Aunque se usan con menos frecuencia que las facturas, los recibos siguen siendo bastante comunes en las transacciones de pago comerciales. En particular, en el caso de los pequeños emprendedores que crecen, los recibos pueden ser una forma útil de documentar de manera adecuada las transacciones y garantizar una tributación precisa. En este artículo, repasaremos qué es un recibo, en qué se diferencia de una factura y si puede reemplazarla. También desglosaremos la información que debe incluirse en un recibo para pequeños emprendedores que crecen y qué debes tener en cuenta al emitir uno. Además, compartiremos una plantilla de recibo gratuita que los pequeños emprendedores que crecen pueden generar solos.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un recibo?
  
• ¿Cuál es la diferencia entre un recibo y una factura?
  
• ¿Puede un recibo sustituir a una factura?
  
• ¿Tengo que emitir recibos por ser un pequeño emprendedor que crece?
  
• ¿Qué información debe contener un recibo?
  
• ¿Qué más deben tener en cuenta las empresas al momento de emitir recibos?
  
• Plantilla de recibos: un ejemplo para pequeños emprendedores que crecen
  

¿Qué es un recibo?

Un recibo es un documento escrito que confirma que se prestó un servicio o se recibió un pago. Por ejemplo, cuando un cliente compra y paga bienes, el vendedor emite un recibo. El cliente puede usarlo para demostrar que pagó los bienes. La empresa también lo usa para demostrar la venta a las autoridades fiscales.

Debido a que un recibo contiene información clave sobre la transacción, sirve como prueba oficial y puede usarse como evidencia en reclamaciones, devoluciones o disputas legales. La emisión de un recibo está regulada por ley en el Artículo 368 del Código Civil alemán. El Código Civil alemán establece que un recibo debe emitirse como acuse de recibo si lo solicita el deudor (comprador). Los recibos se requieren en especial frente a pagos en efectivo que no pueden documentarse mediante un extracto bancario.

¿Cuál es la diferencia entre un recibo y una factura?

Las empresas deben proporcionar una prueba escrita de sus ingresos y gastos. Para ello, se utilizan tres tipos de documentos: la factura, el recibo y el recibo de confirmación de compra. La diferencia principal entre una factura y un recibo es su finalidad y el momento en que cada uno se emite. Se emite una factura para documentar una solicitud de pago, es decir, se notifica al beneficiario que un pago vence antes de que este se efectúe realmente. Por otra parte, un recibo se emite después de que se efectúa el pago y sirve como prueba de la transacción.

Las facturas y los recibos también difieren en la información que requieren: las facturas deben contener más información que un recibo. Por ejemplo, el artículo 14 de la Ley alemana del IVA (UStG) exige que se incluyan el número de factura y el número fiscal del emisor. En nuestro artículo sobre cómo crear facturas se pueden encontrar más detalles sobre la información necesaria para una factura.

¿Qué es una factura recibida?

Una factura puede convertirse en recibo, y un recibo puede convertirse en factura; lo que se conoce como factura recibida. Una factura se convierte en recibo cuando indica claramente que el cliente ya pagó. Esto debe documentarse con la fecha de pago y la firma del beneficiario. Un recibo se convierte en factura si contiene la información obligatoria de una factura normal.

¿Puede un recibo reemplazar a una factura?

Un recibo puede reemplazar a una factura según el valor de la transacción. Por lo general, no es necesario emitir una factura normal por importes brutos de hasta €250. En este caso, una factura de pequeño valor es suficiente. Los recibos, como los que genera una caja registradora, de efectivo o de compras, se consideran facturas de bajo valor. Contienen menos información que las facturas normales porque están sujetos a menos requisitos legales. Las facturas de bajo valor agilizan los procesos de pago y reducen el papeleo innecesario, en especial en el caso de las empresas minoristas que registran numerosas compras cada día.

Se debe proporcionar información más detallada si el importe de la factura supera los 250€ brutos. Un recibo no puede sustituir a una factura en este caso.

¿Tengo que emitir recibos por ser un pequeño emprendedor que crece?

Según el Código Civil alemán (Bürgerliches Gesetzbuch o BGB), las empresas alemanas deben emitir recibos si sus clientes lo solicitan, lo que también se aplica a los pequeños emprendedores que crecen.

Las empresas o los trabajadores por cuenta propia que declararon un volumen de facturación anual inferior a €22,000 el año anterior y que no se espera que superen los €50,000 en facturación durante el año en curso pueden solicitar el estado de pequeño emprendedor. Si se cumplen estas condiciones, puede aplicarse la norma del pequeño emprendedor que crece (Kleinunternehmerregelung) de conformidad con el artículo 19 de la Ley alemana del IVA, que exime a los pequeños emprendedores de toda obligación del impuesto al valor agregado (IVA), por lo que no tienen que declarar el IVA sobre sus bienes y servicios. El objetivo de esta norma de simplificación es reducir la carga de trabajo contable tanto de las empresas como de la autoridad fiscal, en especial si se tienen en cuenta los importes relativamente pequeños del impuesto.

La exención del IVA en virtud de la norma del pequeño emprendedor que crece se aplica tanto al momento de emitir facturas como recibos. En ambos casos, solo se muestra el importe neto.

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Puedes encontrar más información sobre este tema en nuestros artículos sobre la forma en que las empresas pueden solicitar la aplicación de la regla del pequeño emprendedor y la creación de facturas como pequeño emprendedor.

¿Qué información debe contener un recibo?

Los recibos deben emitirse por escrito. Puedes usar un talonario. También puedes escribir la información requerida en un formulario en blanco o emitir recibos digitales. En cualquiera de los casos, el recibo debe contener la información requerida por la ley. El recibo debe estar completo y ser preciso para que lo acepte la agencia fiscal como documento válido para la deducción fiscal soportada. Los recibos que se elaboren de forma incorrecta pueden generar pagos adicionales.

En primer lugar, el recibo debe marcarse claramente como tal con la designación correspondiente. Además, en el recibo debe aparecer el nombre del beneficiario y del pagador (comprador). El recibo también debe indicar el tipo y la cantidad del producto o servicio, y el importe del recibo en cifras y palabras. En principio, debe indicarse el importe neto, la tasa impositiva y el importe del impuesto, así como el importe bruto. En el caso de los pequeños emprendedores en crecimiento, basta con mostrar el importe neto. Sin embargo, deben agregar una nota sobre la exención del IVA de acuerdo con el artículo 19 de la Ley del IVA. Además, en el recibo, debe indicarse la fecha y el lugar de emisión. Finalmente, el beneficiario debe firmar el recibo para confirmar que recibió el servicio o los bienes.

Además de estos datos obligatorios, se puede agregar un número de recibo o vale. Esto es particularmente útil en el caso de las empresas que emiten recibos de forma regular. Un número de recibo te permite organizar los ingresos con rapidez y asociarlos a la transacción comercial adecuada. Como opción, también puedes ingresar la dirección del beneficiario y del comprador.

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Información obligatoria que debe incluirse en recibos y facturas de pequeños emprendedores que crecen

¿Qué más deben tener en cuenta las empresas al momento de emitir recibos?

Cuando los recibos se emiten con un talonario, hay un recibo original y una copia. El comprador siempre conserva el original y la empresa emisora, la copia. Si no se utiliza un talonario y, en cambio, se emite un recibo escrito a mano, se deben escribir y firmar dos copias. Los recibos digitales deben estar disponibles tanto para el beneficiario como para el comprador.

Los recibos deben documentarse y conservarse con cuidado, en especial si la transacción involucra un servicio de garantía o devolución. En este caso, la empresa necesitaría el recibo para completar la devolución. Sin embargo, también es importante conservar los recibos como parte de un requisito general de mantenimiento de registros a fin de garantizar que todas las transacciones comerciales puedan documentarse de forma correcta.

Si un recibo se pierde o no se puede encontrar, hay varias opciones para reemplazarlo y garantizar una contabilidad precisa. En primer lugar, se puede obtener un recibo de reemplazo del beneficiario. Este puede enviar una copia del recibo original o crear un nuevo recibo. También puedes crear tu propio recibo. Este documento debe incluir la información que requiere el recibo, junto con una explicación de por qué el recibo original no está disponible y qué pasos se tomaron en pos de reemplazarlo.

Plantilla de recibos: un ejemplo para pequeños emprendedores que crecen

A continuación, presentamos un modelo de recibo legalmente válido para pequeños emprendedores que crecen.