La méthode de comptabilité d’exercice permet d’enregistrer les dépenses et les revenus lorsqu’ils sont gagnés ou engagés, quel que soit le moment où les transactions ont lieu. En revanche, la comptabilité de trésorerie n’enregistre les transactions que lorsque de l’argent est échangé.

La comptabilité d’exercice comptabilise les revenus au moment où ils sont réalisés, généralement au moment de la livraison des biens ou de l’exécution des services, même si le paiement n’a pas encore été reçu. Elle comptabilise également les dépenses au moment où elles sont engagées, pas nécessairement au moment où elles sont payées. Cette méthode permet d’apparier les recettes aux dépenses engagées pour les générer au cours de la même période de déclaration. Par conséquent, la comptabilité d’exercice montre plus précisément la santé financière et la performance opérationnelle d’une entreprise.

Les entreprises américaines qui ont réalisé un chiffre d’affaires supérieur ou égal à 25 millions de dollars sur une période de trois ans doivent utiliser la comptabilité d’exercice, mais certaines petites entreprises l’utilisent également. Ci-dessous, nous aborderons les différents types de comptabilité d’exercice, le fonctionnement de la comptabilité d’exercice, ses avantages et ses défis, ainsi que les bonnes pratiques.

Que contient cet article?

• Types de méthodes comptables
  
• Comptabilité d’exercice ou comptabilité de trésorerie
  
• Comment fonctionne la comptabilité d’exercice?
  
• Types de régularisations
  
• Avantages de la comptabilité d’exercice
  
• Défis de la comptabilité d’exercice
  
• Bonnes pratiques en matière de comptabilité d’exercice
  

Types de méthodes comptables

Les entreprises utilisent trois principales méthodes comptables pour enregistrer les transactions financières : la comptabilité d’exercice, la comptabilité de trésorerie et la comptabilité hybride. Voici un aperçu de chaque méthode et de ses règles d’enregistrement des revenus et des dépenses.

• Comptabilité d’exercice : La comptabilité d’exercice permet d’enregistrer les dépenses et les revenus lorsqu’ils sont gagnés ou engagés, quel que soit le moment où les transactions ont lieu. Cette méthode montre plus précisément la situation financière et les performances d’une entreprise, ce qui la rend adaptée aux grandes entreprises ou à celles qui traitent des transactions de crédit.

• Comptabilité de trésorerie : La comptabilité de trésorerie n’enregistre les transactions que lorsque de l’argent est échangé. Cela permet de s’assurer que les revenus sont comptabilisés au moment de leur réception et que les dépenses sont comptabilisées au moment de leur paiement. Les petites entreprises et les particuliers utilisent souvent cette méthode, car elle clarifie le montant de trésorerie dont dispose l’entreprise à un moment donné.

• Comptabilité hybride : La comptabilité hybride combine des éléments de comptabilité d’exercice et de comptabilité de trésorerie. Elle permet aux entreprises d’utiliser la comptabilité de trésorerie pour la plupart des transactions, mais de passer à la comptabilité d’exercice pour les postes importants. Cette flexibilité peut profiter aux petites entreprises qui doivent simplifier leurs transactions quotidiennes, mais qui ont besoin d’une comptabilité d’exercice pour déclarer avec précision de grandes quantités de créances, de dettes ou de stocks. Les entreprises doivent gérer avec soin la comptabilité hybride afin de se conformer aux lois fiscales et aux normes comptables.

Comptabilité d’exercice ou comptabilité de trésorerie

Tenez compte du type d’entreprise que vous exploitez lorsque vous choisissez votre méthode de comptabilité. Les grandes entreprises ayant des besoins comptables complexes préfèrent généralement la comptabilité d’exercice, tandis que les petites entreprises et les particuliers qui utilisent des espèces peuvent choisir la comptabilité de trésorerie en raison de sa simplicité. Les sociétés ouvertes ou celles qui génèrent des revenus importants ont généralement recours à la comptabilité d’exercice pour se conformer aux normes légales et réglementaires.

Voici les avantages et les inconvénients de la comptabilité d’exercice et de la comptabilité de trésorerie.

Comptabilité d’exercice

La comptabilité d’exercice enregistre les dépenses et les revenus lorsqu’ils sont gagnés ou engagés, quel que soit le moment où l’argent est reçu ou payé.

Avantages

• Elle reflète plus fidèlement la situation financière d’une entreprise en faisant correspondre les revenus gagnés avec les dépenses engagées pour générer ces revenus.

• Elle facilite la planification et l’analyse financières en alignant l’activité commerciale sur les résultats financiers.

• Les principes comptables généralement reconnus (PCGR) aux États-Unis et les Normes internationales d’information financière (IFRS) à l’échelle mondiale exigent ou encouragent généralement les grandes entreprises ou les sociétés cotées en bourse à l’utiliser pour des rapports financiers cohérents et comparables.

Inconvénients

• Parce qu’elle suit les créances et les dettes, elle est plus difficile à mettre en œuvre et à gérer.

• Elle ne fournit pas d’indication directe des flux de trésorerie, ce qui peut être trompeur pour les entreprises sensibles à la trésorerie.

Comptabilité de trésorerie

La comptabilité de trésorerie enregistre les revenus lorsque l’argent est reçu et les dépenses lorsque l’argent est payé.

Avantages

• Le suivi des transactions en espèces est plus facile à gérer qu’avec la comptabilité d’exercice.

• Les entreprises centrées sur l’argent liquide ou celles dont la structure financière est simple ont intérêt à connaître le montant de trésorerie disponible.

• Cela peut simplifier les déclarations d’impôt d’une entreprise, puisque le revenu n’est pas imposé tant qu’il n’est pas reçu et que les dépenses ne sont pas enregistrées tant qu’elles ne sont pas payées.

Inconvénients

• Il se peut qu’elle ne reflète pas fidèlement la santé financière à long terme, car elle ne tient pas compte des obligations ou des créances futures.

• Elle fournit moins d’informations sur la rentabilité globale d’une entreprise au fil du temps, car elle peut déformer les résultats de l’activité financière en fonction de la synchronisation des flux de trésorerie.

Comment fonctionne la comptabilité d’exercice?

La méthode de comptabilité d’exercice permet d’enregistrer les dépenses et les revenus lorsqu’ils sont gagnés ou engagés, quel que soit le moment où l’argent est reçu ou payé. En revanche, la comptabilité de trésorerie n’enregistre les transactions que lorsque l’argent change de mains.

Voici comment fonctionne la comptabilité d’exercice.

Comptabilisation des revenus

Une entreprise considère les revenus gagnés dès lors qu’elle fournit des biens ou des services à un client, remplissant ainsi ses obligations en vertu d’un contrat ou d’un accord.

Ces revenus deviennent réalisables lorsque l’entreprise peut s’attendre à un paiement pour les biens ou services.

Une fois que les revenus sont à la fois acquis et réalisables, l’entreprise les enregistre dans le compte de résultat, même si elle n’a pas encore reçu le paiement en espèces. L’entreprise crée également une entrée de comptes clients pour suivre le montant dû par le client.

Comptabilisation des dépenses

Une entreprise prend en compte une dépense engagée dès lors qu’elle reçoit des biens ou des services d’un fournisseur ou d’un employé, ce qui l’oblige à les payer.

L’entreprise enregistre ensuite les dépenses engagées dans le compte de résultat, même si elle ne les a pas encore payées. L’entreprise crée une entrée de comptes fournisseurs pour suivre le montant dû au fournisseur ou à l’employé.

Principe du rapprochement des produits et des charges

La comptabilité d’exercice suit le principe du rapprochement des produits et des charges, qui consiste à faire correspondre les dépenses aux revenus correspondants au cours de la même période de déclaration. Selon ce principe, une entreprise doit comptabiliser les dépenses engagées pour générer des revenus au cours de la même période que les revenus eux-mêmes.

Par exemple, supposons qu’une entreprise vende des biens à un client en décembre, mais ne reçoive le paiement qu’en janvier de l’année suivante. Dans le cadre de la comptabilité d’exercice, l’entreprise comptabilise les revenus en décembre lorsqu’ils sont acquis, même si elle n’a pas encore reçu le paiement en espèces. Elle crée une écriture de compte client pour suivre le montant dû. Lorsque l’entreprise reçoit un paiement en espèces en janvier, elle réduit les comptes clients et augmente le compte de trésorerie.

Types de régularisations

Il existe deux types de régularisations en comptabilité : les produits constatés et les charges constatées. Ces régularisations sont un élément clé du processus de clôture de période dans la comptabilité d’exercice. Elles veillent à ce que les états financiers reflètent l’ensemble des revenus gagnés et des dépenses engagées au cours d’une période donnée, conformément au principe de rapprochement de la comptabilité.

• Produits constatés : Les produits constatés, également appelés produits à recevoir, sont des revenus qui ont été gagnés, mais qui n’ont pas encore été reçus en espèces. Cela se produit souvent lorsqu’une entreprise fournit des services, mais n’a pas encore émis la facture ou reçu le paiement. Par exemple, une entreprise qui fournissait des services de conseil à la fin d’un mois, mais qui ne facturera le client que le mois suivant, doit comptabiliser les revenus réalisés au cours de la période de comptabilité d’exercice.

• Charges constatées : Les charges constatées, également appelées charges à payer, sont des dépenses qui ont été engagées, mais qui n’ont pas encore été payées ou enregistrées dans les comptes. Par exemple, les entreprises paient souvent le salaire de leurs employés le mois suivant leur embauche. Elles doivent inscrire ces dépenses dans le mois où elles ont utilisé les services des employés.

Avantages de la comptabilité d’exercice

La comptabilité d’exercice représente plus précisément la situation financière d’une entreprise en enregistrant les revenus et les dépenses au moment où ils se produisent, plutôt qu’au moment où l’argent est échangé. Voici comment les entreprises peuvent bénéficier d’une meilleure précision :

• Aperçu financier : En faisant correspondre les dépenses aux revenus générés, la comptabilité d’exercice donne un aperçu des coûts réels et de la rentabilité. Cela facilite la budgétisation, les prévisions et la planification stratégique. Les entreprises peuvent alors analyser les performances sans les inexactitudes causées par les différences de calendrier dans les flux de trésorerie.

• Gestion des contrats à long terme : Pour les entreprises qui gèrent des contrats à long terme, la comptabilité d’exercice permet d’aligner les revenus et les dépenses sur les obligations contractuelles associées. Cela permet aux entreprises de suivre plus précisément l’avancement financier de chaque projet.

• Suivi des transactions de crédit : Grâce à la comptabilité d’exercice, les entreprises qui fonctionnent à crédit (c’est-à-dire qui offrent ou reçoivent des biens et des services avant que l’argent ne change de mains) peuvent assurer un suivi plus efficace de leurs créances et de leurs dettes. Cela les aide à gérer les prévisions de trésorerie et à évaluer les liquidités nécessaires pour soutenir les opérations.

• Contrôle budgétaire : Grâce à la possibilité de faire correspondre directement les dépenses aux revenus, les entreprises peuvent analyser les domaines qui dépassent ou qui sont sous le budget et ajuster leurs tactiques en conséquence. Cela conduit à une allocation plus contrôlée et plus stratégique des ressources.

• Analyse des intervenants : Les investisseurs, les créanciers et les autres intervenants s’appuient sur des états financiers précis pour prendre des décisions éclairées. La comptabilité d’exercice montre plus clairement l’efficacité opérationnelle et la stabilité financière d’une entreprise aux intervenants.

Défis de la comptabilité d’exercice

Si la comptabilité d’exercice offre de nombreux avantages, elle présente également les difficultés suivantes :

• Mise en œuvre : La comptabilité d’exercice oblige les entreprises à suivre les créances, les dettes et autres événements financiers qui n’impliquent pas de transactions de trésorerie immédiates, ce qui complique le processus comptable. Des systèmes et des politiques solides doivent être en place pour enregistrer et faire correspondre avec précision les revenus et les dépenses.

• Personnel : Les entreprises auront besoin de comptables compétents qui comprennent les principes comptables et peuvent enregistrer et analyser avec précision les données financières. Cela peut nécessiter une formation supplémentaire et des coûts de personnel plus élevés.

• Coût : La mise en œuvre et le maintien d’un système de comptabilité d’exercice peuvent être plus coûteux que l’utilisation d’un simple système de comptabilité de trésorerie. Ces coûts comprennent des logiciels comptables plus sophistiqués et des dépenses potentiellement accrues pour l’audit et la conformité.

• Gestion des flux de trésorerie : Étant donné que la comptabilité d’exercice se concentre sur les revenus acquis et les dépenses engagées plutôt que sur les flux de trésorerie, elle peut fausser la disponibilité de la trésorerie. Les entreprises doivent gérer soigneusement leurs flux de trésorerie séparément de la comptabilité d’exercice afin de s’assurer qu’elles disposent de liquidités suffisantes pour leurs activités quotidiennes.

• Estimation et jugement : La comptabilité d’exercice implique souvent de faire des estimations et des jugements, tels que des provisions pour créances douteuses (comptes débiteurs qui pourraient devenir impayés et devenir des pertes), des méthodes d’amortissement et des charges à payer telles que les impôts et les primes. Ces estimations peuvent introduire des erreurs et des biais dans les états financiers.

• Conformité : La complexité de la comptabilité d’exercice accroît le risque d’erreurs dans les états financiers, ce qui peut entraîner des constatations d’audit et des problèmes de conformité.

• Réconciliation : Les entreprises qui utilisent la comptabilité d’exercice doivent régulièrement rapprocher les comptes clients, les comptes fournisseurs et les charges à payer. Ces rapprochements peuvent prendre beaucoup de temps et nécessitent une attention particulière aux détails pour corriger les écarts.

• Manipulation : Les fraudeurs peuvent manipuler la flexibilité de la comptabilité d’exercice en matière de calendrier et d’estimation pour présenter une situation financière plus favorable. Cela peut conduire à une mauvaise gestion des bénéfices, voire à des déclarations frauduleuses.

Bonnes pratiques en matière de comptabilité d’exercice

Voici quelques bonnes pratiques pour mettre en œuvre la comptabilité d’exercice dans votre entreprise.

Comptabilisation des revenus

• Si votre entreprise utilise un modèle basé sur l’abonnement, évaluez attentivement le moment de la comptabilisation des revenus. Vous pouvez comptabiliser les revenus pendant la période d’abonnement ou à des étapes spécifiques en fonction du transfert de contrôle sur les biens ou services.

• Analysez minutieusement les contrats afin d’identifier les obligations de performance distinctes et d’allouer le prix de transaction en conséquence, afin de pouvoir comptabiliser correctement les revenus pour les produits ou services groupés.

• Estimez avec précision les considérations variables (p. ex., primes, incitatifs) et ajustez la comptabilisation des revenus en fonction de la probabilité de les gagner ou de ne pas les gagner.

Comptabilisation des dépenses

• Normalisez les processus d’accumulation des dépenses récurrentes telles que les loyers, les services publics et les salaires afin de réduire les erreurs et d’assurer une reconnaissance rapide.

• Établissez des procédures d’évaluation des passifs éventuels (p. ex., poursuites potentielles, réclamations au titre de la garantie). Comptabilisez les passifs probables et présentez les passifs potentiels dans les notes de bas de page des états financiers.

• Affinez régulièrement les estimations des charges à payer, comme les créances irrécouvrables (soldes impayés qui doivent être radiés) et les frais de garantie. Intégrez les données historiques et les tendances actuelles pour une plus grande précision.

Processus internes

• Séparez les responsabilités liées à l’autorisation des transactions, à leur enregistrement et au rapprochement des comptes. Cela réduit le risque d’erreurs et de fraude.

• Examinez régulièrement les processus de comptabilité d’exercice, y compris les estimations et les écritures de journal, afin de corriger les erreurs.

• Conservez une documentation détaillée de tous les calculs, les politiques et les procédures de la comptabilité d’exercice à des fins de transparence et d’audit.

• Utilisez un logiciel de comptabilité doté de solides capacités de comptabilité d’exercice pour automatiser les calculs, suivre les régularisations et générer des rapports précis.

• Utilisez l’analyse des données pour analyser les tendances des revenus et des dépenses, identifier les anomalies et améliorer la précision des prévisions.