrage qui envisagent de vendre, de fusionner ou d’entrer en bourse, les comptables fournissent des services précieux en matière d’évaluation d’entreprise et de préparation aux processus de diligence raisonnable.

Comment démarrer la comptabilité d’une nouvelle entreprise

Suivez ces étapes pour démarrer vos processus comptables pour une nouvelle entreprise.

• Séparer les finances de l’entreprise et les finances personnelles : Ouvrez un compte bancaire distinct et une carte de crédit spécifiquement pour vos transactions commerciales. Il est ainsi beaucoup plus facile de faire le suivi des revenus et des dépenses, et cela simplifie la préparation des déclarations de revenus.

• Choisir un mode de comptabilité : Vous avez le choix entre la comptabilité de trésorerie, qui enregistre les revenus lorsqu’ils sont reçus et les dépenses lorsqu’elles sont payées, ou la comptabilité d’exercice, qui enregistre les revenus lorsqu’ils sont gagnés et les dépenses lorsqu’elles sont engagées. La comptabilité de trésorerie est plus simple, mais elle ne donne pas une image aussi précise des finances d’une entreprise que la comptabilité d’exercice.

• Mettre en place un plan comptable : Créez une liste de catégories pour vos revenus et dépenses, par exemple « Ventes », « Loyer » ou « Salaires ». Cela vous permet d’organiser vos données financières et de générer des rapports.

• Suivre les revenus et les dépenses : Enregistrez chaque transaction, aussi petite soit-elle. Utilisez un logiciel de comptabilité ou une feuille de calcul pour tout organiser. Assurez-vous de catégoriser correctement chaque transaction dans votre plan comptable.

• Rapprocher les relevés bancaires : Comparez régulièrement vos relevés bancaires à vos registres comptables pour détecter d’éventuelles erreurs et vous assurer que tout est cohérent.

• Préparer les états financiers : Les états financiers de base suivants constituent une partie importante de la comptabilité de toute entreprise.

  • Compte de résultat : Celui-ci montre vos revenus et vos dépenses sur une période spécifique, révélant vos profits ou pertes.
    
  • Bilan : Il s’agit de montrer vos actifs, vos passifs et vos capitaux propres à un moment précis, ce qui donne un aperçu de votre situation financière.
    
  • État des flux de trésorerie : Il s’agit d’afficher les flux d’argent entrant et sortant de votre entreprise, ainsi que le suivi de vos liquidités.
    

Logiciel de comptabilité pour les jeunes entreprises

Un logiciel de comptabilité peut être un excellent moyen pour une jeune entreprise d’améliorer sa comptabilité. Ce logiciel automatise des tâches telles que la facturation, le suivi des dépenses et les déclarations fiscales, ce qui permet de laisser un temps précieux à consacrer à d’autres priorités. Il réduit le risque d’erreur humaine dans les calculs et la saisie des données et permet d’organiser et d’accéder aux données financières en un seul endroit. Il génère également des rapports et des tableaux de bord qui peuvent vous aider à comprendre votre performance financière et à prendre des décisions éclairées.

Voici quelques options de logiciels comptables populaires pour les jeunes entreprises.

• QuickBooks Online : QuickBooks est convivial, complet et s’intègre à de nombreux autres systèmes d’entreprise. C’est une solution efficace pour la plupart des jeunes entreprises.

• Xero : Xero est connu pour son interface épurée et ses fonctionnalités complètes. C’est une bonne option pour les jeunes entreprises qui souhaitent une expérience plus moderne et intuitive.

• Zoho Books : Zoho Books est une option économique qui offre tout de même des fonctionnalités comptables clés. C’est un bon choix pour les jeunes entreprises en phase de démarrage avec des ressources limitées.

• FreshBooks : FreshBooks s’adresse aux pigistes et aux petites entreprises. Ses points forts sont la facturation et le suivi des dépenses.

• Wave : Wave est une option gratuite avec des fonctionnalités comptables de base. C’est un bon point de départ pour les jeunes entreprises à un stade très précoce avec un minimum de transactions.

Tenez compte des facteurs suivants pour déterminer quel logiciel convient le mieux à votre jeune entreprise.

• Besoins de l’entreprise : De quelles fonctionnalités avez-vous besoin? Par exemple, avez-vous besoin de facturation, de suivi des dépenses, de gestion des stocks ou de comptabilité de projet? Faites une liste de vos incontournables et de ce que vous aimeriez avoir.

• Budget : Les prix des logiciels de comptabilité varient considérablement. Déterminez combien vous êtes prêt à dépenser et recherchez des options qui correspondent à votre budget.

• Convivialité : Choisissez un logiciel facile à utiliser pour vous et votre équipe. Une interface conviviale vous fera gagner du temps et vous évitera des frustrations.

• Intégrations : Le logiciel s’intègre-t-il à d’autres systèmes que vous utilisez, tels que votre institution financière, votre prestataire de services de paiement ou votre système de gestion de la relation client (GRC)?

• Évolutivité : Le logiciel évoluera-t-il avec votre entreprise? Choisissez une solution capable de répondre à vos besoins au fur et à mesure que votre entreprise se développe.

• Service à la clientèle : Recherchez un logiciel avec un service à la clientèle réactif au cas où vous rencontreriez des problèmes.

Coûts comptables pour les jeunes entreprises

Les coûts comptables pour les jeunes entreprises varient considérablement en fonction de plusieurs facteurs, notamment la taille et la complexité de l’entreprise, la méthode comptable choisie (à faire soi-même, externalisation ou embauche d’un comptable interne), l’étape de l’entreprise et les besoins comptables spécifiques.

Si vous avez une petite entreprise et des finances simples, envisagez de gérer votre propre comptabilité au début, car c’est généralement l’option la plus rentable. De nombreux cours et ressources en ligne gratuits peuvent vous aider à apprendre les bases de la comptabilité, et investir dans un bon logiciel de comptabilité peut automatiser les tâches et vous faire économiser de l’argent sur les services de tenue de livres à long terme. Si vous souhaitez travailler avec des experts, négociez avec des comptables et des aides-comptables pour obtenir les meilleurs taux possible.

Voici une répartition des coûts prévus en fonction de votre approche comptable.

Comptabilité à faire soi-même

• Logiciel de comptabilité : C’est souvent la plus grosse dépense pour les jeunes entreprises qui font leur propre comptabilité. Les prix peuvent aller de la gratuité (pour les plans de base) à des centaines de dollars par mois pour des fonctionnalités plus avancées.

• Formation et ressources : Vous devrez peut-être investir dans des cours, des livres ou des webinaires en ligne pour apprendre les bases de la comptabilité. Ces coûts varient en fonction des ressources que vous choisissez.

Comptabilité externalisée

• Services de tenue de livres : Ceux-ci varient généralement de 100 $ à 500 $ par mois, selon le nombre de transactions et la complexité de vos livres.

• Services comptables : Pour des tâches plus avancées telles que la préparation des états financiers, les déclarations fiscales et les services de conseil, attendez-vous à payer entre 500 $ et plusieurs milliers de dollars par mois.

• Services de directeur financier virtuel : Pour des conseils financiers stratégiques et une aide à la prise de décision de haut niveau, un directeur financier virtuel peut coûter entre 1 000 $ et 5 000 $ par mois.

Comptable interne

• Salaire : Les salaires varient en fonction de l’expérience, de l’emplacement et de la taille de l’entreprise.

• Avantages sociaux : Vous devrez également tenir compte du coût des avantages sociaux tels que l’assurance maladie, les cotisations de retraite et les congés payés.

• Frais généraux : Les coûts supplémentaires peuvent inclure l’espace de bureau, l’équipement et les logiciels.

Coûts supplémentaires

• Préparation des déclarations fiscales : Si vous n’êtes pas à l’aise pour produire vos propres déclarations de revenus, vous devrez retenir les services d’un fiscaliste. Les coûts varient en fonction de la complexité de votre situation fiscale.

• Honoraires d’audit : Si votre jeune entreprise atteint une certaine taille ou reçoit un financement, vous devrez peut-être vous soumettre à un audit, qui s’accompagne des frais associés.

• Honoraires de consultation : Si vous avez besoin de conseils financiers spécialisés, vous devrez peut-être faire appel à un consultant pour des projets spécifiques.