La constitución de una pequeña empresa tiene efectos importantes en cuanto a la protección, la tributación y el crecimiento. En este proceso, es necesario contar con un conocimiento preciso de los aspectos legales y de las responsabilidades que conlleva operar como entidad societaria. Tanto si la empresa se decanta por una estructura de LLC debido a su flexibilidad, como si lo hace por una sociedad de tipo C debido a su potencial de crecimiento, encontrará también inconvenientes.

A continuación, abordaremos la constitución de pequeñas empresas en lo relativo, por ejemplo, a la elección de la estructura societaria adecuada o al conocimiento de los matices del cumplimiento de la normativa, así como al resto de aspectos que las empresas deben conocer antes de constituirse.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué significa constituir una pequeña empresa?
  
• Ventajas de constituir una pequeña empresa
  
• Tipos de estructuras societarias para las pequeñas empresas
  
• Factores que tener en cuenta a la hora de constituir una pequeña empresa
  
• Cómo constituir una pequeña empresa: guía paso a paso
  

¿Qué significa constituir una pequeña empresa?

La constitución es el proceso legal consistente en transformar un negocio en una entidad jurídica distinta e independiente de sus propietarios. Este acto proporciona protección frente a responsabilidad a los propietarios, así como posibles ventajas fiscales, al tiempo que aporta un enfoque estructurado a la gobernanza y a la transferencia de propiedad. Cuando constituyes tu empresa, la conviertes en una «persona» independiente a ojos de la ley.

Ventajas de constituir una pequeña empresa

Constituir una pequeña empresa es una decisión clave con importantes efectos. Para muchos propietarios de empresas, esta decisión nace de una combinación de factores fiscales, legales y operativos. Veamos a continuación algunas de las ventajas de constituir una pequeña empresa.

• Protección frente a responsabilidad: la constitución supone un cortafuegos entre los activos personales del propietario y las obligaciones de la empresa. Si la empresa se enfrenta a problemas legales o incurre en deudas, los activos personales del propietario estarán en su mayoría blindados.

• Ventajas fiscales: aunque las estructuras y los tipos fiscales pueden variar en función del tipo de sociedad, muchos negocios pueden beneficiarse de rebajas, deducciones y aplazamientos fiscales que no están disponibles para empresas unipersonales.

• Credibilidad y reconocimiento: si el nombre de tu empresa contiene «Inc.» o «LLC», puede transmitir sensación de solidez y seriedad. Las partes interesadas, los proveedores y los posibles empleados pueden percibir a las entidades constituidas como más consolidadas y estables.

• Transferibilidad de la propiedad: las participaciones de las sociedades se pueden vender o transferir, lo que permite llevar a cabo una transición más fluida de la propiedad en comparación con otras estructuras empresariales.

• Durabilidad: las sociedades siguen existiendo aunque los propietarios o los accionistas fallezcan o vendan sus participaciones. Esta persistencia puede suponer una ventaja importante para la continuidad del negocio.

• Acceso a capital: las sociedades constituidas pueden obtener capital mediante la venta de acciones. Esto puede suponer una ventaja considerable sobre las empresas unipersonales o las sociedades colectivas, que dependen de fondos personales, préstamos o inversores particulares.

• Estructura de gobernanza clara: las sociedades deben contar con una estructura organizativa clara que incluya un consejo de administración y directivos. Esta estructura puede hacer que aumente la calidad del proceso de toma de decisiones y la claridad de las líneas de responsabilidad y rendición de cuentas.

La constitución puede representar un proceso transformador para las pequeñas empresas y crear oportunidades y estructuras que no estarían a su alcance de otro modo. Como ocurre con todas las decisiones empresariales, es importante poner en un lado de la balanza las ventajas y en el otro las responsabilidades y obligaciones que conlleva funcionar como entidad constituida.

Tipos de estructuras societarias para las pequeñas empresas

La estructura societaria de un negocio influye en la responsabilidad, la tributación y otros aspectos. Para las pequeñas empresas, la elección de la estructura adecuada puede establecer el eje sobre el que giren la estabilidad y el crecimiento a largo plazo. Cada opción ofrece sus propias ventajas y limitaciones en función de su diseño y del marco legal en el que encajen. Las que siguen son las principales estructuras societarias en Estados Unidos:

• Empresas unipersonales: se trata de la estructura empresarial más sencilla. En ella, una sola persona posee y dirige el negocio. Aunque los costes iniciales y las complejidades administrativas son mínimos, el propietario asume la responsabilidad ilimitada de las obligaciones de la empresa.

• Sociedad colectiva: en una sociedad colectiva, dos o más personas comparten la propiedad del negocio. Estas sociedades se pueden dividir en las siguientes subcategorías:

  • Sociedad colectiva general: los socios gestionan el negocio y asumen la responsabilidad de sus deudas.
    
  • Sociedad en comandita (LP): solo uno de los socios tiene responsabilidad ilimitada. El resto tiene responsabilidad limitada y una implicación también limitada en la empresa.
    
  • Sociedad colectiva de responsabilidad limitada (LLP): todos los socios tienen responsabilidad limitada, por lo que están protegidos frente a las deudas de la sociedad colectiva y a las acciones de otros socios.
    
  • Sociedad de responsabilidad limitada (LLC): esta popular estructura combina la protección frente a responsabilidad de las sociedades anónimas con las ventajas fiscales y la sencillez de las sociedades colectivas. Los propietarios, que se conocen como «miembros», no son responsables de forma personal por las deudas de la empresa.
    

• Sociedad de tipo C: este tipo de sociedades, que tienen una estructura más compleja, son entidades jurídicas independientes que pertenecen a sus accionistas. Ofrecen el mayor nivel de protección frente a la responsabilidad personal, pero tributan por partida doble: por los beneficios de la sociedad por un lado y por los dividendos de los accionistas por otro.

• Sociedad de tipo S: aunque son similares a las sociedades de tipo C, las sociedades de tipo S no están sujetas a doble tributación. Los beneficios y algunas de las pérdidas pasan directamente a la renta personal de los propietarios. Existen criterios estrictos para poder constituirse en esta categoría, entre ellos un límite para el número de accionistas.

• Sociedad de tipo B: las sociedades de tipo B, en las que se da una combinación de lucro y compromiso, cumplen unos estándares específicos de funcionamiento, responsabilidad y transparencia en cuanto a lo social y lo medioambiental. Su objetivo es aportar beneficios no solo a los accionistas, sino a todas las partes interesadas.

• Sociedad sin ánimo de lucro: las entidades sin ánimo de lucro trabajan para aportar un beneficio al público general, a una comunidad o a un grupo específico, en lugar de a los accionistas. Pueden obtener el estatus de entidad exenta del pago de impuestos, de forma que todo el dinero se destine a la misión de la entidad sin ánimo de lucro.

• Cooperativa: una cooperativa es propiedad de las personas que utilizan sus servicios o de sus empleados y devuelve a sus miembros ingresos procedentes del excedente. Las cooperativas suelen estar ligadas a sectores como la agricultura, el comercio minorista o los suministros públicos.

La elección de la estructura adecuada aporta al negocio una base sobre la que construir sus estrategias y operaciones. Algunos factores que se deben tener en cuenta son el nivel de control deseado, la vulnerabilidad a los pleitos y las consecuencias fiscales. Los empresarios deben enmarcar su visión a largo plazo y su estilo operativo en una estructura que posibilite y complemente sus objetivos, y tener en cuenta que, cuando la empresa crezca y evolucione, la estructura óptima también podría cambiar.

Factores que tener en cuenta a la hora de constituir una pequeña empresa

La constitución es un paso importante y un proceso diferente para cada negocio en función de sus objetivos, sus retos y sus circunstancias. No obstante, todos los empresarios deben tener en cuenta varias condiciones generales que describiremos a continuación.

• Responsabilidad: imaginemos una panadería de barrio que vende sus productos en una calle muy concurrida. Si un cliente se resbala y cae porque el suelo está mojado, los activos personales del propietario, como su casa o su coche, podrían estar en riesgo en un juicio en caso de que el negocio sea una empresa unipersonal. Sin embargo, si la panadería está constituida como sociedad LLC o como sociedad anónima, por lo general, solo estarían en peligro los activos de la empresa.

• Consecuencias fiscales: pensemos ahora en dos empresas de consultoría. Una de ellas, estructurada como empresa unipersonal, podría tener que hacer frente a impuestos más altos por trabajo autónomo. La otra, que opera como sociedad de tipo S, permite al propietario obtener un sueldo (sujeto a impuestos del trabajo) y dividendos (no sujetos a impuestos), lo que podría reducir la carga fiscal.

• Coste de la constitución: para una plataforma independiente en línea con costes iniciales mínimos, los costes de constituir la empresa en un estado con tasas anuales altas pueden resultar una carga. Por el contrario, una startup tecnológica cuyo objetivo sea crecer rápidamente podría considerar estos costes una parte necesaria dentro de sus presupuestos.

• Control y toma de decisiones: imaginemos un fabricante artesano de muebles que valora tener autonomía total en cuanto a los diseños y la interacción con los clientes. Si se constituye como LLC, puede mantener el control sobre estos aspectos. Por su parte, una startup tecnológica que se constituya como sociedad de tipo C y abra las puertas a inversores externos cedería parte de su poder de toma de decisiones a un consejo de administración.

• Oportunidades futuras de inversión: un desarrollador de aplicaciones móviles que desee atraer capital de riesgo debería inclinarse por una estructura de sociedad de tipo C, que es la que prefieren muchos inversores institucionales debido a la flexibilidad de sus acciones y a que cuenta con una estructura de gobernanza conocida.

• Requisitos normativos: un negocio de ecoturismo que opere como LLC en una zona costera protegida podría estar sujeto al cumplimiento de normativas empresariales del estado y a leyes de medioambiente. Esta doble obligación podría influir en su decisión sobre el momento y el lugar para constituir la empresa.

• Flexibilidad para el crecimiento: un negocio de jabón artesanal que opera desde casa como empresa unipersonal podría optar por una estructura de LLC para, de ese modo, poder añadir miembros a medida que se expanda a nuevos mercados o cuando colabore con productores locales para obtener ingredientes ecológicos.

• Transferencia de la titularidad: el dueño de una bodega familiar, con el relevo generacional en mente, podría decantarse por una sociedad de tipo S o una LLC, dado que estas estructuras permiten una transición más fluida de la propiedad en comparación con una empresa unipersonal.

• Beneficios para empleados: una empresa de diseño de moda exclusiva que compita con agencias de mayor tamaño para captar los mejores talentos podría constituirse como sociedad de tipo C para poder ofrecer opciones sobre acciones, seguros de salud y planes de pensiones que resulten más ventajosos en cuanto a su fiscalidad tanto para la empresa como para los empleados.

• Percepción del público: un consultor independiente, en comparación con un grupo consultor constituido como LLC, puede percibirse como menos consolidado, aunque la calidad del trabajo sea similar. En sectores como el financiero o el legal, la credibilidad que se asocia a las estructuras corporativas como las LLC o las Inc. puede influir en la captación de clientes y en el nivel de confianza de estos.

Estos ejemplos ilustran los diferentes efectos que puede tener la estructura de la empresa en distintas situaciones empresariales y demuestran los motivos por los que esta elección debe efectuarse cuidadosamente.

Cómo constituir una pequeña empresa: guía paso a paso

Constituir una pequeña empresa aporta varias ventajas, como la protección frente a la responsabilidad y los posibles beneficios fiscales. A continuación encontrarás un resumen del proceso.

• Investiga sobre la jurisdicción adecuada: en primer lugar, debes determinar cuál es la jurisdicción o el estado más adecuado. Aunque muchas empresas se constituyen en su estado de origen, otras aprovechan los beneficios de estados conocidos por su regulación favorable para las empresas, como Delaware o Wyoming.

• Elige un nombre para la empresa: el nombre debe reflejar la marca al tiempo que cumple las normas de la jurisdicción elegida a este respecto. Debe distinguirse de las empresas ya existentes e incluir un indicador de empresa, como «LLC» o «Inc.».

• Designa un agente autorizado: se trata de la persona o entidad autorizada para recibir la correspondencia oficial de tipo legal y fiscal en nombre de la empresa. Debe tener una dirección física en el estado elegido para constituir la empresa.

• Prepara y registra el acta de constitución: este documento, denominado también «escritura de constitución», ofrece datos esenciales sobre la empresa. La información del mismo puede incluir el nombre de la empresa, la finalidad, los directores iniciales y detalles sobre las participaciones, entre otros datos.

• Obtén un número de identificación del empleador (EIN): el EIN, emitido por la agencia tributaria estadounidense (IRS), es necesario a efectos fiscales y, a menudo, también para poder abrir cuentas bancarias empresariales.

• Redacta los estatutos de la sociedad: estos documentos internos perfilan la gobernanza de la sociedad y especifican detalles como las responsabilidades de los directores, los protocolos para reuniones y los derechos de los accionistas.

• Celebra una junta inicial del consejo de administración: durante la junta, los directores suelen aprobar estatutos, nombrar directivos y determinar el año fiscal. Además, se encargan de las decisiones o resoluciones iniciales de la empresa.

• Cumple las obligaciones normativas: en función de la naturaleza del negocio y su jurisdicción, puede que sea necesario contar con licencias o permisos y cumplir determinadas normativas. Por ejemplo, los restaurantes deben contar con permisos del Ministerio de Salud y las empresas de asesoría financiera pueden precisar una licencia concreta.

• Mantente al día en cuanto al cumplimiento de la normativa: una vez constituida la empresa, esta debe seguir cumpliendo la normativa. Para ello, entre otros aspectos, debe celebrar juntas anuales, presentar informes y, posiblemente, pagar las tasas correspondientes al estado. Mantener el negocio en regla es importante para maximizar los beneficios de la constitución.

• Revisa y haz ajustes: a medida que la empresa evolucione, reevalúa de forma periódica su estructura y los beneficios que esta aporta. Para ello, es posible que debas realizar ajustes en respuesta al crecimiento, al cambio en los objetivos de la empresa o a las novedades en el marco normativo.

El proceso de constitución permite a las empresas labrarse un futuro de resiliencia y protección que se ajuste a sus objetivos y prioridades. Mediante una gestión cuidadosa de cada paso del proceso de constitución y una supervisión continua, las empresas pueden aprovechar todo el abanico de oportunidades que este ofrece.