Pendant les premières phases imprévisibles d'une entreprise, la comptabilité permet aux startups de gagner en clarté financière. En effectuant un suivi minutieux du bénéfice, des dépenses, de l'actif et du passif, et en tenant des registres financiers détaillés et précis, les startups peuvent prendre des décisions judicieuses en matière de croissance et d'investissements, tout en montrant aux investisseurs potentiels qu'elles sont fiables et présentent un fort potentiel de croissance. Une bonne comptabilité permet également de gérer les flux de trésorerie et de s'assurer que les startups se conforment aux réglementations financières et aux lois fiscales, afin de leur éviter des pénalités et des problèmes juridiques.

Les problèmes de trésorerie sont l'une des principales raisons pour lesquelles près de la moitié des startups échouent au cours des cinq premières années, ce qui souligne l'importance de processus comptables précis. En fin de compte, la comptabilité est un outil stratégique qui soutient la viabilité et la croissance, en fournissant des informations qui guident les startups vers le succès. Nous expliquons ci-dessous les bases de la comptabilité, comment démarrer la comptabilité d'une nouvelle entreprise, ainsi que les logiciels et les coûts comptables.

Sommaire

• comment démarrer la comptabilité d'une nouvelle entreprise ;
  
• la nécessité pour les startups de faire appel à un comptable ;
  
• 5 approches comptables pour les startups ;
  
• les critères de choix d'un service comptable pour startups ;
  
• les bases de la comptabilité que toute startup doit suivre ;
  
• les logiciels de comptabilité pour les startups ;
  
• l'évolution des besoins comptables selon le stade de développement ;
  
• les sujets comptables spécifiques aux startups pour les fondateurs ;
  
• la préparation au devoir de vigilance des investisseurs ;
  
• Comment Stripe Revenue Recognition peut vous aider
  
• la FAQ sur la comptabilité des startups.
  

Comment démarrer la comptabilité d’une nouvelle entreprise

Suivez ces étapes pour lancer les processus comptables d'une nouvelle entreprise.

• séparez les finances professionnelles et personnelles : ouvrez un compte bancaire distinct et une carte bancaire spécifiquement pour vos transactions professionnelles ; cela facilite grandement le suivi des bénéfices et des dépenses, et simplifie la préparation des impôts ;

• choisissez une méthode comptable : choisissez entre la comptabilité de trésorerie, qui enregistre les bénéfices lorsqu'ils sont reçus et les dépenses lorsqu'elles sont payées, et la comptabilité d'exercice, qui enregistre les bénéfices lorsqu'ils sont gagnés et les dépenses lorsqu'elles sont engagées ; la comptabilité de trésorerie est plus simple, mais elle ne donne pas une image aussi précise des finances d'une entreprise que la comptabilité d'exercice ;

• configurez un plan comptable : créez une liste de catégories pour vos bénéfices et vos dépenses, telles que « Ventes », « Loyer » ou « Salaires » ; cela permet d'organiser vos données financières et de générer des rapports ;

• suivez les bénéfices et les dépenses : enregistrez chaque transaction, même la plus petite ; utilisez un logiciel de comptabilité ou un tableur pour une meilleure organisation ; veillez à classer correctement chaque transaction dans votre plan comptable ;

• rapprochez les relevés bancaires : comparez régulièrement vos relevés bancaires à vos documents comptables pour repérer d'éventuelles erreurs et vous assurer que tout correspond ;

• préparez les états financiers : les états financiers de base suivants constituent une part importante de la comptabilité de toute entreprise.

• compte de résultat : il indique vos bénéfices et vos dépenses sur une période donnée, et révèle votre bénéfice ou votre perte ;

• bilan : il vous donne un aperçu de votre situation financière en présentant vos actifs, vos passifs et vos capitaux propres à un moment précis ;

• tableau des flux de trésorerie : il indique les entrées et les sorties de liquidités de votre entreprise, et permet de suivre vos liquidités.

Les start-up ont-elles besoin de comptables ?

Un comptable présente des avantages majeurs pour les startups. Si certains fondateurs gèrent d'abord eux-mêmes la comptabilité de base, les professionnels apportent une expertise et une efficacité précieuses, en particulier lorsque l'entreprise se développe. Voici quelques raisons pour lesquelles un comptable s'avère utile pour les startups.

• Expertise financière : les comptables possèdent des connaissances spécialisées en gestion financière, en droit fiscal et en exigences réglementaires. Ils peuvent fournir des informations et des conseils qui vont au-delà de la simple tenue de livres.

• Gain de temps : la gestion d'une startup demande beaucoup de temps et d'énergie. L'externalisation des tâches comptables permet aux fondateurs de se concentrer sur les activités principales de l'entreprise, telles que le développement de produits, le marketing et l'engagement client.

• Précision et conformité : les comptables s'assurent que les dossiers financiers sont précis et conformes à l'ensemble des lois et réglementations en vigueur. Cela réduit le risque d'erreurs susceptibles d'entraîner des sanctions financières ou des problèmes juridiques.

• Optimisation fiscale : les comptables connaissent bien la législation fiscale et peuvent identifier des opportunités d'économies d'impôts. Ils veillent également à ce que les entreprises respectent toutes leurs obligations fiscales dans les délais, évitant ainsi les pénalités pour déclarations tardives ou incorrectes.

• Planification et stratégie financières : les comptables peuvent vous assister dans la planification financière, l'élaboration de budgets et les prévisions. Ils aident les startups à fixer des objectifs financiers réalistes et à élaborer des stratégies pour les atteindre.

• Relations avec les investisseurs : des états financiers précis et préparés par des professionnels contribuent à attirer et à fidéliser les investisseurs. Les comptables peuvent préparer les documents et rapports nécessaires pour démontrer la santé financière et le potentiel de croissance d'une startup.

• Contrôles internes et prévention de la fraude : les comptables peuvent mettre en place des contrôles internes qui protègent les actifs de la startup et réduisent le risque de fraude. Cela s'avère particulièrement important à mesure que l'entreprise se développe et que les transactions financières se complexifient.

• Évolutivité : à mesure qu'une startup se développe, ses opérations financières se complexifient. Les comptables permettent de gérer cette croissance en mettant en place des systèmes et des processus comptables évolutifs qui s'adaptent aux besoins changeants de l'entreprise.

• Évaluation d'entreprise et stratégie de sortie : pour les startups envisageant une vente, une fusion ou une introduction en bourse, les comptables fournissent des services précieux pour l'évaluation de l'entreprise et la préparation aux processus de devoir de vigilance.

5 approches comptables pour les startups

Les startups peuvent choisir parmi plusieurs approches comptables, chacune présentant des compromis différents en matière de coûts, d'expertise et d'évolutivité.

1. Comptabilité autonome gérée par le fondateur

Les fondateurs gèrent leur propre comptabilité à l'aide de feuilles de calcul ou de logiciels d'entrée de gamme. Il s'agit généralement de l'option la plus rentable pour les petites entreprises dont les finances sont simples, bien qu'elle nécessite d'investir du temps pour apprendre les bases de la comptabilité par le biais de cours ou de ressources en ligne gratuits. Les coûts des logiciels vont d'offres de base gratuites à quelques centaines de dollars par mois.

2. Comptable à temps partiel

Un comptable à temps partiel ou indépendant gère l'enregistrement quotidien des transactions et le rapprochement, sans le coût d'une embauche à temps plein. Les services de comptabilité coûtent généralement entre 100 et 500 $ par mois, selon le volume et la complexité des transactions. Il s'agit d'une option intermédiaire lorsque les méthodes autonomes ne suffisent plus à une startup.

3. Cabinet comptable externalisé (spécialisé dans les startups)

Les cabinets spécialisés dans les startups proposent des offres de services groupés, telles que la préparation des états financiers, les déclarations fiscales et les services de conseil. Les coûts varient de 500 $ à plusieurs milliers de dollars par mois selon le niveau de service. Certains cabinets proposent également des services de DAF virtuel (1 000 à 5 000 $ par mois) pour des conseils financiers stratégiques. Cette option permet de bénéficier d'une expertise professionnelle sans les frais généraux liés à une embauche en interne.

4. Logiciel de comptabilité basé sur l'IA

Les plateformes basées sur l'IA automatisent la catégorisation, le rapprochement, la facturation et le reporting, réduisant ainsi le travail manuel de comptabilité et les erreurs humaines. Ces outils peuvent considérablement réduire les coûts de main-d'œuvre continus. Bien que les tarifs varient en fonction des fonctionnalités, les startups doivent tout de même prévoir un budget pour la révision professionnelle occasionnelle des rapports générés par l'IA, en particulier pendant la période des impôts.

5. Modèle hybride (logiciel + DAF à temps partagé)

Cette approche associe un logiciel de comptabilité pour la gestion quotidienne des transactions à un DAF à temps partagé ou à temps partiel pour la stratégie de haut niveau, les prévisions et le reporting destiné aux investisseurs. Elle combine la rentabilité de l'automatisation avec des conseils financiers d'experts, ce qui en fait un choix populaire pour les startups en phase de croissance qui ne sont pas prêtes à embaucher un financier à temps plein.

Quelle que soit l'approche que vous choisissez, il est utile de négocier les tarifs avec les experts-comptables ou les comptables avec lesquels vous travaillez. Gardez également à l'esprit les coûts supplémentaires tels que la préparation des impôts, les audits et les frais de conseil ponctuels à mesure que votre startup se développe.

Ce qu'il faut rechercher chez un service comptable pour startups

Si vous décidez de travailler avec un service comptable externalisé, gardez ces facteurs à l'esprit lors de l'évaluation des prestataires.

• expérience avec les startups : recherchez un cabinet qui travaille spécifiquement avec les startups, et pas seulement avec les petites entreprises en général. Les défis propres aux startups, tels que le suivi de la consommation de trésorerie, les rapports aux investisseurs et les crédits ou réductions d'impôt pour la R&D, nécessitent des connaissances spécialisées ;

• étendue des services : confirmez exactement ce qui est inclus, qu'il s'agisse de la tenue de la comptabilité de base, des déclarations fiscales, de la préparation des états financiers ou des services de conseil de haut niveau et de direction financière. Assurez-vous que le périmètre correspond à vos besoins actuels et peut s'élargir au fur et à mesure que vous vous développez ;

• transparence des prix : choisissez un prestataire dont les prix sont clairs et prévisibles, plutôt que des tarifs horaires vagues. Comprenez ce qui déclenche des frais supplémentaires, comme l'augmentation du volume des transactions ou l'ajout de services ;

• compatibilité des logiciels : vérifiez que le service fonctionne avec les logiciels et outils comptables que vous utilisez déjà, ou qu'il peut vous aider à passer à une plateforme adaptée à vos besoins ;

• réactivité et communication : les startups évoluent rapidement, recherchez donc un prestataire facile à joindre et réactif, en particulier à l'approche des échéances telles que la saison des impôts ou les contrôles préalables liés aux levées de fonds ;

• évolutivité : choisissez un prestataire qui peut évoluer avec vous, de la comptabilité de base des premiers jours à la planification et aux rapports financiers plus complexes à mesure que votre startup se développe ;

• références et réputation : demandez des références d'autres startups avec lesquelles ils travaillent, et recherchez des avis ou des études de cas qui témoignent de leur fiabilité et de leur expertise.

Les bases de la comptabilité que toute start-up devrait suivre

Toutes les start-up devraient suivre ces bases quelques bases de la comptabilité :

• Relevés bancaires et de carte bancaire : rapprochez ces relevés régulièrement pour détecter toute erreur ou incohérence.

• Revenus et dépenses : suivez toutes les entrées d'argent (par exemple, les ventes et les investissements) et toutes les sorties (par exemple, le loyer, les salaires et les fournitures).

• Factures et reçus : conservez une trace de toutes les factures que vous envoyez et de tous les reçus que vous recevez.

• Registres de paie : si vous avez des employés, assurez le suivi de leurs salaires, de leurs impôts et de tout autre avantage que vous offrez.

• Actifs et passifs : dressez la liste de tout ce que votre startup possède (actifs) et de tout ce qu'elle doit (passifs). Cela vous donnera un aperçu de votre situation financière globale.

Indicateurs clés que chaque startup doit suivre

Au-delà de la comptabilité de base, les startups doivent surveiller ces indicateurs financiers pour évaluer leur santé et orienter leur prise de décision :

Taux d'épuisement des liquidités (burn rate) : le montant que votre startup dépense chaque mois. Ce suivi vous permet de comprendre combien de temps dureront vos financements actuels.

Marge de manœuvre (runway) : le nombre de mois pendant lesquels votre startup peut fonctionner avant de manquer de liquidités, en fonction de votre taux d'épuisement des liquidités et de vos réserves de trésorerie.

Marge brute : le pourcentage de revenus restant après déduction du coût des biens ou services vendus. Cela indique l'efficacité avec laquelle vous générez des revenus.

Revenu récurrent mensuel (MRR) : pour les startups proposant des abonnements, cela permet de suivre les revenus mensuels prévisibles et constitue un indicateur clé de croissance.

Coût d'acquisition client (CAC) : le coût moyen d'acquisition d'un nouveau client, incluant les dépenses de marketing et de vente. Sa comparaison avec la valeur à vie du client permet d'évaluer la rentabilité.

Comptes clients et fournisseurs : l'argent qui vous est dû et celui que vous devez à des tiers. Leur suivi permet de maintenir la prévisibilité des flux de trésorerie et de mettre en évidence d'éventuels problèmes de recouvrement.

Les logiciels de comptabilité pour les start-up

Un logiciel de comptabilité peut être un excellent moyen pour une startup d'améliorer sa comptabilité. Ce logiciel automatise des tâches telles que la facturation, le suivi des dépenses et les rapports financiers, ce qui libère un temps précieux pour d'autres priorités. Il réduit le risque d'erreur humaine dans les calculs et la saisie des données, et permet de conserver les données financières organisées et accessibles en un seul endroit. Il génère également des rapports et des tableaux de bord qui peuvent vous aider à comprendre vos performances financières et à prendre des décisions éclairées.

Voici quelques logiciels de comptabilité populaires adaptés aux start-up.

• QuickBooks Online : QuickBooks est intuitif, complet et s'intègre à de nombreux autres systèmes d'entreprise ; il s'agit d'une solution efficace pour la plupart des startups ;

• Xero : Xero est réputé pour son interface épurée et ses fonctionnalités complètes ; c'est une bonne option pour les startups qui souhaitent une expérience plus moderne et intuitive ;

• Zoho Books : Zoho Books est une option abordable qui propose néanmoins les principales fonctionnalités comptables ; c'est un bon choix pour les startups en phase de lancement disposant de ressources limitées ;

• FreshBooks : FreshBooks s'adresse aux indépendants et aux petites entreprises ; ses points forts sont la facturation et le suivi des dépenses ;

• Wave : Wave est une option gratuite dotée de fonctionnalités comptables de base ; c'est un bon point de départ pour les très jeunes startups avec un minimum de transactions.

Tenez compte des facteurs suivants pour déterminer quel logiciel convient le mieux à votre start-up.

• besoins de l'entreprise : de quelles fonctionnalités avez-vous besoin ? Par exemple, vous faut-il la facturation, le suivi des dépenses, la gestion des stocks ou la comptabilité de projet ? Dressez une liste de vos critères indispensables et facultatifs ;

• budget : les prix des logiciels de comptabilité varient considérablement ; déterminez combien vous êtes prêt à dépenser et cherchez des options correspondant à votre budget ;

• facilité d'utilisation : choisissez un logiciel facile à utiliser pour vous et votre équipe ; une interface intuitive vous fera gagner du temps et vous évitera des frustrations ;

• intégrations : vérifiez si le logiciel s'intègre aux autres systèmes que vous utilisez, tels que votre banque, votre prestataire de services de paiement ou votre outil de gestion de la relation client (CRM) ;

• évolutivité : le logiciel évoluera-t-il avec votre entreprise ? Choisissez une solution capable de répondre à vos besoins à mesure que votre entreprise se développe ;

• service de support : recherchez un logiciel offrant un service de support réactif au cas où vous rencontreriez des problèmes.

Évolution des besoins comptables selon le stade de développement

Les besoins comptables évoluent avec l'entreprise. Voici ce qui compte généralement à chaque étape :

Quand faire évoluer la fonction comptable

La croissance impose généralement de faire évoluer la fonction comptable. L'expansion internationale, les transactions multidevises et les structures de revenus plus complexes dépassent les capacités d'un comptable généraliste ou d'un abonnement à un logiciel de base.

L'étape suivante correspond souvent à un DAF à temps partagé, recruté aux alentours de la série A. Il prend en charge la préparation des levées de fonds, le reporting au conseil d'administration et la modélisation financière, des tâches qui vont bien au-delà de la simple tenue des comptes. À mesure que l'entreprise poursuit sa croissance, cette fonction se transforme souvent en une équipe en interne, en commençant par un contrôleur de gestion ou un comptable senior, avant d'ajouter des analystes selon les besoins. Cette transition se produit généralement autour de la série B, ou lorsque les revenus atteignent environ 10 à 20 millions de dollars. La complexité des transactions constitue toutefois un meilleur indicateur qu'un chiffre d'affaires précis.

Sujets comptables spécifiques aux startups pour les fondateurs

Les startups sont confrontées à des défis comptables que de nombreux autres types de petites entreprises ne rencontrent jamais. Voici une introduction rapide aux termes clés que les fondateurs doivent comprendre.

Crédits ou réductions d'impôt pour la R&D (article 41)

Un crédit ou réduction d'impôt fédéral qui compense les coûts liés au développement de produits, à l'ingénierie et au prototypage. C'est l'un des avantages fiscaux les plus précieux qui échappent aux startups, et même les entreprises en phase de pré-revenus qui n'ont aucune obligation en matière d'impôt sur les bénéfices peuvent imputer le crédit sur les charges sociales, ce qui en fait un véritable cashback plutôt qu'une simple déduction.

Comptabilisation des revenus ASC 606 pour les SaaS

L'ASC 606 (abréviation de Accounting Standards Codification 606) est la norme comptable qui régit le moment et la manière dont vous comptabilisez les revenus, en particulier pour les abonnements et les contrats pluriannuels. Au lieu de comptabiliser les revenus au moment où les fonds sont perçus, l'ASC 606 exige de les comptabiliser au fur et à mesure que vous fournissez le service, une distinction essentielle pour les entreprises SaaS ayant des revenus différés ou récurrents.

Valorisations 409A, l'exigence annuelle pour les startups émettant des stock-options

Une évaluation indépendante de la juste valeur marchande de votre entreprise, requise chaque année (ou après des événements de financement majeurs) pour toute startup émettant des stock-options. Elle fixe le prix d'exercice des options des employés et vous permet de rester conforme aux règles de l'IRS.

Comptabilité des SAFE et des obligations convertibles

Les SAFE (Simple Agreements for Future Equity) et les obligations convertibles sont des instruments de levée de fonds courants à un stade précoce qui se convertissent en capitaux propres à une date ultérieure, généralement lors d'un tour de table valorisé. Chacun nécessite un traitement comptable spécifique dans votre bilan, car il ne s'agit ni de dettes pures ni de capitaux propres jusqu'à la conversion.

Rémunération fondée sur des actions (ASC 718)

La norme comptable pour la comptabilisation des attributions d'actions (stock-options, unités d'actions gratuites (RSU) et attributions similaires) accordées aux employés. Elle exige l'enregistrement du coût de ces capitaux propres dans vos états financiers, même si aucun échange d'argent n'a lieu.

QSBS (article 1202), l'exonération des plus-values de 10 M$ que la plupart des fondateurs n'optimisent pas

Une disposition fiscale permettant aux fondateurs et aux premiers investisseurs d'exclure jusqu'à 10 millions de dollars (ou plus, dans certains cas) de plus-values de l'impôt fédéral lorsqu'ils vendent des actions de startups admissibles détenues depuis plus de cinq ans. C'est l'un des avantages fiscaux les moins utilisés par les détenteurs de capitaux propres de startups.

Taxe de franchise du Delaware

Une taxe annuelle due par les entreprises constituées dans le Delaware, calculée selon l'une des deux méthodes pouvant produire des factures très différentes. De nombreuses startups paient trop d'impôts simplement parce qu'elles ne choisissent pas la méthode de calcul la plus favorable.

Tenue de la table de capitalisation

Conserver un registre précis et à jour des personnes qui possèdent quel pourcentage de votre entreprise, y compris les capitaux propres, les options, les SAFE et les obligations convertibles. Une table de capitalisation claire est essentielle pour lever des fonds, attribuer des options et éviter les problèmes de rapprochement coûteux lors d'une sortie ou d'une acquisition.

Préparation au devoir de vigilance des investisseurs

Les fondateurs qui passent le devoir de vigilance sans encombre sont ceux dont les chiffres sont cohérents et explicables.

Éléments à avoir à disposition avant toute demande

• Données financières historiques, sur trois ans ou sur l'intégralité de votre historique d'exploitation si votre entreprise est plus récente
  
• Un tableau de capitalisation à jour indiquant chaque attribution d'options, exercice et titre en circulation
  
• Revenus segmentés par client et par cohorte, et non simplement un chiffre d'affaires global
  
• Un calcul en temps réel du taux d'épuisement des liquidités assorti du calcul de la marge de manœuvre
  
• Toutes les déclarations fiscales déposées depuis la création de l'entreprise
  
• Des copies signées des contrats et engagements qui affectent matériellement l'entreprise
  
• États d'ancienneté pour les sommes que les clients vous doivent et celles que vous devez aux fournisseurs.
  
• Une année complète de relevés bancaires
  

Passer d'une comptabilité organisée à une comptabilité prête pour un audit

Être organisé n'est pas la même chose qu'être prêt pour un audit. Il s'agit d'un niveau d'exigence spécifique, qui implique généralement :

• Le passage de la comptabilité de caisse à la comptabilité d'exercice, si cette transition n'a pas encore eu lieu
  
• La mise par écrit de vos politiques comptables au lieu de vous fier à la mémoire de l'entreprise
  
• La mise en place de contrôles de base, tels que l'exigence d'une approbation pour les dépenses et la séparation entre la personne qui approuve une transaction et celle qui l'initie
  
• La clôture des comptes à une cadence mensuelle fixe, en suivant les mêmes étapes documentées à chaque fois
  
• La tenue rigoureuse des documents relatifs aux capitaux propres (chaque évaluation 409A, chaque attribution, chaque exercice doit être classé et à jour)
  
• Le rapprochement mensuel de chaque compte avec les documents sources, et non un simple examen visuel des totaux
  

Comment Stripe Revenue Recognition peut vous aider

Revenue Recognition contribue à rationaliser la comptabilité d'exercice (y compris les audits, les clôtures de fin de mois, les rapports et plus encore) afin que vous puissiez clôturer vos comptes avec une efficacité et une précision accrues. Il automatise et configure les rapports de revenus pour aider à assurer la conformité aux normes ASC 606 et IFRS 15.

Avec Stripe Revenue Recognition, vous pouvez :

• obtenez une vue plus complète de vos revenus : dans le Dashboard Stripe, consultez l'ensemble de vos transactions et conditions Stripe, et importez des données non liées à Stripe ;

• automatisez les rapports de revenus : générez des rapports comptables prêts à l'emploi, sans ressources d'ingénierie ;

• personnalisez pour votre entreprise : créez et automatisez des règles personnalisées pour comptabiliser les revenus, conformément aux pratiques comptables de votre entreprise ;

• auditez en temps réel : préparez les audits en retraçant tout montant de revenus jusqu'aux clients et transactions sous-jacents.

Découvrez comment Revenue Recognition peut vous aider à vous conformer aux principes comptables mondiaux, ou lancez-vous dès aujourd'hui.

FAQ sur la comptabilité des startups