Hoewel ze minder vaak worden gebruikt dan facturen, zijn ontvangstbewijzen nog steeds vrij gebruikelijk bij zakelijke betalingen. Vooral voor kleine ondernemers kunnen ontvangstbewijzen een nuttige manier zijn om transacties goed te documenteren en voor een nauwkeurige belastingheffing te zorgen. In dit artikel bespreken we wat een ontvangstbewijs is, hoe het verschilt van een factuur en of het een factuur kan vervangen. We leggen ook uit welke informatie je op een ontvangstbewijs voor kleine ondernemers moet vermelden en waar je op moet letten bij het uitgeven van een ontvangstbewijs. Daarnaast delen we een gratis sjabloon voor ontvangstbewijzen dat kleine ondernemers zelf kunnen uitgeven.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een ontvangstbewijs?
  
• Wat is het verschil tussen een ontvangstbewijs en een factuur?
  
• Kan een ontvangstbewijs een factuur vervangen?
  
• Moet ik als kleine ondernemer ontvangstbewijzen uitgeven?
  
• Welke informatie moet een ontvangstbewijs bevatten?
  
• Waar moeten ondernemingen nog meer rekening mee houden bij het uitgeven van ontvangstbewijzen?
  
• Sjabloon voor ontvangstbewijzen: Een voorbeeld voor kleine ondernemers
  

Wat is een ontvangstbewijs?

Een ontvangstbewijs is een schriftelijk document dat bevestigt dat er een dienst is geleverd of betaling is ontvangen. Wanneer een klant bijvoorbeeld goederen koopt en betaalt, geeft de verkoper een ontvangstbewijs uit. De klant kan hiermee bewijzen dat hij voor de goederen betaald heeft. De onderneming gebruikt het ook om de verkoop aan de belastingdienst te bewijzen.

Omdat een ontvangstbewijs belangrijke informatie over de transactie bevat, dient het als officieel bewijs en kan het worden gebruikt als bewijs bij klachten, retourneringen of juridische geschillen. De afgifte van een ontvangstbewijs is wettelijk geregeld in artikel 368 van het Duitse burgerlijk wetboek. In het Duitse burgerlijk wetboek staat dat een ontvangstbewijs moet worden uitgegeven als ontvangstbevestiging indien dit door de debiteur (koper) wordt aangevraagd. Ontvangstbewijzen zijn vooral vereist voor contante betalingen die niet door een bankafschrift gedocumenteerd kunnen worden.

Wat is het verschil tussen een ontvangstbewijs en een factuur?

Ondernemingen moeten schriftelijk bewijs leveren van hun inkomsten en uitgaven. Hiervoor worden drie soorten documenten gebruikt: de factuur, het ontvangstbewijs en de kassabon. Het belangrijkste verschil tussen een factuur en een ontvangstbewijs is hun doel en wanneer ze worden uitgegeven. Een factuur wordt uitgegeven om een claim voor betaling te documenteren. Dat wil zeggen dat de ontvanger ervan op de hoogte wordt gesteld dat een betaling verschuldigd is voordat de betaling daadwerkelijk plaatsvindt. Een ontvangstbewijs daarentegen wordt uitgegeven nadat de betaling heeft plaatsgevonden en dient als transactiebewijs voor de betaling.

Facturen en ontvangstbewijzen verschillen ook in de informatie die ze moeten bevatten: een factuur moet meer informatie bevatten dan een ontvangstbewijs. Artikel 14 van de Duitse btw-wet (UStG) vereist bijvoorbeeld dat er een btw-nummer en het belastingnummer van de uitgever worden vermeld. Meer informatie over de informatie die vereist is voor een factuur vind je in ons artikel onder hoe je een factuur maakt.

Wat is een ontvangstbewijs-factuur?

Een factuur kan een ontvangstbewijs worden, en een ontvangstbewijs kan een factuur worden; deze staan bekend als ontvangstbewijs-facturen. Een factuur wordt een ontvangstbewijs als duidelijk wordt aangegeven dat de klant al betaald heeft. Dit moet worden gedocumenteerd met de datum van betaling en de handtekening van de begunstigde. Een ontvangstbewijs wordt een factuur als hij de verplichte informatie van een gewone factuur bevat.

Kan een ontvangstbewijs een factuur vervangen?

Een ontvangstbewijs kan een factuur vervangen, afhankelijk van de waarde van de transactie. Over het algemeen hoeft er geen gewone factuur te worden uitgegeven voor brutobedragen tot € 250, een factuur met een lage waarde is in dit geval voldoende. Ontvangstbewijzen, zoals kassabonnen of kas- en aankoopbewijzen, worden beschouwd als facturen met een lage waarde. Ze bevatten minder informatie dan gewone facturen omdat er minder juridische eisen aan verbonden zijn. Facturen met een lage waarde stroomlijnen de betaalprocessen en verminderen onnodig papierwerk, vooral voor detailhandelaren die elke dag veel aankopen registreren.

Er moet meer gedetailleerde informatie worden verstrekt als het factuurbedrag hoger is dan € 250 bruto. Een ontvangstbewijs kan in dit geval geen factuur vervangen.

Moet ik als kleine ondernemer ontvangstbewijzen uitgeven?

Volgens het Duitse burgerlijk wetboek (Bürgerliches Gesetzbuch, of BGB) moeten bedrijven in Duitsland ontvangstbewijzen uitgeven als hun klanten daarom vragen. Dit geldt ook voor kleine ondernemers.

De status van kleine ondernemer kan worden aangevraagd door ondernemingen of zelfstandigen die in het voorgaande jaar een jaaromzet van minder dan € 22.000 hebben behaald en naar verwachting in het lopende jaar niet meer dan € 50.000 aan omzet zullen behalen. Als aan deze voorwaarden wordt voldaan, kan de regeling voor kleine ondernemers (Kleinunternehmerregelung) worden toegepast in overeenstemming met artikel 19 van de Duitse btw-wet. Hierdoor zijn kleine ondernemers vrijgesteld van belasting toegevoegde waarde (btw). Ze hoeven geen aangifte te doen voor btw voor hun goederen en diensten. Het doel van deze vereenvoudigingsregel is om de boekhoudkundige werklast voor zowel ondernemingen als de belastingdienst te verminderen, vooral gezien de relatief kleine bedragen aan belasting die hiermee gemoeid zijn.

De vrijstelling van btw onder de regel voor kleine ondernemers geldt zowel voor het uitgeven van facturen als voor het uitgeven van ontvangstbewijzen. In beide gevallen wordt alleen een nettobedrag vermeld.

Als je meer wilt weten over het ontvangen van betalingen via kaartterminals of mobiele apparaten om je betalingsverwerking te stroomlijnen, kun je kijken op Stripe Terminal.

Meer informatie over dit onderwerp vind je in onze artikelen over hoe bedrijven zich kunnen aanmelden voor de regel kleine ondernemer en facturen maken als kleine ondernemer.

Welke informatie moet een ontvangstbewijs bevatten?

Ontvangstbewijzen moeten schriftelijk worden uitgegeven. Je kunt een bonnenblok gebruiken. Je kunt de vereiste informatie ook op een blanco formulier schrijven of een digitaal ontvangstbewijs uitgeven. In beide gevallen moet het ontvangstbewijs de wettelijk vereiste informatie bevatten. Het ontvangstbewijs moet volledig en nauwkeurig zijn voordat het door het belastingkantoor wordt geaccepteerd als een geldig document voor aftrek van voorbelasting. Onjuiste ontvangstbewijzen kunnen leiden tot extra betalingen.

Ten eerste moet het ontvangstbewijs duidelijk als zodanig gemarkeerd zijn met de juiste aanduiding. Bovendien moet de naam van de begunstigde en de betaler (koper) op het ontvangstbewijs vermeld worden. Het ontvangstbewijs moet ook het soort en de hoeveelheid van het product of de dienst vermelden, en het bedrag van het ontvangstbewijs in zowel cijfers als woorden. In principe moeten zowel het nettobedrag, het belastingtarief en het belastingbedrag als het brutobedrag worden vermeld. Voor kleine ondernemers is het voldoende om het nettobedrag te vermelden. Zij moeten echter wel een opmerking over de vrijstelling van btw toevoegen in overeenstemming met artikel 19 van de btw-wet. Daarnaast moeten de datum en plaats van uitgifte op het ontvangstbewijs vermeld worden. Tot slot moet het ontvangstbewijs door de ontvanger worden ondertekend om de ontvangst van de dienst of de goederen te bevestigen.

Naast deze verplichte gegevens kan er ook een ontvangstbewijs- of vouchernummer aan het ontvangstbewijs worden toegevoegd. Dit is vooral handig voor ondernemingen die regelmatig ontvangstbewijzen uitgeven. Met een bonnummer kun je ontvangstbewijzen snel ordenen en aan de juiste transactie koppelen. Optioneel kun je ook het adres van de begunstigde en de koper invoeren.

Als je compliance wilt garanderen bij het maken van facturen en ontvangstbewijzen en deze wilt integreren in je boekhoudsoftware, dan zijn wij er om je te ondersteunen met Stripe Invoicing.

Verplichte informatie op ontvangstbewijzen en facturen van kleine ondernemers

Waar moeten ondernemingen nog meer rekening mee houden bij het uitgeven van ontvangstbewijzen?

Wanneer ontvangstbewijzen worden uitgegeven met behulp van een bonnenblok, is er een origineel ontvangstbewijs en een kopie. De koper bewaart altijd het origineel en de onderneming die het ontvangstbewijs uitgeeft, bewaart de kopie. Als er geen blok wordt gebruikt en er in plaats daarvan een handgeschreven ontvangstbewijs wordt afgegeven, moeten er twee kopieën worden geschreven en ondertekend. Digitale ontvangstbewijzen moeten beschikbaar zijn voor zowel de ontvanger als de koper.

Ontvangstbewijzen moeten zorgvuldig worden gedocumenteerd en bewaard, vooral als de transactie betrekking heeft op een garantie of een retourservice. In dat geval heeft de onderneming het ontvangstbewijs nodig om de retourzending te voltooien. Het is echter ook belangrijk om ontvangstbewijzen te bewaren als onderdeel van een algemene administratie om ervoor te zorgen dat alle transacties van ondernemingen goed kunnen worden gedocumenteerd.

Als een ontvangstbewijs kwijt is of niet gevonden kan worden, zijn er verschillende opties om het ontbrekende ontvangstbewijs te vervangen en een nauwkeurige boekhouding te garanderen. Ten eerste kun je een vervangend ontvangstbewijs krijgen van de begunstigde. Deze kan een kopie van het originele ontvangstbewijs opsturen of een nieuw ontvangstbewijs maken. Je kunt ook je eigen ontvangstbewijs maken. Dit document moet de vereiste ontvangstbewijsinformatie bevatten, samen met een uitleg waarom het originele ontvangstbewijs niet beschikbaar is en welke stappen er genomen zijn om het te vervangen.

Sjabloon voor ontvangstbewijzen: Een voorbeeld voor kleine ondernemers

Hieronder vind je een juridisch geldig voorbeeld ontvangstbewijs voor kleine ondernemers.