尽管收据的使用频率低于发票,但在商业支付交易中仍相当普遍。对于小规模创业者而言,收据是妥善记录交易并确保准确纳税的有效方式。本文将阐述收据的定义、收据与发票的区别,及收据能否替代发票等问题。此外,还将详细说明小规模创业者开具收据时须包含的信息内容,及开具收据时需要注意的事项。最后,将免费分享一份小规模创业者可自行开具的收据样本。
本文内容
- 何为收据?
- 收据与发票的区别
- 收据能否替代发票?
- 小规模创业者是否须开具收据?
- 收据需要包含哪些信息?
- 企业开具收据的其他注意事项
- 收据样本:小规模创业者范例
何为收据?
收据是一份书面凭证,用于确认某项服务已提供或款项已收讫。例如,顾客购买商品并完成付款时,销售方会开具收据。顾客可凭此证明已支付商品款项,而商户亦可凭此向税务机关证明销售情况。
由于收据包含交易的关键信息,可作为官方凭证,在投诉、退货或法律纠纷中作为证据使用。德国《民法典》第 368 条对收据的开具作出了规定,若买方提出要求,则须开具收据作为收款确认凭证。对于无法通过银行对账单记录的现金支付,尤其需要开具收据。
收据与发票的区别
企业须以书面形式证明收支情况,主要凭证包括 发票 、收据及 结算单 三类。发票与收据的根本差异在于其功能定位与开具时点:发票用于记录付款请求权,即在实际收款前通知对方履行应付款义务;而收据则于款项结清后开具,作为支付交易完成的证明凭证。
发票与收据在信息记载要求上存在显著区别:发票须含有比收据更详尽的要素。例如根据德国《增值税法》(UStG) 第 14 条规定,发票必须标注发票编号与开票人税号。更多发票必备要素的详细信息,可参阅我们关于 发票开具规范 的专题文章。
何为收讫发票?
发票可转变为收据,收据亦可转变为发票,均可称为收讫发票。发票明确显示客户已付款时,即转变为收据。须记录付款日期并由收款人签字确认。若收据含有正规发票所要求的必备信息,则具备发票效力。
收据能否替代发票?
根据交易金额大小,收据可替代发票使用。原则上,总额不超过 250 欧元的交易无需开具正规发票, 小额发票 即可满足要求。收据(如收银条、现金收据与购物凭证)视作小额发票,其包含的信息少于正规发票,因所受法律要求较为宽松。小额发票能简化支付流程并减少文书工作,尤其适用于每日记录大量交易的零售企业。
发票金额超过 250 欧元时,须提供更详尽的交易信息。此种情况下收据不可替代发票。
小规模创业者是否须开具收据?
据德国《民法典》(简称BGB)规定,在德国,若顾客要求开具收据,企业必须开具收据。这一规定同样适用于小规模创业者。
上一年度申报年营业额未超过 22,000 欧元,且预计本年度营业额不会超过 50,000 欧元的企业或个体经营者,可申请认定为小规模创业者 。若满足上述条件,则可根据德国《增值税法》第 19 条适用小规模创业者条例。该条例免除小规模创业者缴纳增值税 (VAT) 的义务,因此小规模创业者无需就其销售的商品或提供的服务申报 增值税 。这项简化规则旨在减轻企业与税务机关的会计工作量,特别是鉴于所涉税款金额相对较小时。
根据小规模创业者条例享有的增值税免税待遇,既适用于开具发票,也适用于开具收据。在两种情况下,均仅需显示不含税金额。
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您可在我们关于企业如何申请 小规模创业者 条例与 小规模创业者如何开具发票 的文章中,查阅更多关于这一主题的信息。
收据需要包含哪些信息?
收据须以书面形式开具。可使用收据簿,亦可在空白表格上填写所需信息,或开具电子收据。无论采用哪种方式,收据均须含有必要的法定信息。收据须完整且准确,税务机关才会予以接受,用于进项税抵扣的有效凭证。收据信息有误可能导致需要额外补缴税款。
首先,收据须明确标注“收据”字样或使用相应的称谓。此外,收据上须注明收款方与付款方(买方)的名称。收据还须写明产品或服务的类型与数量,及收据金额(需同时用数字与文字表述)。原则上,须标明不含税金额、税率、税额及含税总金额。对于小规模创业者而言,只需注明不含税金额即可。不过,须根据《增值税法》第 19 条之规定,在收据上添加有关增值税免税的说明。此外,收据上还须注明开具日期与地点。最后,收据必须由收款方签字,确认已收到相关服务或货物。
除上述必备信息外,还可在收据上添加收据编号或凭证编号。对于定期开具收据的企业而言,尤其管用。收据编号有助于快速整理收据,同相应商业交易相关联。此外,还可选择填写收款方与买方的地址。
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小规模创业者开具的收据与发票须包含的必备信息
收据
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账单
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标明“收据”字样的凭证 | 标明“账单”字样的凭证 |
收款方或受款方名称 | 收款方或受款方名称 |
— | 收款方地址 |
应税义务人(买方)名称 | 应税义务人(买方)名称 |
— | 应税义务人(买方)地址 |
— | 账单编号 |
— | 收款方税号或增值税识别码 |
商品或服务类别 | 商品或服务类别 |
商品或服务数量 | 商品或服务数量 |
收据金额(净额) | 账单金额(净额) |
注明符合德国增值税法第 19 条免税条款 | 注明符合德国增值税法第 19 条免税条款 |
— | 交付或服务日期 |
收据开具日期 | 账单开具日期 |
收据开具地 | — |
应税义务人(买方)签字 | — |
企业开具收据的其他注意事项
使用收据簿开具收据时,应区分正本与副本,购买方始终持有正本,开票企业保留副本。若未使用收据簿而采用手写收据,则须书写并签署双联复写凭证。电子收据需同时提供给收款方与购买方。
收据应仔细记录并妥善保存,特别是当交易涉及保修或退货服务时。在这种情况下,企业需要收据才能完成退货流程。不过,保留收据作为一般性记录存档要求的一部分也很重要,以确保所有商业交易都能得到妥善记录。
若收据遗失或无法查找,可通过以下方式补办票据确保账务准确:首先,可向收款方申请补开收据——其可提供原始收据副本或重新开具收据。企业亦可自行制作替代凭证,该文件须包含法定收据要素,并附书面说明解释原始凭证缺失原因及已采取的补救措施。
收据样本:小规模创业者范例
以下为适用于小规模创业者的法定标准 收据样本 。
本文中的内容仅供一般信息和教育目的,不应被解释为法律或税务建议。Stripe 不保证或担保文章中信息的准确性、完整性、充分性或时效性。您应该寻求在您的司法管辖区获得执业许可的合格律师或会计师的建议,以就您的特定情况提供建议。