Pendant les premiers stades imprévisibles d'une entreprise, la comptabilité peut aider les jeunes entreprises à obtenir une clarté financière. En suivant de près les bénéfices, les dépenses, l'actif et le passif, et en tenant des dossiers financiers détaillés et précis, les jeunes entreprises peuvent prendre des décisions judicieuses concernant la croissance et les investissements tout en montrant aux investisseurs potentiels que la jeune entreprise est fiable et possède un fort potentiel de croissance. Une bonne comptabilité aide également à gérer les flux de trésorerie et garantit que les jeunes entreprises se conforment aux réglementations financières et aux lois fiscales, ce qui les aide à éviter des pénalités et des problèmes juridiques.

Les problèmes de flux de trésorerie sont l'une des principales raisons pour lesquelles près de la moitié des jeunes entreprises échouent au cours des cinq premières années, ce qui souligne l'importance de processus comptables précis. En fin de compte, la comptabilité est un outil stratégique qui soutient la durabilité et la croissance, fournissant des informations qui orientent les jeunes entreprises vers le succès. Ci-dessous, nous expliquerons les bases de la comptabilité, comment commencer la comptabilité pour une nouvelle entreprise, les logiciels de comptabilité et les coûts de comptabilité.

Que contient cet article?

• Comment commencer la comptabilité pour une nouvelle entreprise
  
• Les jeunes entreprises ont-elles besoin de comptables ?
  
• 5 approches comptables pour les jeunes entreprises
  
• Ce qu'il faut rechercher dans un service de comptabilité pour jeune entreprise
  
• Les bases de la comptabilité que toute jeune entreprise devrait suivre
  
• Logiciels de comptabilité pour jeunes entreprises
  
• Comment vos besoins comptables changent selon le stade
  
• Sujets comptables spécifiques aux jeunes entreprises pour les fondateurs
  
• Se préparer à la vérification préalable des investisseurs
  
• Stripe Revenue Recognition est là pour vous aider
  
• FAQ sur la comptabilité des jeunes entreprises
  

Comment démarrer la comptabilité d’une nouvelle entreprise

Suivez ces étapes pour démarrer les processus comptables d'une nouvelle entreprise.

• Séparer les finances professionnelles et personnelles : Ouvrez un compte bancaire distinct et une carte de crédit spécifiquement pour vos transactions commerciales. Cela facilite grandement le suivi des bénéfices et des dépenses, et simplifie la préparation des impôts.

• Choisir une méthode comptable : Choisissez entre la comptabilité de trésorerie, qui enregistre les bénéfices lorsqu'ils sont reçus et les dépenses lorsqu'elles sont payées, et la comptabilité d'exercice, qui enregistre les bénéfices lorsqu'ils sont gagnés et les dépenses lorsqu'elles sont engagées. La comptabilité de trésorerie est plus simple, mais elle ne donne pas une image aussi précise des finances d'une entreprise que la comptabilité d'exercice.

• Configurer un plan comptable : Créez une liste de catégories pour vos bénéfices et vos dépenses, telles que « Ventes », « Loyer » ou « Salaires ». Cela permet d'organiser vos données financières et de générer des rapports.

• Suivre les bénéfices et les dépenses : Enregistrez chaque transaction, aussi petite soit-elle. Utilisez un logiciel comptable ou une feuille de calcul pour maintenir une bonne organisation. Assurez-vous de classer correctement chaque transaction dans votre plan comptable.

• Rapprocher les relevés bancaires : Comparez régulièrement vos relevés bancaires à vos registres comptables pour détecter d'éventuelles erreurs et vous assurer que tout concorde.

• Préparer les états financiers : Les états financiers de base suivants constituent une part importante de la comptabilité de toute entreprise.

• État des résultats : Celui-ci présente vos bénéfices et vos dépenses sur une période donnée, révélant ainsi votre profit ou votre perte.

• Bilan : Celui-ci vous donne un aperçu de votre situation financière en présentant vos actifs, vos passifs et vos capitaux propres à un moment précis.

• Tableau des flux de trésorerie : Celui-ci montre les entrées et sorties d'argent comptant de votre entreprise, permettant de suivre vos liquidités.

Les jeunes entreprises ont-elles besoin de comptables?

Un comptable peut offrir des avantages majeurs aux jeunes entreprises. Bien que certains fondateurs puissent gérer les tâches comptables de base au début, les comptables professionnels apportent un niveau élevé d'expertise et d'efficacité, surtout à mesure que l'entreprise croît. Voici quelques raisons pour lesquelles les jeunes entreprises pourraient trouver les comptables utiles.

• Expertise financière : Les comptables possèdent des connaissances spécialisées en gestion financière, en législation fiscale et en exigences réglementaires. Ils peuvent fournir des informations et des conseils qui vont au-delà de la simple tenue de livres.

• Gain de temps : La gestion d'une jeune entreprise demande beaucoup de temps et d'énergie. En sous-traitant les tâches comptables, les fondateurs peuvent se concentrer sur les activités principales de l'entreprise, comme le développement de produits, le marketing et l'engagement des clients.

• Précision et conformité : Les comptables s'assurent que les dossiers financiers sont précis et se conforment à toutes les lois et réglementations pertinentes. Cela réduit le risque d'erreurs pouvant entraîner des pénalités financières ou des problèmes juridiques.

• Optimisation fiscale : Les comptables connaissent bien les lois fiscales et peuvent repérer des occasions de réaliser des économies d'impôt. Ils peuvent également s'assurer que les entreprises respectent toutes leurs obligations fiscales rapidement, évitant ainsi les pénalités pour des déclarations tardives ou incorrectes.

• Planification et stratégie financières : Les comptables peuvent aider à la planification financière, à l'établissement de budgets et aux prévisions. Ils aident les jeunes entreprises à fixer des objectifs financiers réalistes et à élaborer des stratégies pour les atteindre.

• Relations avec les investisseurs : Des états financiers précis et préparés par des professionnels aident à attirer et à fidéliser les investisseurs. Les comptables peuvent préparer les documents et les rapports nécessaires pour démontrer la santé financière et le potentiel de croissance d'une jeune entreprise.

• Contrôles internes et prévention de la fraude : Les comptables peuvent établir des contrôles internes qui protègent les actifs de la jeune entreprise et réduisent le risque de fraude. Cela est particulièrement important à mesure que l'entreprise croît et que les transactions financières deviennent plus complexes.

• Évolutivité : À mesure qu'une jeune entreprise croît, ses opérations financières deviennent plus complexes. Les comptables peuvent aider à gérer cette croissance en mettant en place des systèmes et des processus comptables évolutifs qui s'adaptent aux besoins changeants de l'entreprise.

• Évaluation de l'entreprise et stratégie de sortie : Pour les jeunes entreprises qui envisagent de vendre, de fusionner ou d'entrer en bourse, les comptables fournissent des services précieux pour l'évaluation de l'entreprise et la préparation aux processus de vérification préalable.

5 approches comptables pour les jeunes entreprises

Les jeunes entreprises peuvent choisir parmi plusieurs approches comptables, chacune présentant des compromis différents en matière de coûts, d'expertise et d'évolutivité.

1. Comptabilité autonome gérée par le fondateur

Les fondateurs gèrent leurs propres livres à l'aide de feuilles de calcul ou de logiciels d'entrée de gamme. Il s'agit généralement de l'option la plus rentable pour les petites entreprises ayant des finances simples, bien qu'elle nécessite d'investir du temps pour apprendre les bases de la comptabilité grâce à des cours ou des ressources en ligne gratuits. Les coûts des logiciels vont d'offres de base gratuites à quelques centaines de dollars par mois.

2. Teneur de livres à temps partiel

Un teneur de livres à temps partiel ou autonome gère l'enregistrement et le rapprochement des transactions au quotidien sans le coût d'une embauche à temps plein. Les services de tenue de livres coûtent généralement entre 100 $ et 500 $ par mois selon le volume et la complexité des transactions, ce qui en fait une option de compromis lorsqu'une jeune entreprise dépasse les limites des méthodes autonomes.

3. Cabinet comptable externalisé (spécialiste des jeunes entreprises)

Les cabinets qui se spécialisent dans les jeunes entreprises offrent des services groupés tels que la préparation des états financiers, les déclarations d'impôts et le soutien consultatif. Les coûts varient de 500 $ à plusieurs milliers de dollars par mois selon le niveau de service, et certains cabinets proposent également des services de directeur financier virtuel (1 000 $ à 5 000 $ par mois) pour des conseils financiers stratégiques. Cette option apporte une expertise professionnelle sans les frais généraux d'une embauche à l'interne.

4. Logiciel de comptabilité par IA

Les plateformes propulsées par l'IA automatisent la catégorisation, le rapprochement, la facturation et les rapports, ce qui réduit le travail manuel de tenue de livres et l'erreur humaine. Ces outils peuvent réduire considérablement les coûts de main-d'œuvre continus, bien que les prix varient selon l'ensemble de fonctionnalités, et les jeunes entreprises devraient tout de même prévoir un budget pour la vérification professionnelle occasionnelle des rapports générés par l'IA, en particulier pendant la période des impôts.

5. Hybride (logiciel + directeur financier à temps partiel)

Cette approche associe un logiciel de comptabilité pour la gestion quotidienne des transactions à un directeur financier externe ou à temps partiel pour la stratégie de haut niveau, les prévisions et les rapports prêts pour les investisseurs. Elle combine la rentabilité de l'automatisation avec des conseils financiers d'experts, ce qui en fait un choix populaire pour les jeunes entreprises en phase de croissance qui ne sont pas prêtes à embaucher un employé des finances à temps plein.

Quelle que soit l'approche que vous choisissez, il vaut la peine de négocier les tarifs avec les comptables ou les teneurs de livres avec lesquels vous travaillez, et de garder à l'esprit les coûts supplémentaires tels que la préparation des déclarations d'impôts, les vérifications et les frais de consultation ponctuels à mesure que votre jeune entreprise se développe.

Ce qu'il faut rechercher dans un service de comptabilité pour jeune entreprise

Si vous décidez de faire appel à un service de comptabilité externalisé, gardez ces facteurs à l'esprit lors de l'évaluation des fournisseurs.

• Expérience avec les jeunes entreprises : Recherchez un cabinet qui travaille spécifiquement avec les jeunes entreprises, et pas seulement avec les petites entreprises en général. Les défis propres aux jeunes entreprises, tels que le suivi du taux d'épuisement du capital, les rapports aux investisseurs et les crédits d'impôt pour la R&D, nécessitent des connaissances spécialisées.

• Étendue des services : Confirmez exactement ce qui est inclus, qu'il s'agisse de la tenue de livres de base, des déclarations de revenus, de la préparation des états financiers ou de services de conseil et de direction financière de haut niveau. Assurez-vous que l'étendue correspond à vos besoins actuels et peut s'élargir au fur et à mesure de votre croissance.

• Transparence de la tarification : Choisissez un fournisseur avec une tarification claire et prévisible plutôt que des taux horaires vagues. Comprenez ce qui déclenche des frais supplémentaires, comme une augmentation du volume de transactions ou des services ajoutés.

• Compatibilité des logiciels : Vérifiez que le service fonctionne avec les logiciels de comptabilité et les outils que vous utilisez déjà, ou qu'il peut vous aider à faire la transition vers une plateforme qui répond à vos besoins.

• Réactivité et communication : Les jeunes entreprises évoluent rapidement, alors recherchez un fournisseur facile à joindre et réactif, en particulier à l'approche des échéances comme la saison des impôts ou la vérification préalable lors de la levée de fonds.

• Évolutivité : Choisissez un fournisseur qui peut se développer avec vous, de la tenue de livres de base à vos débuts à la planification et la production de rapports financiers plus complexes au fur et à mesure que votre jeune entreprise se développe.

• Références et réputation : Demandez des références d'autres jeunes entreprises avec lesquelles ils travaillent, et recherchez des avis ou des études de cas qui témoignent de leur fiabilité et de leur expertise.

Les bases de la comptabilité que chaque jeune entreprise devrait suivre

Chaque jeune entreprise devrait suivre les bases comptables suivantes :

• Relevés bancaires et de cartes de crédit : Rapprochez ces relevés régulièrement pour repérer toute erreur ou divergence.

• Revenus et dépenses : Suivez toutes les rentrées d'argent (p. ex., ventes, investissements) et toutes les sorties d'argent (p. ex., loyer, salaires, fournitures).

• Factures et reçus : Conservez un registre de toutes les factures que vous envoyez et de tous les reçus que vous recevez.

• Dossiers de paie : Si vous avez des employés, faites le suivi de leurs salaires, de leurs impôts et de tout autre avantage que vous offrez.

• Actifs et passifs : Conservez une liste de tout ce que possède votre jeune entreprise (actifs) et de tout ce qu'elle doit (passifs). Cela vous donnera un aperçu de votre situation financière globale.

Indicateurs clés que chaque jeune entreprise devrait suivre

Au-delà de la simple tenue de livres, les jeunes entreprises devraient surveiller ces indicateurs financiers pour évaluer leur santé et guider la prise de décisions :

Taux d'épuisement des liquidités : La quantité d'argent comptant que votre jeune entreprise dépense chaque mois. Ce suivi vous aide à comprendre combien de temps durera votre financement actuel.

Marge de manœuvre financière : Le nombre de mois pendant lesquels votre jeune entreprise peut fonctionner avant de manquer d'argent comptant, en fonction de votre taux d'épuisement des liquidités actuel et de vos réserves d'argent comptant.

Marge brute : Le pourcentage de revenus restants après la soustraction du coût des biens ou services vendus. Cela montre avec quelle efficacité vous générez des revenus.

Revenu récurrent mensuel (RRM) : Pour les jeunes entreprises basées sur l'abonnement, cela permet de suivre les revenus mensuels prévisibles et constitue un indicateur clé de croissance.

Coût d'acquisition client (CAC) : Le coût moyen d'acquisition d'un nouveau client, y compris les dépenses de marketing et de vente. La comparaison de ce coût à la valeur à vie du client aide à évaluer la rentabilité.

Comptes clients et fournisseurs : L'argent qu'on vous doit et l'argent que vous devez à d'autres. La surveillance de ces comptes permet de garder des flux de trésorerie prévisibles et met en évidence les problèmes de recouvrement potentiels.

Logiciel de comptabilité pour les jeunes entreprises

Un logiciel comptable peut être un excellent moyen pour une jeune entreprise d'améliorer sa comptabilité. Ce logiciel automatise des tâches telles que la facturation, le suivi des dépenses et la production de rapports financiers, ce qui libère un temps précieux pour d'autres priorités. Il réduit le risque d'erreur humaine dans les calculs et la saisie des données, et permet de conserver les données financières organisées et accessibles au même endroit. Il génère également des rapports et des tableaux de bord qui peuvent vous aider à comprendre vos performances financières et à prendre des décisions éclairées.

Voici quelques options de logiciels comptables populaires pour les jeunes entreprises.

• QuickBooks Online : QuickBooks est convivial, complet et s'intègre à de nombreux autres systèmes commerciaux. C'est une solution efficace pour la plupart des jeunes entreprises.

• Xero : Xero est réputé pour son interface épurée et ses fonctionnalités complètes. C'est une bonne option pour les jeunes entreprises qui souhaitent une expérience plus moderne et intuitive.

• Zoho Books : Zoho Books est une option économique qui offre tout de même des fonctionnalités comptables clés. C'est un bon choix pour les jeunes entreprises en phase de démarrage disposant de ressources limitées.

• FreshBooks : FreshBooks s'adresse aux travailleurs indépendants et aux petites entreprises. Ses points forts sont la facturation et le suivi des dépenses.

• Wave : Wave est une option gratuite dotée de fonctionnalités comptables de base. C'est un bon point de départ pour les jeunes entreprises en phase de démarrage ayant très peu de transactions.

Tenez compte des facteurs suivants pour déterminer quel logiciel convient le mieux à votre jeune entreprise.

• Besoins de l'entreprise : De quelles fonctionnalités avez-vous besoin? Par exemple, avez-vous besoin de la facturation, du suivi des dépenses, de la gestion des stocks ou de la comptabilité par projet? Dressez une liste de vos éléments indispensables et de vos éléments souhaitables.

• Budget : Les prix des logiciels comptables varient considérablement. Déterminez combien vous souhaitez dépenser et recherchez des options respectant votre budget.

• Facilité d'utilisation : Choisissez un logiciel facile à utiliser pour vous et votre équipe. Une interface conviviale vous fera gagner du temps et vous évitera des frustrations.

• Intégrations : Le logiciel s'intègre-t-il à d'autres systèmes que vous utilisez, comme votre banque, votre prestataire de services de paiement ou votre système de gestion de la relation client (CRM)?

• Évolutivité : Le logiciel croîtra-t-il avec votre entreprise? Choisissez une solution capable de répondre à vos besoins à mesure que votre entreprise se développe.

• Service à la clientèle : Recherchez un logiciel offrant un service à la clientèle réactif au cas où vous rencontreriez des problèmes.

Comment vos besoins comptables peuvent changer selon le stade

Les exigences comptables augmentent avec votre entreprise. Voici ce qui est généralement important à chaque stade :

Quand mettre à niveau votre fonction comptable

La croissance a tendance à imposer une mise à niveau de la comptabilité. L'expansion internationale, les transactions multidevises et les accords de revenus plus complexes dépassent tous ce qu'un teneur de livres généraliste ou un abonnement à un logiciel de base peut gérer.

Le niveau supérieur est généralement un directeur financier à temps partiel, embauché aux alentours de la série A, qui prend en charge la préparation de la collecte de fonds, les rapports pour le conseil d'administration et la modélisation financière, un travail qui va bien au-delà de la tenue des livres à jour. Au fur et à mesure que l'entreprise continue de croître, cela évolue souvent vers une équipe à l'interne, en commençant par un contrôleur ou un comptable principal et en ajoutant des analystes au besoin. Ce changement a tendance à se produire autour de la série B ou une fois que les revenus dépassent environ 10 à 20 millions de dollars, bien que la complexité des transactions soit un meilleur déclencheur qu'un chiffre précis.

Sujets de comptabilité propres aux jeunes entreprises pour les fondateurs

Les jeunes entreprises sont confrontées à des défis comptables que de nombreux autres types de petites entreprises ne rencontrent jamais. Voici une introduction rapide aux termes clés que les fondateurs doivent comprendre.

Crédits d'impôt pour la R&D (article 41)

Un crédit d'impôt fédéral qui compense les coûts liés au développement de produits, à l'ingénierie et au prototypage. C'est l'un des avantages fiscaux les plus précieux que les jeunes entreprises laissent passer – même les entreprises n'ayant pas encore généré de revenus et n'ayant aucune obligation en matière d'impôt sur le revenu peuvent appliquer le crédit à leurs charges sociales, ce qui en fait une véritable remise en argent plutôt qu'une simple déduction.

Comptabilisation des revenus ASC 606 pour les SaaS

La norme ASC 606 (abréviation de Accounting Standards Codification 606) est la norme comptable qui régit le moment et la manière dont vous comptabilisez les revenus, en particulier pour les abonnements et les contrats pluriannuels. Au lieu de comptabiliser les revenus lorsque l'argent comptant est reçu, la norme ASC 606 exige de les comptabiliser au fur et à mesure que vous fournissez le service – une distinction cruciale pour les entreprises de SaaS avec des revenus reportés ou récurrents.

Évaluations 409A – l'exigence annuelle pour les jeunes entreprises émettant des options d'achat d'actions

Une évaluation indépendante de la juste valeur marchande de votre entreprise, requise annuellement (ou après des événements de financement majeurs) pour toute jeune entreprise émettant des options d'achat d'actions. Elle fixe le prix d'exercice des options du personnel et vous permet de vous conformer aux règles de l'IRS.

Comptabilité des SAFE et des billets convertibles

Les SAFE (Simple Agreements for Future Equity) et les billets convertibles sont des instruments de levée de fonds de démarrage courants qui se convertissent en capitaux propres à une date ultérieure, généralement lors d'un cycle de financement valorisé. Chacun nécessite un traitement comptable spécifique dans votre bilan, puisqu'ils ne constituent ni une dette pure ni des capitaux propres avant leur conversion.

Rémunération fondée sur des actions (ASC 718)

La norme comptable pour la comptabilisation en charges des attributions de capitaux propres – options d'achat d'actions, unités d'actions restreintes (RSU) et autres attributions similaires – accordées au personnel. Elle exige l'enregistrement du coût de ces capitaux propres dans vos états financiers, même si aucun argent comptant ne change de mains.

QSBS (article 1202) – l'exclusion des gains en capital de 10 M$ que la plupart des fondateurs n'optimisent pas

Une disposition fiscale permettant aux fondateurs et aux premiers investisseurs d'exclure jusqu'à 10 millions de dollars (ou plus, dans certains cas) de gains en capital de l'impôt fédéral lorsqu'ils vendent des actions admissibles d'une jeune entreprise détenues pendant plus de cinq ans. C'est l'un des avantages fiscaux les plus sous-utilisés offerts aux détenteurs de capitaux propres de jeunes entreprises.

Taxe de franchise du Delaware

Une taxe annuelle due par les entreprises constituées au Delaware, calculée à l'aide de l'une des deux méthodes pouvant produire des factures extrêmement différentes. De nombreuses jeunes entreprises paient trop cher simplement en ne choisissant pas la méthode de calcul la plus avantageuse.

Tenue de la table de capitalisation

Conserver un registre précis et à jour des personnes détenant tel ou tel pourcentage de votre entreprise – y compris les capitaux propres, les options, les SAFE et les billets convertibles. Une table de capitalisation claire est essentielle pour les levées de fonds, les attributions d'options et pour éviter des problèmes de rapprochement coûteux lors d'une sortie ou d'une acquisition.

Préparation à la vérification préalable par les investisseurs

Les fondateurs qui passent facilement au travers de la vérification préalable sont ceux dont les chiffres sont cohérents et explicables.

Ce que vous devriez avoir sous la main avant même qu'on vous le demande

• Les données financières historiques – trois années de données, ou l'historique d'exploitation complet si votre entreprise est plus récente
  
• Une table de capitalisation à jour indiquant chaque octroi et exercice d'options, ainsi que les titres en circulation
  
• Les revenus segmentés par client et par cohorte, et pas seulement un chiffre global
  
• Un calcul en temps réel du taux d'épuisement des liquidités accompagné du calcul de la marge de manœuvre financière
  
• Toutes les déclarations de revenus que vous avez produites depuis la constitution de l'entreprise
  
• Des copies signées des contrats et des engagements qui ont une incidence importante sur l'entreprise
  
• Les rapports d'ancienneté concernant ce que les clients vous doivent et ce que vous devez aux fournisseurs
  
• Une année complète de relevés bancaires
  

Le passage de registres organisés à des registres prêts pour la vérification

Être organisé n'est pas la même chose qu'être prêt pour une vérification. Il s'agit d'une exigence précise, et pour l'atteindre, il faut généralement :

• Passer de la comptabilité de caisse à la comptabilité d'exercice, si cette transition n'a pas encore eu lieu
  
• Mettre vos politiques comptables par écrit au lieu de vous fier à la mémoire institutionnelle
  
• Mettre en place des contrôles de base, comme exiger une approbation pour les dépenses et séparer la personne qui approuve une transaction de celle qui la lance
  
• Clôturer les comptes à une fréquence mensuelle fixe, en suivant les mêmes étapes documentées chaque fois
  
• Garder les documents relatifs aux capitaux propres en ordre – chaque évaluation 409A, chaque octroi et chaque exercice doivent être archivés et à jour
  
• Rapprocher chaque compte de la documentation source tous les mois, au lieu de se contenter d'examiner les totaux à l'œil nu
  

Stripe Revenue Recognition est là pour vous aider

Revenue Recognition aide à rationaliser la comptabilité d'exercice – y compris les audits, la clôture de fin de mois, la production de rapports, et plus encore – afin que vous puissiez clore vos livres avec plus d'efficacité et de précision. Il automatise et configure les rapports de revenus pour aider à soutenir la conformité avec l'ASC 606 et l'IFRS 15.

Revenue Recognition peut vous aider à :

• Obtenez une vue plus complète de vos revenus : dans le Dashboard Stripe, consultez l'ensemble de vos transactions et conditions Stripe, et importez des données non liées à Stripe.

• Automatisez les rapports de revenus : générez des rapports comptables prêts à être utilisés – sans ressources d'ingénierie.

• Personnalisez pour votre entreprise : créez et automatisez des règles personnalisées pour comptabiliser les revenus, conformément aux pratiques comptables de votre entreprise.

• Auditez en temps réel : préparez-vous aux audits en traçant tout montant de revenus jusqu'aux clients et transactions sous-jacents.

Apprenez-en plus sur la façon dont Revenue Recognition peut vous aider à vous conformer aux principes comptables mondiaux, ou commencez dès aujourd'hui.

FAQ sur la comptabilité des jeunes entreprises