Il metodo della contabilità per competenza registra i ricavi e i costi nel momento in cui vengono conseguiti o sostenuti, indipendentemente dal momento in cui si verificano le operazioni di cassa. Al contrario, la contabilità per cassa registra le transazioni solo quando si verificano le operazioni di cassa.

La contabilità per competenza riconosce i ricavi nel momento in cui vengono realizzati (in genere quando i beni vengono consegnati o i servizi vengono erogati) anche se il pagamento non è ancora stato ricevuto. Riconosce inoltre i costi nel momento in cui sono sostenuti, non necessariamente nel momento in cui vengono pagati. Questo metodo fa corrispondere i ricavi ai costi sostenuti per generarli nello stesso periodo di rendicontazione. Di conseguenza, la contabilità per competenza mostra in modo più accurato la salute finanziaria e la performance operativa di un'azienda.

Le attività statunitensi con almeno 25 milioni di dollari di ricavi su un periodo di tre anni devono utilizzare la contabilità per competenza, ma anche alcune piccole attività la utilizzano. Di seguito illustreremo i diversi tipi di ratei, il funzionamento della contabilità per competenza, i vantaggi e le sfide, e le best practice.

Di cosa tratta questo articolo?

• Tipi di metodi di contabilità
  
• Contabilità per competenza e contabilità per cassa a confronto
  
• Come funziona la contabilità per competenza?
  
• Tipologie di ratei
  
• Vantaggi della contabilità per competenza
  
• Sfide della contabilità per competenza
  
• Best practice per la contabilità per competenza
  

Tipi di metodi di contabilità

Le attività utilizzano tre metodi di contabilità principali per registrare le transazioni finanziarie: contabilità per competenza, contabilità per cassa e contabilità ibrida. Ecco una panoramica di ciascun metodo e delle relative regole per registrare i ricavi e i costi.

• Contabilità per competenza: La contabilità per competenza registra i ricavi e i costi nel momento in cui vengono conseguiti o sostenuti, indipendentemente dal momento in cui si verificano le operazioni di cassa. Questo metodo mostra in modo più accurato la posizione finanziaria e le prestazioni di un'azienda, il che lo rende adatto alle attività più grandi o a quelle che gestiscono transazioni di accredito.

• Contabilità per cassa: La contabilità per cassa registra le transazioni solo quando si verificano le operazioni di cassa. In questo modo, i ricavi vengono riconosciuti al momento della ricezione e i costi al momento del pagamento. Le piccole imprese e le persone fisiche utilizzano spesso questo metodo, perché chiarisce la liquidità di cui dispone l'attività in un dato momento.

• Contabilità ibrida: La contabilità ibrida combina gli elementi della contabilità per competenza e della contabilità per cassa. Consente alle attività di utilizzare la contabilità per cassa per la maggior parte delle transazioni ma di passare alla contabilità per competenza per le voci principali. Questa flessibilità può essere vantaggiosa per le piccole imprese che devono semplificare le transazioni quotidiane ma hanno bisogno della contabilità per competenza per dichiarare in modo accurato grandi quantità di crediti, debiti o inventario. Le attività devono gestire con attenzione la contabilità ibrida per conformarsi alle leggi fiscali e agli standard contabili.

Contabilità per competenza e contabilità per cassa a confronto

Considera il tipo di attività che gestisci quando scegli il tuo metodo di contabilità. Le attività più grandi con esigenze contabili complesse generalmente preferiscono la contabilità per competenza, mentre le attività più piccole, basate sulla liquidità, e le persone fisiche potrebbero scegliere la contabilità per cassa per la sua semplicità. Le società pubbliche o con ricavi consistenti in genere utilizzano la contabilità per competenza per conformarsi agli standard legali e normativi.

Ecco i pro e i contro della contabilità per competenza e per cassa.

Contabilità per competenza

La contabilità per competenza registra i ricavi nel momento in cui vengono conseguiti e i costi nel momento in cui vengono sostenuti, indipendentemente dal momento in cui il denaro viene ricevuto o pagato.

Vantaggi

• Riflette in modo più accurato la situazione finanziaria di un'attività facendo corrispondere i ricavi conseguiti ai costi sostenuti per generare tali ricavi.

• Semplifica la pianificazione e l'analisi finanziaria allineando attività aziendale e risultati finanziari.

• I principi contabili generalmente accettati (GAAP) negli Stati Uniti e gli International Financial Reporting Standards (IFRS) in tutto il mondo di solito richiedono o incoraggiano le attività più grandi o quotate in borsa a utilizzarli per un'informativa finanziaria coerente e comparabile.

Svantaggi

• Poiché tiene traccia dei crediti e dei debiti, è più difficile da implementare e mantenere.

• Non fornisce un'indicazione diretta del flusso di cassa, il che può essere fuorviante per le attività sensibili al contante.

Contabilità per cassa

La contabilità per cassa registra i ricavi quando viene ricevuto il denaro e i costi quando viene effettuato il pagamento.

Vantaggi

• La tracciabilità delle operazioni di cassa è più facile da gestire rispetto alla contabilità per competenza.

• Le attività basate sulla liquidità o con strutture finanziarie semplici traggono vantaggio dalla conoscenza della liquidità disponibile.

• Può semplificare le tasse di un'attività, poiché i ricavi non vengono tassati fino a quando non vengono ricevuti e i costi non vengono registrati fino a quando non vengono pagati.

Svantaggi

• Potrebbe non mostrare con precisione la salute finanziaria a lungo termine, perché non tiene conto di obbligazioni o crediti.

• Fornisce meno informazioni sulla redditività complessiva di un'attività nel tempo, perché può travisare i risultati dell'attività finanziaria in base ai tempi del flusso di cassa.

Come funziona la contabilità per competenza?

Il metodo della contabilità per competenza registra i ricavi e i costi nel momento in cui vengono conseguiti o sostenuti, indipendentemente dal momento in cui il denaro viene ricevuto o pagato. Al contrario, la contabilità per cassa registra le transazioni solo quando si verificano le operazioni di cassa.

Ecco come funziona la contabilità per competenza.

Riconoscimento dei ricavi

Un'azienda considera i ricavi conseguiti dopo aver consegnato beni o servizi a un cliente, adempiendo ai propri obblighi ai sensi di un contratto o di un accordo.

Tali ricavi diventano realizzabili quando l'azienda può aspettarsi il pagamento per i beni o i servizi.

Una volta che i ricavi sono stati conseguiti e sono realizzabili, l'azienda li registra nel conto economico, anche se non ha ancora ricevuto il pagamento. L'attività crea anche una voce Crediti o Accounts receivable per tenere traccia dell'importo dovuto dal cliente.

Riconoscimento dei costi

Un'azienda considera un costo sostenuto quando riceve beni o servizi da un fornitore o da un dipendente, con l'obbligo di pagarli.

L'attività registra quindi il costo sostenuto nel conto economico, anche se non l'ha ancora pagato. L'attività crea una voce Debiti o Accounts payable per tenere traccia dell'importo dovuto al fornitore o al dipendente.

Principio della corrispondenza

La contabilità per competenza segue il principio della corrispondenza, che fa coincidere i costi con i ricavi corrispondenti nello stesso periodo di riferimento. In base a questo principio, un'azienda dovrebbe riconoscere i costi sostenuti per generare ricavi nello stesso periodo dei ricavi stessi.

Supponiamo ad esempio che un'azienda venda merce a un cliente a dicembre ma non riceva il pagamento fino a gennaio dell'anno successivo. In base alla contabilità per competenza, l'azienda riconosce i ricavi a dicembre quando sono stati conseguiti, anche se non ha ancora ricevuto il pagamento. Crea una voce Crediti per tenere traccia dell'importo dovuto. Quando l'azienda riceve il pagamento a gennaio, riduce i crediti e aumenta il conto cassa.

Tipologie di ratei

Esistono due tipi di ratei nella contabilità: i ratei attivi e ratei passivi. Questi ratei sono una parte fondamentale del processo di chiusura di fine periodo nella contabilità per competenza. Garantiscono che i rendiconti finanziari riflettano tutti i ricavi conseguiti e i costi sostenuti durante un determinato periodo, in linea con il principio della corrispondenza della contabilità.

• Ratei attivi: I ratei attivi (Accrued revenues) sono ricavi che sono stati conseguiti ma non ancora incassati. Questo accade spesso quando un'attività fornisce servizi ma non ha ancora emesso la fattura né ricevuto il pagamento. Ad esempio, un'azienda che ha fornito servizi di consulenza alla fine di un mese ma non invierà la fattura al cliente fino al mese successivo deve riconoscere i ricavi conseguiti nel periodo contabile di competenza.

• Ratei passivi: I ratei passivi (Accrued expenses) sono costi che sono stati sostenuti ma non ancora pagati o registrati in contabilità. Ad esempio, le aziende spesso pagano gli stipendi dei dipendenti il mese successivo a quello in cui sono stati guadagnati. Devono registrare questi costi nel mese in cui hanno usufruito dei servizi dei dipendenti.

Vantaggi della contabilità per competenza

La contabilità per competenza rappresenta in modo più accurato la posizione finanziaria di un'azienda registrando i ricavi e i costi quando si verificano, piuttosto che quando si verificano le operazioni di cassa. Ecco come le attività possono trarre vantaggio da una maggiore accuratezza:

• Approfondimenti finanziari: La contabilità per competenza, facendo coincidere i costi con i ricavi generati, consente di conoscere i costi e la redditività reali. Questo aiuta nel budgeting, nelle previsioni e nella pianificazione strategica. Le attività possono quindi analizzare le prestazioni senza le imprecisioni causate dalle differenze temporali nei flussi di cassa.

• Gestione dei contratti a lungo termine: Per le attività che gestiscono contratti a lungo termine, la contabilità per competenza mantiene i ricavi e i costi allineati con i relativi obblighi contrattuali. Questo aiuta le attività a monitorare i progressi finanziari di ogni progetto in modo più accurato.

• Monitoraggio delle transazioni di accredito: Le attività che operano a credito, offrendo o ricevendo beni e servizi prima del verificarsi delle relative operazioni di cassa, possono tenere traccia di crediti e debiti in modo più efficace con la contabilità per competenza. Questo li aiuta a gestire le previsioni dei flussi di cassa e a valutare la liquidità necessaria per supportare le operazioni.

• Controllo del budget: Grazie alla possibilità di far corrispondere i costi direttamente ai ricavi, le attività possono analizzare quali aree sono in eccesso o in difetto rispetto al budget e adeguare le proprie tattiche di conseguenza. Questo porta a un'allocazione più controllata e strategica delle risorse.

• Analisi delle parti interessate (stakeholder): investitori, creditori e altre parti interessate fanno affidamento sull'accuratezza dei bilanci per prendere decisioni informate. La contabilità per competenza mostra più chiaramente alle parti interessate l'efficacia operativa e la stabilità finanziaria di un'azienda.

Sfide della contabilità per competenza

Se da un lato la contabilità per competenza offre molti vantaggi, dall'altro presenta anche le seguenti difficoltà:

• Implementazione: La contabilità per competenza impone alle attività di tenere traccia dei crediti, dei debiti e di altri eventi finanziari che non comportano transazioni di cassa immediate, complicando le procedure contabili. È necessario mettere in atto sistemi e politiche efficaci per registrare e far corrispondere con precisione i ricavi e i costi.

• Personale: Le aziende avranno bisogno di commercialisti qualificati che comprendano i principi contabili e siano in grado di registrare e analizzare con precisione i dati finanziari. Ciò potrebbe richiedere una formazione aggiuntiva e costi di personale più elevati.

• Costo: L'implementazione e il mantenimento di un sistema di contabilità per competenza può essere più costoso rispetto all'utilizzo di un semplice sistema di contabilità per cassa. Questi costi includono software di contabilità più sofisticati e un potenziale aumento dei costi per l'audit e la conformità.

• Gestione del flusso di cassa: Poiché la contabilità per competenza si concentra sui ricavi conseguiti e sui costi sostenuti piuttosto che sui flussi finanziari, può travisare la disponibilità di cassa. Le attività devono gestire attentamente i propri flussi di cassa, separatamente dalla contabilità per competenza, per assicurarsi di disporre di liquidità sufficiente per le operazioni quotidiane.

• Stime e giudizi: La contabilità per competenza spesso comporta l'elaborazione di stime e giudizi, come gli accantonamenti per i crediti dubbi (crediti che potrebbero non essere pagati e diventare perdite), i metodi di ammortamento e i ratei passivi come le imposte e i bonus. Queste stime possono introdurre errori e distorsioni nei rendiconti finanziari.

• Conformità: La complessità della contabilità per competenza aumenta il rischio di errori nei rendiconti finanziari, che possono portare a rilievi in fase di audit e problemi di conformità.

• Riconciliazione: Le attività che utilizzano la contabilità per competenza devono riconciliare regolarmente crediti, debiti e ratei passivi. Queste riconciliazioni possono richiedere tempo e attenzione ai dettagli per correggere le discrepanze.

• Manipolazione: I truffatori potrebbero manipolare la flessibilità della contabilità per competenza in termini di tempistica e stima per presentare un quadro finanziario più favorevole. Ciò può causare una cattiva gestione dei guadagni o addirittura una rendicontazione fraudolenta.

Best practice per la contabilità per competenza

Di seguito sono riportate alcune best practice per implementare la contabilità per competenza nella tua attività.

Riconoscimento dei ricavi

• Se la tua attività utilizza un modello basato su abbonamento, valuta attentamente le tempistiche per il riconoscimento dei ricavi. Potresti riconoscere i ricavi durante il periodo di abbonamento o in corrispondenza di tappe specifiche in base al trasferimento del controllo di beni o servizi.

• Analizza a fondo i contratti per identificare obblighi di prestazione distinti e allocare il prezzo della transazione di conseguenza, in modo da poter riconoscere correttamente i ricavi per i prodotti o i servizi in bundle.

• Stima con precisione considerazioni variabili (ad esempio bonus, incentivi) e rettifica il riconoscimento dei ricavi in base alla probabilità di conseguirli o meno.

Riconoscimento dei costi

• Standardizza i processi per l'accumulo di costi ricorrenti come affitti, utenze e stipendi per ridurre gli errori e garantire un riconoscimento tempestivo.

• Stabilisci procedure per la valutazione delle sopravvenienze passive (ad esempio potenziali cause legali, richieste di garanzia). Accantona le passività probabili e indica le passività potenziali nelle note dei bilanci.

• Perfeziona regolarmente le stime per gli accantonamenti come i crediti inesigibili (saldi in sospeso che devono essere cancellati) e le spese di garanzia. Integra i dati storici e le tendenze attuali per una maggiore precisione.

Processi interni

• Separa le responsabilità per autorizzare le transazioni, registrarle e riconciliare i conti. In questo modo si riduce il rischio di errori e frodi.

• Rivedi regolarmente i processi di contabilità per competenza, comprese le stime e le scritture contabili, per correggere gli errori.

• Conserva una documentazione dettagliata di tutte le politiche, le procedure e i calcoli della contabilità per competenza ai fini di trasparenza e di audit.

• Utilizza un software con valide funzionalità di contabilità per competenza per automatizzare i calcoli, tenere traccia dei ratei e generare report accurati.

• Utilizza l'analisi dei dati per analizzare le tendenze dei ricavi e dei costi, identificare le anomalie e migliorare l'accuratezza delle previsioni.