Quittungen gehören zur gängigen Praxis im unternehmerischen Zahlungsverkehr, obwohl sie deutlich seltener zum Einsatz kommen als Rechnungen. Gerade für Kleinunternehmer/innen sind sie eine gute Möglichkeit, um Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß zu dokumentieren und die korrekte Besteuerung sicherzustellen. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Quittung ist, wie sie sich von einer Rechnung unterscheidet und ob sie diese ersetzen kann. Zudem erläutern wir, welche Pflichtangaben eine Quittung für Kleinunternehmer/innen enthalten muss und was bei der Ausstellung zu beachten ist. Darüber hinaus finden Sie ein kostenloses Muster für eine Quittung, die von Kleinunternehmer/innen ausgestellt werden kann.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Quittung?
  
• Was ist der Unterschied zwischen Quittung und Rechnung?
  
• Kann eine Quittung eine Rechnung ersetzen?
  
• Muss ich als Kleinunternehmer/in Quittungen ausstellen?
  
• Welche Pflichtangaben muss eine Quittung enthalten?
  
• Was müssen Unternehmen noch bei der Ausstellung von Quittungen beachten?
  
• Quittungsvorlage: Ein Muster für Kleinunternehmer/innen
  

Was ist eine Quittung?

Eine Quittung ist ein schriftlicher Beleg, der den Erhalt einer Leistung oder Zahlung bestätigt. Wenn beispielsweise eine Kundin oder ein Kunde eine Ware kauft und dafür bezahlt, stellt das verkaufende Unternehmen eine Quittung aus. Mit dieser kann die Kundin beziehungsweise der Kunde beweisen, die Ware bezahlt zu haben. Gleichzeitig belegt das Unternehmen damit die Einnahme gegenüber dem Finanzamt.

Da eine Quittung die wesentlichen Informationen über die Transaktion enthält, dient sie als offizieller Nachweis und kann im Falle von Reklamationen, Rückgaben oder rechtlichen Auseinandersetzungen als Beweismittel verwendet werden. Die Ausstellung einer Quittung ist gesetzlich in § 368 BGB geregelt. Das Bürgerliche Gesetzbuch schreibt vor, dass die Quittung als Empfangsbekenntnis auf Verlangen der Schuldnerin beziehungsweise des Schuldners verfasst werden muss. Insbesondere bei Barzahlungen, die nicht mithilfe eines Kontoauszugs belegt werden können, sind Quittungen verpflichtend.

Was ist der Unterschied zwischen Quittung und Rechnung?

Unternehmen müssen ihre Einnahmen und Ausgaben schriftlich nachweisen. Hierfür gibt es drei Arten von Belegen: die Rechnung, die Quittung und den Kassenbon. Der entscheidende Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Quittung liegt im jeweiligen Zweck und Zeitpunkt der Ausstellung. Eine Rechnung wird ausgestellt, um eine Forderung zu dokumentieren. Das heißt, sie teilt der Empfängerin beziehungsweise dem Empfänger vor der Zahlung mit, dass eine solche fällig ist. Die Quittung wird hingegen nach der Zahlung ausgestellt und dient als Beleg für den Zahlungsvorgang.

Darüber hinaus unterscheiden sich Rechnungen und Quittungen hinsichtlich der notwendigen Pflichtangaben: Rechnungen müssen mehr Informationen enthalten. Laut § 14 UStG sind beispielsweise eine Rechnungsnummer sowie die Steuernummer der Aussteller/innen vorgeschrieben. Detaillierte Informationen zu den Pflichtangaben einer Rechnung finden Sie in unserem Artikel über das Erstellen von Rechnungen.

Was ist eine quittierte Rechnung?

Eine Rechnung kann zur Quittung werden und eine Quittung zur Rechnung – ist dies der Fall, spricht man von einer quittierten Rechnung. Eine Rechnung wird zur Quittung, wenn auf ihr eindeutig vermerkt ist, dass die Kundin beziehungsweise der Kunde die Forderung bereits bezahlt hat. Dies muss mit dem Zahlungsdatum sowie einer Unterschrift der Zahlungsempfänger/innen belegt werden. Eine Quittung wird zur Rechnung, wenn sie die Pflichtangaben einer ordentlichen Rechnung enthält.

Kann eine Quittung eine Rechnung ersetzen?

Ob eine Quittung eine Rechnung ersetzen kann, hängt vom Betrag der Transaktion ab. Grundsätzlich gilt, dass bei Beträgen bis 250 € brutto keine ordentliche Rechnung ausgestellt werden muss – hier genügt eine sogenannte Kleinbetragsrechnung. Quittungen zählen ebenso wie Kassenbons oder Bar- und Kaufbelege zu den Kleinbetragsrechnungen. Sie enthalten im Vergleich zu einer Standardrechnung weniger Angaben, da für sie geringere rechtliche Anforderungen gelten. Kleinbetragsrechnungen vereinfachen Bezahlvorgänge und reduzieren unnötige Bürokratie – beispielsweise für Einzelhandelsgeschäfte, die jeden Tag zahlreiche Käufe verbuchen müssen.

Für Rechnungen über 250 € brutto müssen umfangreichere Angaben gemacht werden. In diesem Fall kann eine Quittung eine Rechnung nicht ersetzen.

Muss ich als Kleinunternehmer/in Quittungen ausstellen?

Unternehmen in Deutschland sind laut BGB dazu verpflichtet, Quittungen auszustellen, wenn dies von ihren Kundinnen und Kunden verlangt wird. Dies gilt auch für Kleinunternehmer/innen.

Der Status als Kleinunternehmer/in kann von Unternehmen oder Selbstständigen beantragt werden, die im Vorjahr einen Jahresumsatz unter 22.000 € ausweisen und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 € umsetzen. Ist dies der Fall kann gemäß § 19 UStG die Kleinunternehmerregelung in Anspruch genommen werden. Diese befreit die Kleinunternehmer/innen von der Umsatzsteuerpflicht. Sie müssen folglich keine Umsatzsteuer auf ihre Waren und Dienstleistungen ausweisen. Mithilfe dieser Vereinfachungsregel soll der Buchführungsaufwand für Unternehmen und das Finanzamt reduziert werden, der angesichts geringer Steuerbeträge unverhältnismäßig hoch wäre.

Die Umsatzsteuerbefreiung im Rahmen der Kleinunternehmerregelung gilt für die Erstellung von Rechnungen ebenso wie für die Ausstellung von Quittungen. Beide enthalten dann lediglich einen Nettobetrag.

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Weitere Informationen zum Thema finden Sie in unseren Artikeln „So beantragen Unternehmen die Kleinunternehmerregelung in Deutschland“ und „Rechnung schreiben als Kleinunternehmer/in in Deutschland“.

Welche Pflichtangaben muss eine Quittung enthalten?

Quittungen müssen schriftlich ausgestellt werden. Hierfür kann ein Quittungsblock genutzt werden. Es ist jedoch auch möglich, die erforderlichen Angaben auf ein vordruckloses Blankoblatt zu schreiben oder digitale Quittungen auszustellen. Wichtig ist in jedem Fall, dass eine Quittung die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthält. Nur bei einer vollständigen und fehlerfreien Ausstellung wird die Quittung vom Finanzamt als gültiger Beleg anerkannt und für den Vorsteuerabzug geltend gemacht. Fehlerhafte Quittungen können zu Nachzahlungen führen.

Zunächst muss die Quittung mit der entsprechenden Bezeichnung als solche klar gekennzeichnet sein. Des Weiteren muss der Name der Zahlungsempfängerin oder des -empfängers sowie der Schuldnerin oder des Schuldners darauf zu finden sein. Hinzu kommt die Art und Menge des Produkts oder der Dienstleistung sowie der Quittungsbetrag in Zahlen und Worten. Grundsätzlich muss für diesen ein Nettobetrag, der Steuersatz und Steuerbetrag sowie der Bruttobetrag angegeben werden. Bei Kleinunternehmer/innen genügt der Nettobetrag. Diese müssen jedoch einen Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung gemäß § 19 UStG ergänzen. Darüber hinaus muss auf der Quittung das Datum und der Ort der Ausstellung notiert werden. Schließlich muss die Quittung von der Zahlungsempfängerin beziehungsweise dem -empfänger unterschrieben werden, um den Erhalt der Leistung oder Ware zu bestätigen.

Neben diesen Pflichtangaben kann die Quittung um eine Quittungs- oder Belegnummer ergänzt werden. Dies bietet sich vor allem für Unternehmen an, die regelmäßig Quittungen ausstellen. Mithilfe einer Quittungsnummer können die Belege im Nachhinein schnell sortiert und dem jeweiligen Geschäftsvorfall zugeordnet werden. Ebenfalls optional ist die Angabe der Anschrift der Zahlungsempfängerin oder des -empfängers sowie der Schuldnerin oder des Schuldners.

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Pflichtangaben bei Quittungen und Rechnungen von Kleinunternehmer/innen

Was müssen Unternehmen noch bei der Ausstellung einer Quittung beachten?

Werden Quittungen mit einem Quittungsblock ausgestellt, gibt es eine Original-Quittung und einen Durchschlag. Die Schuldner/innen erhalten stets das Original, die ausstellenden Unternehmen die „Kopie“. Wird für die Quittung kein entsprechender Block genutzt, sondern diese handschriftlich erstellt, müssen je zwei Ausführungen ausgefüllt und unterschrieben werden. Auch digitale Quittungen müssen sowohl den Zahlungsempfängerinnen und -empfängern sowie den Schuldnerinnen und Schuldnern vorliegen.

Die Quittungen sollten sorgsam dokumentiert und aufbewahrt werden – vor allem wenn die Transaktion mit einem Garantie- oder Rückgabeservice verbunden ist. In diesem Falle benötigt das Unternehmen die Quittung, um die Rückgabe abzuschließen. Doch auch im Rahmen der generellen Nachweispflicht, ist es wichtig, Quittungen aufzubewahren, um sämtliche Geschäftsvorfälle belegen zu können.

Falls eine Quittung verloren geht oder nicht mehr aufzufinden ist, gibt es verschiedene Optionen, um den fehlenden Beleg zu ersetzen und damit eine korrekte Buchführung zu gewährleisten. Zum einen ist es möglich, bei den Zahlungsempfänger/innen beziehungsweise -empfängern eine Ersatzquittung anzufordern. Diese können eine Kopie der Original-Quittung schicken oder eine neue Quittung ausstellen. Zum anderen ist es möglich, einen Eigenbeleg zu erstellen. Dieser sollte die Pflichtangaben der Quittung enthalten sowie eine Erklärung dafür, warum die Original-Quittung nicht verfügbar ist, und welche Schritte unternommen worden sind, um diese zu ersetzen.

Quittungsvorlage: Ein Muster für Kleinunternehmer/innen

Hier finden Sie ein rechtsgültiges Muster einer Quittung für Kleinunternehmer/innen.