Bien qu’ils soient moins utilisés que les factures, les reçus sont encore assez courants dans les transactions de paiement des entreprises. Pour les micro-entreprises en particulier, les reçus peuvent être un moyen utile de documenter correctement les transactions et de garantir une imposition correcte. Dans cet article, nous allons voir ce qu’est un reçu, en quoi il diffère d’une facture et s’il peut remplacer une facture. Nous détaillerons également les informations à inclure dans un reçu pour les micro-entreprises et les éléments à prendre en compte lors de l’émission d’un reçu. De plus, nous partagerons un modèle de reçu gratuit que les micro-entrepreneurs pourront émettre eux-mêmes.

Sommaire de cet article

• Qu’est-ce qu’un reçu ?
  
• Quelle est la différence entre un reçu et une facture ?
  
• Un reçu peut-il remplacer une facture ?
  
• En tant que micro-entrepreneur, dois-je délivrer des reçus ?
  
• Quelles sont les informations qu’un reçu doit comporter ?
  
• Quels sont les autres éléments dont les entreprises doivent tenir compte lorsqu’elles délivrent des reçus ?
  
• Modèle de reçu : un exemple pour les micro-entreprises
  

Qu’est-ce qu’un reçu ?

Un reçu est un document écrit confirmant qu’un service a été fourni ou qu’un paiement a été reçu. Par exemple, lorsqu’un client achète et paie des biens, le vendeur émet un reçu. Le client peut s’en servir pour prouver qu’il a payé ces biens. L’entreprise l’utilise également pour prouver la vente aux autorités fiscales.

Parce qu’il contient des informations essentielles sur la transaction, le reçu constitue une preuve officielle et peut être utilisé en cas de réclamation, de retour de marchandise ou de litige. La délivrance d’un reçu est régie par la loi en vertu de l’article 368 du Code civil allemand. Le Code civil allemand stipule qu’un reçu doit être délivré à titre d’accusé de réception à la demande du débiteur (acheteur). Les reçus se justifient en particulier pour les paiements en espèces qui ne peuvent pas être documentés par un relevé bancaire.

Quelle est la différence entre un reçu et une facture ?

Les entreprises doivent fournir des preuves écrites de leurs revenus et dépenses. Trois types de documents sont utilisés à cette fin : la facture, le reçu et le ticket de caisse. La principale différence entre une facture et un reçu réside dans leur objet et le moment où ils sont émis. Une facture est émise pour documenter une demande de paiement. En d’autres termes, elle informe le destinataire qu’un paiement est dû avant que celui-ci ne soit effectivement effectué. Le reçu, quant à lui, est émis après le paiement et sert de preuve de la transaction de paiement.

Les factures et les reçus diffèrent également par les informations qu’ils nécessitent : les factures doivent contenir plus d’informations qu’un reçu. Par exemple, en vertu de l’article 14 de la loi allemande sur la TVA (UStG), le numéro de facture et le numéro fiscal de l’émetteur doivent figurer sur une facture. Vous trouverez plus de détails sur les informations requises pour une facture dans notre article consacré à la création de factures.

Qu’est-ce qu’une facture acquittée ?

Une facture peut devenir un reçu, et un reçu peut devenir une facture ; c’est ce qu’on appelle une facture acquittée. Une facture devient un reçu lorsqu’elle indique clairement que le client a déjà payé. Celle-ci doit faire figurer la date de paiement et la signature du bénéficiaire. Un reçu devient une facture s’il contient les informations obligatoires d’une facture classique.

Un reçu peut-il remplacer une facture ?

Un reçu peut remplacer une facture selon la valeur de la transaction. En général, il n’est pas nécessaire d’émettre une facture classique pour un montant brut inférieur ou égal à 250 €. Dans ce cas, une facture de faible montant suffit. Les reçus, comme les tickets de caisse ou les tickets de caisse et d’achat, sont considérés comme des factures de faible montant. Étant soumis à moins d’obligations légales, ils contiennent moins d’informations que les factures classiques. Les factures de faible montant simplifient les processus de paiement et réduisent les formalités administratives inutiles, notamment pour les entreprises de vente au détail qui enregistrent de nombreux achats chaque jour.

Des informations plus détaillées doivent être fournies si le montant de la facture dépasse 250 € brut. Dans ce cas, un reçu ne peut pas remplacer une facture.

En tant que micro-entrepreneur, dois-je délivrer des reçus ?

Selon le Code civil allemand (Bürgerliches Gesetzbuch, ou BGB), les entreprises en Allemagne doivent délivrer des reçus à la demande de leurs clients. Cela s’applique également aux micro-entrepreneurs.

Le statut de micro-entrepreneur peut être demandé par les entreprises ou travailleurs indépendants qui ont déclaré un chiffre d’affaires annuel inférieur à 22 000 € l’année précédente et qui ne devraient pas dépasser 50 000 € de chiffre d’affaires l’année en cours. Si ces conditions sont remplies, le régime de la micro-entreprise (Kleinunternehmerregelung) peut être appliqué conformément à l’article 19 de la loi allemande sur la TVA. Les micro-entrepreneurs sont ainsi exonérés de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Ils n’ont donc pas à déclarer la TVA sur leurs biens et services. L’objectif de cette règle de simplification est de réduire la charge de travail comptable des entreprises et de l’administration fiscale, notamment en raison des montants relativement faibles des impôts concernés.

L’exonération de TVA prévue par le régime de la micro-entreprise s’applique aussi bien à l’émission de factures qu’à l’émission de reçus. Dans les deux cas, seul un montant net est indiqué.

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Vous trouverez plus d’informations à ce sujet dans nos articles relatifs à l’application du régime de la micro-entreprise et à la création de factures en tant que petite entreprise.

Quelles sont les informations qu’un reçu doit comporter ?

Les reçus doivent être délivrés par écrit. Vous pouvez utiliser un carnet de reçus. Vous pouvez également inscrire les informations requises sur un formulaire vierge ou émettre des reçus numériques. Dans un cas comme dans l’autre, le reçu doit contenir les renseignements exigés par la loi. Le reçu doit être complet et exact avant d’être accepté par l’administration fiscale comme document valable pour la déduction de la taxe versée en amont. Les reçus incorrects peuvent donner lieu à des paiements supplémentaires.

Tout d’abord, le reçu doit être clairement identifié comme tel avec la désignation appropriée. En outre, le nom du bénéficiaire et du payeur (acheteur) doit figurer sur le reçu. Le reçu doit également mentionner le type et la quantité du produit ou du service, ainsi que le montant du reçu en chiffres et en lettres. En principe, le montant net, le taux d’imposition et le montant de la taxe ainsi que le montant brut doivent être indiqués. Pour les micro-entrepreneurs, il suffit d’indiquer le montant net. Ils doivent toutefois ajouter une note relative à l’exonération de TVA conformément à l’article 19 de la loi sur la TVA. De plus, la date et le lieu de délivrance doivent être indiqués sur le reçu. Enfin, le reçu doit être signé par le bénéficiaire pour confirmer la réception du service ou des biens.

Outre ces mentions obligatoires, un numéro de reçu ou de bon d’achat peut être ajouté au reçu. Cela est particulièrement utile pour les entreprises qui émettent régulièrement des reçus. Un numéro de reçu vous permet d’organiser rapidement les reçus et de les associer à la transaction commerciale appropriée. Vous pouvez également saisir les adresses du bénéficiaire et de l’acheteur.

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Informations obligatoires à faire figurer sur les reçus et les factures des micro-entreprises

Quels sont les autres éléments dont les entreprises doivent tenir compte lorsqu’elles délivrent des reçus ?

Lorsque les reçus sont émis à l’aide d’un carnet de reçus, il y a un reçu original et un duplicata. L’acheteur conserve toujours l’original et l’entreprise émettrice conserve le duplicata. Si vous n’utilisez pas de carnet, mais plutôt un reçu manuscrit, vous devez rédiger et signer deux exemplaires. Les reçus numériques doivent être mis à la disposition du bénéficiaire et de l’acheteur.

Les reçus doivent être soigneusement documentés et conservés, surtout si la transaction implique une garantie ou un service de retour. Dans ce cas, l’entreprise a besoin du reçu pour effectuer le retour. Cependant, il est également important de conserver les reçus dans le cadre d’une obligation générale de tenue de registres afin de garantir que toutes les transactions commerciales peuvent être correctement documentées.

Si un reçu est perdu ou introuvable, il existe plusieurs options pour remplacer le reçu manquant et tenir une comptabilité précise. Tout d’abord, il est possible d’obtenir un reçu de remplacement auprès du bénéficiaire. Il peut envoyer une copie de l’original du reçu ou en créer un nouveau. Vous pouvez également créer votre propre reçu. Ce document doit contenir les informations requises sur le reçu et indiquer les raisons pour lesquelles le reçu original n’est pas disponible et les mesures prises pour le remplacer.

Modèle de reçu : un exemple pour les micro-entreprises

Vous trouverez ci-dessous un modèle de reçu juridiquement valable pour les micro-entreprises.