Bei der Periodenrechnung werden Einnahmen und Ausgaben erfasst, wenn sie erwirtschaftet werden bzw. wenn sie anfallen, unabhängig davon, wann Bartransaktionen stattfinden. Im Gegensatz dazu werden bei der Kassenbuchhaltung nur Transaktionen erfasst, bei denen Bargeld ausgetauscht wird.

Bei der Periodenrechnung werden Umsätze zum Zeitpunkt ihrer Realisierung gebucht – in der Regel dann, wenn Waren geliefert oder Dienstleistungen erbracht werden – auch wenn die Zahlung noch nicht erfolgt ist. Es werden auch Aufwendungen erfasst, wenn sie anfallen, nicht notwendigerweise, wenn sie bezahlt werden. Bei dieser Methode werden die Einnahmen den Ausgaben gegenübergestellt, um sie innerhalb desselben Berichtszeitraums zu generieren. Infolgedessen zeigt die Periodenrechnung die finanzielle Gesundheit und die operative Leistung eines Unternehmens genauer an.

US-Unternehmen mit einem Umsatz von mindestens 25 Millionen USD über einen Zeitraum von drei Jahren müssen die Periodenrechnung anwenden. Sie wird jedoch auch von einigen kleineren Unternehmen genutzt. Im Folgenden erläutern wir die verschiedenen Arten von Periodenabgrenzungen, die Funktionsweise der Periodenrechnung, ihre Vor- und Nachteile sowie Best Practices.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Arten von Buchhaltungsmethoden
  
• Periodenrechnung vs. Kassenbuchhaltung
  
• Wie funktioniert die Periodenrechnung?
  
• Abgrenzungsarten
  
• Vorteile der Periodenrechnung
  
• Herausforderungen bei der Periodenrechnung
  
• Best Practices für die Periodenrechnung
  

Arten von Buchhaltungsmethoden

Unternehmen verwenden drei primäre Buchhaltungsmethoden zur Erfassung von Finanztransaktionen: Periodenrechnung, Kassenbuchhaltung und Hybridbuchhaltung. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die einzelnen Methoden und ihre Regeln zum Erfassen von Einnahmen und Ausgaben.

• Periodenrechnung: Bei der Periodenrechnung werden Einnahmen und Ausgaben zum erfasst, wenn sie erwirtschaftet werden bzw. wenn sie anfallen, unabhängig davon, wann Bartransaktionen stattfinden. Diese Methode gibt die Finanzlage und -leistung eines Unternehmens genauer an und eignet sich daher für größere Unternehmen oder solche, die Kreditgeschäfte abwickeln.

• Kassenbuchhaltung: In der Kassenbuchhaltung werden Transaktionen nur dann erfasst, wenn Bargeld den Besitzer wechselt. So wird sichergestellt, dass Umsätze bei Eingang und Ausgaben bei Zahlung verbucht werden. Kleine Unternehmen und Einzelpersonen verwenden häufig diese Methode, da sie verdeutlicht, wie viel Bargeld das Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt hat.

• Hybridbuchhaltung: Die Hybridbuchhaltung kombiniert Elemente der Periodenrechnung und der Kassenbuchhaltung. Sie ermöglicht es Unternehmen, für die meisten Transaktionen die Kassenbuchhaltung zu verwenden, bei wichtigen Posten jedoch auf die Periodenrechnung umzustellen. Von dieser Flexibilität profitieren kleine Unternehmen, die ihre täglichen Transaktionen vereinfachen müssen, aber eine periodengerechte Buchführung benötigen, um große Mengen an Forderungen, Verbindlichkeiten oder Lagerbeständen korrekt zu melden. Unternehmen müssen die hybride Buchhaltung sorgfältig verwalten, um Steuergesetze und Rechnungslegungsstandards einzuhalten.

Periodenrechnung vs. Kassenbuchhaltung

Berücksichtigen Sie bei der Wahl Ihrer Buchhaltungsmethode die Art Ihres Unternehmens. Größere Unternehmen mit komplizierten Buchhaltungsanforderungen bevorzugen in der Regel die periodengerechte Buchführung, während kleinere, bargeldbasierte Unternehmen und Privatpersonen sich wegen ihrer Einfachheit für die Kassenbuchhaltung entscheiden könnten. Öffentliche Unternehmen oder solche mit erheblichen Umsätzen verwenden in der Regel die Periodenrechnung, um rechtliche und regulatorische Standards einzuhalten.

Im Folgenden werden die Vor- und Nachteile der Periodenabgrenzung und der Kassenbuchhaltung erläutert.

Periodenrechnung

Bei der Periodenrechnung werden Einnahmen gebucht, wenn sie erwirtschaftet werden, und Ausgaben, wenn sie anfallen, unabhängig davon, wann das Geld eingeht oder bezahlt wird.

Vorteile

• Sie spiegelt den Finanzstatus eines Unternehmens genauer wider, indem die erzielten Einnahmen mit den Ausgaben abgeglichen werden, die zur Erzielung dieser Einnahmen getätigt wurden.

• Sie erleichtert die Finanzplanung und -analyse, indem sie die Geschäftsaktivität mit den finanziellen Ergebnissen in Einklang bringt.

• Die allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) in den USA und die International Financial Reporting Standards (IFRS) weltweit verlangen in der Regel von größeren oder börsennotierten Unternehmen, diese für eine einheitliche und vergleichbare Finanzberichterstattung zu verwenden.

Nachteile

• Da sie Forderungen und Verbindlichkeiten verfolgt, ist sie schwieriger zu implementieren und zu pflegen.

• Sie bietet keinen direkten Hinweis auf den Cashflow, was für liquiditätssensible Unternehmen irreführend sein kann.

Kassenbuchhaltung

Bei der Kassenbuchhaltung werden Einnahmen erfasst, wenn Geld eingeht, und Ausgaben, wenn Geld ausgezahlt wird.

Vorteile

• Die Nachverfolgung unkomplizierter Bargeldtransaktionen ist einfacher zu handhaben als die Periodenrechnung.

• Unternehmen, die sich auf Bargeld konzentrieren oder über einfache Finanzstrukturen verfügen, profitieren davon, die Höhe des verfügbaren Bargelds zu kennen.

• Sie kann die Steuern eines Unternehmens vereinfachen, da die Einnahmen erst dann besteuert werden, wenn sie eingehen, und die Ausgaben erst dann erfasst werden, wenn sie bezahlt werden.

Nachteile

• Sie zeigt möglicherweise nicht genau, wie es um die langfristige finanzielle Gesundheit eines Unternehmens bestellt ist, da sie zukünftige Verpflichtungen oder Forderungen nicht berücksichtigt.

• Sie bietet weniger Einblickein die Gesamtrentabilität eines Unternehmens im Laufe der Zeit, da sie die Ergebnisse der Finanzaktivitäten auf der Grundlage des Cashflow-Timings falsch darstellen kann.

Wie funktioniert die Periodenrechnung?

Bei der Periodenrechnung werden Einnahmen und Ausgaben erfasst, wenn sie erwirtschaftet werden bzw. wenn sie anfallen, unabhängig davon, wann Geld eingeht oder bezahlt wird. Im Gegensatz dazu werden bei der Kassenbuchhaltung Transaktionen nur dann erfasst, wenn Geld den Besitzer wechselt.

So funktioniert die Periodenrechnung.

Umsatzrealisierung (Revenue Recognition)

Ein Unternehmen betrachtet seine Einnahmen als verdient, sobald es Waren oder Dienstleistungen an einen Kunden/eine Kundin liefert und damit seinen Verpflichtungen aus einem Vertrag oder einer Vereinbarung nachkommt.

Dieser Umsatz wird realisiert, wenn das Unternehmen mit der Bezahlung der Waren oder Dienstleistungen rechnen kann.

Sobald die Einnahmen sowohl verdient als auch realisierbar sind, erfasst das Unternehmen sie in der Gewinn- und Verlustrechnung, auch wenn es die Barzahlung noch nicht erhalten hat. Das Unternehmen erstellt außerdem eine Debitorenbuchung, um den vom Kunden/von der Kundin geschuldeten Betrag zu verfolgen.

Ausgabenrealisierung

Ein Unternehmen betrachtet eine Ausgabe als getätigt, sobald es Waren oder Dienstleistungen von einem Lieferanten oder Mitarbeiter erhält, und gezwungen ist, diese zu bezahlen.

Das Unternehmen erfasst dann die angefallenen Ausgaben in der Gewinn- und Verlustrechnung, auch wenn es die Ausgaben noch nicht bezahlt hat. Das Unternehmen erstellt eine Kreditorenbuchung, um den dem Lieferanten oder Mitarbeiter geschuldeten Betrag zu verfolgen.

Matching-Prinzip

Die Periodenrechnung erfolgt nach dem Matching-Prinzip, bei dem den Ausgaben die entsprechenden Einnahmen im gleichen Berichtszeitraum gegenüberstehen. Nach diesem Grundsatz sollte ein Unternehmen die Aufwendungen, die zur Erzielung von Einnahmen anfallen, im gleichen Zeitraum erfassen wie die Einnahmen selbst.

Angenommen, ein Unternehmen verkauft im Dezember Waren an eine Kundin/einen Kunden, erhält aber erst im Januar des Folgejahres eine Zahlung. Im Rahmen der Periodenrechnung erfasst das Unternehmen Umsätze im Dezember, wenn sie verdient sind, auch wenn die Barzahlung noch nicht eingegangen ist. Es wird eine Debitorenbuchung erstellt, um den geschuldeten Betrag zu verfolgen. Wenn das Unternehmen im Januar eine Barzahlung erhält, werden die Forderungen verringert und das Kassenkonto erhöht.

Abrenzungsarten

In der Buchhaltung gibt es zwei Arten von Rechnungsabgrenzungen: abgegrenzte Einnahmen und passive Rechnungsabgrenzung. Diese Abgrenzungen sind ein wesentlicher Bestandteil des Periodenabschlussprozesses in der Periodenrechnung. Sie stellen sicher, dass der Jahresabschluss alle Erträge und Aufwendungen widerspiegelt, die während eines bestimmten Zeitraums angefallen sind, im Einklang mit dem Matching-Prinzip der Buchhaltung.

• Abgegrenzte Einnahmen: Abgegrenzte Einnahmen, auch als Rechnungsabgrenzungsposten bezeichnet, sind Erträge, die erzielt, aber noch nicht in bar erhalten wurden. Dies kommt häufig vor, wenn ein Unternehmen Dienstleistungen erbringt, aber noch keine Rechnung ausgestellt oder eine Zahlung erhalten hat. Beispielsweise muss ein Unternehmen, das am Monatsende Beratungsleistungen erbracht hat, diese aber erst im Folgemonat in Rechnung stellt, die erzielten Einnahmen in der Periode der Periodenabgrenzung erfassen.

• Passive Rechnungsabgrenzung: Passive Rechnungsabgrenzungsposten, auch als antizipative Passiva bezeichnet, sind Ausgaben, die bereits entstanden sind, aber noch nicht bezahlt oder gebucht wurden. Zum Beispiel zahlen Unternehmen die Gehälter ihrer Mitarbeiter oft erst im Monat nach dem Verdienst. Sie müssen diese Ausgaben in dem Monat erfassen, in dem sie die Dienste der Mitarbeiter/innen in Anspruch genommen haben.

Vorteile der Periodenrechnung

Die Periodenrechnung stellt die Finanzlage eines Unternehmens genauer dar, indem Einnahmen und Ausgaben zu dem Zeitpunkt erfasst werden, zu dem sie anfallen, und nicht zum Zeitpunkt des Bargeldaustauschs. So können Unternehmen von der verbesserten Genauigkeit profitieren:

• Einblicke in Finanzen: Durch den Abgleich der Ausgaben mit den von ihnen generierten Einnahmen gibt die Periodenrechnung Aufschluss über die tatsächlichen Kosten und die Rentabilität. Dies hilft bei der Budgetierung, der Prognose und der strategischen Planung. Unternehmen können dann die Leistung ohne die Ungenauigkeiten analysieren, die durch zeitliche Unterschiede in den Cashflows verursacht werden.

• Langfristiges Vertragsmanagement: Bei Unternehmen, die langfristige Verträge abschließen, sorgt die Periodenrechnung dafür, dass Einnahmen und Ausgaben mit den entsprechenden vertraglichen Verpflichtungen in Einklang gebracht werden. Dies hilft Unternehmen, den finanziellen Fortschritt jedes Projekts genauer zu verfolgen.

• Verfolgung von Kredittransaktionen: Unternehmen, die auf Kreditbasis arbeiten, also Waren und Dienstleistungen anbieten oder annehmen, bevor Bargeld den Besitzer wechselt, können mit der Periodenrechnung Forderungen und Verbindlichkeiten effektiver verfolgen. Dies hilft ihnen, Cashflow-Prognosen zu erstellen und die Liquidität zu bewerten, die zur Unterstützung des Betriebs erforderlich ist.

• Budgetkontrolle: Mit der Möglichkeit, die Ausgaben direkt mit den Einnahmen abzugleichen, können Unternehmen analysieren, welche Bereiche über oder unter dem Budget liegen und ihre Taktik entsprechend anpassen. Dies führt zu einer kontrollierteren und strategischeren Ressourcenzuteilung.

• Analyse der Stakeholder: Investoren, Gläubiger und andere Stakeholder verlassen sich auf genaue Finanzberichte, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Die Periodenrechnung zeigt den Stakeholdern die operative Effektivität und die finanzielle Stabilität eines Unternehmens deutlicher auf.

Herausforderungen bei der Periodenrechnung

Die Periodenrechnung bietet viele Vorteile, birgt aber auch folgende Schwierigkeiten:

• Umsetzung: Die Periodenrechnung verlangt von Unternehmen, Forderungen, Verbindlichkeiten und andere Finanzereignisse zu verfolgen, die keine unmittelbaren Bartransaktionen beinhalten, was den Buchhaltungsprozess komplizierter macht. Es müssen leistungsfähige Systeme und Richtlinien vorhanden sein, um Einnahmen und Ausgaben genau zu erfassen und abzugleichen.

• Personal: Unternehmen benötigen qualifizierte Buchhaltungsmitarbeiter/innen, die die Grundsätze der Rechnungslegung verstehen und Finanzdaten genau erfassen und analysieren können. Dies kann zusätzliche Schulungen erforderlich machen und höhere Personalkosten mit sich bringen.

• Kosten: Die Implementierung und Pflege eines Periodenrechnungssystems kann kostspieliger sein als die Verwendung eines einfachen Kassenbuchhaltungssystems. Diese Kosten umfassen eine ausgefeiltere Buchhaltungssoftware und möglicherweise erhöhte Ausgaben für Audits und Compliance.

• Liquiditätsmanagement: Da der Fokus der Periodenrechnung auf den erzielten Einnahmen und den angefallenen Aufwendungen und nicht auf den Cashflows liegt, kann die Verfügbarkeit von Barmitteln falsch dargestellt werden. Unternehmen müssen ihre Cashflows sorgfältig und getrennt von der Periodenrechnung verwalten, um sicherzustellen, dass sie über ausreichende Liquidität für das Tagesgeschäft verfügen.

• Einschätzung und Urteil: Die Periodenrechnung beinhaltet häufig Schätzungen und Ermessensentscheidungen, wie z. B. Wertberichtigungen für zweifelhafte Forderungen (Forderungen, die nicht bezahlt werden und zu Verlusten werden könnten), Abschreibungsmethoden und antizipative Posten wie Steuern und Boni. Diese Schätzungen können zu Fehlern und Verzerrungen im Jahresabschluss führen.

• Compliance: Die Komplexität der Periodenrechnung erhöht das Risiko von Fehlern in der Jahresabrechnung, was zu Prüfungsfeststellungen und Compliance-Problemen führen kann.

• Abgleich: Unternehmen, die nach dem Prinzip der Periodenrechnung arbeiten, müssen ihre Forderungen, Verbindlichkeiten und antizipativen Posten regelmäßig abgleichen. Diese Abgleiche können zeitaufwendig sein und erfordern viel Liebe zum Detail, um Abweichungen zu korrigieren.

• Manipulation: Betrügerische Akteure könnten die Flexibilität der Periodenrechnung in Bezug auf Zeitplan und Schätzungen manipulieren, um ein günstigeres finanzielles Bild zu zeichnen. Dies kann zu Missmanagement der Einnahmen oder sogar zu betrügerischen Berichten führen.

Best Practices für die Periodenrechnung

Im Folgenden finden Sie einige Best Practices für die Umsetzung der Periodenrechnung in Ihrem Unternehmen.

Umsatzrealisierung (Revenue Recognition)

• Wenn Ihr Unternehmen ein abonnementbasiertes Modell verwendet, sollten Sie den Zeitpunkt der Umsatzrealisierung (Revenue Recognition sorgfältig prüfen. Sie können Umsätze während der Abonnementlaufzeit oder an bestimmten Meilensteinen realisieren, die auf der Übertragung der Kontrolle über Waren oder Dienstleistungen basieren.

• Analysieren Sie Verträge gründlich, um unterschiedliche Leistungsverpflichtungen zu identifizieren und den Transaktionspreis entsprechend zuzuordnen, damit Sie den Umsatz für gebündelte Produkte oder Dienstleistungen richtig erfassen können.

• Nehmen Sie eine genaue Einschätzung variabler Gegenleistungen (z. B. Boni, Anreize) vor und passen Sie die Umsatzrealisierung entsprechend der Wahrscheinlichkeit an, sie zu erhalten oder nicht zu erhalten.

Ausgabenrealisierung

• Standardisieren Sie Prozesse für die Abgrenzung wiederkehrender Ausgaben wie Miete, Nebenkosten und Gehälter, um Fehler zu reduzieren und eine rechtzeitige Erfassung zu gewährleisten.

• Richten Sie Verfahren zur Bewertung von Eventualverbindlichkeiten ein (z. B. mögliche Rechtsstreitigkeiten, Gewährleistungsansprüche). Bilden Sie Rückstellungen für wahrscheinliche Verbindlichkeiten und geben Sie potenzielle Verbindlichkeiten in den Fußnoten des Jahresabschlusses an.

• Optimieren Sie regelmäßig die Schätzungen für Rückstellungen wie Forderungsausfälle (ausstehende Salden, die abgeschrieben werden müssen) und Gewährleistungsaufwendungen. Integrieren Sie historische Daten und aktuelle Trends, um höhere Genauigkeit zu erzielen.

Interne Prozesse

• Trennen Sie die Zuständigkeitn für die Genehmigung von Transaktionen, deren Aufzeichnung und den Abgleich der Konten. Dies reduziert das Risiko von Fehlern und Betrug.

• Regelmäßige Überprüfung der Periodenrechnung, einschließlich Schätzungen und Journalbuchungen, um Fehler zu korrigieren.

• Führen Sie eine detaillierte Dokumentation aller Grundsätze, Verfahren und Berechnungen der periodengerechten Buchführung, um Transparenz und Prüfungen zu gewährleisten.

• Nutzen Sie eine Buchhaltungssoftware mit leistungsstarken Periodenabgrenzungsfunktionen, um Berechnungen zu automatisieren, Periodenabgrenzungen zu verfolgen und genaue Berichte zu erstellen.

• Verwenden Sie Datenanalysen, um Trends bei Einnahmen und Ausgaben zu analysieren, Anomalien zu identifizieren und die Prognosegenauigkeit zu verbessern