El método de contabilidad de ejercicio registra los ingresos y gastos cuando se ganan o se incurre en ellos, independientemente de cuándo se produzcan las transacciones en efectivo. Por el contrario, la contabilidad de caja registra las transacciones solo cuando se intercambia efectivo.

La contabilidad de ejercicio reconoce los ingresos cuando se realizan, normalmente cuando se entregan los bienes o se prestan los servicios, incluso si aún no se recibió el pago. También reconoce los gastos cuando se incurre en ellos, no necesariamente cuando se pagan. Con este método, los ingresos se corresponden con los gastos en que se incurre para generarlos en el transcurso del mismo período de referencia. Como resultado, la contabilidad de ejercicio muestra con mayor precisión la salud financiera y el rendimiento operativo de una empresa.

Las empresas de los EE. UU. con ingresos de 25 millones de dólares o más en un período de tres años deben utilizar la contabilidad de ejercicio, pero algunas empresas más pequeñas también la utilizan. A continuación, abordaremos los diferentes tipos de devengos, cómo funciona la contabilidad de ejercicio, sus ventajas y desafíos, y las prácticas recomendadas.

¿Qué contiene este artículo?

• Tipos de métodos contables
  
• Contabilidad de ejercicio vs. contabilidad de caja
  
• ¿Cómo funciona la contabilidad de ejercicio?
  
• Tipos de devengos
  
• Ventajas de la contabilidad de ejercicio
  
• Desafíos de la contabilidad de ejercicio
  
• Prácticas recomendadas de la contabilidad de ejercicio
  

Tipos de métodos contables

Las empresas utilizan tres métodos contables principales para registrar las transacciones financieras: contabilidad de ejercicio, efectivo y contabilidad híbrida. Aquí hay un resumen de cada método y sus reglas para registrar ingresos y gastos.

• Contabilidad de ejercicio: la contabilidad de ejercicio registra los ingresos y gastos cuando se ganan o se incurre en ellos, independientemente de cuándo se produzcan las transacciones en efectivo. Con este método se muestra con mayor precisión la posición financiera y el rendimiento de una empresa, lo que lo hace adecuado para empresas más grandes o aquellas que manejan transacciones de crédito.

• Contabilidad de caja: la contabilidad de caja registra las transacciones solo cuando el efectivo cambia de manos. Esto garantiza que los ingresos se reconozcan cuando se reciben y los gastos se reconozcan cuando se pagan. Las pequeñas empresas y los particulares a menudo usan este método, porque aclara cuánto efectivo tiene la empresa en un momento dado.

• Contabilidad híbrida: la contabilidad híbrida combina elementos de la contabilidad de ejercicio y de la contabilidad de caja. Permite a las empresas utilizar la contabilidad de caja para la mayoría de las transacciones y cambiar a la contabilidad de ejercicio para las partidas principales. Esta flexibilidad puede beneficiar a las pequeñas empresas que tienen que simplificar las transacciones diarias, pero necesitan una contabilidad de ejercicio para informar con precisión grandes cantidades de cuentas por cobrar, por pagar o inventario. Las empresas deben gestionar cuidadosamente la contabilidad híbrida para cumplir con las leyes fiscales y las normas contables.

Contabilidad de ejercicio vs. contabilidad de caja

Ten en cuenta el tipo de empresa que diriges a la hora de elegir tu método contable. Las empresas más grandes con necesidades contables complicadas generalmente prefieren la contabilidad de ejercicio, mientras que los particulares y las empresas más pequeñas basadas en efectivo pueden elegir la contabilidad de caja por su simplicidad. Las empresas que cotizan en bolsa, o aquellas con ingresos sustanciales, suelen utilizar la contabilidad de ejercicio para cumplir con las normas legales y reglamentarias.

A continuación, se muestran las ventajas y las desventajas de la contabilidad de ejercicio y la contabilidad de caja.

Contabilidad de ejercicio

La contabilidad de ejercicio registra los ingresos cuando se obtienen y los gastos cuando se incurre en ellos, independientemente de cuándo se recibe o paga el dinero.

Ventajas

• Refleja con mayor precisión el estado financiero de una empresa al hacer coincidir los ingresos obtenidos con los gastos incurridos para generar esos ingresos.

• Facilita la planificación y el análisis financiero al alinear la actividad empresarial con los resultados financieros.

• Los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA) en los EE. UU. y las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) en todo el mundo generalmente exigen o alientan a las empresas más grandes o que cotizan en bolsa a utilizar este método para informes financieros consistentes y comparables.

Desventajas

• Debido a que realiza un seguimiento de las cuentas por cobrar y por pagar, es más difícil de implementar y mantener.

• No proporciona una indicación directa del flujo de efectivo, lo que puede ser engañoso para las empresas que son sensibles al efectivo.

Contabilidad de caja

La contabilidad de caja registra los ingresos cuando se recibe efectivo y los gastos cuando se paga efectivo.

Ventajas

• El seguimiento de las transacciones directas en efectivo es más fácil de gestionar que la contabilidad de ejercicio.

• Las empresas centradas en el efectivo o aquellas con estructuras financieras sencillas se benefician de conocer el monto de efectivo disponible.

• Puede simplificar los impuestos de una empresa, ya que los ingresos no se gravan hasta que se reciben y los gastos no se registran hasta que se pagan.

Desventajas

• Es posible que no muestre con precisión la salud financiera a largo plazo, porque no tiene en cuenta las obligaciones o cuentas por cobrar futuras.

• Proporciona menos información sobre la rentabilidad general de una empresa a lo largo del tiempo, ya que puede tergiversar los resultados de la actividad financiera en función del momento del flujo de caja.

¿Cómo funciona la contabilidad de ejercicio?

El método de contabilidad de ejercicio registra los ingresos y gastos cuando se ganan o se incurre en ellos, independientemente de cuándo se recibe o paga el efectivo. Por el contrario, la contabilidad de caja registra las transacciones solo cuando el dinero cambia de manos.

Así es como funciona la contabilidad de ejercicio.

Reconocimiento de ingresos

Una empresa considera los ingresos obtenidos una vez que entrega bienes o servicios a un cliente y cumple con sus obligaciones en virtud de un contrato o acuerdo.

Esos ingresos se vuelven realizables cuando la empresa puede esperar el pago de los bienes o servicios.

Una vez que los ingresos se obtienen y se pueden realizar, la empresa los registra en el estado de resultados, incluso si aún no recibió el pago en efectivo. La empresa también crea una partida de cuentas por cobrar para registrar el monto adeudado por el cliente.

Reconocimiento de gastos

Una empresa considera un gasto incurrido una vez que recibe bienes o servicios de un proveedor o empleado, lo que obliga a la empresa a pagarlos.

Luego, la empresa registra el gasto incurrido en el estado de resultados, incluso si aún no pagó el gasto. La empresa crea una partida de cuentas por pagar para registrar el importe adeudado al proveedor o empleado.

Principio de correlación

La contabilidad de ejercicio sigue el principio de correlación, que hace coincidir los gastos con los ingresos correspondientes en el mismo período de informe. De acuerdo con este principio, una empresa debe reconocer los gastos incurridos para generar ingresos en el mismo período que los ingresos en sí.

Por ejemplo, supongamos que una empresa vende productos a un cliente en diciembre, pero no recibe el pago hasta enero del año siguiente. En la contabilidad de ejercicio, la empresa reconoce los ingresos en diciembre, cuando se obtienen, aunque aún no haya recibido el pago en efectivo. Crea un movimiento de cuentas por cobrar para registrar el importe adeudado. Cuando la empresa recibe el pago en efectivo en enero, reduce las cuentas por cobrar y aumenta la cuenta de efectivo.

Tipos de devengos

Hay dos tipos de devengos en contabilidad: ingresos devengados y gastos devengados. Estos devengos son una parte clave del proceso de cierre de fin de período en la contabilidad de ejercicio. Permiten que los estados financieros reflejen todos los ingresos obtenidos y los gastos incurridos durante un período específico, de conformidad con el principio de correspondencia de contabilidad.

• Ingresos devengados: los ingresos devengados, también conocidos como activos devengados, son ingresos que se ganaron, pero que aún no se recibieron en efectivo. Esto suele suceder cuando una empresa presta servicios, pero aún no emitió la factura ni recibió el pago. Por ejemplo, una empresa que prestó servicios de consultoría al final de un mes, pero que no le cobrará al cliente hasta el mes siguiente, necesita reconocer los ingresos obtenidos en el período contable de la contabilidad de ejercicio.

• Gastos devengados: los gastos devengados, también conocidos como pasivos devengados, son gastos en los que se incurrió, pero que aún no se pagaron ni registraron en las cuentas. Por ejemplo, las empresas a menudo pagan los salarios de los empleados el mes siguiente al que los ganan. Deben registrar estos gastos en el mes en que utilizaron los servicios de los empleados.

Ventajas de la contabilidad de ejercicio

La contabilidad de ejercicio representa con mayor precisión la posición financiera de una empresa al registrar los ingresos y gastos cuando se producen, en lugar de cuando se intercambia efectivo. Así es como las empresas pueden beneficiarse de una mayor precisión:

• Visión financiera: al correlacionar los gastos con los ingresos generados, la contabilidad de ejercicio da una idea de los costos y la rentabilidad reales. Esto ayuda con la presupuestación, la previsión y la planificación estratégica. De este modo, las empresas pueden analizar el rendimiento sin las imprecisiones causadas por las diferencias de tiempo en los flujos de caja.

• Gestión de contratos a largo plazo: para las empresas que manejan contratos a largo plazo, la contabilidad de ejercicio mantiene los ingresos y gastos alineados con las obligaciones contractuales relacionadas. Esto ayuda a las empresas a realizar un seguimiento más preciso del progreso financiero de cada proyecto.

• Seguimiento de transacciones de crédito: las empresas que operan a crédito, ofreciendo o recibiendo bienes y servicios antes de que el efectivo cambie de manos, pueden realizar un seguimiento de las cuentas por cobrar y por pagar de manera más eficaz con la contabilidad de ejercicio. Esto les ayuda a manejar las previsiones de flujo de caja y a evaluar la liquidez necesaria para respaldar las operaciones.

• Control presupuestario: con la capacidad de hacer coincidir los gastos directamente con los ingresos, las empresas pueden analizar qué áreas están por encima o por debajo del presupuesto, y ajustar sus tácticas en consecuencia. Esto conduce a una asignación más controlada y estratégica de los recursos.

• Análisis de las partes interesadas: los inversores, los acreedores y otras partes interesadas confían en estados financieros precisos para tomar decisiones informadas. La contabilidad de ejercicio muestra la eficacia operativa y la estabilidad financiera de una empresa de forma más clara a las partes interesadas.

Desafíos de la contabilidad de ejercicio

Si bien la contabilidad de ejercicio ofrece muchas ventajas, también presenta las siguientes dificultades:

• Implementación: la contabilidad de ejercicio requiere que las empresas realicen un seguimiento de las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar y otros eventos financieros que no impliquen transacciones inmediatas en efectivo, lo que complica el proceso contable. Deben existir sistemas y políticas sólidos para registrar y corresponder con precisión los ingresos y los gastos.

• Personal: las empresas necesitarán contadores capacitados que entiendan los principios contables y puedan registrar y analizar con precisión los datos financieros. Esto podría requerir más capacitación y mayores costos de personal.

• Costo: implementar y mantener un sistema de contabilidad de ejercicio puede ser más costoso que usar un simple sistema de contabilidad de caja. Estos costos incluyen un software de contabilidad más sofisticado y un posible aumento de los gastos de auditoría y cumplimiento de la normativa.

• Gestión del flujo de caja: dado que la contabilidad de ejercicio se centra en los ingresos ganados y los gastos incurridos en lugar de en los flujos de efectivo, puede tergiversar la disponibilidad de efectivo. Las empresas deben administrar cuidadosamente sus flujos de efectivo por separado de la contabilidad de ejercicio para garantizar que tengan suficiente liquidez para las operaciones diarias.

• Cálculo y evaluación: la contabilidad de ejercicio a menudo implica hacer cálculos y evaluaciones, como provisiones para cuentas dudosas (cuentas por cobrar que podrían no pagarse y convertirse en pérdidas), métodos de depreciación y gastos acumulados, como impuestos y bonificaciones. Estos cálculos pueden introducir errores y sesgos en los estados financieros.

• Cumplimiento de la normativa: la complejidad de la contabilidad de ejercicio aumenta el riesgo de errores en los estados financieros, lo que puede conducir a hallazgos en auditorías y problemas de cumplimiento de la normativa.

• Conciliación: las empresas que utilizan la contabilidad de ejercicio deben conciliar las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar y los gastos devengados con regularidad. Estas conciliaciones pueden llevar mucho tiempo y requieren atención a los detalles para corregir las discrepancias.

• Manipulación: los estafadores pueden manipular la flexibilidad de la contabilidad de ejercicio en los plazos y el cálculo para presentar un panorama financiero más favorable. Esto puede dar lugar a una mala gestión de las ganancias o incluso a informes fraudulentos.

Prácticas recomendadas de contabilidad de ejercicio

Estas son algunas de las prácticas recomendadas para implementar la contabilidad de ejercicio en tu empresa.

Reconocimiento de ingresos

• Si tu empresa utiliza un modelo basado en suscripciones, evalúa cuidadosamente el calendario del reconocimiento de ingresos. Puedes reconocer los ingresos durante el período de suscripción o en hitos específicos en función de la transferencia del control sobre bienes o servicios.

• Analiza minuciosamente los contratos para identificar las distintas obligaciones de rendimiento y asigna el precio de la transacción en consecuencia, de modo que puedas reconocer adecuadamente los ingresos por productos o servicios agrupados.

• Estima con precisión las consideraciones variables (por ejemplo, bonificaciones, incentivos) y ajusta el reconocimiento de ingresos en función de la probabilidad de obtenerlos o no.

Reconocimiento de gastos

• Estandariza los procesos de acumulación de gastos recurrentes, como alquileres, servicios públicos y salarios, para reducir los errores y garantizar el reconocimiento oportuno.

• Establece procedimientos para evaluar los pasivos contingentes (por ejemplo, posibles demandas, reclamaciones de garantía). Devenga los pasivos probables y divulga los pasivos potenciales en las notas a pie de página de los estados financieros.

• Mejora regularmente los cálculos de los devengos, como las deudas incobrables (saldos pendientes que deben cancelarse) y los gastos de garantía. Integra datos históricos y tendencias actuales para una mayor precisión.

Procesos internos

• Separa las responsabilidades de autorización de transacciones, su registro y la conciliación de cuentas. Esto reduce el riesgo de errores y fraudes.

• Revisa periódicamente los procesos de contabilidad de ejercicio, incluidos los cálculos y los asientos de diario, para corregir errores.

• Mantén documentación detallada de todas las políticas, procedimientos y cálculos de la contabilidad de ejercicio para fines de transparencia y auditoría.

• Utiliza un software de contabilidad con sólidas funcionalidades de contabilidad de ejercicio para automatizar los cálculos, registrar los devengos y generar informes precisos.

• Utiliza el análisis de datos para analizar tendencias en ingresos y gastos, identificar anomalías y mejorar la precisión de las previsiones