Met de methode voor boekhouding op transactiebasis worden opbrengsten en kosten geregistreerd op het moment dat ze worden verdiend of gemaakt, ongeacht wanneer de betaaltransacties plaatsvinden. Bij boekhouding op kasbasis daarentegen worden transacties pas geregistreerd wanneer geld wordt ontvangen of betaald.

Bij boekhouding op transactiebasis worden opbrengsten geboekt op het moment dat ze worden gerealiseerd, meestal wanneer goederen worden geleverd of diensten worden uitgevoerd, zelfs als de betaling nog niet is ontvangen. Ook kosten worden geboekt wanneer ze worden gemaakt, niet noodzakelijkerwijs wanneer ze worden betaald. Deze methode koppelt de opbrengsten aan de kosten die zijn gemaakt om ze binnen dezelfde verslagperiode te genereren. Hierdoor geeft boekhouding op transactiebasis de financiële gezondheid en operationele prestaties van een bedrijf beter weer.

Amerikaanse bedrijven met een omzet van 25 miljoen dollar of meer over een periode van drie jaar moeten boekhouding op transactiebasis gebruiken, maar sommige kleinere bedrijven maken er ook gebruik van. Hieronder bespreken we de verschillende soorten toerekeningen, hoe boekhouding op transactiebasis werkt, de voordelen en uitdagingen ervan, en best practices.

Wat staat er in dit artikel?

• Soorten boekhoudmethoden
  
• Boekhouding op transactiebasis versus boekhouding op kasbasis
  
• Hoe werkt boekhouding op transactiebasis?
  
• Soorten toerekeningen
  
• Voordelen van boekhouding op transactiebasis
  
• Uitdagingen van boekhouding op transactiebasis
  
• Best practices voor boekhouding op transactiebasis
  

Soorten boekhoudmethoden

Ondernemingen gebruiken drie primaire boekhoudmethoden om financiële transacties vast te leggen: boekhouding op transactiebasis, boekhouding op kasbasis en hybride boekhouding. Hier volgt een overzicht van elke methode en de bijbehorende regels voor het boeken van opbrengsten en kosten.

• Boekhouding op transactiebasis: Bij boekhouding op transactiebasis worden opbrengsten en kosten geboekt wanneer ze worden verdiend of gemaakt, ongeacht wanneer betaaltransacties plaatsvinden. Deze methode geeft de financiële positie en prestaties van een bedrijf nauwkeuriger weer, waardoor het geschikt is voor grotere ondernemingen of ondernemingen die krediettransacties afhandelen.

• Boekhouding op kasbasis: Bij boekhouding op kasbasis worden transacties pas geregistreerd wanneer geld van eigenaar wisselt. Dit zorgt ervoor dat opbrengsten worden verantwoord wanneer ze worden ontvangen en kosten worden verantwoord wanneer ze worden betaald. Kleine bedrijven en particulieren gebruiken deze methode vaak, omdat hiermee duidelijk wordt hoeveel liquide middelen het bedrijf op een bepaald moment heeft.

• Hybride boekhouding: Hybride boekhouding combineert elementen van zowel boekhouding op transactiebasis als boekhouding op kasbasis. Het stelt ondernemingen in staat om voor de meeste transacties boekhouding op kasbasis te gebruiken, maar voor belangrijke posten over te schakelen op boekhouding op transactiebasis. Deze flexibiliteit is gunstig voor kleine ondernemingen die dagelijkse transacties moeten vereenvoudigen, maar boekhouding op transactiebasis nodig hebben om grote hoeveelheden vorderingen, schulden of voorraden nauwkeurig te rapporteren. Ondernemingen moeten zorgvuldig omgaan met een hybride boekhouding om te voldoen aan belastingwetten en boekhoudnormen.

Boekhouding op transactiebasis versus boekhouding op kasbasis

Houd bij het kiezen van de boekhoudmethode rekening met de soort onderneming die je runt. Grotere ondernemingen met ingewikkelde boekhoudkundige behoeften geven over het algemeen de voorkeur aan boekhouding op transactiebasis, terwijl kleinere ondernemingen met vooral directe betalingen en particulieren misschien voor boekhouding op kasbasis kiezen vanwege de eenvoud. Beursgenoteerde bedrijven of bedrijven met een aanzienlijke omzet gebruiken doorgaans boekhouding op transactiebasis om te voldoen aan wet- en regelgeving.

Dit zijn de voor- en nadelen van boekhouding op transactiebasis en boekhouding op kasbasis.

Boekhouding op transactiebasis

Bij boekhouding op transactiebasis worden opbrengsten geboekt op het moment dat ze worden verdiend en kosten wanneer ze worden gemaakt, ongeacht wanneer het geld wordt ontvangen of betaald.

Voordelen

• Het geeft de financiële status van een onderneming beter weer door de verdiende opbrengsten af te stemmen op de kosten die zijn gemaakt om die opbrengsten te genereren.

• Het maakt financiële planning en analyse eenvoudiger door bedrijfsactiviteiten af te stemmen op financiële resultaten.

• Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) in de VS en de International Financial Reporting Standards (IFRS) wereldwijd vereisen of moedigen grotere of beursgenoteerde bedrijven aan om dit te gebruiken voor consistente en vergelijkbare financiële verslaggeving.

Nadelen

• Omdat vorderingen en schulden worden bijgehouden, is het moeilijker te implementeren en te onderhouden.

• Het geeft geen directe indicatie van de cashflow, wat misleidend kan zijn voor liquiditeitsgevoelige bedrijven.

Boekhouding op kasbasis

Bij boekhouding op kasbasis worden opbrengsten geregistreerd wanneer geld wordt ontvangen en kosten wanneer geld wordt uitbetaald.

Voordelen

• Het bijhouden van eenvoudige directe transacties is eenvoudiger dan boekhouding op transactiebasis.

• Ondernemingen die afhankelijk zijn van hun liquide middelen, of met eenvoudige financiële structuren, weten zo hoeveel geld direct beschikbaar is.

• Het kan de belastingen van een onderneming vereenvoudigen, aangezien opbrengsten pas worden belast als ze worden ontvangen en kosten pas worden geregistreerd als ze zijn betaald.

Nadelen

• De financiële gezondheid op lange termijn wordt mogelijk niet nauwkeurig weergegeven, omdat er geen rekening wordt gehouden met toekomstige verplichtingen of vorderingen.

• Je krijgt een minder goed beeld van de algehele winstgevendheid van een onderneming over een bepaalde periode, omdat het de resultaten van financiële activiteiten verkeerd kan weergeven op basis van de timing van de cashflow.

Hoe werkt boekhouding op transactiebasis?

Met de methode voor boekhouding op transactiebasis worden opbrengsten en kosten geregistreerd op het moment dat ze worden verdiend of gemaakt, ongeacht wanneer het geld wordt ontvangen of betaald. Bij boekhouding op kasbasis daarentegen worden transacties pas geregistreerd wanneer geld van eigenaar wisselt.

Hier leggen we uit hoe boekhouding op transactiebasis werkt.

Omzetverantwoording

Een bedrijf beschouwt opbrengsten als verdiend zodra het goederen of diensten aan een klant levert en daarmee voldoet aan zijn verplichtingen uit hoofde van een contract of overeenkomst.

Die opbrengsten worden realiseerbaar wanneer het bedrijf betaling voor de goederen of diensten kan verwachten.

Zodra de opbrengsten zowel verdiend als realiseerbaar zijn, registreert het bedrijf dit in de resultatenrekening, zelfs als het geld nog niet is ontvangen. De onderneming maakt ook een debiteuren-post om het bedrag bij te houden dat de klant verschuldigd is.

Kostenverantwoording

Kosten worden door een bedrijf als gemaakt beschouwd op het moment dat het goederen of diensten van een leverancier of werknemer ontvangt, wat het bedrijf verplicht om hiervoor te betalen.

De onderneming registreert vervolgens de gemaakte kosten in de resultatenrekening, zelfs als het de kosten nog niet heeft betaald. De onderneming maakt een crediteuren-post om het verschuldigde bedrag aan de leverancier of werknemer bij te houden.

Matchingprincipe

De boekhouding op transactiebasis volgt het matchingprincipe, dat kosten matcht met de bijbehorende opbrengsten in dezelfde rapportageperiode. Volgens dit principe moet een bedrijf de kosten die zijn gemaakt om opbrengsten te genereren in dezelfde periode verantwoorden als de opbrengsten zelf.

Stel dat een bedrijf in december goederen aan een klant verkoopt, maar pas in januari van het volgende jaar wordt betaald. Bij boekhouding op transactiebasis wordt de omzet in december verantwoord wanneer deze is verdiend, ook al heeft het de betaling nog niet ontvangen. Hiermee wordt een debiteurenpost gemaakt om het verschuldigde bedrag bij te houden. Wanneer het bedrijf in januari de betaling ontvangt, gaat de debiteurenpost omlaag en nemen de liquide middelen toe.

Soorten toerekeningen

Er zijn twee soorten toerekeningen in de boekhouding: toegerekende opbrengsten en toegerekende kosten. Deze toerekeningen vormen een belangrijk onderdeel van de periodeafsluiting bij boekhouding op transactiebasis en zorgen ervoor dat de jaarrekening een weerspiegeling is van alle verdiende opbrengsten en gemaakte kosten tijdens een bepaalde periode, in overeenstemming met het matchingprincipe van boekhouding.

• Toegerekende opbrengsten: Toegerekende opbrengsten, ook wel toegerekende activa genoemd, zijn opbrengsten die zijn verdiend maar waarvoor nog geen betaling is ontvangen. Dit gebeurt vaak als een onderneming diensten verleent, maar de factuur nog niet heeft uitgegeven of de betaling nog niet heeft ontvangen. Een bedrijf dat bijvoorbeeld aan het einde van een maand adviesdiensten heeft verleend, maar de klant pas de volgende maand factureert, moet de verdiende opbrengsten verantwoorden in de periode voor boekhouding op transactiebasis.

• Toegerekende kosten: Toegerekende kosten, ook wel toegerekende schulden genoemd, zijn kosten die zijn gemaakt maar nog niet zijn betaald of in de boekhouding zijn opgenomen. Bedrijven betalen bijvoorbeeld vaak de salarissen van werknemers de maand nadat deze zijn verdiend. Ze moeten deze kosten registreren in de maand waarin ze gebruik hebben gemaakt van de diensten van de werknemers.

Voordelen van boekhouding op transactiebasis

Een boekhouding op transactiebasis geeft een nauwkeuriger beeld van de financiële positie van een bedrijf door opbrengsten en kosten te registreren wanneer ze plaatsvinden, in plaats van wanneer geld wordt ontvangen of betaald. Zo kunnen ondernemingen profiteren van verbeterde nauwkeurigheid:

• Financieel inzicht: Door kosten te matchen met de opbrengsten die ze genereren, geeft een boekhouding op transactiebasis inzicht in de werkelijke kosten en winstgevendheid. Dit helpt bij budgettering, prognoses en strategische planning. Ondernemingen kunnen vervolgens de prestaties analyseren zonder de onnauwkeurigheden die worden veroorzaakt door timingverschillen van de cashflow.

• Beheer van langetermijncontracten: Voor ondernemingen die langetermijncontracten verwerken, zorgt een boekhouding op transactiebasis ervoor dat opbrengsten en kosten in lijn blijven met de gerelateerde contractuele verplichtingen. Zo kunnen ondernemingen de financiële voortgang van elk project nauwkeuriger bijhouden.

• Bijhouden van krediettransacties: Ondernemingen die werken op krediet en die goederen en diensten aanbieden of ontvangen voordat geld van eigenaar wisselt, kunnen vorderingen en schulden effectiever bijhouden met een boekhouding op transactiebasis. Dit helpt hen bij het beheren van cashflowprognoses en het beoordelen van de liquiditeit die nodig is om de bedrijfsvoering te ondersteunen.

• Budgetbewaking: Met de mogelijkheid om kosten rechtstreeks aan opbrengsten te koppelen, kunnen ondernemingen analyseren waar het budget wordt overschreden en waar binnen het budget wordt gebleven, en de tactieken dienovereenkomstig aanpassen. Dit leidt tot een meer gecontroleerde en strategische toewijzing van middelen.

• Stakeholderanalyse: Investeerders, schuldeisers en andere belanghebbenden vertrouwen op nauwkeurige financiële overzichten om weloverwogen beslissingen te nemen. Een boekhouding op transactiebasis geeft belanghebbenden een duidelijker beeld van de operationele effectiviteit en financiële stabiliteit van een bedrijf.

Uitdagingen van boekhouding op transactiebasis

Hoewel boekhouding op transactiebasis veel voordelen biedt, brengt het ook de volgende problemen met zich mee:

• Uitvoering: Een boekhouding op transactiebasis vereist dat ondernemingen vorderingen, schulden en andere financiële gebeurtenissen bijhouden waarbij geen onmiddellijke betalingen plaatsvinden. Dit maakt het boekhoudproces gecompliceerd. Er moeten sterke systemen en beleidsregels worden gehanteerd om opbrengsten en kosten nauwkeurig vast te leggen en op elkaar af te stemmen.

• Personeel: Bedrijven hebben bekwame accountants nodig die de boekhoudprincipes begrijpen en financiële gegevens nauwkeurig kunnen vastleggen en analyseren. Dit kan extra training en hogere personeelskosten vereisen.

• Kosten: Het implementeren en onderhouden van een systeem voor boekhouding op transactiebasis kan duurder zijn dan het gebruik van een eenvoudig systeem voor boekhouding op kasbasis. Deze kosten omvatten geavanceerdere boekhoudsoftware en mogelijk hogere kosten voor audits en compliance.

• Cashflowbeheer: Aangezien boekhouding op transactiebasis zich richt op verdiende opbrengsten en gemaakte kosten in plaats van op cashflows, kan het een verkeerd beeld geven van de beschikbare liquide middelen. Ondernemingen moeten hun cashflows zorgvuldig beheren, los van de boekhouding op transactiebasis, om ervoor te zorgen dat ze over voldoende liquiditeit beschikken voor de dagelijkse bedrijfsvoering.

• Inschattingen maken: Bij boekhouding op transactiebasis moeten ondernemingen vaak inschattingen maken, zoals voorzieningen voor dubieuze debiteuren (debiteuren die onbetaald kunnen blijven en als verlies moeten worden afgeboekt), afschrijvingsmethoden en toegerekende kosten zoals belastingen en bonussen. Deze inschattingen kunnen fouten en vertekeningen in financiële overzichten introduceren.

• Compliance: De complexiteit van boekhouding op transactiebasis verhoogt het risico op fouten in financiële overzichten, wat kan leiden tot auditbevindingen en complianceproblemen.

• Reconciliatie: Ondernemingen met een boekhouding op transactiebasis moeten regelmatig debiteuren, crediteuren en toegerekende kosten reconciliëren. Deze reconciliaties kunnen tijdrovend zijn en vereisen oog voor details om afwijkingen te corrigeren.

• Manipulatie: Fraudeurs kunnen de flexibele timing en inschattingen van de boekhouding op transactiebasis manipuleren om een gunstiger financieel beeld te schetsen. Dit kan leiden tot mismanagement van inkomsten of zelfs frauduleuze aangiftes.

Best practices voor boekhouding op transactiebasis

Hier volgen enkele best practices om een boekhouding op transactiebasis in je onderneming in te voeren.

Omzetverantwoording

• Als je onderneming een abonnementsmodel gebruikt, beoordeel dan zorgvuldig de timing van de omzetverantwoording. Je kunt omzet verantwoorden tijdens de abonnementsperiode of bij specifieke mijlpalen op basis van de overdracht van zeggenschap over goederen of diensten.

• Analyseer contracten grondig om afzonderlijke prestatieverplichtingen te identificeren en de transactieprijs dienovereenkomstig toe te wijzen. Zo kun je de opbrengsten voor gebundelde producten of diensten correct verantwoorden.

• Maak een nauwkeurige inschatting van eventuele variabelen (bijv. bonussen, incentives) en pas de omzetverantwoording aan op basis van de kans dat je deze variabelen al dan niet verdient.

Kostenverantwoording

• Standaardiseer processen voor het toerekenen van terugkerende kosten zoals huur, nutsvoorzieningen en salarissen om fouten te verminderen en tijdige verantwoording te garanderen.

• Stel procedures op voor het beoordelen van voorwaardelijke verplichtingen (bijv. mogelijke rechtszaken, garantieclaims). Boek waarschijnlijke verplichtingen en maak melding van potentiële verplichtingen in de voetnoten van de jaarrekening.

• Verfijn regelmatig schattingen voor toerekeningen zoals oninbare vorderingen (openstaande saldo's die moeten worden afgeschreven) en garantiekosten. Integreer historische gegevens en huidige trends voor betere nauwkeurigheid.

Interne processen

• Scheid de verantwoordelijkheden voor het autoriseren van transacties, het vastleggen ervan en het reconciliëren van rekeningen. Dit verkleint de kans op fouten en fraude.

• Controleer regelmatig de processen voor boekhouding op transactiebasis, inclusief inschattingen en journaalposten, om fouten te corrigeren.

• Houd met het oog op de transparantie en audits gedetailleerde documentatie bij van alle richtlijnen, procedures en berekeningen voor boekhouding op transactiebasis.

• Gebruik boekhoudsoftware met krachtige functies voor boekhouding op transactiebasis om berekeningen te automatiseren, toerekeningen bij te houden en nauwkeurige rapporten te genereren.

• Gebruik gegevensanalyse om trends in opbrengsten en kosten te analyseren, afwijkingen te identificeren en de nauwkeurigheid van prognoses te verbeteren.