Il metodo della contabilità per competenza registra i ricavi e i costi nel momento in cui vengono realizzati o sostenuti, indipendentemente dal momento in cui si verificano i pagamenti. Al contrario, la contabilità per cassa registra le transazioni solo quando avvengono i pagamenti.

La contabilità per competenza riconosce i ricavi nel momento in cui vengono realizzati (in genere quando i beni vengono consegnati o i servizi vengono erogati) anche se il pagamento non è ancora stato ricevuto. Riconosce inoltre i costi nel momento in cui sono sostenuti, non necessariamente nel momento in cui vengono pagati. Questo metodo fa corrispondere i ricavi ai costi sostenuti per generarli nello stesso periodo di rendicontazione. Di conseguenza, la contabilità per competenza mostra in modo più accurato la salute finanziaria e la performance operativa di un'azienda.

Le attività statunitensi con almeno 25 milioni di dollari di ricavi devono utilizzare la contabilità per competenza per tre anni, ma la utilizzano anche alcune piccole attività. Di seguito illustreremo i diversi tipi di contabilità per competenza, i vantaggi, le problematiche e le best practice.

Contenuto dell'articolo

• Tipi di metodi contabili
  
• Contabilità per competenza e contabilità per cassa a confronto
  
• Come funziona la contabilità per competenza
  
• Tipologie di ratei
  
• Vantaggi della contabilità per competenza
  
• Problematiche della contabilità per competenza
  
• Best practice della contabilità per competenza
  
• In che modo Stripe Revenue Recognition può essere d'aiuto
  

Tipi di metodi contabili

Le attività utilizzano tre metodi contabili principali per registrare le transazioni finanziarie: contabilità per competenza, contabilità per cassa e contabilità ibrida. Di seguito forniamo una panoramica di ciascun metodo e delle relative regole per registrare i ricavi e i costi.

• Contabilità per competenza: nella contabilità per competenza, i ricavi e i costi sono registrati nel momento in cui vengono realizzati o sostenuti, indipendentemente dal momento in cui si verificano le operazioni di cassa. Questo metodo mostra in modo più accurato la posizione finanziaria e le prestazioni dell'azienda, questo lo rende adatto alle attività più grandi o a quelle che gestiscono transazioni a credito.

• Contabilità per cassa: la contabilità per cassa registra le transazioni solo quando si verificano le operazioni di cassa. In questo modo, i ricavi vengono riconosciuti quando viene ricevuto il denaro e i costi al momento del pagamento. Le piccole imprese e le persone fisiche utilizzano spesso questo metodo, perché dà un'idea della liquidità di cui dispone l'attività in un dato momento.

• Contabilità ibrida: la contabilità ibrida combina gli elementi della contabilità per competenza e della contabilità per cassa. Consente alle attività di utilizzare la contabilità per cassa per la maggior parte delle transazioni ma di passare alla contabilità per competenza per le voci principali. Questa flessibilità può essere vantaggiosa per le piccole imprese che devono semplificare le transazioni quotidiane ma hanno bisogno della contabilità per competenza per dichiarare in modo accurato crediti, debiti o inventario di grandi dimensioni. Le attività devono gestire con attenzione la contabilità ibrida per essere conformi alle leggi fiscali e agli standard contabili.

Contabilità per competenza e contabilità per cassa a confronto

Nella scelta del metodo contabile, considera il tipo di attività che gestisci. Le attività più grandi con esigenze contabili complesse preferiscono in genere la contabilità per competenza, mentre le attività più piccole e le persone fisiche possono scegliere la contabilità per cassa per la sua semplicità. Le società pubbliche o con ricavi consistenti utilizzano in genere la contabilità per competenza per conformarsi agli standard legali e normativi.

Ecco i pro e i contro della contabilità per competenza e per cassa.

Contabilità per competenza

La contabilità per competenza registra i ricavi nel momento in cui vengono realizzati e i costi nel momento in cui vengono sostenuti, indipendentemente dal momento in cui il denaro viene ricevuto o versato.

Vantaggi

• Riflette in modo più accurato la situazione finanziaria di un'attività facendo corrispondere i ricavi conseguiti ai costi sostenuti per generare tali ricavi.

• Semplifica la pianificazione e l'analisi finanziaria allineando attività aziendale e risultati finanziari.

• I principi contabili generalmente accettati (GAAP) negli Stati Uniti e gli International Financial Reporting Standards (IFRS) in tutto il mondo, di solito impongono o incoraggiano le attività più grandi o quotate in borsa a utilizzarla per una rendicontazione finanziaria coerente e comparabile.

Svantaggi

• Poiché tiene traccia di crediti e debiti, la contabilità per competenza è più difficile da implementare e mantenere.

• Non fornisce un'indicazione diretta del flusso di cassa, il che può essere fuorviante per le attività sensibili alla liquidità.

Contabilità per cassa

La contabilità per cassa registra i ricavi quando viene ricevuto il denaro e i costi quando viene effettuato il pagamento.

Vantaggi

• La tracciabilità delle operazioni di cassa è più facile da gestire rispetto alla contabilità per competenza.

• Le attività basate sulla liquidità o con strutture finanziarie semplici traggono vantaggio dalle informazioni sulla liquidità disponibile.

• Può semplificare le imposte dell'attività, poiché il reddito non viene tassato fino a quando non viene ricevuto e le spese non vengono registrate fino a quando non vengono pagate.

Svantaggi

• Potrebbe non mostrare con precisione la salute finanziaria a lungo termine, poiché non tiene conto di obblighi e crediti.

• Fornisce meno informazioni sulla redditività complessiva dell'attività nel tempo, poiché può travisare i risultati finanziari dell'attività basandosi sui tempi del flusso di cassa.

Come funziona la contabilità per competenza

Il metodo di contabilità per competenza registra i ricavi e i costi nel momento in cui vengono conseguiti o sostenuti, indipendentemente dal momento in cui viene ricevuto o versato il denaro. La contabilità per cassa, invece, registra le transazioni solo quando si effettuano le operazioni di cassa.

Ecco come funziona la contabilità per competenza.

I ricavi sono registrati nel momento in cui sono realizzati, non quando vengono pagati

Un'azienda considera realizzati i ricavi dopo aver consegnato beni o servizi a un cliente, adempiendo ai propri obblighi in base a un contratto o un accordo.

Quei ricavi diventano realizzabili quando l'azienda si può attendere il pagamento dei beni o dei servizi.

Una volta ottenuti e realizzabili, l'azienda li registra nel conto economico, anche se non ha ancora ricevuto il pagamento per cassa. L'attività crea anche una registrazione nella contabilità clienti per tener traccia dell'importo dovuto dal cliente.

Le spese sono registrate quando vengono sostenute, non quando vengono pagate

Un'azienda considera sostenuti i costi quando riceve i beni o i servizi da un fornitore o da un dipendente, con l'obbligo di pagarli.

L'attività registra le spese sostenute nel conto economico, anche se non ha ancora pagato le spese. L'attività crea una voce nella contabilità fornitori per tener traccia dell'importo dovuto al fornitore o al dipendente.

Ricavi e spese corrispondono allo stesso periodo

La contabilità per competenza segue il principio della corrispondenza, facendo coincidere i costi con i ricavi corrispondenti nello stesso periodo di riferimento. In base a questo principio, un'azienda dovrebbe riconoscere i costi sostenuti per generare i ricavi nello stesso periodo dei ricavi stessi.

Supponiamo ad esempio che un'azienda venda della merce a un cliente a dicembre, ma non riceva il pagamento fino a gennaio dell'anno successivo. Secondo la contabilità per competenza, l'azienda riconosce i ricavi a dicembre quando sono stati conseguiti, anche se non ha ancora ricevuto il pagamento. Crea una voce nella contabilità clienti per tenere traccia dell'importo dovuto. Quando l'azienda riceve il pagamento a gennaio, riduce i crediti e aumenta il conto di cassa.

Tipologie di ratei

Esistono due tipi di ratei nella contabilità: i ratei attivi e i ratei passivi. Nella contabilità per competenza, questi ratei sono una parte fondamentale del processo di chiusura di fine periodo. Garantiscono che i rendiconti finanziari riflettano tutti i ricavi conseguiti e i costi sostenuti durante un determinato periodo, in linea con il principio di corrispondenza.

• Ratei attivi: i ratei attivi sono i ricavi realizzati ma non ancora incassati. Questo accade spesso quando un'attività fornisce servizi ma non ha ancora emesso la fattura né ricevuto il pagamento. Ad esempio, un'azienda che ha fornito servizi di consulenza per un mese, ma non invierà la fattura al cliente fino al mese successivo, deve riconoscere i ricavi realizzati nel periodo della contabilità per competenza.

• Ratei passivi: i ratei passivi sono costi che sono stati sostenuti ma non ancora pagati o registrati in contabilità. Ad esempio, spesso le aziende pagano gli stipendi dei dipendenti il mese successivo a quello in cui sono stati ottenuti. Questi costi devono essere registrati nel mese in cui hanno usufruito dei servizi dei dipendenti.

Mentre i ratei rilevano ricavi o spese quando un bene o un servizio è stato consegnato ma non pagato, i differimenti riconoscono ricavi quando il pagamento avviene prima della consegna di un bene o servizio.

Vantaggi della contabilità per competenza

La contabilità per competenza rappresenta in modo più accurato la posizione finanziaria di un'azienda registrando i ricavi e i costi quando si verificano, piuttosto che quando si verificano le operazioni di cassa. Ecco come le attività possono trarre vantaggio da una maggiore accuratezza:

• Acquisire informazioni più approfondite sulla redditività: abbinando le spese ai ricavi che generano, la contabilità per competenza offre informazioni sui costi reali e sulla redditività. Questo aiuta per il bilancio, le previsioni e la pianificazione strategica. Le attività possono analizzare le prestazioni senza le imprecisioni causate dalle differenze temporali nei flussi di cassa.

• Tener traccia in modo preciso dei conti a lungo termine: per le attività che gestiscono contratti a lungo termine, la contabilità per competenza mantiene i ricavi e i costi allineati con i relativi obblighi contrattuali. Questo aiuta le attività a monitorare accuratamente i progressi finanziari di ogni progetto.

• Migliorare la gestione del credito e dei flussi di cassa: con la contabilità per competenza, le attività che operano a credito, offrendo o ricevendo beni e servizi prima che si verifichino le relative operazioni di cassa, possono tenere traccia di crediti e debiti in modo più efficace. Questo le aiuta a gestire le previsioni dei flussi di cassa e a valutare la liquidità necessaria per supportare le operazioni.

• Controllare il budget: grazie alla possibilità di far corrispondere i costi direttamente ai ricavi, le attività possono analizzare quali aree sono in eccesso o in difetto rispetto al budget e adeguare di conseguenza le proprie tattiche. Questo porta a un'allocazione più controllata e strategica delle risorse.

• Fornire analisi accurate per le parti interessate: investitori, creditori e altre parti interessate si affidano alla precisione dei bilanci per prendere decisioni informate. La contabilità per competenza mostra più chiaramente alle parti interessate l'efficacia operativa e la stabilità finanziaria dell'azienda.

Problematiche della contabilità per competenza

Se da un lato la contabilità per competenza offre molti vantaggi, dall'altro presenta anche le seguenti problematiche:

• Requisiti complessi di configurazione e monitoraggio: la contabilità per competenza richiede alle attività di tenere traccia di crediti, debiti e altri eventi finanziari che non comportano transazioni immediate per cassa, complicando le procedure contabili. Devono essere implementati sistemi e politiche solidi per registrare e abbinare accuratamente i ricavi e le spese.

• Necessità di personale contabile qualificato: le aziende avranno bisogno di ragionieri qualificati che comprendano i principi contabili e siano in grado di registrare e analizzare con precisione i dati finanziari. Questo potrebbe richiedere formazione aggiuntiva e costi più elevati del personale.

• Costo più elevato per il sistema e la conformità: l'implementazione e il mantenimento di un sistema di contabilità per competenza può essere più costoso rispetto all'utilizzo di un semplice sistema di contabilità per cassa. Questi costi includono software di contabilità più sofisticato e un possibile aumento dei costi per le revisioni e la conformità.

• Gestione aggiuntiva del flusso di cassa: poiché la contabilità per competenza si concentra sui ricavi conseguiti e sui costi sostenuti, anziché sui flussi finanziari, può falsare la disponibilità liquida. Le attività devono gestire attentamente i flussi di cassa, separatamente dalla contabilità per competenza, per assicurarsi di disporre della liquidità sufficiente per le operazioni quotidiane.

• Errori potenziali e di valutazione: la contabilità per competenza spesso comporta l'elaborazione di stime e valutazioni, come quelle per gli accantonamenti e i crediti dubbi (crediti che potrebbero non essere pagati e trasformarsi in perdite), i metodi di ammortamento e i ratei passivi come le imposte e i bonus. Queste stime possono introdurre errori e distorsioni nei rendiconti finanziari.

• Complicazioni nelle esigenze di conformità: la complessità della contabilità per competenza aumenta il rischio di errori nei rendiconti finanziari, che possono portare a rilievi in fase di revisione e problemi di conformità.

• Passaggi aggiuntivi dispendiosi in termini di tempo: le attività che utilizzano la contabilità per competenza devono riconciliare regolarmente crediti, debiti e ratei passivi. Queste riconciliazioni possono richiedere tempo e attenzione ai dettagli per la correzione delle discrepanze.

• Rischio di frodi: i truffatori potrebbero sfruttare la flessibilità della contabilità per competenza riguardo a tempi e stime per presentare un quadro finanziario più favorevole. Questo può causare una cattiva gestione degli utili o persino una rendicontazione fraudolenta.

Best practice della contabilità per competenza

Di seguito sono riportate alcune best practice per implementare la contabilità per competenza nella tua attività.

Implementa prassi accurate di riconoscimento dei ricavi

• Se la tua attività utilizza un modello basato su abbonamenti, valuta attentamente le tempistiche di riconoscimento dei ricavi. Potresti riconoscere i ricavi durante il periodo dell'abbonamento o in corrispondenza di scadenze specifiche, in base al trasferimento del controllo su beni o servizi.

• Analizza a fondo i contratti per identificare obblighi di prestazione distinti e allocare il prezzo della transazione di conseguenza, in modo da poter riconoscere correttamente i ricavi per i prodotti o i servizi combinati.

• Stima con precisione gli elementi variabili (ad esempio, bonus e incentivi) e rettifica il riconoscimento dei ricavi in base alla probabilità di conseguirli o meno.

Standardizza e rivedi i processi di riconoscimento dei costi

• Standardizza i processi per la contabilizzazione dei costi ricorrenti come affitti, utenze e stipendi, per ridurre gli errori e garantire un riconoscimento tempestivo.

• Stabilisci procedure per la valutazione delle sopravvenienze passive (ad esempio potenziali cause legali, richieste in garanzia). Accantona le passività probabili e indica le passività potenziali nelle note dei bilanci.

• Perfeziona regolarmente le stime per gli accantonamenti come i crediti inesigibili (saldi in sospeso che devono essere cancellati) e le spese di garanzia. Integra i dati storici e le tendenze attuali per una maggiore precisione.

Rafforza i controlli interni e la documentazione

• Separa le responsabilità per autorizzare le transazioni, registrarle e riconciliare i conti. In questo modo puoi ridurre il rischio di errori e frodi.

• Rivedi regolarmente i processi della contabilità per competenza, comprese le stime e le scritture contabili, per correggere gli errori.

• Conserva una documentazione dettagliata di tutte le politiche, le procedure e i calcoli della contabilità per competenza ai fini di trasparenza e di audit.

Utilizza la tecnologia e i dati per migliorare la precisione

• Utilizza un software con valide funzionalità per la contabilità per competenza, per automatizzare i calcoli, tenere traccia dei ratei e generare report accurati.

• Utilizza l'analisi dei dati per individuare le tendenze dei ricavi e dei costi, identificare le anomalie e migliorare l'accuratezza delle previsioni.

In che modo Stripe Revenue Recognition può essere di aiuto

Stripe Revenue Recognition aiuta a ottimizzare la contabilità per competenza, incluse revisioni, chiusure di fine mese, rendicontazione e altro, consentendo di chiudere i conti con maggiore efficienza e precisione. Questo automatizza e configura i report dei ricavi per supportare la conformità agli standard ASC 606 e IFRS 15.

Revenue Recognition può aiutare a:

• Ottenere una visione più completa dei ricavi: nella Dashboard di Stripe, puoi visualizzare tutte le transazioni e i termini, nonché importare dati esterni a Stripe.

• Automatizzare i report sui ricavi: genera report di contabilità pronti all'uso, senza risorse tecniche.

• Personalizzare la tua attività: crea e automatizza regole personalizzate per riconoscere i ricavi, in linea con le pratiche contabili della tua attività.

• Eseguire audit in tempo reale: preparati agli audit tracciando qualsiasi importo dei ricavi fino ai clienti e alle transazioni sottostanti.

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