ถึงแม้ว่าใบเสร็จจะไม่ค่อยถูกใช้บ่อยเท่าใบแจ้งหนี้ แต่ก็ยังคงเป็นที่นิยมใช้กันทั่วไปในธุรกรรมการชำระเงินทางธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ประกอบการรายย่อย ใบเสร็จถือเป็นวิธีที่มีประโยชน์ในการบันทึกธุรกรรมอย่างถูกต้องและช่วยให้มั่นใจได้ถึงการจัดเก็บภาษีที่ถูกต้อง ในบทความนี้ เราจะอธิบายว่าใบเสร็จรับเงินคืออะไร แตกต่างจากใบแจ้งหนี้อย่างไร และสามารถใช้แทนใบแจ้งหนี้ได้หรือไม่ นอกจากนี้ เราจะอธิบายข้อมูลที่คุณต้องใส่ในใบเสร็จสำหรับผู้ประกอบการรายย่อย และสิ่งที่ควรพิจารณาเมื่อออกใบเสร็จ นอกจากนี้ เราจะแบ่งปันแบบฟอร์มใบเสร็จฟรีที่ผู้ประกอบการรายย่อยสามารถออกเองได้

เนื้อหาหลักในบทความ

• ใบเสร็จคืออะไร
  
• ความแตกต่างระหว่างใบเสร็จกับใบแจ้งหนี้คืออะไร
  
• ใบเสร็จสามารถทดแทนใบแจ้งหนี้ได้หรือไม่
  
• ฉันต้องออกใบเสร็จในฐานะผู้ประกอบการรายย่อยหรือไม่
  
• ใบเสร็จจะต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง
  
• ธุรกิจจะต้องพิจารณาอะไรอีกบ้างเมื่อออกใบเสร็จ
  
• เทมเพลตใบเสร็จ: ตัวอย่างสำหรับผู้ประกอบการรายย่อย
  

ใบเสร็จคืออะไร

ใบเสร็จคือเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งยืนยันว่าได้ให้บริการหรือได้รับการชำระเงินแล้ว ตัวอย่างเช่น เมื่อลูกค้าซื้อสินค้าและชำระเงินค่าสินค้า ผู้ขายจะออกใบเสร็จให้ ซึ่งลูกค้าสามารถใช้เป็นหลักฐานยืนยันว่าได้ชำระเงินค่าสินค้าแล้ว นอกจากนี้ ธุรกิจยังใช้ใบเสร็จนี้เพื่อพิสูจน์การขายต่อหน่วยงานภาษีอีกด้วย

เนื่องจากใบเสร็จมีข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับธุรกรรม จึงใช้เป็นหลักฐานอย่างเป็นทางการและสามารถใช้เป็นหลักฐานในการร้องเรียน การยื่นแบบแสดงรายการ หรือการโต้แย้งการชำระเงินทางกฎหมายได้ การออกใบเสร็จอยู่ภายใต้บังคับแห่งกฎหมายในมาตรา 368 แห่งประมวลกฎหมายแพ่งเยอรมัน โดยประมวลกฎหมายแพ่งเยอรมันระบุว่าหากผู้มีภาระผูกพัน (ผู้ซื้อ) ร้องขอ ใบเสร็จจะต้องออกเพื่อเป็นหลักฐานยืนยันการรับเงิน โดยเฉพาะอย่างยิ่งใบเสร็จเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการชำระเงินสดที่ไม่สามารถบันทึกเป็นหลักฐานโดยใบแจ้งยอดธนาคารได้

ความแตกต่างระหว่างใบเสร็จกับใบแจ้งหนี้คืออะไร

ธุรกิจต้องแสดงหลักฐานรายได้และรายจ่ายเป็นลายลักษณ์อักษร เอกสารสามประเภทที่ใช้สำหรับวัตถุประสงค์นี้ ประกอบด้วย ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ และใบเสร็จการชำระเงิน ความแตกต่างหลักระหว่างใบแจ้งหนี้และใบเสร็จคือวัตถุประสงค์และเวลาที่ออก ใบแจ้งหนี้จะออกเพื่อบันทึกการเรียกร้องการชำระเงิน กล่าวคือ ใบแจ้งหนี้จะแจ้งผู้รับว่าถึงกำหนดชำระเงินก่อนการชำระเงินจริง ในทางกลับกัน ใบเสร็จจะออกหลังจากชำระเงินแล้วและใช้เป็นหลักฐานการทำธุรกรรมการชำระเงิน

ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จยังมีข้อมูลที่จำเป็นแตกต่างกัน กล่าวคือ ใบแจ้งหนี้ต้องมีข้อมูลมากกว่าใบเสร็จ ตัวอย่างเช่น มาตรา 14 ของพระราชบัญญัติภาษีมูลค่าเพิ่มแห่งเยอรมนี (UStG) กำหนดให้ต้องระบุหมายเลขใบแจ้งหนี้และหมายเลขภาษีของผู้ออกใบแจ้งหนี้ สามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อมูลที่จำเป็นสำหรับใบแจ้งหนี้ได้ในบทความของเราเกี่ยวกับวิธีการสร้างใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้ที่ชำระเงินเรียบร้อยคืออะไร

ใบแจ้งหนี้สามารถกลายเป็นใบเสร็จได้ และใบเสร็จก็สามารถกลายเป็นใบแจ้งหนี้ได้เช่นกัน ซึ่งเรียกว่าใบแจ้งหนี้ที่ชำระเงินเรียบร้อย ใบแจ้งหนี้จะกลายเป็นใบเสร็จเมื่อระบุอย่างชัดเจนว่าลูกค้าได้ชำระเงินแล้ว ซึ่งจะต้องมีการบันทึกวันที่ชำระเงินและลายเซ็นของผู้รับเงิน ส่วนใบเสร็จจะกลายเป็นใบแจ้งหนี้หากมีข้อมูลที่จำเป็นตามใบแจ้งหนี้ทั่วไป

ใบเสร็จสามารถทดแทนใบแจ้งหนี้ได้หรือไม่

ใบเสร็จสามารถใช้แทนใบแจ้งหนี้ได้ขึ้นอยู่กับมูลค่าของธุรกรรม โดยทั่วไปแล้ว ใบแจ้งหนี้ปกติไม่จำเป็นต้องออกสำหรับยอดรวมสูงสุด 250 ยูโร ในกรณีนี้ ใบแจ้งหนี้มูลค่าน้อยก็เพียงพอแล้ว ใบเสร็จต่างๆ เช่น ใบเสร็จรับเงินจากเครื่องบันทึกเงินสด หรือใบเสร็จรับเงินจากเงินสดและการซื้อ ถือเป็นใบแจ้งหนี้มูลค่าต่ำได้ ใบแจ้งหนี้เหล่านี้มีข้อมูลน้อยกว่าใบแจ้งหนี้ปกติ เนื่องจากอยู่ภายใต้ข้อกำหนดทางกฎหมายน้อยกว่า ใบแจ้งหนี้มูลค่าต่ำช่วยปรับปรุงกระบวนการชำระเงินและลดเอกสารที่ไม่จำเป็น โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจค้าปลีกที่มีการบันทึกรายการซื้อจำนวนมากในแต่ละวันได้

หากยอดใบแจ้งหนี้เกิน 250 ยูโรขึ้นไป ต้องระบุรายละเอียดเพิ่มเติม โดยใบเสร็จจะไม่สามารถใช้แทนใบแจ้งหนี้ได้ในกรณีนี้

ฉันต้องออกใบเสร็จในฐานะผู้ประกอบการรายย่อยหรือไม่

ตามประมวลกฎหมายแพ่งเยอรมัน (Bürgerliches Gesetzbuch หรือ BGB) บริษัทต่างๆ ในเยอรมนีต้องออกใบเสร็จหากลูกค้าร้องขอ หลักเกณฑ์นี้จะบังคับใช้กับผู้ประกอบการรายย่อยด้วยเช่นกัน

สถานะผู้ประกอบการรายย่อยสามารถยื่นขอเป็นธุรกิจหรือบุคคลที่ประกอบอาชีพอิสระที่มียอดขายต่อปีน้อยกว่า 22,000 ยูโรในปีก่อน และคาดว่าจะมียอดขายไม่เกิน 50,000 ยูโรในปีปัจจุบันได้ หากเป็นไปตามเงื่อนไขเหล่านี้ กฎสำหรับผู้ประกอบการรายย่อย (Kleinunternehmerregelung) จะมีผลบังคับใช้ตามมาตรา 19 แห่งพระราชบัญญัติภาษีมูลค่าเพิ่มของเยอรมนี ซึ่งยกเว้นผู้ประกอบการรายย่อยจากภาระภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ใดๆ ส่งผลให้ผู้ประกอบการรายย่อยไม่ต้องยื่นภาษีมูลค่าเพิ่มสำหรับสินค้าและบริการ วัตถุประสงค์ของกฎที่ลดความซับซ้อนนี้คือการลดภาระงานด้านการบัญชีสำหรับทั้งธุรกิจและหน่วยงานภาษี โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพิจารณาถึงจำนวนภาษีที่ค่อนข้างน้อย

การยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่มภายใต้กฎสำหรับผู้ประกอบการรายย่อยมีผลบังคับใช้ทั้งการออกใบแจ้งหนี้และการออกใบเสร็จ ในทั้งสองกรณี จะแสดงเฉพาะจำนวนเงินสุทธิเท่านั้น

หากคุณสนใจที่จะเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการยอมรับการชำระเงินผ่านเทอร์มินัลบัตรหรืออุปกรณ์เคลื่อนที่เพื่อปรับปรุงการประมวลผลการชำระเงินของคุณ โปรดดูที่ Stripe Terminal

คุณสามารถหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับหัวข้อนี้ได้ในบทความของเราเกี่ยวกับวิธีที่ธุรกิจต่างๆ สามารถยื่นสำหรับกฎผู้ประกอบการรายย่อยและการจัดทำใบแจ้งหนี้ในฐานะผู้ประกอบการรายย่อยได้

ใบเสร็จจะต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง

ใบเสร็จต้องออกให้เป็นลายลักษณ์อักษร คุณสามารถใช้สมุดใบเสร็จได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถเขียนข้อมูลที่จำเป็นลงในแบบฟอร์มเปล่าหรือออกใบเสร็จดิจิทัลได้ ไม่ว่ากรณีใด ใบเสร็จจะต้องมีข้อมูลตามที่กฎหมายกำหนด ใบเสร็จจะต้องสมบูรณ์และถูกต้องก่อนที่สำนักงานภาษีจะยอมรับให้เป็นเอกสารที่ถูกต้องสำหรับการหักภาษีซื้อ โดยใบเสร็จที่ไม่ถูกต้องอาจส่งผลให้มีการชำระเงินเพิ่มเติม

ประการแรก ใบเสร็จจะต้องมีการทำเครื่องหมายอย่างชัดเจนพร้อมระบุชื่อที่เหมาะสม โดยต้องระบุชื่อผู้รับเงินและผู้ชำระเงิน (ผู้ซื้อ) นอกจากนี้ ใบเสร็จต้องระบุประเภทและปริมาณของสินค้าหรือบริการ รวมถึงจำนวนเงินในใบเสร็จเป็นตัวเลขและตัวอักษร โดยหลักการแล้วต้องระบุจำนวนเงินสุทธิ อัตราภาษี และจำนวนภาษี รวมถึงจำนวนเงินรวม สำหรับผู้ประกอบการรายย่อย เพียงแค่แสดงจำนวนเงินสุทธิก็เพียงพอแล้ว อย่างไรก็ตาม ผู้ประกอบการต้องเพิ่มหมายเหตุเกี่ยวกับการยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่มตามมาตรา 19 แห่งพระราชบัญญัติภาษีมูลค่าเพิ่ม นอกจากนี้ จะต้องระบุวันที่และสถานที่ออกใบเสร็จรับเงินด้วย และสุดท้าย ผู้รับเงินต้องลงนามในใบเสร็จเพื่อยืนยันการรับบริการหรือสินค้า

นอกจากรายละเอียดที่จำเป็นเหล่านี้แล้ว คุณยังสามารถเพิ่มหมายเลขใบเสร็จหรือหมายเลขเวาเชอร์ลงในใบเสร็จได้ ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับธุรกิจที่ออกใบเสร็จเป็นประจำ หมายเลขใบเสร็จจะช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบใบเสร็จและเชื่อมโยงกับธุรกรรมทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ คุณยังสามารถระบุที่อยู่ของผู้รับเงินและผู้ซื้อได้อีกด้วย

หากคุณต้องการให้แน่ใจว่าเป็นไปตามข้อกำหนดเมื่อทำการสร้างใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ และการผสานการทำงานรวมเข้ากับซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ เราพร้อมให้การสนับสนุนคุณด้วย Stripe Invoicing

ข้อมูลที่จำเป็นต้องระบุในใบเสร็จและใบแจ้งหนี้จากผู้ประกอบการรายย่อย

ธุรกิจจะต้องพิจารณาอะไรอีกบ้างเมื่อออกใบเสร็จ

เมื่อออกใบเสร็จโดยใช้สมุดใบเสร็จ จะมีใบเสร็จฉบับจริงและสำเนา ผู้ซื้อจะเก็บใบเสร็จฉบับจริงไว้เสมอ และบริษัทผู้ออกจะเก็บสำเนาไว้ หากไม่ได้ใช้สมุดใบเสร็จและออกใบเสร็จที่เขียนด้วยตัวเองแทน จะต้องเขียนสำเนาสองฉบับพร้อมลงนาม โดยใบเสร็จดิจิทัลต้องให้ทั้งผู้รับเงินและผู้ซื้อ

ควรบันทึกและเก็บรักษาใบเสร็จอย่างระมัดระวัง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากธุรกรรมนั้นเกี่ยวข้องกับการรับประกันหรือบริการคืนสินค้า ในกรณีนี้ ธุรกิจจำเป็นต้องใช้ใบเสร็จเพื่อดำเนินการคืนสินค้าให้เสร็จสมบูรณ์ อย่างไรก็ตาม การเก็บใบเสร็จไว้เป็นส่วนหนึ่งของข้อกำหนดการบันทึกทั่วไปเพื่อให้มั่นใจว่าธุรกรรมทางธุรกิจทั้งหมดจะได้รับการเก็บบันทึกอย่างถูกต้อง

หากใบเสร็จสูญหายหรือหาไม่พบ มีหลายทางเลือกในการออกใบเสร็จใหม่แทนใบเสร็จที่หายไปและทำให้การทำบัญชีมีความถูกต้อง ขั้นแรก คุณสามารถขอใบเสร็จใหม่จากผู้รับเงินได้ ผู้รับเงินสามารถส่งสำเนาใบเสร็จต้นฉบับหรือสร้างใบเสร็จใหม่ได้ โดยคุณยังสามารถสร้างใบเสร็จของคุณเองได้ เอกสารนี้ควรมีข้อมูลใบเสร็จที่จำเป็น พร้อมคำอธิบายว่าเหตุใดใบเสร็จต้นฉบับจึงใช้ไม่ได้ รวมถึงขั้นตอนที่ดำเนินการเพื่อแทนที่ใบเสร็จ

เทมเพลตใบเสร็จ: ตัวอย่างสำหรับผู้ประกอบการรายย่อย

ด้านล่างนี้เป็นตัวอย่างใบเสร็จที่ถูกต้องตามกฎหมายสำหรับผู้ประกอบการรายย่อย