Unternehmen mit geringen Umsätzen können in Deutschland die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen – und damit von bürokratischen Entlastungen profitieren. In diesem Artikel erfahren Sie, was die Kleinunternehmerregelung ist und wie sie beantragt werden kann. Zudem erläutern wir, ob und wie ein rückwirkender Wechsel von der Regelbesteuerung zur Kleinunternehmerbesteuerung möglich ist. Am Ende des Beitrags finden Sie darüber hinaus ein Musteranschreiben, mit welchem Sie das Finanzamt über einen Wechsel informieren können.
Worum geht es in diesem Artikel?
- Was ist die Kleinunternehmerregelung?
- Wie beantragen Unternehmen die Kleinunternehmerregelung?
- Ist ein rückwirkender Wechsel zur Kleinunternehmerregelung möglich?
- Wie können Unternehmen rückwirkend zur Kleinunternehmerregelung wechseln?
- Musterantrag für den Wechsel zur Kleinunternehmerregelung
Was ist die Kleinunternehmerregelung?
Die Kleinunternehmerregelung ist eine Sonderregelung, die Unternehmen mit geringen Umsätzen bürokratisch und steuerlich entlastet. Grundsätzlich müssen Unternehmen in Deutschland auf ihre Waren und Dienstleistungen eine Umsatzsteuer ausweisen – es gibt jedoch die Möglichkeit, sich von dieser Pflicht mit Hilfe der Kleinunternehmerregelung befreien zu lassen. Voraussetzung hierfür ist laut § 19 UStG ein Jahresumsatz, der im Vorjahr unter 22.000 Euro lag sowie im laufenden Jahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigt. Für Unternehmen, die nicht am 1. Januar eines Jahres gegründet werden, wird die Grenze im Gründungsjahr anteilig berechnet: Wird die Geschäftstätigkeit beispielsweise am 1. Juli aufgenommen, darf der Gesamtumsatz im restlichen Jahr 11.000 Euro nicht übersteigen.
Die Kleinunternehmerregelung eignet sich vor allem für Gründer/innen, Kleinstunternehmer/innen und Selbstständige. Sie ist jedoch in keinem Fall verpflichtend: Wer unter der Umsatzgrenze liegt, kann die Regelung in Anspruch nehmen, muss dies allerdings nicht tun. Eine Entscheidung für die Kleinunternehmerregelung und damit die Umsatzsteuerbefreiung spart Verwaltungsarbeit, da keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben werden müssen. Sie bedeutet jedoch auch, dass sich die Kleinunternehmen keine Vorsteuer vom Finanzamt erstatten lassen können.
Wie unterscheiden sich Kleinunternehmen und Kleingewerbe?
Kleinunternehmen müssen vom Kleingewerbe unterschieden werden. Letzteres ist ein gewerbliches Unternehmen, das nicht ins Handelsregister eingetragen werden muss und nicht den Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB) unterliegt – vorausgesetzt der jährliche Umsatz liegt unter 600.000 Euro und der Gewinn unter 60.000 Euro. Ein Kleingewerbe beschränkt sich auf Kleingewerbetreibende, während Kleinunternehmer/innen sowohl Gewerbetreibende als auch Freiberufler oder Beschäftigte in der Land- und Forstwirtschaft sein können. Kleingewerbetreibende haben jedoch auch die Möglichkeit, die Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen.
Wie beantragen Unternehmen die Kleinunternehmerregelung?
Wer die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen und damit ein Kleinunternehmen anmelden möchte, muss dies den zuständigen Ämtern mitteilen. Unternehmen, die sich noch in der Gründungsphase befinden und bereits absehen können, dass sie unter die jährliche Umsatzgrenze fallen, haben zwei Möglichkeiten: Sie können zum einen das Finanzamt im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ihren Wunsch zur Nutzung der Kleinunternehmerregelung informieren. Wird ein Gewerbe gegründet, können sie zum anderen bei der Gewerbeanmeldung einen entsprechenden Vermerk machen.
Doch auch im laufenden Betrieb, das heißt, wenn das Unternehmen bereits tätig ist, kann die Kleinunternehmerregelung in Anspruch genommen werden. Hierfür genügt ein formloses Schreiben an das Finanzamt mit Verweis auf § 19 UStG (siehe unten). Das Finanzamt prüft in der Folge, ob die Voraussetzungen erfüllt sind, und erteilt eine Erlaubnis. Die Kleinunternehmerregelung tritt unabhängig des Jahresumsatzes nie automatisch in Kraft – sie muss aktiv gewählt und beantragt werden.
Ist ein rückwirkender Wechsel zur Kleinunternehmerregelung möglich?
Die Entscheidung für die Kleinunternehmerregelung kann grundsätzlich immer getroffen werden: bei der Gründung oder zu einem späteren Zeitpunkt. Auch ein wiederholter Wechsel zwischen Kleinunternehmer- und Regelbesteuerung ist zum Ende eines Geschäftsjahres möglich. Unternehmen, die bei der Gründung freiwillig auf die Regelung verzichten, sind jedoch fünf Jahre an die Regelbesteuerung gebunden. Ein Wechsel zur Kleinunternehmerregelung ist dann erst wieder nach Ablauf der fünf Jahre möglich. Dadurch soll verhindert werden, dass sich Unternehmen mit geringen Umsätzen im ersten Jahr hohe Vorsteuererstattungen sichern und im zweiten Jahr zur bequemeren Kleinunternehmerregelung wechseln.
Wie können Unternehmen rückwirkend zur Kleinunternehmerregelung wechseln?
Es kann vorkommen, dass Unternehmen feststellen, dass ihre Umsätze wider Erwarten niedriger ausfallen als geplant. In diesem Fall ist es möglich, den Kleinunternehmerstatus auch noch rückwirkend mit der Umsatzsteuererklärung des Folgejahres zu beantragen. Bei einem solchen rückwirkenden Wechsel muss die vom Finanzamt bereits erhaltene Erstattung zurückgezahlt werden. Zudem dürfen die ausgestellten Rechnungen ab diesem Zeitpunkt keine Umsatzsteuer mehr enthalten. Es empfiehlt sich zudem, die Kundinnen und Kunden über die zukünftige Nutzung der Kleinunternehmerregelung zu informieren. Diese sollten wissen, weshalb auf den Rechnungen nun keine Umsatzsteuer mehr aufgeführt ist.
Die Mitteilung über den Wechsel zur Kleinunternehmerregelung sollte so früh wie möglich erfolgen – bestenfalls zum Ende des Geschäftsjahres oder zu Beginn des neuen Geschäftsjahres. Erfolgt die Mitteilung erst im Rahmen der Umsatzsteuererklärung, kann dies erheblichen Mehraufwand bedeuten. Es ist zwar möglich, Kundinnen und Kunden nachträglich korrigierte Rechnungen ohne Umsatzsteuer zu schicken, doch sowohl das rechnungsstellende Unternehmen als auch die vorsteuerabzugsberechtigten Geschäftskundinnen und -kunden müssen dann die betreffenden Umsatzsteuervoranmeldungen korrigieren. Dies kostet Zeit und kann bei den Kundinnen und Kunden zu Irritationen und Unzufriedenheit führen.
Welche Sonderfälle sind bei einem Wechsel zur Kleinunternehmerregelung zu beachten?
Wechselt ein Unternehmen die Besteuerungsform und entscheidet sich für die Kleinunternehmerregelung, gilt es, zum Jahreswechsel einige Sonderfälle bei Eingangs- und Ausgangsrechnungen zu beachten. Grundsätzlich ist immer der Zeitpunkt entscheidend, zu dem die Leistung oder Lieferung erbracht worden ist.
- Sonderfall 1: Wenn eine Kundin beziehungsweise ein Kunde eine Vorjahresrechnung, die noch die Umsatzsteuer enthält, erst im neuen Jahr bezahlt, ist eine nachträgliche Rechnungskorrektur nicht erforderlich. Der Vorgang wird der Voranmeldung des betreffenden Monats (beispielsweise Januar) beziehungsweise des betreffenden Quartals zugeordnet und fließt in die Umsatzsteuererklärung des neuen Jahres ein.
- Sonderfall 2: Wenn Unternehmen zum Jahresbeginn Ausgangsrechnungen für Leistungen schreiben, die bereits im Vorjahr erbracht worden sind, müssen diese noch die Umsatzsteuer enthalten. Die dazugehörigen Umsatzsteuereinnahmen landen in der Umsatzsteuererklärung des neuen Jahres und gehören ebenfalls in die Voranmeldung des betreffenden Monats beziehungsweise Quartals.
- Sonderfall 3: Wenn Unternehmen im neuen Jahr eine Eingangsrechnung für Leistungen oder Lieferungen erhalten, die bereits im Vorjahr in Anspruch genommen worden sind, darf der Umsatzsteueranteil im neuen Jahr noch als Vorsteuer geltend gemacht werden.
- Sonderfall 4: Wenn Unternehmen in den vergangenen fünf Jahren bei der Anschaffung von Anlagevermögen wie Firmenwagen, Maschinen oder Büroeinrichtung Vorsteuer geltend gemacht haben, muss der Vorsteuerabzug ab dem Zeitpunkt des Wechsels zur Kleinunternehmerregelung angepasst werden. Die Pflicht zur Berichtigung des Vorsteuerabzugs gilt jedoch nur, wenn der Vorsteueranteil des angeschafften Wirtschaftsguts über 1.000 Euro liegt.
Musterantrag für den Wechsel zur Kleinunternehmerregelung
Ein Antrag, welcher das Finanzamt über den Wechsel zur Kleinunternehmerregelung informiert, kann recht formlos gehalten werden. Sie können sich am nachfolgenden Muster orientieren:
Steuernummer: 12 / 345 / 67890
Umsatzsteueridentifikationsnummer: DE123456789
Wechsel zur Kleinunternehmerregelung ab 01.01.2025
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich möchte Sie hiermit darüber in Kenntnis setzen, dass ich für mein Unternehmen XYZ vom 01. Januar 2025 anstelle der Umsatzsteuer-Regelbesteuerung die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UstG in Anspruch nehme. Hintergrund ist, dass die jährlichen Umsätze hinter meinen Prognosen zurückgeblieben sind. Im vorangegangenen Geschäftsjahr (2024) lag mein umsatzsteuerpflichtiger Jahresumsatz zuzüglich der darauf entfallenden Umsatzsteuer bei 15.000 Euro. Der Gesamtumsatz im laufenden Kalenderjahr wird 50.000 Euro aller Voraussicht nach ebenfalls nicht überschreiten. Bitte notieren Sie in Ihren Unterlagen, dass ich Kleinunternehmerin bin und somit zukünftig von der Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung befreit werden möchte. Ich bitte Sie, meine Rückzahlungsverpflichtungen mit meinem Erstattungsanspruch aus der an Sie gezahlten Umsatzsteuer zu verrechnen.
Sollten Sie Fragen oder Anmerkungen haben, wenden Sie sich gerne jederzeit an mich. Über eine zeitnahe schriftliche Bestätigung würde ich mich freuen! Sobald ich Ihre Antwort erhalten habe, werde ich meine Rechnungsempfänger/innen informieren, dass die von mir ausgewiesene Umsatzsteuer fälschlicherweise erfolgte. Ich werde Ihnen dann eine Kopie meiner Schreiben übermitteln, sodass Sie mir die entsprechenden Beträge anschließend wieder erstatten können.
Herzliche Grüße
Manuela Mustermann
Grundsätzlich ist es ratsam, einen geplanten Wechsel zur Kleinunternehmerregelung mit einer Steuerberaterin beziehungsweise einem Steuerberater durchzusprechen. Weitere ausführliche Informationen zur Besteuerung oder zur Buchhaltung in Unternehmen finden Sie im Stripe Ressourcen-Portal. Wenn Sie eine professionelle Unterstützung für Ihre Finanzprozesse suchen, wenden Sie sich gerne an unser Sales-Team.