Aunque se usan con menos frecuencia que las facturas, los recibos siguen siendo bastante comunes en las transacciones de pago de las empresas. Concretamente para los pequeños empresarios, los recibos pueden ser una forma útil de documentar adecuadamente las transacciones y garantizar una tributación precisa. En este artículo, repasaremos qué es un recibo, en qué se diferencia de una factura y si puede sustituir a una factura. También desglosaremos la información que se debe incluir en un recibo para pequeños empresarios y lo que se debe tener en cuenta al emitir uno. Además, compartiremos una plantilla de recibo gratuita que los pequeños empresarios pueden emitir ellos mismos.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es un recibo?
  
• ¿Cuál es la diferencia entre un recibo y una factura?
  
• ¿Un recibo puede sustituir a una factura?
  
• Como pequeño empresario, ¿tengo que emitir recibos?
  
• ¿Qué información debe contener un recibo?
  
• ¿Qué más deben tener en cuenta las empresas a la hora de emitir recibos?
  
• Plantilla de recibo. Ejemplo para los pequeños empresarios
  

¿Qué es un recibo?

Un recibo es un documento escrito que confirma que se ha prestado un servicio o se ha recibido el pago. Por ejemplo, cuando un cliente compra y paga bienes, el vendedor emite un recibo. Con esta información, el cliente puede demostrar que ha pagado la mercancía. La empresa también lo utiliza para demostrar la venta ante las autoridades fiscales.

Como un recibo contiene información clave sobre la transacción, sirve como prueba oficial y se puede utilizar como prueba en reclamaciones, devoluciones o disputas legales. La emisión de un recibo está regulada por ley en el artículo 368 del Código Civil alemán. El Código Civil alemán establece que un recibo debe emitirse como acuse de recibo si así lo solicita el deudor (comprador). Los recibos son especialmente necesarios para los pagos en efectivo que no puede documentar un extracto bancario.

¿Cuál es la diferencia entre un recibo y una factura?

Las empresas deben proporcionar pruebas escritas de sus ingresos y gastos. Para ello, se utilizan tres tipos de documentos: la factura, el recibo y el recibo del proceso de compra. La principal diferencia entre una factura y un recibo es su finalidad y el momento de la emisión. Las facturas se emiten para documentar una reclamación de pago. Es decir, notifican al destinatario que debe efectuar un pago antes de que el pago se efectúe realmente. Por otro lado, los recibos se emiten después de que se haya realizado el pago y sirven como prueba de la transacción de pago.

Las facturas y los recibos también difieren en la información que requieren: las facturas deben contener más información que un recibo. Por ejemplo, el artículo 14 de la Ley del IVA alemana (UStG) exige que se incluya un número de factura y el número fiscal del emisor. Encontrarás más detalles sobre la información necesaria para crear una factura en nuestro artículo sobre cómo crear facturas.

¿Qué es una factura pagada?

Una factura puede convertirse en un recibo, y un recibo puede convertirse en una factura; entonces se conocen como facturas pagadas. Una factura se convierte en recibo cuando indica claramente que el cliente ya ha pagado. Esto debe estar documentado con la fecha de pago y la firma del beneficiario. Un recibo se convierte en factura si contiene la información obligatoria de una factura normal.

¿Un recibo puede sustituir a una factura?

Un recibo puede sustituir a una factura dependiendo del valor de la transacción. Por lo general, no es necesario emitir una factura normal por importes brutos de hasta 250 €; en este caso, basta con una factura de poco valor. Los recibos, como los recibos de caja registradora o los recibos de efectivo y compra, se consideran facturas de bajo valor. Contienen menos información que las facturas normales porque están sujetos a menos requisitos legales. Las facturas de bajo valor agilizan los procesos de pago y reducen el papeleo innecesario, especialmente para las empresas minoristas que registran numerosas compras cada día.

Se debe proporcionar información más detallada si el importe de la factura supera los 250 € brutos. En este caso, un recibo no puede sustituir a una factura.

Como pequeño empresario, ¿tengo que emitir recibos?

Conforme al Código Civil alemán (Bürgerliches Gesetzbuch o BGB), las empresas en Alemania deben emitir recibos si sus clientes lo solicitan. Esto también se aplica a los pequeños empresarios.

La condición de pequeño empresario pueden solicitarla empresas o autónomos que hayan declarado una facturación anual inferior a 22.000 € en el año anterior y que no superen los 50.000 € de facturación en el año en curso. Si se cumplen estas condiciones, se puede aplicar la regla del pequeño empresario (Kleinunternehmerregelung) de acuerdo con el artículo 19 de la Ley del IVA alemana. Esto exime a los pequeños empresarios de cualquier obligación de pagar el impuesto sobre el valor añadido (IVA). De este modo, no tienen que declarar el IVA sobre sus bienes y servicios. El objetivo de esta norma de simplificación es reducir la carga de trabajo contable tanto para las empresas como para la autoridad fiscal, sobre todo teniendo en cuenta que los importes de impuestos involucrados son relativamente pequeños.

La exención del IVA en virtud de la norma del pequeño empresario se aplica tanto a la emisión de facturas como de recibos. En ambos casos, solo se muestra un importe neto.

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Encontrarás más información sobre este tema en nuestros artículos sobre cómo pueden solicitar las empresas la regla de pequeño empresario y cómo crear facturas como pequeño empresario.

¿Qué información debe contener un recibo?

Los recibos deben emitirse por escrito. Puedes usar un talonario de recibos. También puede escribir la información requerida en un formulario en blanco o emitir recibos digitales. En cualquier caso, el recibo debe contener la información requerida por la ley. El recibo debe estar completo y ser preciso antes de que la oficina fiscal lo acepte como documento válido para la deducción del impuesto soportado. Los recibos incorrectos pueden dar lugar a pagos adicionales.

En primer lugar, el recibo debe estar claramente marcado como tal con la designación adecuada. Además, en el recibo debe figurar el nombre del beneficiario y del pagador (comprador). El recibo también debe indicar el tipo y la cantidad del producto o servicio, y el importe del recibo en cifras y palabras. En principio, debe indicarse el importe neto, el tipo impositivo y el importe impositivo, así como el importe bruto. En el caso de los pequeños empresarios, basta con mostrar el importe neto. Sin embargo, deben añadir una nota sobre la exención del IVA de acuerdo con el artículo 19 de la Ley del IVA. Además, la fecha y el lugar de emisión deben indicarse en el recibo. Por último, el recibo debe estar firmado por el beneficiario para confirmar la recepción del servicio o mercancía.

Además de estos datos obligatorios, se puede añadir al recibo un número de recibo o vale. Esto es particularmente útil para las empresas que emiten recibos de manera regular. Un número de recibo te permite organizar rápidamente los recibos y asociarlos a la transacción comercial adecuada. Opcionalmente, también puedes introducir la dirección del beneficiario y del comprador.

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Información obligatoria que debe incluirse en los recibos y facturas de los pequeños empresarios

¿Qué más deben tener en cuenta las empresas a la hora de emitir recibos?

Cuando los recibos se emiten utilizando un talonario de recibos, hay un recibo original y una copia. El comprador siempre conserva el original y la empresa emisora se queda con la copia. Si no se utiliza un talonario de recibos y en su lugar se emite un recibo escrito a mano, se deben escribir y firmar dos copias. Los recibos digitales deben estar disponibles tanto para el beneficiario como para el comprador.

Los recibos deben documentarse y conservarse cuidadosamente, especialmente si la transacción implica una garantía o un servicio de devolución. En este caso, la empresa necesitará el recibo para completar la devolución. Sin embargo, también es importante conservar los recibos como parte de un requisito general de mantenimiento de registros para garantizar que todas las transacciones comerciales se puedan documentar correctamente.

Si se pierde un recibo o no se puede encontrar, hay varias opciones para reemplazar el recibo que falta y garantizar una contabilidad precisa. En primer lugar, se puede obtener un recibo de sustitución de parte del beneficiario. Puede enviar una copia del recibo original o crear uno nuevo. También puedes crear tu propio recibo. Este documento debe incluir la información requerida del recibo, junto con una explicación de por qué el recibo original no está disponible y qué pasos se han tomado para reemplazarlo.

Plantilla de recibo. Ejemplo para los pequeños empresarios

A continuación se muestra un ejemplo de recibo legalmente válido para pequeños empresarios.