O método de regime de competência registra receitas e despesas no momento em que são geradas ou incorridas, independentemente de quando ocorrem transações de caixa. Por outro lado, o regime de caixa registra as transações somente quando o dinheiro é trocado.

O regime de competência reconhece as receitas quando elas são realizadas — normalmente quando mercadorias são entregues ou serviços são prestados — mesmo que o pagamento ainda não tenha sido recebido. Também reconhece despesas quando são incorridas, não necessariamente quando são pagas. Esse método associa as receitas às despesas incorridas para gerá-las no mesmo período de relatório. Como resultado, o regime de competência mostra com mais precisão a saúde financeira e o desempenho operacional de uma empresa.

Empresas dos EUA com US$ 25 milhões ou mais em receita em um período de três anos devem usar o regime de competência, mas algumas empresas menores também o utilizam. Abaixo, abordaremos os diferentes tipos de competência, como funciona o regime de competência, suas vantagens e desafios e práticas recomendadas.

O que há neste artigo?

• Tipos de métodos contábeis
  
• Regime de competência vs. regime de caixa
  
• Como funciona o regime de competência?
  
• Tipos de regimes
  
• Vantagens do regime de competência
  
• Desafios do regime de competência
  
• Práticas recomendadas de regime de competência
  

Tipos de métodos contábeis

As empresas usam três principais métodos contábeis para registrar transações financeiras: regime de competência, caixa e contabilidade híbrida. Aqui está uma visão geral de cada método e suas regras para registrar receitas e despesas.

• Regime de competência: o regime de competência registra receitas e despesas no momento em que são geradas ou incorridas, independentemente de quando ocorrem transações em dinheiro. Esse método mostra com mais precisão a posição financeira e o desempenho de uma empresa, tornando-o adequado para empresas maiores ou que lidam com operações de crédito.

• Regime de caixa: o regime de caixa registra as transações somente quando o caixa muda de mãos. Isso garante que as receitas sejam reconhecidas quando são recebidas e as despesas sejam reconhecidas quando são pagas. Pequenas empresas e as pessoas físicas costumam usar esse método, pois ele esclarece quanto dinheiro a empresa tem em determinado momento.

• Contabilidade híbrida: a contabilidade híbrida combina elementos do regime de competência e do regime de caixa. Ela permite que as empresas usem o regime de caixa para a maioria das transações, mas mudem para o regime de competência para itens principais. Essa flexibilidade pode beneficiar pequenas empresas que precisam simplificar as transações do dia a dia, mas precisam do regime de competência para relatar com precisão grandes quantidades de recebíveis, contas a pagar ou inventário. As empresas devem gerenciar cuidadosamente a contabilidade híbrida para cumprir a legislação e os padrões fiscais.

Regime de competência vs. regime de caixa

Considere o tipo de empresa que você administra ao escolher seu método de contabilidade. Empresas maiores com necessidades contábeis complicadas geralmente preferem o regime de competência, enquanto empresas menores e indivíduos que usam dinheiro em espécie podem optar pelo regime de caixa por sua simplicidade. Empresas de capital aberto ou com receita substancial normalmente usam a regime de competência para cumprir normas legais e regulatórias.

Aqui estão os prós e contras do regime de competência e caixa.

Regime de competência

O regime de competência registra as receitas no momento em que são geradas e as despesas quando são incorridas, independentemente de quando o dinheiro é recebido ou pago.

Prós

• Reflete com mais precisão a situação financeira de um negócio, combinando as receitas obtidas com as despesas incorridas para gerar essas receitas.

• Facilita o planejamento e a análise financeira, alinhando a atividade do negócio com os resultados financeiros.

• Os princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP) nos EUA e as Normas Internacionais de Relatórios Financeiros (IFRS) em todo o mundo geralmente exigem ou incentivam empresas maiores ou de capital aberto a usá-los para relatórios financeiros consistentes e comparáveis.

Contras

• Como rastreia recebíveis e contas a pagar, é mais difícil de implementar e manter.

• Não fornece uma indicação direta de fluxo de caixa, o que pode ser enganoso para empresas sensíveis ao caixa.

Regime de caixa

O regime de caixa registra as receitas no recebimento do caixa e as despesas no repasse do caixa.

Prós

• O rastreamento de transações simples em dinheiro é mais fácil de gerenciar do que no regime de competência.

• Empresas centradas em dinheiro em espécie ou com estruturas financeiras simples se beneficiam de saber a quantidade de dinheiro disponível.

• Pode simplificar os impostos de uma empresa, já que a renda não é tributada até que seja recebida e as despesas não são registradas até que sejam pagas.

Contras

• Pode não mostrar com precisão a saúde financeira de longo prazo, pois não contabiliza obrigações ou recebíveis futuros.

• Fornece menos informações sobre a lucratividade geral de um negócio ao longo do tempo, porque pode deturpar os resultados da atividade financeira com base no momento do fluxo de caixa.

Como funciona o regime de competência?

O método de regime de competência registra receitas e despesas no momento em que são geradas ou incorridas, independentemente de quando o dinheiro é recebido ou pago. Por outro lado, o regime de caixa registra as transações apenas quando o dinheiro muda de mãos.

Veja como funciona o regime de competência.

Reconhecimento de receitas

Uma empresa considera a receita obtida quando entrega bens ou serviços a um cliente, cumprindo suas obrigações sob um contrato ou acordo.

Essa receita se torna realizável quando a empresa pode esperar o pagamento pelos bens ou serviços.

Uma vez que a receita é obtida e realizável, a empresa a registra na demonstração de resultados, mesmo que ainda não tenha recebido o pagamento em dinheiro. A empresa também cria uma entrada de contas a receber para acompanhar o valor devido pelo cliente.

Reconhecimento de despesas

Uma empresa considera uma despesa incorrida quando recebe produtos ou serviços de um fornecedor ou funcionário, obrigando a empresa a pagar por eles.

Em seguida, a empresa registra a despesa incorrida na demonstração de resultados, mesmo que ainda não tenha pago a despesa. A empresa cria uma entrada de contas a pagar para acompanhar o valor devido ao fornecedor ou funcionário.

Princípio de correspondência

O regime de competência segue o princípio de correspondência, que associa as despesas com as receitas correspondentes no mesmo período de relatório. Por esse princípio, uma empresa deve reconhecer as despesas incorridas para gerar receita no mesmo período que a própria receita.

Por exemplo, digamos que uma empresa venda produtos a um cliente em dezembro, mas só receba o pagamento em janeiro do ano seguinte. No regime de competência, a empresa reconhece a receita em dezembro, quando recebe o pagamento, embora ainda não tenha recebido o pagamento em dinheiro. Ele cria uma entrada de contas a receber para acompanhar o valor devido. Quando a empresa recebe pagamento à vista em janeiro, ela reduz as contas a receber e aumenta a conta caixa.

Tipos de acréscimos

Há dois tipos de acréscimos na contabilidade: receitas acumuladas e despesas acumuladas. Essas competências são parte fundamental do processo de fechamento de período no regime de competência. Asseguram que as demonstrações financeiras reflitam todas as receitas e despesas incorridas durante um período específico, em conformidade com o princípio de correspondência da contabilidade.

• Receitas acumuladas: as receitas acumuladas, também conhecidas como ativos acumulados, são receitas que foram auferidas, mas ainda não recebidas em dinheiro. Isso costuma acontecer quando uma empresa presta serviços, mas ainda não emitiu a fatura nem recebeu o pagamento. Por exemplo, uma empresa que prestou serviços de consultoria no final de um mês, mas só faturará o cliente no mês seguinte, precisa reconhecer a receita obtida no período do regime de competência.

• Despesas acumuladas: as despesas acumuladas, também conhecidas como passivos acumulados, são despesas incorridas, mas ainda não pagas ou registradas nas contas. Por exemplo, as empresas costumam pagar os salários dos funcionários no mês seguinte ao recebimento. Elas devem registrar esses gastos no mês em que utilizaram os serviços dos funcionários.

Vantagens do regime de competência

O regime de competência representa com mais precisão a posição financeira de uma empresa, registrando receitas e despesas quando elas ocorrem, em vez de quando ocorre intercâmbio de caixa. Veja como as empresas podem se beneficiar com a precisão aprimorada:

• Insight financeiro: ao combinar as despesas com as receitas que geram, o regime de competência fornece informações sobre os custos reais e a lucratividade. Isso ajuda com orçamentos, previsão e planejamento estratégico. As empresas podem analisar o desempenho sem as imprecisões causadas pelas diferenças de tempo nos fluxos de caixa.

• Gestão de contratos de longo prazo: para empresas que lidam com contratos de longo prazo, o regime de competência mantém as receitas e despesas alinhadas com as obrigações contratuais relacionadas. Isso ajuda as empresas a acompanhar o progresso financeiro de cada projeto com mais precisão.

• Acompanhamento de transações de crédito: empresas que operam com crédito — oferecendo ou recebendo mercadorias e serviços antes que o dinheiro mude de mãos — podem monitorar recebíveis e contas a pagar com mais eficiência com o regime de competência. Isso os ajuda a gerenciar previsões de fluxo de caixa e avaliar a liquidez necessária para apoiar as operações.

• Controle orçamentário: com a capacidade de vincular as despesas diretamente às receitas, as empresas podem analisar quais áreas estão acima ou abaixo do orçamento e ajustar suas táticas adequadamente. Isso leva a uma alocação mais controlada e estratégica de recursos.

• Análise das partes interessadas: investidores, credores e outras partes interessadas confiam em demonstrações financeiras precisas para tomar decisões informadas. O regime de competência mostra a eficácia operacional e a estabilidade financeira da empresa de forma mais clara para as partes interessadas.

Desafios do regime de competência

Embora o regime de competência ofereça muitas vantagens, ela também apresenta as seguintes dificuldades:

• Implementação: o regime de competência exige que as empresas acompanhem recebíveis, contas a pagar e outros eventos financeiros que não envolvam transações imediatas em dinheiro, complicando o processo de contabilidade. Sistemas e políticas robustos devem estar em vigor para registrar e combinar com precisão receitas e despesas.

• Pessoal: as empresas precisarão de contadores qualificados que entendam os princípios contábeis e possam registrar e analisar dados financeiros com precisão. Isso pode exigir treinamento adicional e custos de pessoal mais altos.

• Custo: implementar e manter um sistema de regime de competência pode ser mais caro do que usar um simples sistema de regime de caixa. Esses custos incluem softwares contábeis mais sofisticados e gastos potencialmente mais altos com auditoria e conformidade.

• Gestão do fluxo de caixa: como o regime de competência se concentra nas receitas e despesas auferidas em vez dos fluxos de caixa, ela pode deturpar a disponibilidade de caixa. As empresas devem gerenciar cuidadosamente seus fluxos de caixa, separadamente do regime de competência, para garantir que tenham liquidez suficiente para as operações diárias.

• Estimativas e decisões: o regime de competência geralmente envolve a elaboração de estimativas e decisões, como provisões para devedores duvidosos (contas a receber que podem não ser pagas e se tornarem perdas), métodos de depreciação e despesas acumuladas, como impostos e bônus. Essas estimativas podem introduzir erros e vieses nas demonstrações financeiras.

• Conformidade: a complexidade do regime de competência aumenta o risco de erros nas demonstrações financeiras, o que pode levar a constatações de auditoria e problemas de conformidade.

• Reconciliação: empresas que usam regime de competência precisam reconciliar regularmente contas a receber, contas a pagar e despesas acumuladas. Essas reconciliações podem ser demoradas e exigir atenção aos detalhes para corrigir discrepâncias.

• Manipulação: fraudadores podem manipular a flexibilidade de tempo e estimativa do regime de competência para apresentar um quadro financeiro mais favorável. Isso pode levar à má gestão dos lucros ou até mesmo a relatórios fraudulentos.

Práticas recomendadas de regime de competência

Veja a seguir algumas práticas recomendadas para implementar o regime de competência na sua empresa.

Reconhecimento de receitas

• Se a sua empresa usa um modelo baseado em assinaturas, avalie cuidadosamente o momento do reconhecimento de receitas. É possível reconhecer receitas durante o período de assinatura ou em momentos específicos com base na transferência de controle sobre produtos ou serviços.

• Analise minuciosamente os contratos para identificar obrigações de desempenho distintas e alocar o preço da transação de forma apropriada, para que você possa reconhecer adequadamente a receita de produtos ou serviços empacotados.

• Estime com precisão considerações variáveis (por exemplo, bônus, incentivos) e ajuste o reconhecimento de receitas com base na probabilidade de ganhar ou não ganhá-las.

Reconhecimento de despesas

• Padronizar processos para contabilizar despesas recorrentes como aluguel, serviços públicos e salários para reduzir erros e garantir o reconhecimento em tempo hábil.

• Estabelecer procedimentos para avaliação de passivos contingentes (por exemplo, possíveis ações judiciais, reivindicações de garantia). Acumular passivos prováveis e divulgar passivos potenciais nas notas de rodapé das demonstrações financeiras.

• Refinar regularmente as estimativas de competência, como dívidas incobráveis (saldos pendentes que devem ser amortizados) e despesas de garantia. Integre dados históricos e tendências atuais para maior precisão.

Processos internos

• Separe as responsabilidades de autorizar transações, registrá-las e reconciliar contas. Isso reduz o risco de erros e fraudes.

• Revisar regularmente os processos de regime de competência, incluindo estimativas e lançamentos contábeis, para correção de erros.

• Manter documentação detalhada de todas as políticas, procedimentos e cálculos de regime de competência para transparência e auditorias.

• Usar um software de contabilidade com recursos sólidos voltados para o regime de competência para automatizar cálculos, acompanhar competências e gerar relatórios precisos.

• Use análise de dados para analisar tendências em receitas e despesas, identificar anomalias e melhorar a precisão das previsões