Bedrijven met een lage omzet kunnen profiteren van de Duitse regeling voor kleine ondernemers en zo minder administratief werk hebben. In dit artikel leggen we uit wat de regeling voor kleine ondernemers inhoudt en hoe je je hiervoor kunt aanmelden. We gaan ook kijken of het mogelijk is om met terugwerkende kracht over te stappen van de standaardbelasting naar de belastingregeling voor kleine ondernemers, en leggen uit hoe je dat kunt doen. Aan het einde van het artikel hebben we ook een voorbeeldbrief opgenomen die je kunt gebruiken om het belastingkantoor op de hoogte te stellen van een wijziging.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is de regel voor kleine ondernemers?
  
• Hoe kunnen bedrijven de regeling voor kleine ondernemers aanvragen?
  
• Kan je met terugwerkende kracht overstappen naar de regeling voor kleine ondernemers?
  
• Hoe kunnen bedrijven met terugwerkende kracht overstappen naar de regel voor kleine ondernemers ( )?
  
• Voorbeeld van een aanvraag om over te stappen naar de regeling voor kleine ondernemers
  

Wat is de regel voor kleine ondernemers?

De kleine ondernemersregeling is een speciale regeling die bedrijven met een lage omzet administratieve en fiscale voordelen biedt. In principe moeten bedrijven in Duitsland belasting over de toegevoegde waarde (btw) heffen op hun goederen en diensten. Maar dankzij de kleine ondernemersregeling kunnen ze een vrijstelling van deze verplichting aanvragen. Om in aanmerking te komen voor de regel voor kleine ondernemers mag de jaaromzet van een bedrijf in het voorgaande jaar niet hoger zijn dan € 22.000 en mag deze in het lopende jaar naar verwachting niet hoger zijn dan € 50.000. Deze voorwaarden zijn vastgelegd in artikel 19 van de btw-wet (UStG). Voor bedrijven die niet op 1 januari zijn opgericht, gelden deze limieten pro rata in het oprichtingsjaar. Als het bedrijf bijvoorbeeld op 1 juli begint met handelen, mag de totale omzet voor de rest van het jaar niet hoger zijn dan € 11.000.

De regeling voor kleine ondernemers is vooral geschikt voor starters, micro-ondernemingen en zelfstandigen. Het is echter nooit verplicht: iedereen die onder de omzetgrens valt, kan van de regeling gebruikmaken, maar is hiertoe niet verplicht. Als je besluit om de regeling voor kleine ondernemers, en dus btw-vrijstelling, aan te vragen, heb je minder administratief werk, omdat je geen voorlopige btw-aangiften hoeft in te dienen. Het betekent echter ook dat kleine ondernemers geen voorbelasting terug kunnen krijgen van het belastingkantoor.

Wat is het verschil tussen een kleinschalige ondernemer en een klein bedrijf?

Er is een duidelijk verschil tussen een kleine ondernemer en een klein bedrijf. Dat laatste is een bedrijf dat niet in het Duitse handelsregister hoeft te worden opgenomen en niet onder de regels van het Duitse handelswetboek (HGB) valt, zolang de jaarlijkse omzet lager is dan € 600.000 of de winst lager is dan € 60.000. Een klein bedrijf is alleen voor kleine ondernemers, terwijl kleine ondernemers zowel ondernemers als vrije beroepen of werknemers in de land- en bosbouw kunnen zijn. Kleine ondernemers kunnen echter ook gebruikmaken van de regels voor kleine ondernemers.

Hoe kunnen bedrijven de regeling voor kleine ondernemers aanvragen?

Iedereen die gebruik wil maken van de regeling voor kleine ondernemers en een klein bedrijf wil registreren, moet de relevante instanties op de hoogte stellen van zijn beslissing. Bedrijven die zich nog in de opstartfase bevinden en waarvan nu al wordt verwacht dat ze onder de jaarlijkse omzetgrens zullen blijven, hebben twee opties: enerzijds kunnen ze het belastingkantoor in het belastingregistratieformulier op de hoogte stellen van hun voornemen om gebruik te maken van de regeling voor kleine ondernemers. Als ze net hun bedrijf hebben opgericht, kunnen ze bij de registratie als bedrijf ook een overeenkomstige opmerking toevoegen.

Ze kunnen echter ook tijdens de lopende activiteiten (d.w.z. wanneer het bedrijf al actief is) een aanvraag indienen voor de regeling voor kleine ondernemers. Hiervoor volstaat een informele brief aan het betreffende belastingkantoor met verwijzing naar artikel 19 van de UStG (zie hieronder). Het belastingkantoor controleert dan of het bedrijf aan de vereisten voldoet en keurt de aanvraag goed. De regeling voor kleine ondernemers geldt nooit automatisch, ongeacht de jaaromzet; je moet er proactief voor kiezen en een aanvraag indienen.

Is het mogelijk om met terugwerkende kracht over te stappen op de regeling voor kleine ondernemers?

In principe kun je op elk moment besluiten om de regeling voor kleine ondernemers aan te vragen, zowel bij de oprichting van het bedrijf als in een later stadium. Het is ook mogelijk om aan het einde van het boekjaar herhaaldelijk over te stappen tussen de regeling voor kleine ondernemers en de standaardbelasting. Bedrijven die bij de oprichting vrijwillig afzien van registratie voor de regeling, zijn echter vijf jaar lang gebonden aan de standaardbelasting. Pas na afloop van deze periode van vijf jaar kan het bedrijf overstappen naar de regeling voor kleine ondernemers. Deze beperking is bedoeld om te voorkomen dat bedrijven met een lage omzet in het eerste jaar hoge voorbelastingteruggaven ontvangen en in het tweede jaar overstappen naar de gunstigere regeling voor kleine ondernemers.

Hoe kunnen bedrijven met terugwerkende kracht overstappen naar de regeling voor kleine ondernemers?

Soms merken bedrijven dat de omzet lager is dan verwacht of gepland. In dat geval kun je met je btw-aangifte in het volgende jaar een aanvraag indienen om met terugwerkende kracht de status van kleinschalige ondernemer te krijgen. Als zo'n wijziging met terugwerkende kracht wordt doorgevoerd, moet je het bedrag dat je al van het belastingkantoor hebt teruggekregen, terugbetalen. Bovendien mag je vanaf dat moment geen btw meer in rekening brengen op facturen die je verstuurt. Je wordt ook aangeraden om je klanten te informeren over het toekomstige gebruik van de regeling voor kleine ondernemers. Je klanten moeten weten waarom er geen btw meer op de facturen staat.

Je moet je klanten zo snel mogelijk laten weten dat je overstapt op de regeling voor kleine ondernemers. Het beste is om dit aan het einde van het boekjaar of aan het begin van het nieuwe boekjaar te doen. Als je dit alleen in de btw-aangifte vermeldt, kan dat veel extra werk opleveren. In theorie is het mogelijk om klanten achteraf gecorrigeerde facturen zonder btw te sturen. Als je hiervoor kiest, moeten zowel het facturerende bedrijf als de klanten die recht hebben op aftrek van voorbelasting de bijbehorende voorlopige btw-aangiften aanpassen. Dit kost tijd en kan leiden tot geïrriteerde en ontevreden klanten.

Met welke speciale gevallen moet je rekening houden bij de overstap naar de regeling voor kleine ondernemers?

Als een bedrijf van belastingregeling verandert en overstapt naar de regeling voor kleine ondernemers, zijn er een paar speciale gevallen voor inkomende en uitgaande facturen rond de jaarwisseling. Het is belangrijk dat je hier rekening mee houdt. Over het algemeen is het moment waarop de dienst of goederen zijn geleverd altijd het belangrijkste.

• Speciaal geval 1: Als een factuur van het vorige jaar dateert en nog steeds btw bevat, maar de klant de factuur pas in het nieuwe jaar betaalt, dan is een latere factuurcorrectie niet nodig. Deze wordt toegewezen aan de voorlopige aangifte voor de betreffende maand (bijvoorbeeld januari) of het betreffende kwartaal en wordt opgenomen in de btw-aangifte voor het nieuwe jaar.
  
• Speciaal geval 2: Als bedrijven aan het begin van het jaar facturen maken voor diensten die al in het vorige jaar zijn geleverd, moeten deze facturen nog steeds btw bevatten. De bijbehorende btw-inkomsten worden opgenomen in de btw-aangifte voor het nieuwe jaar. Ze moeten ook worden opgenomen in de voorlopige aangifte voor de betreffende maand of het betreffende kwartaal.
  
• Speciaal geval 3: Als bedrijven in het nieuwe jaar een inkomende factuur krijgen voor diensten of goederen die in het vorige jaar zijn gekocht, kan het btw-gedeelte nog steeds worden opgegeven als voorbelasting in het nieuwe jaar.
  
• Speciaal geval 4: Als bedrijven in de afgelopen vijf jaar voorbelasting hebben teruggevraagd voor de aankoop van vaste activa, zoals bedrijfsvoertuigen, machines of kantoorapparatuur, moet de voorbelastingaftrek worden berekend vanaf het moment dat het bedrijf is overgestapt op de regeling voor kleine ondernemers. Een bedrijf hoeft de voorbelastingaftrek echter alleen te corrigeren als het voorbelastinggedeelte van het aangeschafte actief meer dan € 1.000 bedraagt.
  

Voorbeeld van een aanvraag om over te stappen naar de regeling voor kleinschalige ondernemers

Een aanvraag om het belastingkantoor te laten weten dat je overstapt naar de regeling voor kleine ondernemers kan best informeel. Je kan het volgende voorbeeld gebruiken als richtlijn:

Fiscaal nummer: 12 / 345 / 67890
Btw-nummer: DE123456789
Overstappen naar de regeling voor kleine ondernemers vanaf 01/01/2025

Aan wie het aangaat,

Ik laat je weten dat mijn bedrijf, XYZ, gebruik gaat maken van de regeling voor kleine ondernemers volgens artikel 19 van de UStG. Deze verandering gaat in op 1 januari 2025. Ter info: de jaaromzet van het bedrijf was lager dan ik had verwacht. In het vorige boekjaar (2024) bedroeg mijn jaaromzet waarop btw van toepassing is, plus de verschuldigde btw, in totaal € 15.000. De totale omzet in het huidige kalenderjaar zal vrijwel zeker niet hoger zijn dan € 50.000. Kan je mijn documentatie aanpassen zodat er staat dat ik een kleine ondernemer ben en ik daarom in de toekomst vrijgesteld wil zijn van de verplichting om voorlopige btw-aangiften in te dienen? Ik vraag je om mijn terugbetalingsverplichtingen te verrekenen met mijn verzoek om teruggaaf van de aan jou betaalde btw.

Als je vragen of opmerkingen hebt, kun je altijd contact met me opnemen. Ik kijk uit naar een schriftelijke bevestiging op het juiste moment. Zodra ik je reactie heb ontvangen, zal ik de ontvangers van mijn facturen laten weten dat de btw die ik eerder heb vermeld onjuist was. Ik zal je dan een kopie van mijn correspondentie sturen, zodat je de betreffende bedragen aan mij kunt terugbetalen.

Met vriendelijke groeten,
Janneke Dekkers

Over het algemeen raden we aan om geplande overstappen naar de regel voor kleine ondernemers te bespreken met een belastingadviseur. Voor meer info over belasting of bedrijfsboekhouding kun je terecht op het Stripe-informatieportaal. Als je op zoek bent naar professionele ondersteuning voor je financiële processen, neem dan contact op met ons verkoopteam.