O método de contabilidade pelo regime de competência registra receitas e despesas quando elas são geradas ou incorridas, independentemente de quando os pagamentos ocorrem. Já a contabilidade pelo regime de caixa registra transações somente quando há pagamento.

A contabilidade com base no regime de competência reconhece receitas quando elas são realizadas — normalmente quando bens são entregues ou serviços são prestados — mesmo que o pagamento ainda não tenha sido recebido. Ela também reconhece despesas quando são incorridas, e não necessariamente quando são pagas. Esse método relaciona as receitas às despesas incorridas para gerá-las dentro do mesmo período de reporte. Como resultado, a contabilidade pelo regime de competência mostra com mais precisão a saúde financeira e o desempenho operacional de uma empresa.

Empresas dos EUA com $25 milhões ou mais em receita ao longo de um período de três anos precisam usar a contabilidade pelo regime de competência, embora algumas empresas menores também a utilizem. A seguir, vamos abordar os diferentes tipos de apropriações, como a contabilidade pelo regime de competência funciona, suas vantagens, seus desafios e as práticas recomendadas.

O que você verá neste artigo?

• Tipos de métodos contábeis
  
• Contabilidade pelo regime de competência x contabilidade pelo regime de caixa
  
• Como funciona a contabilidade pelo regime de competência?
  
• Tipos de apropriações
  
• Vantagens da contabilidade pelo regime de competência
  
• Desafios da contabilidade pelo regime de competência
  
• Práticas recomendadas para a contabilidade pelo regime de competência
  
• Como o Stripe Revenue Recognition pode ajudar
  

Tipos de métodos contábeis

Existem três métodos contábeis principais que empresas usam para registrar transações financeiras: regime de competência, regime de caixa e contabilidade híbrida. Veja uma visão geral de cada método e de suas regras para registrar receitas e despesas.

• Contabilidade pelo regime de competência: A contabilidade com base no regime de competência registra renda e despesas quando são geradas ou incorridas, independentemente de quando as transações em dinheiro acontecem. Esse método mostra com mais precisão a posição financeira e o desempenho de uma empresa, o que o torna adequado para empresas maiores ou para aquelas que lidam com transações a crédito.

• Contabilidade pelo regime de caixa: A contabilidade pelo regime de caixa registra transações somente quando o dinheiro muda de mãos. Isso garante que receitas sejam reconhecidas quando recebidas e despesas sejam reconhecidas quando pagas. Pequenas empresas e pessoas físicas costumam usar esse método, porque ele deixa claro quanto dinheiro a empresa tem em qualquer momento.

• Contabilidade híbrida: A contabilidade híbrida combina elementos do regime de competência com elementos do regime de caixa. Ela permite que empresas usem o regime de caixa na maior parte das transações, mas recorram ao regime de competência para itens relevantes. Essa flexibilidade pode ser vantajosa para pequenas empresas que precisam simplificar transações do dia a dia, mas precisam do regime de competência para reportar com precisão grandes volumes de contas a receber, contas a pagar ou estoque. As empresas precisam administrar a contabilidade híbrida com cuidado para cumprir a legislação tributária e os padrões contábeis.

Contabilidade pelo regime de competência x contabilidade pelo regime de caixa

Ao escolher seu método contábil, leve em conta o tipo de empresa que você opera. Empresas maiores e com necessidades contábeis mais complexas geralmente preferem o regime de competência, enquanto empresas menores baseadas em dinheiro e pessoas físicas podem optar pelo regime de caixa por sua simplicidade. Empresas de capital aberto ou com receita substancial normalmente usam o regime de competência para cumprir padrões jurídicos e regulatórios.

Aqui estão os prós e os contras da contabilidade pelo regime de competência e da contabilidade pelo regime de caixa.

Contabilidade pelo regime de competência

A contabilidade com base no regime de competência registra renda quando ela é gerada e despesas quando são incorridas, independentemente de quando o dinheiro é recebido ou pago.

Prós

• Ela reflete com mais precisão a condição financeira de uma empresa ao relacionar receitas geradas com as despesas incorridas para produzi-las.

• Ela facilita o planejamento e a análise financeira ao alinhar a atividade empresarial com os resultados financeiros.

• Os princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP) nos EUA e as Normas Internacionais de Relatório Financeiro (IFRS) no mundo todo normalmente exigem ou incentivam empresas maiores ou de capital aberto a usá-la para um reporte financeiro consistente e comparável.

Contras

• Como acompanha contas a receber e contas a pagar, a contabilidade pelo regime de competência é mais difícil de implementar e manter.

• Ela não fornece uma indicação direta do fluxo de caixa, o que pode ser enganoso para empresas sensíveis a caixa.

Contabilidade pelo regime de caixa

A contabilidade pelo regime de caixa registra receitas quando o dinheiro é recebido e despesas quando o dinheiro sai.

Prós

• Acompanhar transações simples em dinheiro é mais fácil de administrar do que a contabilidade pelo regime de competência.

• Empresas centradas em caixa ou com estruturas financeiras simples se beneficiam de saber o montante de caixa disponível.

• A contabilidade pelo regime de caixa pode simplificar os impostos de uma empresa, já que a renda não é tributada até ser recebida, e as despesas não são registradas até serem pagas.

Contras

• Ela pode não mostrar com precisão a saúde financeira de longo prazo, porque não considera obrigações futuras nem contas a receber.

• Ela oferece menos visão sobre a lucratividade geral de uma empresa ao longo do tempo, porque pode distorcer os resultados da atividade financeira com base no momento dos fluxos de caixa.

Como funciona a contabilidade pelo regime de competência?

O método de contabilidade pelo regime de competência registra receitas e despesas quando são geradas ou incorridas, independentemente de quando o dinheiro é recebido ou pago. Em contrapartida, a contabilidade pelo regime de caixa registra transações apenas quando o dinheiro efetivamente muda de mãos.

Veja como a contabilidade com base no regime de competência funciona.

Registre a receita quando ela for gerada, não quando for paga

Uma empresa considera que a receita foi gerada assim que entrega bens ou presta serviços a um cliente, cumprindo suas obrigações conforme um contrato ou acordo.

Essa receita se torna realizável quando a empresa pode esperar o pagamento pelos bens ou serviços.

Quando a receita é ao mesmo tempo gerada e realizável, a empresa a registra na demonstração de resultado, ainda que o pagamento em dinheiro não tenha sido recebido. A empresa também cria um lançamento de contas a receber para acompanhar o valor devido pelo cliente.

Registre as despesas quando forem incorridas, não quando forem pagas

Uma empresa considera uma despesa incorrida assim que recebe bens ou serviços de um fornecedor ou de um funcionário, passando a ter a obrigação de pagá-los.

A empresa registra a despesa incorrida na demonstração de resultado, ainda que ainda não a tenha pago. A empresa cria um lançamento de contas a pagar para acompanhar o valor devido ao fornecedor ou ao funcionário.

Relacione receitas e despesas no mesmo período

A contabilidade pelo regime de competência segue o princípio da competência, que relaciona despesas às receitas correspondentes no mesmo período de reporte. Por esse princípio, a empresa deve reconhecer, no mesmo período da receita, as despesas incorridas para gerá-la.

Por exemplo, imagine que uma empresa venda bens a um cliente em dezembro, mas só receba o pagamento em janeiro do ano seguinte. No regime de competência, a empresa reconhece a receita em dezembro, quando ela foi gerada, mesmo sem ter recebido o pagamento em dinheiro. Ela cria um lançamento de contas a receber para acompanhar o valor devido. Quando recebe o pagamento em janeiro, reduz contas a receber e aumenta a conta de caixa.

Tipos de apropriações

Existem dois tipos de apropriações na contabilidade: receitas apropriadas e despesas apropriadas. Essas apropriações são parte central do processo de fechamento de fim de período na contabilidade com base no regime de competência. Elas garantem que as demonstrações financeiras reflitam todas as receitas geradas e todas as despesas incorridas durante um período específico, em linha com o princípio da competência da contabilidade.

• Receitas apropriadas: Receitas apropriadas, também conhecidas como ativos apropriados, são receitas que já foram geradas, mas cujo valor ainda não foi recebido em dinheiro. Isso geralmente acontece quando uma empresa presta serviços, mas ainda não emitiu a fatura nem recebeu o pagamento. Por exemplo, uma empresa que prestou serviços de consultoria no fim de um mês, mas só vai faturar o cliente no mês seguinte, precisa reconhecer a receita gerada no período contábil do regime de competência.

• Despesas apropriadas: Despesas apropriadas, também conhecidas como passivos apropriados, são despesas já incorridas, mas que ainda não foram pagas nem registradas nas contas. Por exemplo, empresas muitas vezes pagam os salários dos funcionários no mês seguinte ao que eles foram gerados. Elas precisam registrar essas despesas no mês em que usaram os serviços dos funcionários.

Enquanto apropriações reconhecem receita ou despesa quando um bem ou serviço foi entregue, mas ainda não foi pago, diferimentos reconhecem receita quando o pagamento vem antes da entrega do bem ou da prestação do serviço.

Vantagens da contabilidade pelo regime de competência

A contabilidade pelo regime de competência representa com mais precisão a posição financeira de uma empresa ao registrar receitas e despesas quando ocorrem, e não quando o dinheiro é trocado. Veja como empresas podem se beneficiar dessa maior precisão:

• Tenha uma visão mais profunda da lucratividade: Ao relacionar despesas às receitas que elas geram, a contabilidade pelo regime de competência oferece uma visão mais nítida dos custos reais e da lucratividade. Isso ajuda com orçamento, previsões e planejamento estratégico. Empresas podem analisar desempenho sem as distorções causadas por diferenças de tempo nos fluxos de caixa.

• Acompanhe contas de longo prazo com precisão: Para empresas que trabalham com contratos de longo prazo, a contabilidade pelo regime de competência mantém receitas e despesas alinhadas com as obrigações contratuais relacionadas. Isso ajuda empresas a acompanhar com mais precisão o progresso financeiro de cada projeto.

• Melhore a gestão de crédito e fluxo de caixa: Empresas que operam com crédito — oferecendo ou recebendo bens e serviços antes que o dinheiro mude de mãos — podem acompanhar contas a receber e contas a pagar com mais eficiência usando a contabilidade pelo regime de competência. Isso as ajuda a administrar previsões de fluxo de caixa e avaliar a liquidez necessária para sustentar as operações.

• Controle orçamentos com consistência: Com a capacidade de relacionar despesas diretamente às receitas, empresas podem analisar quais áreas estão acima ou abaixo do orçamento e ajustar suas táticas conforme necessário. Isso leva a uma alocação de recursos mais controlada e estratégica.

• Forneça análises precisas para partes interessadas: Investidores, credores e outras partes interessadas dependem de demonstrações financeiras precisas para tomar decisões informadas. A contabilidade pelo regime de competência mostra com mais clareza a eficácia operacional e a estabilidade financeira de uma empresa para essas partes.

Desafios da contabilidade pelo regime de competência

Embora a contabilidade pelo regime de competência ofereça muitas vantagens, ela também apresenta os seguintes desafios:

• Exigências complexas de configuração e controle: A contabilidade com base no regime de competência exige que empresas acompanhem contas a receber, contas a pagar e outros eventos financeiros que não envolvem transações imediatas em dinheiro, o que torna o processo contábil mais complexo. Sistemas e políticas sólidos precisam estar em vigor para registrar e relacionar receitas e despesas com precisão.

• Necessidade de equipe contábil qualificada: As empresas precisarão de contadores qualificados, que compreendam os princípios contábeis e consigam registrar e analisar dados financeiros com precisão. Isso pode exigir treinamento adicional e custos mais altos com equipe.

• Maior custo de sistema e conformidade: Implementar e manter um sistema contábil pelo regime de competência pode ser mais caro do que usar um sistema simples pelo regime de caixa. Esses custos incluem software contábil mais sofisticado e, possivelmente, despesas mais altas com auditoria e conformidade.

• Carga adicional na gestão do fluxo de caixa: Como a contabilidade pelo regime de competência se concentra em receitas geradas e despesas incorridas, e não em fluxos de caixa, ela pode dar uma visão distorcida da disponibilidade de caixa. As empresas devem administrar seus fluxos de caixa separadamente da contabilidade pelo regime de competência para garantir liquidez suficiente para as operações do dia a dia.

• Possibilidade de erros e falhas de julgamento: A contabilidade com base no regime de competência frequentemente envolve estimativas e julgamentos, como provisões para contas duvidosas (contas a receber que podem não ser pagas e se transformar em perdas), métodos de depreciação e despesas apropriadas, como impostos e bônus. Essas estimativas podem introduzir erros e vieses nas demonstrações financeiras.

• Necessidades complicadas de conformidade: A complexidade da contabilidade pelo regime de competência aumenta o risco de erros nas demonstrações financeiras, o que pode levar a apontamentos de auditoria e problemas de conformidade.

• Etapas adicionais que consomem tempo: Empresas que usam o regime de competência precisam reconciliar regularmente contas a receber, contas a pagar e despesas apropriadas. Essas reconciliações podem demandar tempo e exigem atenção aos detalhes para corrigir divergências.

• Risco de fraude: Agentes fraudulentos podem manipular a flexibilidade da contabilidade pelo regime de competência em relação a prazos e estimativas para apresentar um quadro financeiro mais favorável. Isso pode levar a má gestão de receitas ou até mesmo a relatórios fraudulentos.

Práticas recomendadas para a contabilidade pelo regime de competência

Aqui estão algumas práticas recomendadas para implementar o método de contabilidade pelo regime de competência na sua empresa.

Implemente práticas precisas de reconhecimento de receitas

• Se sua empresa usa um modelo baseado em assinatura, avalie com cuidado o momento do reconhecimento de receitas. Você pode reconhecer a receita ao longo do período da assinatura ou em marcos específicos, com base na transferência de controle sobre bens ou serviços.

• Analise os contratos com profundidade para identificar obrigações de desempenho distintas e alocar o preço da transação adequadamente, para reconhecer corretamente a receita de produtos ou serviços agrupados.

• Estime com precisão contraprestações variáveis (por exemplo, bônus e incentivos) e ajuste o reconhecimento de receitas com base na probabilidade de recebê-las ou não.

Padronize e revise processos de reconhecimento de despesas

• Padronize processos para apropriar despesas recorrentes, como aluguel, serviços públicos e salários, para reduzir erros e assegurar reconhecimento no momento adequado.

• Estabeleça procedimentos para avaliar passivos contingentes (por exemplo, possíveis processos judiciais e reclamações de garantia). Faça apropriações para passivos prováveis e divulgue passivos potenciais nas notas explicativas das demonstrações financeiras.

• Refaça regularmente as estimativas de apropriações, como inadimplência e despesas de garantia. Integre dados históricos e tendências atuais para alcançar maior precisão.

Reforce controles internos e documentação

• Separe as responsabilidades de autorizar transações, registrá-las e reconciliar contas. Isso reduz o risco de erros e fraude.

• Revise regularmente os processos da contabilidade com base no regime de competência, incluindo estimativas e lançamentos contábeis, para corrigir erros.

• Mantenha documentação detalhada de todas as políticas, procedimentos e cálculos da contabilidade pelo regime de competência para fins de transparência e auditoria.

Use tecnologia e dados para melhorar a precisão

• Use software contábil com boas funções para o regime de competência, capaz de automatizar cálculos, acompanhar apropriações e gerar relatórios precisos.

• Use análise de dados para examinar tendências de receita e despesas, identificar anomalias e melhorar a precisão das previsões.

Como o Stripe Revenue Recognition pode ajudar

Stripe Revenue Recognition ajuda a simplificar a contabilidade pelo regime de competência — incluindo auditorias, fechamento de fim de mês, relatórios e muito mais — para que você feche seus livros com mais eficiência e precisão. Ele automatiza e configura relatórios de receita para ajudar na conformidade com a ASC 606 e a IFRS 15.

O Revenue Recognition pode ajudar você a:

• Ter uma visão mais completa da sua receita: No Dashboard da Stripe, veja todas as suas transações e termos na Stripe e importe dados de fora da Stripe.

• Automatizar relatórios de receita: Gere relatórios contábeis prontos para uso — sem precisar de recursos de engenharia.

• Personalizar para sua empresa: Crie e automatize regras personalizadas para reconhecer receita, de acordo com as práticas contábeis da sua empresa.

• Auditar em tempo real: Prepare-se para auditorias rastreando qualquer valor de receita até os clientes e as transações subjacentes.

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