Periodiserad redovisning redovisar intäkter och utgifter när de intjänas eller uppkommer, oavsett när kontanttransaktionerna inträffar. I redovisning enligt kontantprincipen redovisas däremot transaktioner endast när kontanter byter ägare.

Periodiserad redovisning redovisar intäkter när de realiseras – vanligtvis när varor levereras eller tjänster utförs – även om betalning ännu inte har mottagits. Likväl redovisas utgifter när de uppkommer, inte nödvändigtvis när de betalas. Denna metod matchar intäkterna med uppkomna kostnader för att generera dem inom samma rapporteringsperiod. Som ett resultat av detta ger periodiserad redovisning en mer exakt bild av företagets ekonomiska hälsa och operativa resultat.

Amerikanska företag med 25 miljoner USD eller mer i intäkter under en treårsperiod måste använda periodiserad redovisning, men även vissa mindre företag använder det. Nedan tar vi upp de olika typerna av periodiseringar, hur periodiserad redovisning fungerar, dess fördelar och utmaningar samt bästa praxis.

Vad innehåller den här artikeln?

• Typer av redovisningsmetoder
  
• Periodiserad redovisning jämfört med redovisning enligt kontantprincipen
  
• Hur fungerar periodiserad redovisning?
  
• Typer av periodiseringar
  
• Fördelar med periodiserad redovisning
  
• Utmaningar med periodiserad redovisning
  
• Bästa praxis för periodiserad redovisning
  

Typer av redovisningsmetoder

Företag använder tre primära redovisningsmetoder för att registrera finansiella transaktioner: periodiserad redovisning, kontantredovisning och hybridredovisning. Här är en översikt över varje metod och dess regler för att registrera intäkter och utgifter.

• Periodiserad redovisning: Periodiserad redovisning redovisar intäkter och utgifter när de intjänas eller uppkommer, oavsett när kontanttransaktioner sker. Denna metod visar mer exakt ett företags finansiella ställning och resultat, vilket gör den lämplig för större företag eller enheter som hanterar kredittransaktioner.

• Redovisning enligt kontantprincipen: Redovisning enligt kontantprincipen registrerar endast transaktioner när kontanter byter ägare. Detta säkerställer att intäkter redovisas när de tas emot och utgifter när de betalas. Små företag och enskilda firmor använder ofta denna metod, eftersom den klargör hur mycket kontanter företaget har vid varje given tidpunkt.

• Hybridredovisning: Hybridredovisning kombinerar delar av både periodiserad redovisning och redovisning enligt kontantprincipen. Den gör det möjligt för företag att använda kontantredovisning för de flesta transaktioner men övergå till periodiserad redovisning för större poster. Den här flexibiliteten kan vara till fördel för småföretag som måste förenkla de dagliga transaktionerna men som behöver periodiserad redovisning för att korrekt rapportera stora mängder fordringar, leverantörsskulder eller lager. Företag måste hantera hybridredovisning noggrant för att säkerställa efterlevnad av skattelagar och redovisningsstandarder.

Periodiserad redovisning jämfört med redovisning enligt kontantprincipen

Beakta vilken typ av företag du driver när du väljer din redovisningsmetod. Större företag med komplicerade redovisningsbehov föredrar i allmänhet periodiserad redovisning, medan mindre kontantbaserade företag och enmansföretag kanske hellre väljer kontantredovisning för enkelhetens skull. Börsnoterade företag och företag med betydande intäkter använder vanligtvis periodiserad redovisning för att säkerställa efterlevnad av juridiska och regulatoriska standarder.

Här är för- och nackdelarna med periodiserad redovisning och kontantredovisning.

Periodiserad redovisning

Periodiserad redovisning redovisar intäkter när de intjänas och utgifter när de uppkommer, oavsett när pengar tas emot eller betalas.

Fördelar

• Det återspeglar mer exakt ett företags ekonomiska status genom att matcha intjänade intäkter med utgifterna som uppstår för att generera dessa intäkter.

• Det underlättar ekonomisk planering och analys genom att anpassa affärsaktiviteten till de ekonomiska resultaten.

• Allmänt accepterade redovisningsprinciper (GAAP) i USA och Internationella redovisningsstandarder (IFRS) globalt kräver eller uppmuntrar vanligtvis större eller börsnoterade företag att använda dem för konsekvent och jämförbar finansiell rapportering.

Nackdelar

• Eftersom det bevakar kundfordringar och leverantörsskulder är det svårare att implementera och underhålla.

• Det ger ingen direkt indikation på kassaflödet, vilket kan vara missvisande för kontantkänsliga företag.

Redovisning enligt kontantprincipen

Redovisning enligt kontantprincipen redovisar intäkter när kontanter mottas och kostnader när kontanter betalas ut.

Fördelar

• Det är lättare att bevaka enkla kontanttransaktioner än periodiserad redovisning.

• Kontantfokuserade företag och företag med enkla finansiella strukturer drar nytta av att känna till mängden tillgängliga likvida medel.

• Det kan förenkla ett företags skatter, eftersom inkomster inte beskattas förrän de tas emot och utgifter inte bokförs förrän de betalas.

Nackdelar

• Det kanske inte ger en korrekt bild av den långsiktiga ekonomiska hälsan, eftersom det inte tar hänsyn till framtida förpliktelser eller fordringar.

• Det ger mindre insikt i ett företags totala lönsamhet över tid, eftersom det kan ge en felaktig bild av resultaten av den finansiella aktiviteten baserat på tidpunkten för kassaflödet.

Hur fungerar periodiserad redovisning?

Metoden för periodiserad redovisning redovisar intäkter och utgifter när de intjänas eller uppkommer, oavsett när kontanter mottas eller betalas. I redovisning enligt kontantprincipen registreras däremot transaktioner endast när pengar byter ägare.

Så här fungerar periodiserad redovisning.

Intäktsredovisning

Ett företag betraktar intäkter som intjänade i samband med att det levererar varor eller tjänster till en kund och uppfyller sina skyldigheter enligt ett avtal eller en överenskommelse.

Intäkten blir realiserbar när företaget kan förvänta sig betalning för varorna eller tjänsterna.

När intäkterna är både intjänade och realiserbara registrerar företaget dem i resultaträkningen, även om det inte har tagit emot pengarna ännu. Företaget skapar också en kundreskontra för att bevaka beloppet som kunden är skyldig.

Kostnadsredovisning

Ett företag betraktar en kostnad som uppstådd i samband med att det tar emot varor eller tjänster från en leverantör eller anställd, vilket utlöser en relation där företaget förväntas betala för varorna eller tjänsten.

Företaget registrerar sedan den uppkomna utgiften i resultaträkningen, även om den inte har betalat för varan eller tjänsten ännu. Företaget skapar en leverantörsreskontra för att bevaka beloppet som företaget är skyldigt leverantören eller medarbetaren.

Matchningsprincip

Periodiserad redovisning följer matchningsprincipen, som matchar kostnader med motsvarande intäkter under samma rapporteringsperiod. Enligt denna princip ska ett företag redovisa de utgifter som uppkommer när en intäkt genereras under samma period som själva intäkten.

Anta till exempel att ett företag säljer varor till en kund i december men inte får betalt förrän i januari följande år. Enligt periodiserad redovisning redovisar företaget intäkten i december när den tjänas in, även om det inte har tagit emot pengarna ännu. Företaget skapar en kundreskontrapost för att bevaka skuldbeloppet. När företaget får betalt i januari minskar det kundfordringskontot och ökar kassakontot.

Typer av periodiseringar

Det finns två typer av periodiseringar i redovisning: upplupna intäkter och upplupna kostnader. Dessa periodiseringar är en viktig del av bokslutsprocessen i periodiserad redovisning. De säkerställer att årsredovisningen återspeglar alla intäkter och kostnader som uppkommit under en viss period, i enlighet med matchningsprincipen.

• Upplupna intäkter: Upplupna intäkter, även kallade upplupna tillgångar, är intäkter som har intjänats men ännu inte mottagits i kontanter. Detta händer ofta när ett företag tillhandahåller tjänster men ännu inte har utfärdat fakturan eller tagit emot betalningen. Till exempel måste ett företag som tillhandahöll konsulttjänster i slutet av en månad men inte fakturerar kunden förrän nästa månad redovisa intäkterna som intjänats under den periodiserade redovisningsperioden.

• Upplupna kostnader: Upplupna kostnader, även kallade upplupna skulder, är utgifter som har uppkommit men ännu inte betalats eller bokförts. Till exempel betalar företag ofta anställdas löner månaden efter att de har tjänats in. De måste bokföra dessa utgifter under den månad då de använde de anställdas tjänster.

Fördelar med periodiserad redovisning

Periodiserad redovisning representerar ett företags finansiella ställning på ett mer exakt sätt genom att redovisa intäkter och utgifter när de uppstår, snarare än när kontanter utväxlas. Så här kan företag dra nytta av förbättrad noggrannhet:

• Finansiella insikter: Genom att matcha kostnader med intäkterna de genererar ger periodiserad redovisning insikt i verkliga kostnader och lönsamhet. Detta hjälper till med budgetering, prognoser och strategisk planering. Företag kan sedan analysera resultatet utan att behöva beakta de felaktigheter som orsakas av kassaflödets tidsavvikelser.

• Långsiktig avtalshantering: För företag som hanterar långsiktiga avtal kan periodiserad redovisning se till att intäkter och utgifter överensstämmer med relaterade avtalsförpliktelser. Detta hjälper företag att bevaka individuella projekts ekonomiska framsteg mer exakt.

• Bevakning av kredittransaktioner: Företag som drivs på kredit – som erbjuder eller tar emot varor och tjänster innan kontanterna byter ägare – kan bevaka fordringar och skulder mer effektivt med periodiserad redovisning. Detta hjälper dem att hantera kassaflödesprognoser och bedöma den likviditet som behövs för att stödja verksamheten.

• Budgetkontroll: Med möjligheten att matcha utgifter direkt till intäkter kan företag analysera vilka områden som ligger över eller under budget och anpassa sin taktik därefter. Detta leder till en mer kontrollerad och strategisk allokering av resurser.

• Intressentanalys: Investerare, borgenärer och andra intressenter förlitar sig på korrekta finansiella rapporter för att fatta välgrundade beslut. Periodiserad redovisning visar ett företags operativa effektivitet och finansiella stabilitet tydligare för intressenterna.

Utmaningar med periodiserad redovisning

Även om periodiserad redovisning erbjuder många fördelar, innebär det också följande svårigheter:

• Genomförande: Periodiserad redovisning kräver att företag bevakar fordringar, skulder och andra finansiella händelser som inte involverar omedelbara kontanttransaktioner, vilket komplicerar redovisningsprocessen. Det måste finnas starka system och policyer på plats för att korrekt registrera och matcha intäkter och utgifter.

• Personal: Företag kommer att behöva skickliga revisorer som förstår sig på redovisningsprinciperna och kan registrera och analysera finansiella data på ett korrekt sätt. Detta kan kräva ytterligare utbildning och högre personalkostnader.

• Kostnad: Att implementera och underhålla ett periodiserat redovisningssystem kan vara dyrare än att använda ett enkelt kontantredovisningssystem. Dessa kostnader inkluderar mer sofistikerade bokföringsprogram och potentiellt ökade kostnader för revision och efterlevnad.

• Hantering av kassaflödet: Eftersom periodiserad redovisning fokuserar på intjänade intäkter och uppkomna utgifter snarare än kassaflöden, kan det ge en felaktig bild av tillgängliga likvida medel. Företag måste noggrant hantera sina kassaflöden separat från den periodiserade redovisningen för att säkerställa att de har tillräcklig likviditet för att stödja den dagliga verksamheten.

• Värdering och bedömning: Periodiserad redovisning innebär ofta att göra uppskattningar och bedömningar, till exempel reserveringar för osäkra konton (kundfordringar som kan förbli obetalda och förvandlas till förluster), avskrivningsmetoder och upplupna kostnader som skatter och bonusar. Dessa uppskattningar kan leda till fel i de finansiella rapporterna.

• Efterlevnad: Komplexiteten i periodiserad redovisning ökar risken för fel i finansiella rapporter, vilket kan leda till revisionsresultat innehållande fel och efterlevnadsproblem.

• Avstämning: Företag som använder periodiserad redovisning måste regelbundet stämma av kundfordringar, leverantörsskulder och upplupna kostnader. Dessa avstämningar kan vara tidskrävande och kräver detaljfokus för att korrigera avvikelser.

• Manipulering: Bedrägliga aktörer kan manipulera den periodiserade redovisningens flexibilitet i fråga om tidpunkt och uppskattning för att ge en mer gynnsam ekonomisk bild. Detta kan leda till misskötsel av intäkter eller till och med bedräglig rapportering.

Bästa praxis för periodiserad redovisning

Här följer några rekommendationer om hur du implementerar periodiserad redovisning i ditt företag.

Intäktsredovisning

• Om ditt företag använder en abonnemangsbaserad modell bör du noggrant beakta tidpunkten för intäktsredovisningen. Du kan redovisa intäkter under abonnemangsperioden eller vid specifika milstolpar baserat på överföringen av kontrollen över varor eller tjänster.

• Analysera avtal noggrant för att identifiera distinkta prestationsåtaganden och fördela transaktionspriset därefter, så att du kan redovisa intäkter för paketerade produkter eller tjänster på rätt sätt.

• Gör korrekta uppskattningar av variabla ersättningar (t.ex. bonusar, incitament) och justera intäktsredovisningen baserat på deras intjäningssannolikhet.

Kostnadsredovisning

• Standardisera processer för ackumulering av återkommande utgifter som hyra, allmännyttiga tjänster och löner för att minska fel och säkerställa att redovisning sker i tid.

• Upprätta rutiner för bedömning av ansvarsförbindelser (t.ex. potentiella stämningar, garantianspråk). Periodisera för sannolika skulder och lämna upplysning om potentiella skulder i fotnoterna till de finansiella rapporterna.

• Justera regelbundet uppskattningar för upplupna kostnader, t.ex. osäkra fordringar (utestående saldon som måste skrivas av) och garantikostnader. Integrera historiska data och aktuella trender för att främja större noggrannhet.

Interna processer

• Separera ansvaret för att godkänna transaktioner, registrera dem och stämma av konton. Detta minskar risken för fel och bedrägerier.

• Granska regelbundet periodiserade redovisningsprocesser, inklusive uppskattningar och verifieringsposter, för att korrigera fel.

• Dokumentera alla periodiserade redovisningsprinciper, procedurer och beräkningar noggrant för att främja transparens och underlätta revisioner.

• Använd bokföringsprogram med starka funktioner för periodiserad redovisning för att automatisera beräkningar, bevaka periodiseringar och generera korrekta rapporter.

• Använd dataanalys för att analysera trender i intäkter och utgifter, identifiera avvikelser och förbättra prognosnoggrannheten.