Även om de används mindre utsträckning än fakturor är kvitton fortfarande ganska vanliga i transaktioner med B2B-betalningar. Kvitton kan vara särskilt hjälpsamma för småföretagare tack vare att de är ett bra sätt att dokumentera transaktioner och säkerställa korrekt beskattning. I den här artikeln går vi igenom vad ett kvitto är, hur det skiljer sig från en faktura och om det kan ersätta en faktura. Vi går också igenom vilken information som måste finnas med i ett kvitto för småföretagare och vad man bör tänka på när man utfärdar ett kvitto. Dessutom delar vi med oss av en kostnadsfri kvittomall som småföretagare kan använda för att utfärda kvitton.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är ett kvitto?
  
• Vad är skillnaden mellan ett kvitto och en faktura?
  
• Kan ett kvitto ersätta en faktura?
  
• Måste jag som småföretagare kunna utfärda kvitton?
  
• Vilken information måste ett kvitto innehålla?
  
• Vad mer behöver företag tänka på vid utfärdande av kvitton?
  
• Kvittomall: Ett exempel för småföretagare
  

Vad är ett kvitto?

Ett kvitto är ett skriftligt dokument som bekräftar att en tjänst har utförts eller att en betalning har tagits emot. När en kund till exempel köper och betalar för en vara, utfärdar säljaren ett kvitto. Kunden kan använda det för att bevisa att han eller hon har betalat för varan. Företaget använder det också för att bevisa försäljningen för skattemyndigheten.

Eftersom kvittot innehåller viktig information om transaktionen fungerar det som ett officiellt bevis och kan användas som bevis vid klagomål, returer eller juridiska tvister. Utfärdandet av ett kvitto regleras i lag i § 368 i den tyska civillagen. I den tyska civillagen anges att ett inkomstbevis måste utfärdas som kvitto om gäldenären (köparen) begär det. Kvitton är särskilt nödvändiga vid kontanta betalningar som inte kan dokumenteras med ett kontoutdrag.

Vad är skillnaden mellan ett kvitto och en faktura?

Företag måste lämna skriftliga bevis på sina inkomster och utgifter. Tre typer av dokument används för detta ändamål: fakturor, kvitton och kassakvitton. Den största skillnaden mellan en faktura och ett kvitto är deras syfte och när de utfärdas. En faktura utfärdas för att dokumentera ett anspråk på betalning. Det vill säga, den meddelar mottagaren att en betalning ska göras innan betalningen faktiskt görs. Ett kvitto utfärdas däremot efter att betalningen har gjorts och fungerar som bevis på att transaktionen har genomförts.

Fakturor och kvitton skiljer sig också åt i fråga om vilken information som krävs: en faktura måste innehålla mer information än ett kvitto. Till exempel kräver § 14 i den tyska momsregistreringslagen (UStG) att ett fakturanummer och utfärdarens momsregistreringsnummer ska anges. Mer information om vilken information som krävs för en faktura finns i vår artikel Så här skapar man fakturor.

Vad är en kvitterad faktura?

En faktura kan bli ett kvitto och ett kvitto kan bli en faktura, en så kallad kvitterad faktura (receipted invoice). En faktura blir ett kvitto när det tydligt framgår att kunden redan har betalat. Detta måste dokumenteras med datum för betalning och betalningsmottagarens underskrift. Ett kvitto blir en faktura om det innehåller de obligatoriska uppgifter som en vanlig faktura ska innehålla.

Kan ett kvitto ersätta en faktura?

Ett kvitto kan ersätta en faktura beroende på transaktionens värde. I allmänhet behöver en vanlig faktura inte utfärdas för bruttobelopp på upp till 250 euro – en faktura för låga belopp räcker i detta fall. Kvitton, t.ex. kassakvitton eller kontant- och inköpskvitton, betraktas som fakturor för låga belopp. De innehåller mindre information än vanliga fakturor eftersom de omfattas av färre juridiska krav. Fakturor med lågt värde effektiviserar processerna för betalning och minskar onödigt pappersarbete, särskilt för detaljhandlare som registrerar många inköp varje dag.

Mer detaljerad information måste lämnas om fakturans belopp överstiger 250 euro brutto. Ett kvitto kan inte ersätta en faktura i detta fall.

Måste jag som småföretagare kunna utfärda kvitton?

Enligt den tyska civillagen (Bürgerliches Gesetzbuch, BGB) måste företag i Tyskland utfärda kvitton om deras kunder begär det. Detta gäller även småföretagare.

Företag eller enskilda firmor kan ansöka om att erhålla status som småföretagare om de rapporterade en årlig omsättning på mindre än 22 000 euro föregående år och om de förväntar sig att omsättningen inte kommer att överstiga 50 000 euro under innevarande år. Om dessa villkor är uppfyllda kan regeln för småföretagare (Kleinunternehmerregelung) tillämpas i enlighet med avsnitt 19 i den tyska momslagen. Detta befriar småföretagare från all mervärdesskatt (moms). Följaktligen behöver de inte deklarera moms för sina varor och tjänster. Syftet med denna förenklingsregel är att minska arbetsbördan för både företagen och skattemyndigheten när det gäller redovisning, särskilt med tanke på de relativt små skattebelopp som det rör sig om.

Befrielsen från moms enligt regeln för småföretagande gäller både för utfärdande av fakturor och för utfärdande av kvitton. I båda fallen redovisas endast ett nettobelopp.

Om du är intresserad av att lära dig mer om att ta emot betalningar via kortterminaler eller mobila enheter för att effektivisera din betalningshantering, kan du kolla in Stripe Terminal.

Du kan hitta mer information om detta ämne i våra artiklar om hur företag kan ansöka om att omfattas av regeln för småföretagare och skapa fakturor som småföretagare.

Vilken information måste ett kvitto innehålla?

Kvitton måste utfärdas skriftligen. Du kan använda ett kvittoblock. Du kan också skriva den information som krävs på ett tomt formulär eller utfärda ett digitalt kvitto. I vilket fall som helst måste kvittot innehålla den information som krävs enligt lag. Kvittot måste vara fullständigt och korrekt innan det accepteras av skattekontoret som ett giltigt dokument för skatteavdrag för ingående skatt. Felaktiga kvitton kan leda till ytterligare betalningar.

För det första måste kvittot vara tydligt märkt som sådant med en lämplig beteckning. Dessutom måste betalningsmottagarens och betalarens (köparens) namn stå på kvittot. På kvittot måste man också ange typ av vara eller tjänst och kvantitet samt kvittots belopp i siffror och ord. I princip måste nettobeloppet, skattesatsen och skattebeloppet samt bruttobeloppet anges. För småföretagare räcker det att visa nettobeloppet. De måste dock lägga till en anteckning om befrielse från moms i enlighet med avsnitt 19 i momslagen. Dessutom måste datum och plats för utfärdande anges på kvittot. Slutligen måste kvittot undertecknas av betalningsmottagaren för att bekräfta mottagandet av tjänsten eller varorna.

Utöver dessa obligatoriska uppgifter kan ett kvitto- eller kupongnummer läggas till på kvittot. Detta är särskilt användbart för företag som utfärdar kvitton regelbundet. Ett kvittonummer gör att du snabbt kan organisera kvitton och koppla dem till rätt transaktion. Som tillval kan du också ange adressen till betalningsmottagaren och köparen.

Om du vill se till att du följer alla lagar och regler när du skapar fakturor, kvitton och integrera dem i ditt bokföringsprogram, så finns vi här för att stödja dig med Stripe Invoicing.

__ Obligatorisk information som ska finnas med på kvitton och fakturor från småföretagare__.

Vad mer behöver företag tänka på vid utfärdande av kvitton?

När kvitton utfärdas med hjälp av ett kvittoblock finns det ett originalkvitto och en kopia. Köparen behåller alltid originalet och det utfärdande företaget behåller kopian. Om block inte används och ett handskrivet kvitto istället utfärdas, måste två kopior skapas och undertecknas. Digitala kvitton ska göras tillgängliga för både betalningsmottagaren och köparen.

Kvitton ska dokumenteras noggrant och sparas, särskilt om transaktionen omfattar en garanti eller returservice. I så fall behöver företaget kvittot för att slutföra returen. Det är dock också viktigt att spara kvitton som en del av ett allmänt krav på bokföring för att säkerställa att alla transaktioner kan dokumenteras på rätt sätt.

Om ett kvitto tappas bort eller inte kan hittas, finns det flera alternativ för att ersätta det saknade kvittot och säkerställa en korrekt bokföring. Först kan ett ersättningskvitto erhållas från betalningsmottagaren. De kan skicka en kopia av originalkvittot eller skapa ett nytt kvitto. Du kan också skapa ditt eget kvitto. Detta dokument bör innehålla den information som krävs för kvittot, tillsammans med en förklaring till varför originalkvittot inte är tillgängligt och vilka åtgärder som har vidtagits för att ersätta det.

Kvittomall: Ett exempel för småföretagare

Nedan följer ett juridiskt giltigt exempelkvitto för småföretagare.