El método de contabilidad de ejercicio registra los ingresos y los gastos en el momento en que se obtienen o se incurren, independientemente de cuándo se realicen los pagos. Por el contrario, la contabilidad de caja registra las transacciones solo cuando se produce el intercambio de dinero.

La contabilidad de ejercicio reconoce los ingresos en el momento en el que se realizan, normalmente cuando se entregan los bienes o se prestan los servicios, incluso aunque todavía no se haya recibido el pago. También reconoce los gastos cuando se incurre en ellos, no necesariamente cuando se pagan. Este método asocia los ingresos con los gastos incurridos para generarlos dentro del mismo período sobre el que se informa. Como resultado, la contabilidad de ejercicio muestra con mayor precisión el estado financiero y el rendimiento operativo de las empresas.

Las empresas estadounidenses con unos ingresos de 25 millones de dólares o más en un periodo de tres años deben utilizar la contabilidad de ejercicio, aunque algunas empresas más pequeñas también la utilizan. A continuación, hablaremos de los diferentes tipos de devengos, cómo funciona la contabilidad de ejercicio, sus ventajas y retos, y las prácticas recomendadas.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• Tipos de métodos contables
  
• Contabilidad de ejercicio frente a contabilidad de caja
  
• ¿Cómo funciona la contabilidad de ejercicio?
  
• Tipos de devengos
  
• Ventajas de la contabilidad de ejercicio
  
• Desafíos de la contabilidad de ejercicio
  
• Mejores prácticas de contabilidad de ejercicio
  
• Cómo puede ayudar Stripe Revenue Recognition
  

Tipos de métodos contables

Hay tres métodos contables principales que utilizan las empresas para registrar las transacciones financieras: la contabilidad de devengo, la contabilidad de caja y la contabilidad híbrida. A continuación te ofrecemos una descripción general de cada método y sus normas para registrar ingresos y gastos.

• Contabilidad de ejercicio: La contabilidad de ejercicio registra los ingresos y gastos cuando se ganan o se incurre en ellos, independientemente de cuándo se produzcan las transacciones en efectivo. Este método muestra con mayor precisión la posición y el rendimiento financieros de una empresa, lo que lo hace adecuado para empresas más grandes o aquellas que manejan transacciones de crédito.

• Contabilidad de caja: La contabilidad de caja registra las transacciones solo cuando el dinero cambia de manos. Esto garantiza que los ingresos se contabilicen cuando se reciben y los gastos cuando se pagan. Las pequeñas empresas y los particulares suelen usar este método, porque deja claro cuánto dinero tiene la empresa en cada momento.

• Contabilidad híbrida: La contabilidad híbrida combina elementos de la contabilidad de ejercicio y de caja. Permite a las empresas utilizar la contabilidad de caja para la mayoría de las transacciones y cambiar a la contabilidad de ejercicio para las partidas principales. Esta flexibilidad puede beneficiar a las pequeñas empresas que tienen que simplificar las transacciones diarias, pero necesitan una contabilidad de ejercicio para informar con precisión de grandes cantidades de cuentas por cobrar, pagar o inventario. Las empresas deben gestionar con cuidado la contabilidad híbrida para cumplir con las leyes fiscales y las normas contables.

Contabilidad de ejercicio frente a contabilidad de caja

A la hora de elegir tu método contable, ten en cuenta el tipo de negocio que tienes. Las empresas más grandes, con necesidades contables complejas, suelen preferir la contabilidad de devengo, mientras que las empresas más pequeñas, que funcionan con el método de caja, y los particulares pueden optar por la contabilidad de caja por su sencillez. Las empresas que cotizan en bolsa o aquellas con ingresos considerables suelen utilizar la contabilidad de ejercicio para cumplir con las normas legales y reglamentarias.

A continuación se indican las ventajas e inconvenientes de la contabilidad de ejercicio y de caja.

Contabilidad de ejercicio

La contabilidad de ejercicio registra los ingresos cuando se obtienen y los gastos cuando se incurre en ellos, independientemente de cuándo se recibe o se paga el dinero.

Ventajas

• Refleja con mayor precisión el estado financiero de una empresa al hacer coincidir los ingresos obtenidos con los gastos incurridos para generar esos ingresos.

• Facilita la planificación y el análisis financiero al alinear la actividad empresarial con los resultados financieros.

• Los Principios de contabilidad generalmente aceptados en EE. UU. y las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) de todo el mundo suelen exigir o alentar a las empresas más grandes o que cotizan en bolsa a utilizarlos para la elaboración de informes financieros coherentes y comparables.

Desventajas

• Como hace seguimiento de las cuentas por cobrar y por pagar, la contabilidad de ejercicio es más difícil de implementar y mantener.

• No proporciona una indicación directa del flujo de caja, lo que puede inducir a error para las empresas sensibles al efectivo.

Contabilidad de caja

La contabilidad de caja registra los ingresos cuando se recibe el efectivo y los gastos cuando se paga el efectivo.

Ventajas

• El seguimiento de las transacciones directas en efectivo es más fácil de gestionar que la contabilidad de ejercicio.

• Las empresas centradas en el efectivo o aquellas con estructuras financieras sencillas se benefician de conocer la cantidad de efectivo disponible.

• La contabilidad de caja puede simplificar los impuestos de una empresa, ya que los beneficios no se gravan hasta que se cobran y los gastos no se contabilizan hasta que se pagan.

Desventajas

• Es posible que no muestre con precisión la situación financiera a largo plazo, porque no tiene en cuenta las obligaciones o cuentas por cobrar futuras.

• Proporciona menos información sobre la rentabilidad general de una empresa a lo largo del tiempo, ya que puede tergiversar los resultados de la actividad financiera en función del momento del flujo de caja.

¿Cómo funciona la contabilidad de ejercicio?

El método de contabilidad de ejercicio registra los ingresos y gastos cuando se ganan o se incurre en ellos, independientemente de cuándo se recibe o se paga el efectivo. Por el contrario, la contabilidad de caja registra las transacciones solo cuando el dinero cambia de manos.

Así es como funciona la contabilidad de ejercicio.

Contabiliza los ingresos cuando se generan, no cuando se cobran

Una empresa considera que ha obtenido los ingresos una vez que entrega bienes o servicios a un cliente, con lo que cumple sus obligaciones en virtud de un contrato o acuerdo.

Esos ingresos se hacen efectivos cuando la empresa puede esperar el pago de los bienes o servicios.

Una vez que los ingresos se han devengado y son realizables, la empresa los contabiliza en la cuenta de resultados, aunque todavía no haya recibido el pago en efectivo, y también crea un asiento de cuentas por cobrar para hacer seguimiento del importe adeudado por el cliente.

Registra los gastos cuando se incurre en ellos, no cuando se pagan

Una empresa considera que ha incurrido en un gasto una vez que recibe bienes o servicios de un proveedor o empleado, lo que obliga a la empresa a pagarlos.

La empresa registra los gastos incurridos en el estado de resultados, incluso si aún no ha pagado el gasto. La empresa crea un asiento de cuentas por pagar para hacer seguimiento del importe adeudado al proveedor o empleado.

Cotejar los ingresos y los gastos del mismo periodo

La contabilidad de ejercicio sigue el principio de correspondencia, que coteja los gastos con los ingresos correspondientes en el mismo período sobre el que se informa. Según este principio, una empresa debe reconocer los gastos incurridos para generar ingresos en el mismo período que los ingresos en sí.

Por ejemplo, supongamos que una empresa vende productos a un cliente en diciembre, pero no recibe el pago hasta enero del año siguiente. En la contabilidad de ejercicio, la empresa reconoce los ingresos en diciembre, cuando se obtienen, aunque todavía no haya recibido el pago en efectivo. Crea una entrada de cuentas por cobrar para realizar un seguimiento del importe adeudado. Cuando la empresa recibe el pago en efectivo en enero, reduce las cuentas por cobrar y aumenta la cuenta de efectivo.

Tipos de devengos

Hay dos tipos de devengos en contabilidad: ingresos devengados y gastos devengados. Estos devengos son una parte clave del proceso de cierre de fin de período en la contabilidad de ejercicio. Garantizan que los estados financieros reflejen todos los ingresos obtenidos y los gastos incurridos durante un período específico, de acuerdo con el principio de correspondencia de la contabilidad.

• Ingresos devengados: Los ingresos devengados, también conocidos como activos devengados, son ingresos que se han obtenido pero que aún no se han recibido en efectivo. Esto suele ocurrir cuando una empresa presta servicios pero aún no ha emitido la factura ni ha recibido el pago. Por ejemplo, una empresa que prestó servicios de consultoría a finales de mes pero que no facturará al cliente hasta el mes siguiente debe contabilizar los ingresos obtenidos en el periodo contable de devengo.

• Gastos devengados: Los gastos devengados, también conocidos como pasivos devengados, son gastos en los que se ha incurrido pero que aún no se han pagado ni contabilizado. Por ejemplo, las empresas suelen pagar los sueldos de los empleados al mes siguiente de haberlos devengado. Deben contabilizar estos gastos en el mes en el que utilizaron los servicios de los empleados.

Mientras que los ingresos y gastos devengados se contabilizan cuando se ha entregado un bien o servicio pero aún no se ha pagado, los ingresos y gastos diferidos se contabilizan cuando el pago se recibe antes de que se entregue el bien o servicio.

Ventajas de la contabilidad de ejercicio

La contabilidad de ejercicio representa con mayor precisión la posición financiera de una empresa al registrar los ingresos y gastos cuando se producen, en lugar de cuando se intercambia efectivo. A continuación, te explicamos cómo las empresas pueden beneficiarse de una mayor precisión:

• Obtén una visión más detallada de la rentabilidad: Al relacionar los gastos con los ingresos que generan, la contabilidad de devengo ofrece una visión clara de los costes reales y la rentabilidad. Esto ayuda a elaborar presupuestos, hacer previsiones y planificar estratégicamente. Las empresas pueden analizar su rendimiento sin las imprecisiones que provocan las diferencias temporales en los flujos de caja.

• Lleva un control preciso de las cuentas a largo plazo: Para las empresas que gestionan contratos a largo plazo, la contabilidad de devengo mantiene los ingresos y los gastos alineados con las obligaciones contractuales correspondientes. Esto ayuda a las empresas a hacer un seguimiento más preciso de la evolución financiera de cada proyecto.

• Mejora la gestión del crédito y del flujo de caja: Las empresas que operan a crédito —es decir, que ofrecen o reciben bienes y servicios antes de que se produzca el intercambio de dinero— pueden llevar un seguimiento más eficaz de sus cuentas por cobrar y por pagar gracias a la contabilidad de ejercicio. Esto les ayuda a gestionar las previsiones de flujo de caja y a evaluar la liquidez necesaria para mantener sus operaciones.

• Controla los presupuestos de forma coherente: Al poder relacionar los gastos directamente con los ingresos, las empresas pueden analizar qué áreas se están pasando o quedándose por debajo del presupuesto, y ajustar sus estrategias en consecuencia. Esto permite una asignación de recursos más controlada y estratégica.

• Proporciona análisis precisos a las partes interesadas: los inversores, acreedores y otras partes interesadas confían en estados financieros precisos para tomar decisiones informadas. La contabilidad de ejercicio muestra más claramente a las partes interesadas la eficacia operativa y la estabilidad financiera de una empresa.

Desafíos de la contabilidad de ejercicio

Aunque la contabilidad de ejercicio ofrece muchas ventajas, también presenta los siguientes desafíos:

• Requisitos complejos de configuración y seguimiento: la contabilidad de ejercicio requiere que las empresas realicen un seguimiento de las cuentas por cobrar, cuentas por pagar y otros eventos financieros que no impliquen transacciones inmediatas en efectivo, lo que complica el proceso contable. Deben existir sistemas y políticas sólidos para registrar y cotejar con precisión los ingresos y gastos.

• Necesidad de personal contable cualificado: Las empresas necesitarán contables cualificados que comprendan los principios contables y sean capaces de registrar y analizar con precisión los datos financieros. Esto podría requerir formación adicional y mayores costes de personal.

• Mayores costes de sistemas y cumplimiento de la normativa: Implementar y mantener un sistema de contabilidad de ejercicio puede resultar más caro que utilizar un sencillo sistema de contabilidad de caja. Estos costes incluyen un software de contabilidad más sofisticado y un posible aumento de los gastos de auditoría y cumplimiento de la normativa.

• Carga adicional en la gestión del flujo de caja: Como la contabilidad de ejercicio se centra en los ingresos devengados y los gastos incurridos, en lugar de en los flujos de caja, puede dar una imagen distorsionada de la disponibilidad de efectivo. Las empresas deben gestionar cuidadosamente sus flujos de caja por separado de la contabilidad de devengo para asegurarse de que tienen suficiente liquidez para las operaciones diarias.

• Posibles errores y fallos de juicio: La contabilidad de ejercicio suele implicar la realización de estimaciones y la emisión de juicios, como las provisiones para cuentas de dudoso cobro (cuentas por cobrar que podrían quedar impagadas y convertirse en pérdidas), los métodos de amortización y los gastos devengados, como los impuestos y las bonificaciones. Estas estimaciones pueden introducir errores y sesgos en los estados financieros.

• Requisitos de cumplimiento de la normativa complejos: La complejidad de la contabilidad de ejercicio aumenta el riesgo de errores en los estados financieros, lo que puede dar lugar a observaciones de auditoría y problemas de cumplimiento.de la normativa

• Pasos adicionales que requieren mucho tiempo: las empresas que utilizan contabilidad de ejercicio deben conciliar periódicamente las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar y los gastos devengados. Estas conciliaciones pueden llevar mucho tiempo y requieren atención a los detalles para corregir las discrepancias.

• Riesgo de fraude: Los estafadores podrían aprovechar la flexibilidad de la contabilidad de devengo en cuanto a plazos y estimaciones para presentar una imagen financiera más favorable. Esto puede dar lugar a una gestión incorrecta de los resultados o incluso a la presentación de informes fraudulentos.

Prácticas recomendadas de contabilidad de ejercicio

Aquí tienes algunas de las prácticas recomendadas para aplicar el método de contabilidad de ejercicio en tu empresa.

Implementar prácticas precisas de reconocimiento de ingresos

• Si tu empresa utiliza un modelo basado en suscripciones, evalúa con cuidado el momento del reconocimiento de ingresos. Podrías reconocer los ingresos durante el periodo de suscripción o en momentos concretos, en función de la transferencia del control sobre los bienes o servicios.

• Analiza minuciosamente los contratos para identificar las distintas obligaciones de rendimiento y asigna el precio de la transacción en consecuencia, de modo que puedas reconocer correctamente los ingresos de los productos o servicios agrupados.

• Estima con precisión las contraprestaciones variables (p. ej., bonificaciones, incentivos) y ajusta el reconocimiento de ingresos en función de la probabilidad de obtenerlas o no.

Estandarizar y revisar procesos de reconocimiento de gastos

• Estandariza los procesos para devengar gastos recurrentes, como alquileres, servicios públicos y salarios, a fin de reducir los errores y garantizar su reconocimiento a tiempo.

• Establece procedimientos para evaluar los pasivos contingentes (por ejemplo, posibles demandas, reclamaciones de garantía). Anticipa los pasivos probables y revela los pasivos potenciales en las notas a pie de página de los estados financieros.

• Afina regularmente las estimaciones de devengos, como las deudas incobrables (saldos pendientes que deben cancelarse) y los gastos de garantía. Integra datos históricos y tendencias actuales para lograr una mayor precisión.

Reforzar los controles internos y la documentación

• Separa las responsabilidades de autorización de transacciones, registro de las mismas y conciliación de cuentas. Esto reduce el riesgo de errores y fraude.

• Revisa periódicamente los procesos contables basados en el principio de devengo, incluidas las estimaciones y los asientos contables, para corregir los errores.

• Conserva documentación detallada de todas las políticas, procedimientos y cálculos de contabilidad de ejercicio por motivos de transparencia y auditoría.

Utilizar la tecnología y los datos para mejorar la precisión

• Utiliza un software de contabilidad con sólidas capacidades de contabilidad de ejercicio para automatizar los cálculos, realizar un seguimiento de los devengos y generar informes precisos.

• Utiliza el análisis de datos para analizar tendencias en ingresos y gastos, identificar anomalías y mejorar la precisión de las previsiones.

Cómo puede ayudar Stripe Revenue Recognition

Stripe Revenue Recognition ayuda a agilizar la contabilidad de ejercicio —con herramientas para auditorías, cierres mensuales, informes y mucho más— para que puedas cerrar tu contabilidad de forma más precisa y eficiente. Además, automatiza y configura informes de ingresos para facilitar el cumplimiento de las normas ASC 606 e IFRS 15.

Revenue Recognition puede ayudarte a:

• Obtener una visión más completa de tus ingresos: En el panel de Stripe, consulta todas sus transacciones y términos de Stripe, e importa datos que no sean de Stripe.

• Automatiza los informes de ingresos: Genera informes contables listos para usar, sin hacer uso de recursos de ingeniería.

• Personaliza para tu empresa: Crea y automatiza reglas personalizadas para reconocer los ingresos, en línea con las prácticas contables de tu empresa.

• Auditoría en tiempo real: Prepárate para las auditorías rastreando todos los ingresos hasta los clientes y transacciones subyacentes.

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