El método de contabilidad de ejercicio registra los ingresos y gastos cuando se ganan o se incurre en ellos, independientemente de cuándo se produzcan las transacciones en efectivo. Por el contrario, la contabilidad de caja registra las transacciones solo cuando se intercambia efectivo.

La contabilidad de ejercicio reconoce los ingresos en el momento en el que se realizan, normalmente cuando se entregan los bienes o se prestan los servicios, incluso aunque todavía no se haya recibido el pago. También reconoce los gastos cuando se incurre en ellos, no necesariamente cuando se pagan. Este método asocia los ingresos con los gastos incurridos para generarlos dentro del mismo período sobre el que se informa. Como resultado, la contabilidad de ejercicio muestra con mayor precisión el estado financiero y el rendimiento operativo de las empresas.

Las empresas estadounidenses con ingresos de 25 millones de dólares o más en un período de tres años deben usar la contabilidad de ejercicio, pero algunas empresas más pequeñas también la usan. A continuación, hablaremos de los diferentes tipos de ejercicios, del funcionamiento de la contabilidad de ejercicio, de sus ventajas y desafíos, y de las mejores prácticas.

¿De qué trata este artículo?

• Tipos de métodos contables
  
• Contabilidad de ejercicio frente a contabilidad de caja
  
• ¿Cómo funciona la contabilidad de ejercicio?
  
• Tipos de devengos
  
• Ventajas de la contabilidad de ejercicio
  
• Desafíos de la contabilidad de ejercicio
  
• Mejores prácticas de contabilidad de ejercicio
  

Tipos de métodos contables

Las empresas utilizan tres métodos contables principales para registrar las transacciones financieras: contabilidad de ejercicio, contabilidad de caja y contabilidad híbrida. A continuación se muestra una descripción general de cada método y sus reglas para registrar ingresos y gastos.

• Contabilidad de ejercicio: La contabilidad de ejercicio registra los ingresos y gastos cuando se ganan o se incurre en ellos, independientemente de cuándo se produzcan las transacciones en efectivo. Este método muestra con mayor precisión la posición y el rendimiento financieros de una empresa, lo que lo hace adecuado para empresas más grandes o aquellas que manejan transacciones de crédito.

• Contabilidad de caja: La contabilidad de caja registra las transacciones solo cuando el efectivo cambia de manos. Esto garantiza que los ingresos se reconozcan cuando se reciben y los gastos se reconozcan cuando se pagan. Las pequeñas empresas y los particulares a menudo usan este método, porque aclara cuánto efectivo tiene la empresa en un momento dado.

• Contabilidad híbrida: La contabilidad híbrida combina elementos de la contabilidad de ejercicio y de caja. Permite a las empresas utilizar la contabilidad de caja para la mayoría de las transacciones y cambiar a la contabilidad de ejercicio para las partidas principales. Esta flexibilidad puede beneficiar a las pequeñas empresas que tienen que simplificar las transacciones diarias, pero necesitan una contabilidad de ejercicio para informar con precisión de grandes cantidades de cuentas por cobrar, pagar o inventario. Las empresas deben gestionar con cuidado la contabilidad híbrida para cumplir con las leyes fiscales y las normas contables.

Contabilidad de ejercicio frente a contabilidad de caja

Ten en cuenta el tipo de negocio que diriges cuando elijas tu método contable. Las empresas más grandes con necesidades contables complicadas generalmente prefieren la contabilidad de ejercicio, mientras que las empresas más pequeñas basadas en el efectivo y los particulares pueden elegir la contabilidad de caja por su simplicidad. Las empresas que cotizan en bolsa o las que tienen ingresos considerables suelen utilizar la contabilidad de ejercicio para cumplir con las normas legales y reglamentarias.

A continuación se indican las ventajas e inconvenientes de la contabilidad de ejercicio y de caja.

Contabilidad de ejercicio

La contabilidad de ejercicio registra los ingresos cuando se obtienen y los gastos cuando se incurre en ellos, independientemente de cuándo se recibe o se paga el dinero.

Ventajas

• Refleja con mayor precisión el estado financiero de una empresa al hacer coincidir los ingresos obtenidos con los gastos incurridos para generar esos ingresos.

• Facilita la planificación y el análisis financiero al alinear la actividad empresarial con los resultados financieros.

• Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP) en EE. UU. y las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) a nivel mundial suelen exigir o alentar a las empresas más grandes o que cotizan en bolsa a utilizarlos para la elaboración de informes financieros coherentes y comparables.

Desventajas

• Debido a que realiza un seguimiento de las cuentas por cobrar y por pagar, es más difícil de implementar y mantener.

• No proporciona una indicación directa del flujo de caja, lo que puede inducir a error para las empresas sensibles al efectivo.

Contabilidad de caja

La contabilidad de caja registra los ingresos cuando se recibe el efectivo y los gastos cuando se paga el efectivo.

Ventajas

• El seguimiento de las transacciones directas en efectivo es más fácil de gestionar que la contabilidad de ejercicio.

• Las empresas centradas en el efectivo o aquellas con estructuras financieras sencillas se benefician de conocer la cantidad de efectivo disponible.

• Puede simplificar los impuestos de una empresa, ya que los ingresos no se gravan hasta que se reciben y los gastos no se registran hasta que se pagan.

Desventajas

• Es posible que no muestre con precisión la situación financiera a largo plazo, porque no tiene en cuenta las obligaciones o cuentas por cobrar futuras.

• Proporciona menos información sobre la rentabilidad general de una empresa a lo largo del tiempo, ya que puede tergiversar los resultados de la actividad financiera en función del momento del flujo de caja.

¿Cómo funciona la contabilidad de ejercicio?

El método de contabilidad de ejercicio registra los ingresos y gastos cuando se ganan o se incurre en ellos, independientemente de cuándo se recibe o se paga el efectivo. Por el contrario, la contabilidad de caja registra las transacciones solo cuando el dinero cambia de manos.

Así es como funciona la contabilidad de ejercicio.

Reconocimiento de ingresos

Una empresa considera que ha obtenido los ingresos una vez que entrega bienes o servicios a un cliente, con lo que cumple sus obligaciones en virtud de un contrato o acuerdo.

Esos ingresos se hacen efectivos cuando la empresa puede esperar el pago de los bienes o servicios.

Una vez que se han obtenido los ingresos y son efectivos, la empresa los registra en el estado de resultados, incluso aunque todavía no haya recibido el pago en efectivo. La empresa también crea una entrada de cuentas por cobrar para hacer un seguimiento del importe que debe el cliente.

Reconocimiento de gastos

Una empresa considera que ha incurrido en un gasto una vez que recibe bienes o servicios de un proveedor o empleado, lo que obliga a la empresa a pagarlos.

Luego, la empresa registra el gasto incurrido en el estado de resultados, incluso aunque todavía no haya pagado el gasto. La empresa crea una entrada de cuentas por pagar para hacer un seguimiento del importe adeudado al proveedor o empleado.

Principio de correspondencia

La contabilidad de ejercicio sigue el principio de correspondencia, que coteja los gastos con los ingresos correspondientes en el mismo período sobre el que se informa. Según este principio, una empresa debe reconocer los gastos incurridos para generar ingresos en el mismo período que los ingresos en sí.

Por ejemplo, supongamos que una empresa vende productos a un cliente en diciembre, pero no recibe el pago hasta enero del año siguiente. En la contabilidad de ejercicio, la empresa reconoce los ingresos en diciembre, cuando se obtienen, aunque todavía no haya recibido el pago en efectivo. Crea una entrada de cuentas por cobrar para realizar un seguimiento del importe adeudado. Cuando la empresa recibe el pago en efectivo en enero, reduce las cuentas por cobrar y aumenta la cuenta de efectivo.

Tipos de devengos

Hay dos tipos de devengos en contabilidad: ingresos devengados y gastos devengados. Estos devengos son una parte clave del proceso de cierre de fin de período en la contabilidad de ejercicio. Garantizan que los estados financieros reflejen todos los ingresos obtenidos y los gastos incurridos durante un período específico, de acuerdo con el principio de correspondencia de la contabilidad.

• Ingresos devengados: Los ingresos acumulados, también conocidos como activos devengados, son ingresos que se han ganado pero aún no se han recibido en efectivo. Esto suele suceder cuando una empresa brinda servicios, pero aún no ha emitido la factura ni ha recibido el pago. Por ejemplo, una empresa que prestó servicios de consultoría a fin de mes, pero que no facturará al cliente hasta el mes siguiente, necesita reconocer los ingresos obtenidos en el período de contabilidad de ejercicio.

• Gastos devengados: Los gastos devengados, también conocidos como pasivos devengados, son gastos en los que se ha incurrido pero que aún no se han pagado o registrado en las cuentas. Por ejemplo, las empresas suelen pagar los salarios de los empleados el mes siguiente a su obtención. Deben registrar estos gastos en el mes en que utilizaron los servicios de los empleados.

Ventajas de la contabilidad de ejercicio

La contabilidad de ejercicio representa con mayor precisión la posición financiera de una empresa al registrar los ingresos y gastos cuando se producen, en lugar de cuando se intercambia efectivo. A continuación, te explicamos cómo las empresas pueden beneficiarse de una mayor precisión:

• Perspectiva financiera: Al cotejar los gastos con los ingresos que generan, la contabilidad de ejercicio brinda información sobre los costes reales y la rentabilidad. Esto ayuda con la presupuestación, la previsión y la planificación estratégica. A continuación, las empresas pueden analizar el rendimiento sin las imprecisiones causadas por las diferencias de tiempo en los flujos de caja.

• Gestión de contratos a largo plazo: Para las empresas que manejan contratos a largo plazo, la contabilidad de ejercicio mantiene los ingresos y gastos alineados con las obligaciones contractuales relacionadas. Esto ayuda a las empresas a realizar un seguimiento más preciso del progreso financiero de cada proyecto.

• Seguimiento de transacciones de crédito: Las empresas que operan a crédito, ofreciendo o recibiendo bienes y servicios antes de que el efectivo cambie de manos, pueden hacer un seguimiento más eficaz de las cuentas por cobrar y por pagar con la contabilidad de ejercicio. Esto les ayuda a gestionar las previsiones de flujo de caja y a evaluar la liquidez necesaria para respaldar las operaciones.

• Control presupuestario: Las empresas, al contar con la capacidad de cotejar los gastos directamente con los ingresos, pueden analizar qué áreas están por encima o por debajo del presupuesto y ajustar sus tácticas en consecuencia. Esto conduce a una asignación más controlada y estratégica de los recursos.

• Análisis de las partes interesadas: Los inversores, los acreedores y otras partes interesadas confían en los estados financieros precisos para tomar decisiones informadas. La contabilidad de ejercicio muestra con mayor claridad la eficacia operativa y la estabilidad financiera de una empresa a las partes interesadas.

Desafíos de la contabilidad de ejercicio

Aunque la contabilidad de ejercicio ofrece muchas ventajas, también presenta las siguientes dificultades:

• Implementación: La contabilidad de ejercicio exige que las empresas hagan un seguimiento de las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar y otros eventos financieros que no impliquen transacciones inmediatas de efectivo, lo que complica el proceso contable. Deben existir sistemas y políticas sólidas para registrar y cotejar con precisión los ingresos y los gastos.

• Personal: Las empresas necesitarán contables cualificados que entiendan los principios contables y puedan registrar y analizar con precisión los datos financieros. Esto podría requerir formación adicional y mayores costes de personal.

• Coste: La implementación y el mantenimiento de un sistema de contabilidad de ejercicio puede ser más costoso que el uso de un sistema sencillo de contabilidad de caja. Estos costes incluyen un software de contabilidad más sofisticado y un aumento potencial de los gastos de auditoría y cumplimiento.

• Gestión del flujo de caja: Dado que la contabilidad de ejercicio se centra en los ingresos ganados y los gastos incurridos en lugar de en los flujos de efectivo, se puede representar erróneamente la disponibilidad de efectivo. Las empresas deben gestionar cuidadosamente sus flujos de caja por separado de la contabilidad de ejercicio para asegurarse de que tienen suficiente liquidez para las operaciones diarias.

• Estimación y juicio: La contabilidad de ejercicio a menudo implica hacer estimaciones y juicios, como deducciones para cuentas dudosas (cuentas por cobrar que podrían no pagarse y convertirse en pérdidas), métodos de depreciación y gastos acumulados, como impuestos y bonificaciones. Estas estimaciones pueden introducir errores y sesgos en los estados financieros.

• Cumplimiento de la normativa: La complejidad de la contabilidad de ejercicio aumenta el riesgo de errores en los estados financieros, lo que puede dar lugar a hallazgos de auditoría y problemas de cumplimiento de la normativa.

• Conciliación: Las empresas que utilizan la contabilidad de ejercicio deben conciliar periódicamente las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar y los gastos devengados. Estas conciliaciones pueden llevar mucho tiempo y requieren atención a los detalles para corregir las discrepancias.

• Manipulación: Los actores fraudulentos pueden manipular la flexibilidad de la contabilidad de ejercicio en el tiempo y la estimación para presentar un panorama financiero más favorable. Esto puede dar lugar a una mala gestión de las ganancias o incluso a informes fraudulentos.

Mejores prácticas de contabilidad de ejercicio

Estas son algunas de las mejores prácticas para implementar la contabilidad de ejercicio en tu empresa.

Reconocimiento de ingresos

• Si tu empresa usa un modelo basado en suscripciones, evalúa cuidadosamente el momento en que se realizará el reconocimiento de ingresos. Podrías reconocer ingresos durante el período de suscripción o en hitos específicos en función de la transferencia de control sobre bienes o servicios.

• Analiza minuciosamente los contratos para identificar las distintas obligaciones de rendimiento y asigna el precio de la transacción en consecuencia, de modo que puedas reconocer correctamente los ingresos de los productos o servicios agrupados.

• Estima con precisión las contraprestaciones variables (p. ej., bonificaciones, incentivos) y ajusta el reconocimiento de ingresos en función de la probabilidad de obtenerlas o no.

Reconocimiento de gastos

• Estandariza los procesos para devengar gastos recurrentes, como alquileres, servicios públicos y salarios, a fin de reducir los errores y garantizar su reconocimiento a tiempo.

• Establece procedimientos para evaluar los pasivos contingentes (por ejemplo, posibles demandas, reclamaciones de garantía). Anticipa los pasivos probables y revela los pasivos potenciales en las notas a pie de página de los estados financieros.

• Afina regularmente las estimaciones de devengos, como las deudas incobrables (saldos pendientes que deben cancelarse) y los gastos de garantía. Integra datos históricos y tendencias actuales para lograr una mayor precisión.

Procesos internos

• Separa las responsabilidades de autorización de transacciones, registro de las mismas y conciliación de cuentas. Esto reduce el riesgo de errores y fraude.

• Revisa periódicamente los procesos de contabilidad de ejercicio, incluidas las estimaciones y los asientos del diario, para corregir errores.

• Conserva documentación detallada de todas las políticas, procedimientos y cálculos de contabilidad de ejercicio por motivos de transparencia y auditoría.

• Utiliza un software de contabilidad con sólidas capacidades de contabilidad de ejercicio para automatizar los cálculos, realizar un seguimiento de los devengos y generar informes precisos.

• Utiliza el análisis de datos para analizar tendencias en ingresos y gastos, identificar anomalías y mejorar la precisión de las previsiones.