Embora sejam usados com menos frequência do que as faturas, os recibos ainda são bastante comuns nas transações de pagamento das empresas. Para os proprietários de empresas de pequeno porte, em particular, os recibos podem ser uma forma útil de documentar adequadamente as transações e garantir uma tributação precisa. Neste artigo, veremos o que é um recibo, como ele difere de uma fatura e se ele pode substituir uma fatura. Também detalharemos as informações que você deve incluir em um recibo para proprietários de empresas de pequeno porte e o que considerar ao emiti-lo. Além disso, compartilharemos um modelo de recibo gratuito que esses proprietários podem emitir por conta própria.

O que será abordado neste artigo?

• O que é um recibo?
  
• Qual é a diferença entre um recibo e uma fatura?
  
• Um recibo pode substituir uma fatura?
  
• Você precisa emitir recibos como proprietário de empresa de pequeno porte?
  
• Quais são as informações que um recibo precisa conter?
  
• O que mais as empresas precisam considerar ao emitir recibos?
  
• Modelo de recibo: um exemplo para proprietários de empresas de pequeno porte
  

O que é um recibo?

Um recibo é um documento escrito que confirma que um serviço foi prestado ou que um pagamento foi recebido. Por exemplo, quando um cliente compra e paga por uma mercadoria, o vendedor emite um recibo. O cliente pode usá-lo para provar que pagou pelas mercadorias. A empresa também o utiliza para comprovar a venda para as autoridades tributárias.

Como um recibo contém informações importantes sobre a transação, ele serve como prova oficial e pode ser usado como comprovante em reclamações, devoluções ou contestações jurídicas. A emissão de um recibo é regulamentada por lei na Seção 368 do Código Civil Alemão. O Código Civil Alemão estabelece que um recibo deve ser emitido como confirmação de recebimento, se solicitado pelo devedor (comprador). Os recibos são especialmente necessários para pagamentos em dinheiro que não podem ser documentados por um extrato bancário.

Qual é a diferença entre um recibo e uma fatura?

As empresas devem fornecer comprovação por escrito de suas rendas e despesas. Três tipos de documentos são usados para esse fim: a fatura, o recibo e o recibo de compra. A principal diferença entre uma fatura e um recibo é sua finalidade e quando são emitidos. Uma fatura é emitida para documentar um pedido de pagamento. Ou seja, ela notifica o destinatário de que um pagamento é devido antes que ele seja realmente efetuado. Um recibo, por outro lado, é emitido após o pagamento ter sido efetuado e serve como prova da transação de pagamento.

As faturas e os recibos também diferem nas informações que exigem: as faturas devem conter mais informações do que um recibo. Por exemplo, a Seção 14 da Lei do IVA alemã (UStG) exige que o número da fatura e o número fiscal do emissor sejam incluídos. Mais detalhes sobre as informações necessárias para uma fatura podem ser encontrados em nosso artigo sobre como criar faturas.

O que é uma fatura recebida?

Uma fatura pode se tornar um recibo, e um recibo pode se tornar uma fatura; essas são conhecidas como faturas recebidas. Uma fatura se torna um recibo quando indica claramente que o cliente já pagou. Isso deve ser documentado com a data do pagamento e a assinatura do beneficiário. Um recibo se torna uma fatura se contiver as informações obrigatórias de uma fatura normal.

Um recibo pode substituir uma fatura?

Um recibo pode substituir uma fatura, dependendo do valor da transação. Em geral, não é necessário emitir uma fatura regular para valores brutos de até € 250, ou seja, uma fatura de pequeno valor é suficiente nesse caso. Os recibos, como os de caixa registradora ou os de compra a vista, são considerados faturas de baixo valor. Eles contêm menos informações do que as faturas normais porque estão sujeitos a menos requisitos jurídicos. As faturas de baixo valor agilizam os processos de pagamento e reduzem a papelada desnecessária, especialmente para empresas varejistas que registram várias compras por dia.

Informações mais detalhadas devem ser fornecidas se o valor da fatura for superior a € 250 euros brutos. Nesse caso, um recibo não pode substituir a fatura.

Preciso emitir recibos como proprietário de empresa de pequeno porte?

De acordo com o Código Civil Alemão (Bürgerliches Gesetzbuch, ou BGB), as empresas na Alemanha devem emitir recibos se solicitados por seus clientes. Isso também se aplica a proprietários de empresas de pequeno porte.

O status de proprietário de empresa de pequeno porte pode ser solicitado por empresas ou pessoas físicas autônomas que tenham declarado um faturamento anual inferior a € 22.000 no ano anterior e que não tenham previsão de ultrapassar € 50.000 de faturamento no ano corrente. Se essas condições forem atendidas, a regra de proprietário de empresa de pequeno porte (Kleinunternehmerregelung) pode ser aplicada de acordo com a Seção 19 da Lei do IVA alemã. Essa regra isenta esses empresários de qualquer obrigação de imposto sobre valor agregado (IVA). Como resultado, eles não precisam declarar o IVA sobre suas mercadorias e serviços. O objetivo dessa regra de simplificação é reduzir a carga de trabalho contábil tanto para as empresas quanto para a autoridade fiscal, especialmente considerando os valores relativamente pequenos de tributos envolvidos.

A isenção de IVA de acordo com a regra de proprietário de empresa de pequeno porte se aplica tanto à emissão de faturas quanto à de recibos. Em ambos os casos, apenas um valor líquido é mostrado.

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Você pode encontrar mais informações sobre esse assunto em nossos artigos sobre como as empresas podem se candidatar à regra para proprietários de empresas de pequeno porte e como criar faturas para proprietários de empresas de pequeno porte.

Que informações um recibo precisa conter?

Os recibos devem ser emitidos por escrito. Você pode usar um bloco de recibos. Também pode escrever as informações necessárias em um formulário em branco ou emitir recibos digitais. Em ambos os casos, o recibo deve conter as informações exigidas por lei. O recibo deve ser completo e preciso antes de ser aceito pelo órgão tributário como um documento válido para a dedução fiscal de entrada. Recibos incorretos podem resultar em pagamentos adicionais.

Primeiro, o recibo deve ser claramente marcado como tal, com a designação apropriada. Além disso, o nome do beneficiário e do pagador (comprador) devem constar no recibo. O recibo também deve indicar o tipo e a quantidade do produto ou serviço e o valor do recibo em números e palavras. Em princípio, o valor líquido, a alíquota e o valor do tributo, bem como o valor bruto, devem ser indicados. Para proprietários de empresas de pequeno porte, basta mostrar o valor líquido. No entanto, eles devem acrescentar uma nota sobre a isenção do IVA, de acordo com a Seção 19 da Lei do IVA. Além disso, a data e o local de emissão devem ser indicados no recibo. Por fim, o recibo deve ser assinado pelo beneficiário para confirmar o recebimento do serviço ou das mercadorias.

Além desses detalhes obrigatórios, um número de recibo ou guia pode ser adicionado ao recibo. Isso é particularmente útil para empresas que emitem recibos regularmente. O número do recibo permite que você organize rapidamente os rendimentos e os associe à transação comercial apropriada. Opcionalmente, você também pode inserir o endereço do beneficiário e do comprador.

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Informações obrigatórias a serem incluídas nos recibos e faturas dos proprietários de empresas de pequeno porte

O que mais as empresas precisam considerar ao emitir recibos?

Quando os recibos são emitidos usando um bloco de recibos, há um recibo original e uma cópia. O comprador sempre fica com o original e a empresa emissora fica com a cópia. Se o bloco não for usado e, em vez disso, for emitido um recibo manuscrito, duas cópias deverão ser escritas e assinadas. Os recibos digitais devem ser disponibilizados tanto para o beneficiário quanto para o comprador.

Os recibos devem ser cuidadosamente documentados e guardados, especialmente se a transação envolver garantia ou serviço de devolução. Nesse caso, a empresa precisaria do recibo para concluir a devolução. No entanto, também é importante manter os recibos como parte de uma exigência geral de manutenção de registros para garantir que todas as transações da empresa possam ser devidamente documentadas.

Se um recibo for perdido ou não puder ser encontrado, há várias opções para substituí-lo e garantir uma contabilidade precisa. Primeiro, você pode obter um recibo de substituição com o beneficiário. Ele pode enviar uma cópia do recibo original ou criar um novo recibo. Você também pode criar seu próprio recibo. Esse documento deve incluir as informações necessárias do recibo, juntamente com uma explicação do motivo pelo qual o recibo original não está disponível e quais medidas foram tomadas para substituí-lo.

Modelo de recibo: um exemplo para proprietários de empresas de pequeno porte

Segue abaixo um exemplo de recibo válido juridicamente para proprietários de empresas de pequeno porte.