La méthode de comptabilité d’exercice permet d’enregistrer les dépenses et les revenus lorsqu’ils sont gagnés ou engagés, quel que soit le moment où les paiements ont lieu. En revanche, la comptabilité de trésorerie n’enregistre les transactions que lorsque le paiement est échangé.

La comptabilité d’exercice comptabilise les revenus au moment où ils sont réalisés, généralement au moment de la livraison des biens ou de l’exécution des services, même si le paiement n’a pas encore été reçu. Elle comptabilise également les dépenses au moment où elles sont engagées, pas nécessairement au moment où elles sont payées. Cette méthode permet d’apparier les recettes aux dépenses engagées pour les générer au cours de la même période de déclaration. Par conséquent, la comptabilité d’exercice montre plus précisément la santé financière et la performance opérationnelle d’une entreprise.

Aux États-Unis, les entreprises qui génèrent 25 millions de dollars ou plus de revenus sur une période de trois ans doivent utiliser la comptabilité d’exercice, bien que certaines petites entreprises y aient également recours. Ci-dessous, nous abordons les différents types de comptabilité, le fonctionnement de la comptabilité d’exercice, ses avantages et ses défis, ainsi que les bonnes pratiques.

Qu’est-ce que cet article contient?

• Types de méthodes comptables
  
• Comptabilité d’exercice par opposition à comptabilité de trésorerie
  
• Comment fonctionne la comptabilité d’exercice?
  
• Types de comptabilité
  
• Avantages de la comptabilité d’exercice
  
• Défis de la comptabilité d’exercice
  
• Bonnes pratiques en matière de comptabilité d’exercice
  
• Stripe Revenue Recognition est là pour vous aider
  

Types de méthodes comptables

Les entreprises utilisent trois principales méthodes comptables pour enregistrer les transactions financières : la comptabilité d’exercice, la comptabilité de trésorerie et la comptabilité hybride. Voici un aperçu de chaque méthode et de ses règles d’enregistrement des revenus et des dépenses.

• Comptabilité d’exercice : la comptabilité d’exercice enregistre les bénéfices et les dépenses au moment où ils sont générés ou engagés, indépendamment de la date à laquelle les transactions en argent comptant ont lieu. Cette méthode reflète plus fidèlement la situation financière et les performances d’une entreprise, ce qui la rend particulièrement adaptée aux grandes entreprises ou à celles qui effectuent des transactions à crédit.

• Comptabilité de trésorerie : la comptabilité de trésorerie n’enregistre les transactions que lorsque de l’argent comptant est échangé. Cela permet de s’assurer que les revenus sont comptabilisés au moment de leur réception et que les dépenses sont comptabilisées au moment de leur paiement. Les petites entreprises et les particuliers utilisent souvent cette méthode, car elle clarifie le montant d’argent comptant dont dispose l’entreprise à un moment donné.

• Comptabilité hybride : la comptabilité hybride combine des éléments de comptabilité d’exercice et de comptabilité de trésorerie. Elle permet aux entreprises d’utiliser la comptabilité de trésorerie pour la plupart des transactions, mais de passer à la comptabilité d’exercice pour les postes (de facture) importants. Cette flexibilité peut aider les petites entreprises qui doivent simplifier leurs transactions quotidiennes, mais qui ont besoin d’une comptabilité d’exercice pour déclarer avec précision de grandes quantités de créances, de dettes ou de stocks. Les entreprises doivent gérer avec soin la comptabilité hybride pour se conformer aux lois fiscales et aux normes comptables.

Comptabilité d’exercice par opposition à comptabilité de trésorerie

Au moment de choisir votre méthode comptable, tenez compte du type d’entreprise que vous exploitez. Les grandes entreprises aux besoins comptables complexes privilégient généralement la comptabilité d’exercice, tandis que les petites entreprises fonctionnant en argent comptant et les particuliers peuvent opter pour la comptabilité de trésorerie pour sa simplicité. Les entreprises ouvertes ou celles générant des revenus importants utilisent habituellement la comptabilité d’exercice pour se conformer aux exigences juridiques et réglementaires.

Voici les avantages et les inconvénients de la comptabilité d’exercice et de la comptabilité de trésorerie.

Comptabilité d’exercice

La comptabilité d’exercice enregistre les bénéfices et les revenus lorsqu’ils sont gagnés ou engagés, quel que soit le moment où l’argent est reçu ou payé.

Avantages

• Elle reflète plus fidèlement l’état financier d’une entreprise en faisant correspondre les revenus gagnés avec les dépenses engagées pour générer ces revenus.

• Elle facilite la planification et l’analyse financières en alignant l’activité commerciale sur les résultats financiers.

• Les principes comptables généralement reconnus (PCGR) aux États-Unis et les Normes internationales d’information financière (IFRS) à l’échelle mondiale exigent ou encouragent généralement les grandes entreprises ou celles cotées en bourse à l’utiliser pour s’assurer que leurs rapports financiers sont cohérents et comparables.

Inconvénients

• Parce qu’elle suit les créances et les dettes, la comptabilité d’exercice est plus difficile à mettre en œuvre et à gérer.

• Elle ne fournit pas d’indication directe des flux de trésorerie, ce qui peut être trompeur pour les entreprises sensibles à l’argent comptant.

Comptabilité de trésorerie

La comptabilité de trésorerie enregistre les revenus lorsque l’argent comptant est reçu et les dépenses lorsque l’argent est payé.

Avantages

• Le suivi des transactions en argent comptant est plus facile à gérer qu’avec la comptabilité d’exercice.

• Les entreprises centrées sur l’argent liquide ou celles dont la structure financière est simple ont intérêt à connaître le montant d’argent comptant disponible.

• La comptabilité de trésorerie peut simplifier les déclarations d’impôt d’une entreprise, puisque le bénéfice n’est pas imposé tant qu’il n’est pas reçu et que les dépenses ne sont pas enregistrées tant qu’elles ne sont pas payées.

Inconvénients

• Il se peut qu’elle ne reflète pas fidèlement la santé financière à long terme, car elle ne tient pas compte des obligations ou des créances futures.

• Elle fournit moins d’informations sur la rentabilité globale d’une entreprise au fil du temps, car elle peut déformer les résultats de l’activité financière en fonction de la synchronisation des flux d’argent comptant.

Comment fonctionne la comptabilité d’exercice?

La méthode de comptabilité d’exercice permet d’enregistrer les dépenses et les revenus lorsqu’ils sont gagnés ou engagés, quel que soit le moment où l’argent comptant est reçu ou payé. En revanche, la comptabilité de trésorerie n’enregistre les transactions que lorsque l’argent change de mains.

Voici comment fonctionne la comptabilité d’exercice.

Comptabiliser les revenus lorsqu’ils sont gagnés, et non lorsqu’ils sont payés

Une entreprise considère les revenus gagnés dès lors qu’elle fournit des biens ou des services à un client, remplissant ainsi ses obligations en vertu d’un contrat ou d’un accord.

Ces revenus deviennent réalisables lorsque l’entreprise peut s’attendre à un paiement pour les biens ou services.

Une fois le revenu à la fois gagné et réalisable, l’entreprise l’inscrit à l’état des bénéfices, même si elle n’a pas encore reçu le paiement en argent comptant. Elle crée aussi une entrée de comptes clients pour suivre le montant dû par le client.

Comptabiliser les dépenses lorsqu’elles sont engagées, et non lorsqu’elles sont payées

Une entreprise prend en compte une dépense engagée dès lors qu’elle reçoit des biens ou des services d’un fournisseur ou d’un employé, ce qui l’oblige à les payer.

L’entreprise comptabilise les dépenses engagées dans l’état des bénéfices, même si elle ne les a pas encore payées. L’entreprise crée une entrée de comptes fournisseurs pour suivre le montant dû au fournisseur ou à l’employé.

Faire correspondre les revenus et les dépenses dans la même période

La comptabilité d’exercice suit le principe du rapprochement des produits et des charges, qui consiste à faire correspondre les dépenses aux revenus correspondants au cours de la même période de déclaration. Selon ce principe, une entreprise doit comptabiliser les dépenses engagées pour générer des revenus au cours de la même période que les revenus eux-mêmes.

Imaginons, par exemple, qu’une entreprise vende des biens à un client en décembre, mais ne reçoive le paiement qu’en janvier de l’année suivante. Dans le cadre de la comptabilité d’exercice, l’entreprise comptabilise les revenus en décembre, au moment où il est réalisé, même si elle n’a pas encore reçu le paiement en espèces. Elle passe une entrée dans les comptes clients pour suivre le montant dû. Lorsque l’entreprise reçoit le paiement en espèces en janvier, elle réduit le solde des comptes clients et augmente celui du compte d’argent comptant.

Types de régularisations

En comptabilité, il existe deux types de régularisations : les revenus et les dépenses à régulariser. Ces régularisations constituent un élément essentiel du processus de clôture de période dans la comptabilité d’exercice. Elles garantissent que les états financiers reflètent l’ensemble des revenus perçus et des dépenses engagées au cours d’une période donnée, conformément au principe de corrélation en comptabilité.

• Revenus à régulariser : les revenus à régulariser, également appelés actifs à régulariser, correspondent aux revenus qui ont été générés, mais qui n’ont pas encore été encaissés. Cette situation se produit souvent lorsqu’une entreprise fournit des services, mais n’a pas encore émis la facture ni reçu le paiement. Par exemple, une entreprise qui a fourni des services de conseil à la fin d’un mois, mais qui ne facturera le client que le mois suivant doit comptabiliser les revenus générés au cours de la période de comptabilité d’exercice.

• Dépenses à régulariser : les dépenses à régulariser, également appelées passifs à régulariser, correspondent à des dépenses qui ont été engagées, mais qui n’ont pas encore été payées ni comptabilisées. Par exemple, les entreprises versent souvent les salaires de leurs employés le mois suivant celui où ils ont été acquis. Elles doivent comptabiliser ces dépenses au cours du mois où elles ont bénéficié des services de leurs employés.

Tandis que les régularisations comptabilisent les revenus ou les dépenses lorsqu’un bien ou un service a été livré, mais n’a pas été payé, les reports comptabilisent les revenus lorsque le paiement intervient avant la livraison d’un bien ou d’un service.

Avantages de la comptabilité d’exercice

La comptabilité d’exercice représente plus précisément la situation financière d’une entreprise en enregistrant les revenus et les dépenses au moment où ils se produisent, plutôt qu’au moment où l’argent comptant est échangé. Voici comment les entreprises peuvent bénéficier d’une meilleure précision :

• Obtenir une meilleure compréhension de la rentabilité : en faisant correspondre les dépenses aux revenus qu’elles génèrent, la comptabilité d’exercice permet de mieux saisir les coûts réels et la rentabilité. Cette approche facilite la budgétisation, les prévisions et la planification stratégique. Les entreprises peuvent analyser leur performance sans les distorsions liées au moment des flux d’argent comptant.

• *Assurer un suivi précis des comptes à long terme : *pour les entreprises qui gèrent des contrats à long terme, la comptabilité d’exercice aligne les revenus et les dépenses sur les obligations contractuelles correspondantes. Cette démarche permet de suivre plus précisément l’évolution financière de chaque projet.

• Améliorer la gestion du crédit et des flux d’argent comptant : les entreprises qui fonctionnent à crédit, en offrant ou en recevant des biens et services avant l’échange d’argent comptant, peuvent mieux suivre leurs créances et dettes grâce à la comptabilité d’exercice. Cette démarche les aide à prévoir les flux d’argent comptant et à évaluer la liquidité nécessaire aux opérations.

• Contrôler les budgets de manière cohérente : grâce à la possibilité de faire correspondre directement les dépenses aux revenus, les entreprises peuvent repérer les écarts budgétaires et ajuster leurs stratégies en conséquence, ce qui favorise une allocation des ressources plus rigoureuse.

• Fournir des analyses précises aux parties prenantes : investisseurs, créanciers et autres parties prenantes s’appuient sur des états financiers précis pour prendre des décisions éclairées. La comptabilité d’exercice présente plus clairement la performance opérationnelle et la stabilité financière d’une entreprise.

Défis de la comptabilité d’exercice

Bien que la comptabilité d’exercice offre de nombreux avantages, elle présente aussi les défis suivants :

• Mise en place et suivi complexes : la comptabilité d’exercice impose aux entreprises de suivre les créances, les dettes et les autres opérations financières qui n’impliquent pas de mouvements d’argent comptant immédiats, ce qui complique le processus comptable. Il est donc indispensable de mettre en place des systèmes et des procédures rigoureux pour enregistrer et rapprocher avec précision les produits et les charges.

• Besoin de personnel comptable qualifié : les entreprises auront besoin de comptables compétents qui comprennent les principes comptables et peuvent enregistrer et analyser avec précision les données financières. Cette disposition peut nécessiter une formation supplémentaire et des coûts de personnel plus élevés.

• Coûts accrus de systèmes et de conformité : la mise en œuvre et le maintien d’un système de comptabilité d’exercice peuvent être plus coûteux que l’utilisation d’un simple système de comptabilité de trésorerie. Ces coûts comprennent des logiciels comptables plus sophistiqués et des dépenses potentiellement accrues pour l’audit et la conformité.

• Gestion des flux d’argent comptant : étant donné que la comptabilité d’exercice se concentre sur les revenus acquis et les dépenses engagées plutôt que sur les flux d’argent comptant, elle peut fausser la disponibilité de la trésorerie. Les entreprises doivent gérer soigneusement leurs flux de trésorerie séparément de la comptabilité d’exercice pour s’assurer qu’elles disposent de liquidités suffisantes pour leurs activités quotidiennes.

• Erreurs potentielles et erreurs d’appréciation : la comptabilité d’exercice implique souvent de procéder à des estimations et à des appréciations, notamment en ce qui concerne les provisions pour créances douteuses (créances qui pourraient ne pas être recouvrées et se transformer en pertes), les méthodes d’amortissement et les dépenses à régulariser telles que les impôts et les primes. Ces estimations peuvent introduire des erreurs et des biais dans les états financiers.

• Conformité plus exigeante : la complexité de la comptabilité d’exercice accroît le risque d’erreurs dans les états financiers, ce qui peut entraîner des constatations d’audit et des problèmes de conformité.

• Étapes supplémentaires chronophages : les entreprises qui utilisent la comptabilité d’exercice doivent régulièrement rapprocher leurs comptes clients, leurs comptes fournisseurs et leurs charges à régulariser. Ces rapprochements peuvent prendre beaucoup de temps et exigent une grande minutie pour corriger les écarts.

• Risque de fraude : des acteurs malveillants pourraient exploiter la souplesse de la comptabilité d’exercice en matière de calendrier et d’estimation pour présenter une situation financière plus favorable. Cette situation peut conduire à une gestion inappropriée des bénéfices, voire à des rapports financiers frauduleux.

Bonnes pratiques en matière de comptabilité d’exercice

Voici quelques bonnes pratiques pour mettre en œuvre la comptabilité d’exercice dans votre entreprise.

Mettre en place des pratiques rigoureuses de comptabilisation des revenus

• Si votre entreprise utilise un modèle par abonnement, évaluez attentivement le moment de la comptabilisation des revenus. Vous pouvez comptabiliser les revenus pendant la période d’abonnement ou à des étapes précis établies en transférant le contrôle sur les biens ou services.

• Analysez minutieusement les contrats pour déterminer les obligations de performance distinctes et d’allouer le prix de transaction en conséquence, pour pouvoir comptabiliser correctement les revenus pour les produits ou services groupés.

• Estimez avec précision les considérations variables (p. ex., primes, incitations) et ajustez la comptabilisation des revenus en fonction de la probabilité de les gagner ou de ne pas les gagner.

Standardiser et vérifier les processus de comptabilisation des dépenses

• Standardisez les processus de régularisation des dépenses récurrentes, telles que les loyers, les services publics et les salaires pour réduire les erreurs et d’assurer une comptabilisation rapide.

• Établissez des procédures d’évaluation des passifs éventuels (p. ex., poursuites potentielles, réclamations au titre de la garantie). Comptabilisez les passifs probables et présentez les passifs potentiels dans les notes de bas de page des états financiers.

• Affinez régulièrement les estimations des régularisations, comme les créances irrécouvrables (soldes impayés qui doivent être radiés) et les frais de garantie. Intégrez les données historiques et les tendances actuelles pour une plus grande précision.

Renforcer les contrôles internes et la documentation

• Séparez les responsabilités liées à l’autorisation des transactions, à leur enregistrement et au rapprochement des comptes. Cette action réduit le risque d’erreurs et de fraude.

• Vérifiez régulièrement les processus de comptabilité d’exercice, y compris les estimations et les entrées de journal, pour corriger les erreurs.

• Conservez une documentation détaillée de tous les calculs, toutes les politiques et toutes les procédures de la comptabilité d’exercice à des fins de transparence et d’audit.

Utiliser la technologie et les données pour améliorer la précision

• Utilisez un logiciel de comptabilité doté de solides capacités de comptabilité d’exercice pour automatiser les calculs, suivre les régularisations et générer des rapports précis.

• Utilisez l’analyse des données pour analyser les tendances des revenus et des dépenses, déterminer les anomalies et améliorer la précision des prévisions.

Stripe Revenue Recognition est là pour vous aider

Stripe Revenue Recognition permet de simplifier la comptabilité d’exercice, y compris les vérifications, la clôture de fin de mois, les rapports et plus encore, afin que vous puissiez clôturer vos comptes avec plus d’efficacité et de précision. Cette solution automatise et configure les rapports financiers pour faciliter la conformité avec l’ASC 606 et l’IFRS 15.

Revenue Recognition peut vous aider à :

• Obtenir une vision plus complète de vos revenus : dans le Dashboard Stripe, vous pouvez voir toutes vos transactions et conditions Stripe, et importer des données externes à Stripe.

• Automatiser vos rapports financiers : générez des rapports comptables prêts à l’emploi, sans recourir à des ressources techniques.

• Personnaliser les règles : créez et automatisez des règles personnalisées pour comptabiliser les revenus, conformément aux pratiques comptables de votre entreprise.

• Procéder à la vérification en temps réel : préparez-vous aux vérifications en retraçant tout montant de revenus jusqu’aux clients et aux transactions sous-jacentes.

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