請求書発行は、企業が現金の入金を維持し、税法を遵守し、良好な顧客関係を維持する方法です。しかし、請求書 は、支払い条件が不明瞭であったり、詳細が欠落していたり、複雑な請求書発行プロセスにより顧客が期日までに支払うことが困難であったりするなど、予防可能な理由で未払いになる可能性があります。オーストラリア国税庁 (ATO) の要件と物品サービス税 (GST) の規則を加えると、企業が請求書作成を優先する必要があることは明らかです。

適切な請求書発行処理を行うことで、問題を防止し、企業がより迅速に支払いを受けられるようにし、管理作業を減らし、財務業務を改善することができます。以下は、オーストラリアにおける請求書発行のベストプラクティスに関するガイドです。

この記事の内容

• 請求書の概要とそれがオーストラリアで重要な理由
  
• オーストラリアの有効な請求書に記載する必要がある情報
  
• オーストラリアの企業が請求書を ATO の要件に準拠させる方法
  
• オーストラリアにおける請求書の支払い条件の設定に関するベストプラクティス
  
• 請求書処理に役立つ Stripe の機能
  

請求書の概要とそれがオーストラリアで重要な理由

請求書は、売上を追跡し、キャッシュフロー を保護し、税務コンプライアンスをサポートし、取引の法的証拠として機能します。オーストラリアでは、請求書は、期日どおりに支払いを受けることや ATO の要件を満たすことなど、多くの理由で企業にとって重要です。請求書が重要な理由は次のとおりです。

キャッシュフローを安定させる

請求書は売上の中核をなすものです。請求の遅延や曖昧な請求は、支払いの遅延につながり、キャッシュフローに問題を引き起こす可能性があります。利益率が厳しい企業では、未払いの請求書が数件あるだけでも、日常業務に支障をきたす可能性があります。適切に構成された請求書は、未払い額を正確に文書化し、期日を過ぎた支払いのフォローアップを容易にする記録を作成し、収入の予測に役立つため、経費と成長を効果的に管理できます。

税務コンプライアンスに必須

オーストラリア では、多くの場合、請求書発行が法的要件となっています。ATO は、特に GST に登録されている企業に対して、請求書の形式に関する厳格な規則を定めています。オーストラリアのすべての企業は、その規模にかかわらず、税金やコンプライアンスのリスクを回避するために、請求書を正しく発行し、保管する必要があります。

法律および契約上の保護を実現する

請求書は、企業とクライアントの間で合意された内容の法的記録です。クライアントが不審請求を申し立てたり、サービスを受けていないと言ったり、支払いを遅らせたりした場合、請求書が防御の最前線となります。詳細な請求書は、期日を記載し、納品されたものをリストアップし、債務を回収する必要がある場合には裏付けとなる証拠を提供することにより、支払い条件の履行を支援します。

重要なビジネスインサイトを提供する

請求書は、ビジネスのパフォーマンスに関する貴重なデータを提供します。大量の取引を処理する企業は、請求書データを使用して、サプライヤー条件の再交渉や支払いポリシーの調整など、よりスマートな財務上の意思決定を行っています。請求書のパターンを分析することで、次のことを特定できます。

• 一貫して 支払いが遅れている クライアント

• 売上が最も多い製品またはサービス

• 支払いを受け取るのにかかる時間

この情報を使用して、与信ポリシー、料金体系戦略、および資金管理方法を調整できます。

オーストラリアの有効な請求書に記載する必要がある情報

ATO は、請求書に記載しなければならない内容に関する規則を定めています。これらの規則は、タックスインボイス (GST 登録済みの企業が発行) と通常の請求書 (GST に登録されていない企業が発行) に適用されます。

タックスインボイスと通常の請求書の違い

GST 登録済みの企業は、82.50 オーストラリアドル (AUD) を超える課税対象売上 (GST を含む) について、顧客からリクエストがあった場合、28 日以内にタックスインボイスを発行する必要があります。顧客が GST 税額控除を請求するにはタックスインボイスが必要であり、詳細が不正確か欠落していた場合、税務コンプライアンスの問題が発生する可能性があります。

GST に登録していない企業は、通常の請求書を使用します。これらに「タックスインボイス」という言葉を含めず、GST が請求されていないことをわかりやすく記載する必要があります (例: 「GST は請求されていません」と記載する、GST を $0 AUD と表示する)。

オーストラリアの有効なタックスインボイスに必要な 7 つの要素

ATO は、企業の タックスインボイス に次の要素を含めることを義務付けています。

1. 目立つように表示された「タックスインボイス」という言葉

2. 登録済みのビジネス名

3. オーストラリア事業者登録番号 (ABN)

4. 請求書の発行日

5. 商品またはサービスの説明

6. 支払うべき GST の金額 (該当する場合)

7. 各項目の課税対象ステータス

請求書の合計が $1,000 AUD 以上 (GST を含む) の場合は、顧客の ID または ABN も含める必要があります。これにより、大規模な取引が十分に文書化されます。

オーストラリアの企業が請求書を ATO の要件に準拠させる方法

ATO の請求書発行要件を満たすには、請求書を発行するタイミング、請求書の保管方法、使用するシステムを把握しておく必要があります。適切なコンプライアンスにより、税務リスクが軽減され、不必要な不審請求の申し立てが防止されます。請求書発行プロセスをオーストラリアの税法に準拠させる方法は次のとおりです。

GST を正しく適用する

GST を請求する場合、請求書には課税対象の項目と GST の金額を明記する必要があります。項目が GST 非課税または免税の場合は、その旨も記載する必要があります。GST に登録していない場合は、請求できません。

請求書の記録を少なくとも 5 年間保管する

ATO は、すべての売上と購入 請求書を少なくとも 5 年間 保持することを企業に義務付けています。
記録保持のベストプラクティスには、すべての請求書 (発行および受領済み) のコピーの保管、補足文書 (契約書、発注書、領収書など) の保管、デジタルか物理かを問わない安全なストレージの使用が含まれます。

デジタル請求書発行と電子記録管理を使用する

ATO は、企業が電子請求書発行とデジタル記録管理を使用することを奨励しています。多くのデジタル請求書発行システムは、会計ソフトウェア と連携して請求書を自動的に追跡し、期日を過ぎた支払いにフラグを立てます。

より迅速で安全な取引のために電子請求書発行を検討する

オーストラリアの 電子請求書発行フレームワーク は、Peppol ネットワークに基づいており、企業は会計システム間で請求書を直接交換できます。これにより、人為的ミスが減り、支払いが迅速化され、コンプライアンスが向上します。

特殊な状況では ATO のガイドラインに従う

一部のビジネスは、特定の請求書発行ルールに基づいて運営されています。一例として、顧客が請求書を発行する受取人作成タックスインボイス (RCTI) があります。これは農業や建設などの業界では一般的ですが、合意と ATO の承認を得ているという具体的な文言が必要です。ビジネスが特殊なセクターで運営されている場合は、ATO のガイドラインで追加の規則に準拠していることを確認します。

スタッフをトレーニングし、コンプライアンスを定期的に確認する

請求書のサンプルをレビューして ATO の基準を満たしていることを確認することで、定期的に社内コンプライアンスチェックを実施します。税法や請求書のしきい値は変更される可能性があるため、ATO のウェブサイトで最新情報を入手するか、会計士に相談してください。

オーストラリアにおける請求書の支払い条件の設定に関するベストプラクティス

よく練られた請求書でも、条件が単純でなかったり、強制力がなかったりすると、タイムリーな支払いは保証されません。オーストラリアでは、支払い条件は業界によって異なりますが、公正で具体的、かつ強制力のある条件を設定している企業は、安定した収入を維持できる可能性がはるかに高くなります。ここでは、ご自身とクライアントにとって有効な条件を設定する方法をご紹介します。

標準的で明確な支払い条件を使用する

適切な条件の選択は、業界、顧客のタイプ、および支払いを受ける必要がある期間によって異なります。オーストラリアのビジネスでは、通常、7 日、14 日、または 30 日の支払い条件を使用します。

• フリーランサーや小規模サービス業は、多くの場合、7 日または 14 日の条件を使用して、より迅速な支払いを促進します。

• 大企業や政府の契約は、多くの場合、デフォルトで 30 日以上に設定されていますが、オーストラリア政府は、400 万オーストラリアドルを超える政府契約を締結した大企業に、20 日以内に新しい下請業者に支払う ことを義務付けています。

• 小売業やホスピタリティ業では、通常、即時の支払いまたは短期間の支払いが必要です。

請求書に曖昧な条件を含めると、誤解や支払いの遅延につながる可能性があります。「30 日以内払い」と記載する代わりに、正確な期日、通貨、利用可能な支払い方法を指定します。また、多くの企業は、金銭的インセンティブを使用して迅速な支払いを奨励し、遅延を阻止するために延滞料を使用しています。

事前に条件を伝えて合意を得る

請求書 は、クライアントが支払い条件を初めて目にするものであってはなりません。契約やサービス契約、見積もりや提案書、クライアントのオンボーディング文書に条件を含めることで、作業の開始前に期待値を設定します。取引信用や柔軟な条件を延長する場合は、クライアントに信用条件契約に署名してもらうことを検討してください。

条件を一貫して適用する

フォローアップを行わずに請求書の期日を 15 日過ぎてしまうと、クライアントは支払いの遅延を許容されると考える可能性があります。しかし、攻撃的になりすぎると関係を損なう可能性があります。以下は、フォローアップ方法のタイムラインの例です。

• 期日の翌日に丁寧なリマインダーを送ります。シンプルで親しみやすいメールを送れば、多くの場合、追加のアクションなしで遅延が解決されます。

• 期日の 1 週間後により直接的なメールでフォローアップします。

• 期日の 2 週間後に電話で連絡します。

クライアントが支払いの遅延を繰り返している場合は、今後の作業で前払いを要求することを検討してください。

クライアントが支払いを行わない場合の権利を知る

オーストラリアは、大企業にサプライヤーへの支払いまでの期間を報告することを義務付ける 支払期間報告制度 など、中小企業への支払いの遅延に対処するための措置を講じています。一部の業界では、サプライヤーを保護する特定の法律があります。たとえば、建築および建設業界には、支払いの厳格なタイムラインを強制する 支払い保証法 があります。

ほとんどのクライアントは法的措置を必要としませんが、クライアントが繰り返し支払いを遅らせる場合、ご自身の権利を知っておくと役立ちます。何度かフォローアップしたにもかかわらず、クライアントが支払いを拒否した場合、債権回収会社に依頼するか、正式な督促状を発行するか、少額裁判所を利用して不払いが続く状況を解消しなければならないことがあります。

請求書処理に役立つ Stripe の機能

Stripe は、請求書の生成、リマインダー、支払い、報告を自動化し、これらの機能を 1 カ所で管理できるようにします。Stripe を使用して請求書作成を簡単かつ効率的に行う方法は次のとおりです。

迅速な請求書の作成

Stripe を使用すると、企業は数分で請求書を生成して 送信 できます。Stripe ダッシュボードでは、以下のことができます。

• 顧客の詳細と請求書の項目を追加する

• GST を自動的に計算して適用する

• ブランディングと支払い条件で請求書をカスタマイズする

• 請求書をメールで即座に送信するか、直接決済用リンクを共有する

自動配信と支払いのリマインダー

多くの場合、支払いが遅延する理由は、クライアントが支払いを忘れたことにあります。Stripe はカスタマイズ可能なリマインダーを自動化することで、企業が一歩先を行けるようにします。

簡単な支払いオプション

Stripe 経由でオンライン決済を受け付けている企業は、手動送金を利用している企業より迅速に支払いを受けられます。たとえば、Xero のユーザーは、Stripe を導入した後、入金が 平均で 14 日早くなりました。Stripe の請求書には決済用リンクが組み込まれているため、顧客はそれをクリックし、次のような任意の支払い方法で即座に支払うことができます。

• クレジットカードとデビットカード

• 銀行振込

• デジタルウォレット

• Bulk Electronic Clearing System (BECS) ダイレクトデビット

継続請求書の請求

Stripe Billing は、代理店、コンサルタント、サービスとしてのソフトウェア (SaaS) 企業など、クライアントに定期的に請求を行う企業を対象としています。これは、リテイナー契約、分割払い、サブスクリプションに特に役立ち、定期的なフォローアップの必要性を減らします。

組み込みの追跡と照合

Stripe では、支払い済み、保留中、期限切れの請求書をリアルタイムで追跡できます。また、Stripe ダッシュボードや会計ソフトウェア (Stripe は Xero、QuickBooks などと連携しています) で、請求書を支払い済みとして自動的にマークすることもできます。

Stripe Invoicing の利用を開始する方法:

• Stripe アカウントを作成 します。

• Stripe ダッシュボードで Invoicing を有効にします。

• 請求書テンプレートをカスタマイズ (ロゴ、GST の詳細、支払い条件を追加) します。

• 最初の請求書を設定 (顧客の詳細、項目、期日を入力) します。

• 支払い方法 (クレジットカード、銀行振込など) を設定します。

• 請求書と決済用リンクの送信を開始します。