領収書は請求書ほど頻繁には使用されませんが、ビジネスの支払い取引では依然としてかなり一般的です。特に小規模な起業家にとって、領収書は取引を適切に文書化し、課税を正確に保つための有用な方法です。この記事では、領収書とは何か、請求書との違い、請求書の代わりになるかどうかについて説明します。また、小規模な起業家の領収書に記載しなければならない情報と、領収書を発行する際の考慮事項についても説明します。さらに、小規模な起業家が自分で発行できる無料の領収書テンプレートを紹介します。

この記事の内容

• 領収書とは
  
• 領収書と請求書の違い
  
• 領収書は請求書の代わりになるか
  
• 小規模な起業家として領収書を発行する必要があるか
  
• 領収書にはどのような情報を含める必要があるか
  
• 領収書を発行する際に企業が考慮すべきその他のこと
  
• 領収書のテンプレート小規模な起業家の例
  

領収書とは

領収書とは、サービスが提供されたこと、または支払いが受領されたことを確認する書面による文書のことです。たとえば、顧客が商品を購入して支払うと、売り手は領収書を発行します。顧客はこれを使用して、商品の代金を支払ったことを証明できます。また、企業が税務当局に販売を証明するためにこれを使用することもできます。

領収書には取引に関する重要な情報が記載されているため、公式の証拠として機能し、苦情、返品、または法的な不審請求の証拠として使用できます。領収書の発行は、ドイツ民法第 368 条に規定されています。ドイツ民法では、債務者(買主)から要求された場合、受領確認として領収書を発行しなければならないと定められています。領収書は特に、銀行明細書に記載できない現金支払いで必要です。

領収書と請求書の違い

企業は、収入と支出を書面で証明する必要があります。この目的で、請求書、領収書、レシートの 3 種類の文書が使用されます。請求書と領収書の主な違いは、その目的と発行時期です。請求書は、支払の請求を文書化するために発行されます。つまり、実際に支払いが行われる前に、支払い期日が到来していることを受取人に通知します。一方、領収書は支払いが行われた後に発行され、支払い取引の証拠として機能します。

また、請求書と領収書では必要な情報も異なり、請求書には領収書よりも多くの情報が含まれている必要があります。たとえば、ドイツ VAT 法 (UStG) の第 14 条では、請求書番号と発行会社の税番号を含めることが義務付けられています。請求書に必要な情報の詳細については、請求書の作成方法の記事をご覧ください。

請求書兼領収書とは

請求書を領収書として使用したり、領収書を請求書として使用したりでき、これらは請求書兼領収書と呼ばれます。請求書は、顧客がすでに支払い済みであることが明示されている場合、領収書になります。このことは、支払い日と受取人の署名と一緒に記載する必要があります。領収書は、通常の請求書の必須情報が含まれている場合、請求書になります。

領収書は請求書の代わりになるか

領収書は取引額に応じて請求書の代わりとして使用できます。通常、総額が 250 ユーロまでは、通常の請求書を発行する必要がなく、少額請求書で十分です。レジのレシートや、現金および購入時の領収書などは、少額の請求書と見なされます。これらは法的要件が少ないため、通常の請求書よりも含まれる情報が少なくなります。少額の請求書を使用すると、特に毎日多数の購入を記録する小売業の場合、支払いプロセスが合理化され、不要な事務処理が削減されます。

請求額が総額 250 ユーロを超える場合は、より詳細な情報を提供する必要があります。この場合、領収書を請求書の代わりとして使用することはできません。

小規模な起業家として領収書を発行する必要があるか

ドイツ民法 (Bürgerliches Gesetzbuch、または BGB) によると、ドイツの企業は顧客から要求された場合、領収書を発行する必要があります。これは小規模な起業家にも当てはまります。

小規模な起業家の資格を適用できるのは、前年の年間売上高が 22,000 ユーロ未満で、今年の年間売上高が 50,000 ユーロを超えない見込みの企業または個人事業主です。これらの条件が満たされている場合、ドイツ VAT 法第 19 条に従って小規模起業家規則 (Kleinunternehmerregelung) を適用できます。これにより、小規模な起業家は付加価値税(VAT)の納税義務が免除されます。その結果、商品やサービスの VAT を申告する必要がなくなります。この簡素化ルールの目的は、特に税額が比較的少ないことを考えて、企業と税務当局の両方の会計作業負荷を軽減することです。

小規模な起業家のルールに基づく VAT 免除は、請求書の発行と領収書の発行の両方に適用されます。どちらの場合も、正味金額のみが表示されます。

カード端末やモバイルデバイスで決済を受け付けて決済処理を効率化する方法については、Stripe Terminalをご覧ください。

このテーマの詳細については、企業が小規模な起業家のルールを申請する方法と小規模な起業家としての請求書の作成に関する記事をご覧ください。

領収書にはどのような情報を含める必要があるか

領収書は書面で発行する必要があります。複写式の領収書を使用できます。また、白紙の帳票に必要事項を書き込んだり、電子領収書を発行したりすることもできます。いずれの場合も、領収書には法律で義務付けられている情報が含まれている必要があります。領収書は、仕入税額控除の有効な書類として税務署に受理される前に、完全かつ正確でなければなりません。領収書に誤りがあると、追加の支払いが発生する場合があります。

まず、領収書にはそれが領収書であることを、適切な名称で明記する必要があります。また、領収書には受取人と支払人(購入者)の名前が記載されている必要があります。さらに、領収書には、製品またはサービスの種類と数量、および領収金額を数字と文字で記載する必要があります。原則として、純売上高、税率、税額、総額を表示する必要があります。小規模な起業家の場合は、純売上高を示すだけで十分です。ただし、VAT 法第 19 条に従って、VAT の免除に関する注記を追加する必要があります。また、領収書には発行日と発行場所を明記する必要があります。最後に、領収書にはサービスまたは商品の受領を確認するために、受取人が署名する必要があります。

これらの必須の詳細情報に加えて、領収書番号または支払い番号を領収書に追加できます。これは、領収書を定期的に発行する企業にとって特に便利です。領収書番号を使用すると、領収書をすばやく整理し、適切なビジネス取引に関連付けることができます。必要に応じて、受取人と購入者の住所を入力することもできます。

請求書や領収書を作成し、会計ソフトウェアに統合する際に法令遵守を確保したい場合は、Stripe Invoicing でサポートします。

小規模な起業家の領収書および請求書に記載する必須事項

領収書を発行する際に企業が考慮すべきその他のこと

複写式の領収書を使用して領収書を発行する場合、領収書には原本とコピーが存在します。購入者は常に原本を保管し、発行する企業はコピーを保管します。複写式の領収書を使用せず、代わりに手書きの領収書を発行する場合は、2 枚書いて署名する必要があります。デジタル領収書は、受取人と購入者の両方が利用できるようになっていなければなりません。

取引に保証または返品サービスが含まれる場合、領収書は特に慎重に記載し、保管する必要があります。この場合、企業は返品を完了するために領収書が必要になります。ただし、すべての商取引を適切に文書化できるように、領収書を一般的な記録保持要件の一部として保持することも重要です。

領収書を紛失したり、見つけられなかったりする場合、紛失した領収書を交換して正確な会計を行うためのいくつかの方法があります。まず、交換用の領収書を受取人から入手できます。受取人は元の領収書のコピーを送信するか、新しい領収書を作成することができます。独自の領収書を作成することもできます。この書類には、必要な領収書情報と、元の領収書が入手できない理由、領収書を交換するために取られた手順の説明を含める必要があります。

領収書のテンプレート:小規模な起業家の例

以下は、小規模な起業家向けの法的に有効な領収書のサンプルです。