Sebbene siano utilizzate meno di frequente delle fatture, le ricevute sono comunque piuttosto comuni nelle transazioni di pagamento delle attività. Per i piccoli imprenditori, in particolare, le ricevute possono essere un modo utile per documentare correttamente le transazioni e garantire una tassazione accurata. In questo articolo spiegheremo cos'è una ricevuta, in cosa si differenzia da una fattura e se può sostituire una fattura. Analizzeremo anche le informazioni che devi includere in una ricevuta per piccoli imprenditori e gli aspetti da considerare quando ne emetti una. Inoltre, condivideremo un modello di ricevuta gratuito che i piccoli imprenditori possono emettere da soli.

Di cosa tratta questo articolo?

• Che cos'è una ricevuta?
  
• Qual è la differenza tra una ricevuta e una fattura?
  
• Una ricevuta può sostituire una fattura?
  
• Devo emettere ricevute come piccolo imprenditore?
  
• Quali informazioni deve contenere una ricevuta?
  
• Cos'altro devono considerare le attività quando emettono ricevute?
  
• Modello di ricevuta: un esempio per piccoli imprenditori
  

Che cos'è una ricevuta?

Una ricevuta è un documento scritto che conferma che un servizio è stato fornito o che è stato ricevuto un pagamento. Ad esempio, quando un cliente acquista e paga la merce, il venditore emette una ricevuta. Il cliente può utilizzarla per dimostrare di aver pagato la merce. L'attività la utilizza anche per dimostrare la vendita alle autorità fiscali.

Poiché la ricevuta contiene informazioni chiave sulla transazione, costituisce una prova ufficiale e può essere utilizzata come documento di prova in caso di reclami, resi o contestazioni legali. L'emissione di una ricevuta è regolata dalla legge nell'articolo 368 del Codice civile tedesco. Il codice civile tedesco stabilisce che una ricevuta deve essere emessa come conferma del ricevimento se richiesta dall'obbligato (acquirente). Le ricevute vengono richieste soprattutto per i pagamenti in contanti che non possono essere documentati da un estratto conto bancario.

Qual è la differenza tra una ricevuta e una fattura?

Le attività devono fornire una prova scritta delle loro entrate e uscite. A tale scopo vengono utilizzati tre tipi di documenti: la fattura, la ricevuta e la ricevuta di pagamento. La differenza principale tra una fattura e una ricevuta è il loro scopo e il momento in cui vengono emesse. Una fattura viene emessa per documentare una richiesta di pagamento. In altre parole, notifica al destinatario che un pagamento è dovuto prima che il pagamento venga effettivamente effettuato. Una ricevuta, invece, viene emessa dopo che il pagamento è stato effettuato e serve come prova della transazione di pagamento.

Le fatture e le ricevute differiscono anche per le informazioni richieste: le fatture devono contenere più informazioni di una ricevuta. Ad esempio, l'articolo 14 della legge tedesca sull'IVA (UStG) richiede che siano inclusi un numero di fattura e il codice fiscale dell'emittente. Per ulteriori informazioni sulle informazioni necessarie per una fattura, consulta il nostro articolo su come creare una fattura.

Che cos'è una fattura quietanzata?

Una fattura può diventare una ricevuta e una ricevuta può diventare una fattura. Si tratta delle cosiddette fatture quietanzate. Una fattura diventa una ricevuta quando indica chiaramente che il cliente ha già pagato. Il pagamento deve essere documentato con la data di pagamento e la firma del beneficiario. Una ricevuta diventa fattura se contiene le informazioni obbligatorie di una normale fattura.

Una ricevuta può sostituire una fattura?

Una ricevuta può sostituire una fattura a seconda del valore della transazione. In generale, non è necessario emettere una fattura regolare per importi lordi fino a 250 €. In questo caso è sufficiente una fattura di piccolo importo. Le ricevute, come le ricevute del registratore di cassa o le ricevute di cassa e di acquisto, sono considerate fatture di importo modesto. Contengono meno informazioni rispetto alle normali fatture perché sono soggette a meno requisiti legali. Le fatture di importo modesto semplificano le procedure di pagamento e riducono le pratiche burocratiche superflue, soprattutto per le attività di commercio al dettaglio che registrano numerosi acquisti ogni giorno.

Se l'importo della fattura supera i 250 € lordi, è necessario fornire informazioni più dettagliate. In questo caso una ricevuta non può sostituire una fattura.

Devo emettere ricevute come piccolo imprenditore?

Secondo il codice civile tedesco (Bürgerliches Gesetzbuch, o BGB), le aziende in Germania devono emettere ricevute se richiesto dai loro clienti. Questo vale anche per i piccoli imprenditori.

Lo status di piccolo imprenditore può essere richiesto da attività o lavoratori autonomi con un fatturato annuo inferiore a 22.000 € nell'anno precedente e che non dovrebbero superare i 50.000 € di fatturato nell'anno in corso. Se queste condizioni sono soddisfatte, può essere applicata la regola del piccolo imprenditore (Kleinunternehmerregelung) ai sensi dell'articolo 19 della legge tedesca sull'IVA. In questo modo i piccoli imprenditori sono esentati dall'imposta sul valore aggiunto (IVA). Di conseguenza, non sono tenuti a versare l'IVA sui loro beni e servizi. L'obiettivo di questa norma di semplificazione è quello di ridurre il carico di lavoro contabile sia per le imprese che per l'autorità fiscale, soprattutto in considerazione degli importi relativamente modesti delle imposte coinvolte.

L'esenzione dall'IVA ai sensi della norma sui piccoli imprenditori si applica sia all'emissione di fatture che all'emissione di ricevute. In entrambi i casi, viene mostrato solo un importo netto.

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Per ulteriori informazioni su questo argomento, consulta i nostri articoli su come le attività possono richiedere la regola del piccolo imprenditore e sulla creazione delle fatture come piccolo imprenditore.

Quali informazioni deve contenere una ricevuta?

Le ricevute devono essere emesse in forma scritta. Puoi usare un blocchetto per ricevute. Puoi anche scrivere le informazioni richieste su un modulo vuoto o emettere ricevute digitali. In entrambi i casi, la ricevuta deve contenere le informazioni previste dalla legge. Prima di essere accettata dall'ufficio delle imposte come documento valido per la detrazione dell'imposta a monte, la ricevuta deve essere completa e accurata. Eventuali errori nelle ricevute possono comportare ulteriori pagamenti.

Innanzitutto, la ricevuta deve essere chiaramente contrassegnata come tale con la designazione appropriata. Inoltre, sulla ricevuta devono figurare il nome del beneficiario e quello del pagatore (acquirente). La ricevuta deve inoltre indicare il tipo e la quantità del prodotto o servizio e l'importo della ricevuta in cifre e lettere. In linea di principio, è necessario indicare l'importo netto, l'aliquota fiscale, l'importo dell'imposta e l'importo lordo. Per i piccoli imprenditori, è sufficiente indicare l'importo netto. Tuttavia, devono aggiungere una nota sull'esenzione IVA ai sensi dell'articolo 19 della legge sull'IVA. Inoltre, la ricevuta deve riportare la data e il luogo di emissione. Infine, la ricevuta deve essere firmata dal beneficiario per confermare la ricezione del servizio o della merce.

Oltre a questi dati obbligatori, è possibile aggiungere alla ricevuta un numero di ricevuta o di voucher. Ciò è particolarmente utile per le attività che emettono ricevute su base regolare. Il numero di ricevuta consente di organizzare rapidamente le ricevute e di associarle alla transazione commerciale appropriata. Facoltativamente, puoi inserire anche l'indirizzo del beneficiario e quello dell'acquirente.

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Informazioni obbligatorie da includere nelle ricevute e nelle fatture di piccoli imprenditori

Cos'altro devono considerare le attività quando emettono ricevute?

Se le ricevute vengono emesse utilizzando un blocchetto per ricevute, sono presenti una ricevuta originale e una copia. L'acquirente conserva sempre l'originale e l'attività emittente conserva la copia. Se non si utilizza un blocco per ricevute e invece viene rilasciata una ricevuta scritta a mano, è necessario scrivere e firmare due copie. Le ricevute digitali devono essere messe a disposizione sia del beneficiario che dell'acquirente.

Le ricevute devono essere accuratamente documentate e conservate, soprattutto se la transazione prevede la garanzia o il reso. In questo caso, l'attività avrebbe bisogno della ricevuta per effettuare il reso. Tuttavia, è anche importante conservare le ricevute nel quadro di un obbligo generale di registrazione contabile per garantire che tutte le transazioni commerciali possano essere adeguatamente documentate.

Se una ricevuta viene smarrita o non viene trovata, sono disponibili diverse opzioni per sostituire la ricevuta mancante e garantire una contabilità accurata. Innanzitutto, è possibile richiedere una ricevuta sostitutiva al beneficiario, che può inviare una copia della ricevuta originale o creare una nuova ricevuta. È anche possibile creare una nuova ricevuta. Questo documento deve includere le informazioni richieste sulla ricevuta, insieme a una spiegazione del motivo per cui la ricevuta originale non è disponibile e delle azioni intraprese per sostituirla.

Modello di ricevuta: un esempio per piccoli imprenditori

Di seguito è riportato un modello di ricevuta legalmente valido per i piccoli imprenditori.