La méthode de la comptabilité d'exercice consiste à enregistrer les recettes et les dépenses lorsqu'elles sont gagnées ou engagées, indépendamment du moment où les transactions de paiement associées ont lieu. En revanche, la comptabilité de trésorerie n’enregistre les transactions qu'au moment du paiement.

La comptabilité d’exercice comptabilise les recettes au moment où elles sont réalisées, généralement au moment de la livraison des marchandises ou de l’exécution des services, même si le paiement n’a pas encore été reçu. Elle comptabilise également les dépenses au moment où celles-ci sont engagées, pas nécessairement au moment où elles sont payées. Cette méthode permet de faire correspondre les recettes aux dépenses engagées pour les générer au cours de la même période de déclaration. Par conséquent, la comptabilité d’exercice donne une image plus précise de la santé financière et de la performance opérationnelle d’une entreprise.

Les entreprises américaines qui ont réalisé un chiffre d’affaires supérieur ou égal à 25 millions $ sur une période de trois ans doivent utiliser la comptabilité d’exercice, mais certaines petites entreprises l’utilisent également. Nous aborderons ci-après les différents types de régularisation, le fonctionnement de la comptabilité d'exercice, ses avantages et ses inconvénients, ainsi que les bonnes pratiques à suivre.

Sommaire de cet article

• Types de méthodes comptables
  
• Comptabilité d’exercice et comptabilité de trésorerie
  
• Fonctionnement de la comptabilité d’exercice
  
• Types de régularisations
  
• Avantages de la comptabilité d’exercice
  
• Inconvénients de la comptabilité d’exercice
  
• Bonnes pratiques en matière de comptabilité d’exercice
  

Types de méthodes comptables

Les entreprises utilisent trois principales méthodes comptables pour enregistrer les transactions financières : la comptabilité d’exercice, la comptabilité de trésorerie et la comptabilité hybride. Voici un aperçu de chaque méthode et de ses règles d’enregistrement des recettes et des dépenses.

• Comptabilité d’exercice : La comptabilité d’exercice enregistre les revenus lorsqu’ils sont acquis et les dépenses lorsqu’elles sont engagées, indépendamment du moment où les transactions de paiement associées ont lieu. Cette méthode donne une image plus précise de la situation financière et des performances d’une entreprise ; elle convient donc aux grandes entreprises ou à celles qui traitent des opérations de crédit.

• Comptabilité de trésorerie : La comptabilité de trésorerie n’enregistre les transactions qu’au moment du transfert des fonds. Ainsi, les recettes sont comptabilisées au moment de leur réception et les dépenses sont comptabilisées au moment de leur paiement. Les petites entreprises et les particuliers utilisent souvent cette méthode, car elle leur donne une vision claire du montant de trésorerie dont dispose l’entreprise à tout moment.

• Comptabilité hybride : La comptabilité hybride conjugue des éléments de comptabilité d’exercice et de comptabilité de trésorerie. Elle permet aux entreprises d’utiliser la comptabilité de trésorerie pour la plupart des transactions, mais de passer à la comptabilité d’exercice pour les postes importants. Cette flexibilité peut profiter aux petites entreprises qui doivent simplifier leurs transactions quotidiennes, mais qui ont besoin de faire appel à la comptabilité d’exercice pour déclarer avec exactitude de larges volumes de créances, de dettes ou de stocks. Les entreprises doivent gérer avec soin la comptabilité hybride afin de se conformer aux lois fiscales et aux normes comptables.

Comptabilité d’exercice et comptabilité de trésorerie

Tenez compte du type d’entreprise que vous exploitez dans votre choix d’une méthode de comptabilité. Les grandes entreprises ayant des besoins comptables complexes privilégient généralement la comptabilité d’exercice, tandis que les petites entreprises et les particuliers dont l’activité repose sur des opérations en espèces peuvent préférer la comptabilité de trésorerie en raison de sa simplicité. Les sociétés cotées ou celles qui génèrent un chiffre d’affaires important ont généralement recours à la comptabilité d’exercice pour se conformer aux normes légales et réglementaires.

Voici les avantages et les inconvénients de la comptabilité d’exercice et de la comptabilité de trésorerie.

Comptabilité d’exercice

La comptabilité d’exercice enregistre les revenus lorsqu’ils sont acquis et les dépenses lorsqu’elles sont engagées, indépendamment du moment où les sommes associées sont reçues ou payées.

Avantages

• Elle reflète plus fidèlement la situation financière d’une entreprise en faisant correspondre les recettes gagnées avec les dépenses engagées pour générer ces recettes.

• Elle facilite la planification et l’analyse financières en alignant l’activité commerciale sur les résultats financiers.

• Les principes comptables généralement reconnus (PCGR) aux États-Unis et les Normes internationales d’information financière (IFRS) à l’échelle mondiale exigent ou encouragent généralement les grandes entreprises ou les sociétés cotées en bourse à les utiliser pour des rapports financiers cohérents et comparables.

Inconvénients

• Le suivi des créances et des dettes qu’implique la méthode est plus difficile à mettre en œuvre et à gérer.

• Elle ne fournit pas d’indication directe des flux de trésorerie, ce qui peut être trompeur pour les entreprises sensibles à ces flux de trésorerie.

Comptabilité de trésorerie

La comptabilité de trésorerie enregistre les recettes lorsque les fonds sont reçus et les dépenses lorsque le paiement est effectué.

Avantages

• Le suivi des transactions en espèces est plus facile à gérer que la comptabilité d’exercice.

• Les entreprises qui dépendent de la trésorerie ou dont la structure financière est simple ont tout intérêt à connaître le montant des liquidités disponibles.

• Cette méthode peut simplifier la déclaration fiscale d’une entreprise, puisque le revenu n’est pas imposé tant qu’il n’est pas reçu et que les dépenses ne sont pas enregistrées tant qu’elles ne sont pas payées.

Inconvénients

• Cette méthode peut ne pas refléter fidèlement la santé financière à long terme de l’entreprise, car elle ne tient pas compte des obligations ou des créances futures.

• Elle fournit moins d’informations sur sa rentabilité globale au fil du temps, car elle peut donner une image erronée des résultats de l'activité financière en raison du timing des flux de trésorerie.

Fonctionnement de la comptabilité d’exercice

La méthode de la comptabilité d'exercice consiste à enregistrer les recettes et les dépenses lorsqu'elles sont gagnées ou engagées, indépendamment du moment où le paiement est reçu ou payé. En revanche, la comptabilité de trésorerie n’enregistre les transactions qu'au moment du transfert des fonds.

Voici comment fonctionne la comptabilité d’exercice.

Comptabilisation des revenus

Une entreprise considère les revenus acquis dès lors qu’elle a fourni des marchandises ou des services à un client, remplissant ainsi ses obligations en vertu d’un contrat ou d’un accord.

Ces revenus deviennent réalisables lorsque l’entreprise peut s’attendre à un paiement pour les marchandises ou services.

Une fois que les revenus sont à la fois acquis et réalisables, l’entreprise les enregistre dans le compte de résultat, même si elle n’a pas encore reçu le paiement en espèces. L’entreprise crée également une écriture dans les comptes débiteurs pour suivre le montant dû par le client.

Comptabilisation des dépenses

Une entreprise considère une dépense engagée dès lors qu’elle reçoit des marchandises ou des services d’un fournisseur ou d’un employé, ce qui crée pour elle l’obligation de les payer.

L’entreprise enregistre ensuite les dépenses engagées dans le compte de résultat, même si elle ne les a pas encore payées. L’entreprise crée une écriture dans les Comptes créditeurs pour suivre le montant dû au fournisseur ou à l’employé.

Principe du rattachement des produits et des charges à l’exercice d’exécution

La comptabilité d’exercice suit le principe de rattachement, qui consiste à faire correspondre les dépenses aux recettes correspondantes au cours de la même période de déclaration. Selon ce principe, une entreprise doit comptabiliser les dépenses engagées pour générer des recettes au cours de la même période que les recettes elles-mêmes.

Par exemple, supposons qu’une entreprise vende des marchandises à un client en décembre, mais qu’elle ne reçoive le paiement qu’en janvier de l’année suivante. Dans le cadre de la comptabilité d’exercice, l’entreprise comptabilise les recettes en décembre lorsqu’elles sont acquises, même si elle n’a pas encore reçu le paiement en espèces. Elle crée une écriture dans les comptes débiteurs pour suivre le montant dû. Lorsque l’entreprise reçoit un paiement en espèces en janvier, elle réduit les comptes débiteurs et augmente le compte de trésorerie.

Types de régularisations

Il existe deux types de régularisations en comptabilité : les produits à recevoir et les charges à payer. Ces régularisations sont un élément essentiel dans le processus de clôture en fin de période dans la comptabilité d’exercice. Elles permettent de refléter dans les états financiers l’ensemble des recettes gagnées et des dépenses engagées au cours d’une période donnée, conformément au principe de rattachement en comptabilité.

• Produits à recevoir : Les produits à recevoir, également appelés produits courus, sont des recettes qui ont été gagnées, mais qui n’ont pas encore été reçues en espèces. Cette situation arrive couramment lorsqu’une entreprise fournit des services mais n’a pas encore émis la facture ou reçu le paiement. Par exemple, une entreprise qui fournit des services de conseil à la fin du mois, mais qui ne facture le client que le mois suivant, doit comptabiliser les revenus réalisés au cours de la période de comptabilité d’exercice.

• Charges à payer : Les charges à payer sont des dépenses qui ont été engagées, mais qui n’ont pas encore été payées ou enregistrées dans les comptes. Par exemple, les entreprises paient souvent le salaire de leurs employés le mois suivant la période où il a été gagné. Elles doivent inscrire ces dépenses pour le mois durant lequel elles ont utilisé les services des employés.

Avantages de la comptabilité d’exercice

La comptabilité d’exercice représente plus précisément la situation financière d’une entreprise en enregistrant les revenus et les dépenses au moment où ils se produisent, plutôt qu’au moment où le paiement est effectué. Voici les avantages d’une meilleure précision pour les entreprises :

• Informations financières utiles : En faisant correspondre les dépenses aux revenus qu’elles génèrent, la comptabilité d’exercice donne un aperçu des coûts réels et de la rentabilité. Elle facilite l’établissement du budget, les prévisions et la planification stratégique. Les entreprises peuvent alors analyser les performances sans les inexactitudes causées par les différences de calendrier dans les flux de trésorerie.

• Gestion des contrats à long terme : Pour les entreprises qui gèrent des contrats à long terme, la comptabilité d’exercice permet d’aligner les recettes et les dépenses sur les obligations contractuelles associées. Les entreprises peuvent ainsi suivre plus précisément l’avancement de chaque projet sur le plan financier.

• Suivi des transactions de crédit : Grâce à la comptabilité d’exercice, les entreprises qui fonctionnent sur la base du crédit, autrement dit qui offrent ou reçoivent des marchandises et des services avant que des fonds ne soient versés, peuvent assurer un suivi plus efficace de leurs créances et de leurs dettes. Elles peuvent ainsi gérer les prévisions de trésorerie et évaluer les liquidités nécessaires pour soutenir leurs opérations.

• Contrôle budgétaire : Grâce à la possibilité de faire correspondre directement les dépenses aux recettes, les entreprises peuvent analyser les domaines pour lesquels le budget est dépassé ou insuffisant et ajuster leurs tactiques en conséquence. Il en résulte une allocation plus contrôlée et plus stratégique des ressources.

• Analyse des parties prenantes : Les investisseurs, les créanciers et les autres parties prenantes s’appuient sur des états financiers précis pour prendre des décisions éclairées. La comptabilité d’exercice donne aux parties prenantes une vision plus claire de l’efficacité opérationnelle et de la stabilité financière d’une entreprise.

Inconvénients de la comptabilité d’exercice

Si la comptabilité d’exercice offre de nombreux avantages, elle présente également les difficultés suivantes :

• Mise en œuvre : La comptabilité d’exercice oblige les entreprises à suivre les créances, les dettes et autres événements financiers qui n’impliquent pas de transactions de trésorerie immédiates, ce qui complique le processus comptable. Des systèmes et des politiques solides doivent être en place pour enregistrer et faire correspondre correctement les recettes et les dépenses.

• Personnel : Les entreprises auront besoin de comptables compétents qui comprennent les principes comptables et peuvent enregistrer et analyser avec précision les données financières. Cela peut nécessiter une formation supplémentaire et des coûts de personnel plus élevés.

• Coût : La mise en œuvre et le maintien d’un système de comptabilité d’exercice peuvent être plus coûteux que l’utilisation d’un simple système de comptabilité de trésorerie. Ces coûts comprennent des logiciels comptables plus sophistiqués et des dépenses potentiellement plus importantes pour l’audit et la conformité.

• Gestion des flux de trésorerie : Étant donné que la comptabilité d’exercice se concentre sur les revenus acquis et les dépenses engagées plutôt que sur les flux de trésorerie, elle peut fausser la disponibilité de la trésorerie. Les entreprises doivent gérer soigneusement leurs flux de trésorerie séparément de la comptabilité d’exercice afin de s’assurer qu’elles disposent de liquidités suffisantes pour leurs activités quotidiennes.

• Estimation et jugement : La comptabilité d’exercice implique souvent de faire des estimations et d’émettre des jugements, tels que des provisions pour créances douteuses (comptes débiteurs qui pourraient rester impayés et se convertir en pertes), des méthodes d’amortissement et des charges à payer telles que les impôts et les primes. Ces estimations peuvent introduire des erreurs et des biais dans les états financiers.

• Conformité : La complexité de la comptabilité d’exercice accroît le risque d’erreurs dans les états financiers, ce qui peut entraîner des constatations d’audit et des problèmes de conformité.

• Rapprochement : Les entreprises qui utilisent la comptabilité d’exercice doivent régulièrement rapprocher les comptes débiteurs, les comptes créditeurs et les charges à payer. Ces rapprochements peuvent prendre beaucoup de temps et nécessiter une attention particulière aux détails pour corriger les écarts.

• Manipulation : Les fraudeurs peuvent manipuler la flexibilité de la comptabilité d’exercice en matière de calendrier et d’estimation pour présenter une situation financière plus favorable. Ce comportement peut conduire à une mauvaise gestion des bénéfices, voire à des déclarations frauduleuses.

Bonnes pratiques en matière de comptabilité d’exercice

Voici quelques bonnes pratiques pour mettre en œuvre la comptabilité d’exercice dans votre entreprise.

Comptabilisation des revenus

• Si votre entreprise utilise un modèle basé sur l’abonnement, évaluez avec soin le moment de la comptabilisation des revenus. Vous pouvez comptabiliser les revenus pendant la période d’abonnement ou à des étapes spécifiques en fonction du transfert de contrôle sur les marchandises ou les services.

• Analysez minutieusement les contrats afin d’identifier les obligations de performance distinctes et d’allouer le prix de transaction en conséquence, afin de pouvoir comptabiliser correctement les revenus pour les produits ou services groupés.

• Estimez avec précision les éléments variables (par ex., primes, incitatifs) et ajustez la comptabilisation des revenus en fonction de la probabilité de les gagner ou non.

Comptabilisation des dépenses

• Standardisez les processus de comptabilisation des dépenses récurrentes telles que les loyers, les services publics et les salaires afin de réduire les erreurs et de garantir une comptabilisation en temps voulu.

• Établissez des procédures d’évaluation des passifs éventuels (par ex., poursuites potentielles, demandes d’indemnisation au titre de la garantie). Comptabilisez les passifs probables et présentez les passifs potentiels dans les notes de bas de page des états financiers.

• Affinez régulièrement les estimations des charges à payer, comme les créances irrécouvrables (soldes impayés qui doivent être radiés) et les frais de garantie. Intégrez les données historiques et les tendances actuelles pour une plus grande précision.

Processus internes

• Séparez les responsabilités liées à l’autorisation des transactions, à leur enregistrement et au rapprochement des comptes. Les risques d’erreurs et de fraude en seront ainsi réduits.

• Examinez régulièrement les processus de comptabilité d’exercice, y compris les estimations et les écritures de journal, afin de corriger les erreurs.

• Conservez une documentation détaillée de toutes les politiques, procédures et calculs de la comptabilité d’exercice à des fins de transparence et d’audit.

• Utilisez un logiciel de comptabilité doté de solides capacités de comptabilité d’exercice pour automatiser les calculs, suivre les régularisations et générer des rapports exacts.

• Utilisez l’analyse des données pour analyser les tendances des revenus et des dépenses, identifier les anomalies et améliorer l’exactitude des prévisions.