O faturamento é a forma de as empresas manterem o fluxo de caixa, cumprirem a legislação tributária e manterem um bom relacionamento com os clientes. No entanto, as faturas podem deixar de ser pagas por motivos que podem ser evitados: condições de pagamento pouco claras, detalhes ausentes ou um processo de cobrança complicado que dificulta o pagamento em dia pelos clientes. Adicionando os requisitos do Departamento de Tributação Australiano (ATO) e as regras do Imposto sobre Bens e Serviços (GST), fica claro que as empresas precisam priorizar o faturamento.

As práticas corretas de faturamento evitam problemas, ajudam as empresas a receber mais rápido, reduzem o trabalho administrativo e criam uma operação financeira melhor. Veja abaixo um guia sobre as práticas recomendadas de faturamento na Austrália.

Neste artigo:

• O que é uma fatura e qual é sua importância na Austrália?
  
• Quais informações devem ser incluídas em uma fatura australiana válida?
  
• Como as empresas australianas podem garantir o cumprimento das faturas de acordo com o ATO?
  
• Quais são as práticas recomendadas para definição de termos de pagamento de faturas na Austrália?
  
• Como a Stripe pode ajudar no processamento de faturas?
  

O que é uma fatura e qual é sua importância na Austrália?

Uma fatura rastreia vendas, protege o fluxo de caixa, garante conformidade fiscal e serve como comprovação legal das transações. Na Austrália, as faturas são importantes para as empresas por vários motivos, incluindo o recebimento pontual e o cumprimento dos requisitos do ATO. Veja por que as faturas são importantes:

Mantêm o fluxo de caixa estável

As faturas são a base da sua receita. Faturas atrasadas ou vagas podem gerar atrasos nos pagamentos, o que pode dificultar o fluxo de caixa. Para empresas com margens apertadas, até mesmo algumas faturas não pagas podem atrapalhar as operações diárias. Uma fatura bem estruturada documenta exatamente o que deve ser pago, cria um registro que facilita o acompanhamento de pagamentos em atraso e ajuda a prever receitas para que você possa gerenciar despesas e o crescimento de forma eficaz.

São obrigatórias para conformidade fiscal

Na Austrália, o faturamento é uma exigência legal em várias situações. O ATO tem regras rígidas sobre a forma como as faturas devem ser formatadas, especialmente para empresas cadastradas no GST. Independentemente do tamanho, todas as empresas na Austrália precisam emitir e armazenar faturas corretamente para evitar riscos fiscais e de conformidade.

Oferecem proteção legal e contratual

Uma fatura é um registro legal do que foi acordado entre a empresa e o cliente. Se um cliente contesta uma cobrança, diz que não recebeu um serviço ou atrasa o pagamento, sua fatura é sua primeira linha de defesa. Uma fatura detalhada ajuda a aplicar os termos de pagamento, informando datas de vencimento, listando o que foi entregue e fornecendo comprovantes se você precisar prosseguir com a cobrança de dívidas.

Fornecem informações comerciais importantes

As faturas oferecem dados valiosos sobre o desempenho da sua empresa. Empresas que processam um alto volume de transações usam dados de faturas para tomar decisões financeiras mais inteligentes, incluindo renegociar termos de fornecedores e ajustar políticas de pagamento. Ao analisar padrões nas faturas, é possível identificar:

• Quais clientes consistentemente pagam com atraso

• Quais produtos ou serviços geram mais receita

• Quanto tempo demora para receber pagamentos

Você pode usar esses dados para ajustar políticas de crédito, estratégias de preços e práticas de gerenciamento de dinheiro.

Quais informações devem ser incluídas em uma fatura australiana válida?

O ATO tem regras sobre o que deve ser incluído nas faturas. Essas regras se aplicam a faturas fiscais (emitidas por empresas cadastradas no GST) e faturas comuns (emitidas por empresas não cadastradas no GST).

Fatura fiscal versus fatura normal

Empresas cadastradas no GST devem emitir faturas fiscais para vendas tributáveis acima de 82,50 dólares australianos (AUD) (incluindo GST) em até 28 dias se um cliente solicitar uma. Os clientes precisam de faturas fiscais para solicitar créditos de GST. Dados incorretos ou ausentes podem causar problemas de conformidade fiscal.

Empresas não cadastradas no GST usam faturas comuns. Elas não devem incluir a expressão "fatura fiscal" e devem declarar de forma transparente que nenhum GST será cobrado (por exemplo, "Nenhum GST foi cobrado" ou mostrando GST como 0 AUD).

Sete elementos obrigatórios de uma fatura fiscal australiana válida

O ATO determina que uma fatura fiscal para empresas deve incluir estes elementos:

1. A expressão "fatura fiscal" exibida com destaque

2. Nome da empresa registrado

3. Australian Business Number (ABN)

4. Data de emissão da fatura

5. Descrição de mercadorias ou serviços

6. O valor do GST a pagar (se aplicável)

7. O status tributável de cada item

Se o total da fatura for de AUD 1.000 ou mais (incluindo GST), também é necessário incluir a identidade ou o ABN do cliente. Isso garante que transações maiores sejam bem documentadas.

Como as empresas australianas podem garantir o cumprimento das faturas de acordo com o ATO?

Cumprir os requisitos de faturamento do ATO significa saber quando emitir faturas, como armazená-las e quais sistemas usar. A conformidade adequada reduz riscos fiscais e evita contestações desnecessárias. Veja como manter seu processo de faturamento alinhado com as leis fiscais australianas:

Aplique o GST corretamente

Se você cobra GST, sua fatura deve descrever quais itens são tributáveis e o valor do GST. Se um item for isento ou livre de GST, você também deve declarar isso. Se você não tiver cadastro no GST, não poderá cobrá-lo.

Mantenha registros de faturas por pelo menos cinco anos

O ATO exige que as empresas retenham todas as faturas de vendas e compras por pelo menos cinco anos.
As práticas recomendadas para retenção de registros incluem armazenar cópias de todas as faturas (emitidas e recebidas), manter documentos de comprovação (por exemplo, contratos, ordens de compra, recibos) e usar armazenamento seguro, digital ou físico.

Usar faturamento digital e manutenção de registros eletrônicos

O ATO incentiva as empresas a usar o faturamento eletrônico e a manutenção de registros digitais. Vários sistemas de faturamento digital se integram a softwares de contabilidade para acompanhar automaticamente faturas e sinalizar pagamentos em atraso.

Considere o faturamento eletrônico para transações mais rápidas e seguras

A estrutura de faturamento eletrônico da Austrália, baseada na rede Peppol, permite que as empresas troquem faturas diretamente entre sistemas de contabilidade. Isso reduz erros humanos, acelera os pagamentos e melhora a conformidade.

Siga as diretrizes do ATO para situações especiais

Algumas empresas operam sob regras específicas de faturamento. Um exemplo são as faturas fiscais criadas pelo beneficiário (RCTIs), para as quais o cliente emite a fatura. Isso é comum em setores como agricultura e construção, mas requer um acordo e uma redação específica aprovada pelo ATO. Se sua empresa opera em um setor especializado, verifique as diretrizes do ATO para confirmar o cumprimento de quaisquer regras adicionais.

Treine a equipe e revise a conformidade regularmente

Faça verificações internas regulares de conformidade analisando uma amostra de faturas para confirmar se cumprem os padrões do ATO. A legislação fiscal e os limites de fatura podem mudar, por isso, mantenha-se atualizado pelo site do ATO ou consulte seu contador.

Quais são as práticas recomendadas para definição de termos de pagamento de faturas na Austrália?

Mesmo uma fatura bem elaborada não garantirá o pagamento em tempo hábil se os termos não forem simples ou aplicados. Na Austrália, os termos de pagamento variam conforme o setor, mas empresas que definem termos justos, específicos e aplicáveis têm muito mais chances de manter pagamentos estáveis. Veja como definir termos que funcionem para você e seus clientes:

Use termos de pagamento padronizados e claros

A escolha dos termos certos depende do seu setor, tipo de cliente e rapidez com que você recebe pagamentos. As empresas australianas normalmente usam termos de pagamento de 7, 14 dias ou 30 dias:

• Freelancers e pequenas empresas de serviços costumam usar termos de 7 ou 14 dias para incentivar pagamentos mais rápidos.

• Grandes corporações e contratos governamentais geralmente usam o padrão de 30 dias ou mais, mas o governo australiano exige que grandes empresas que recebem contratos governamentais acima de AUD 4 milhões paguem novos subcontratados em até 20 dias.

• Empresas de varejo e hotelaria normalmente exigem pagamento imediato ou prazos curtos.

A inclusão de termos vagos nas faturas pode levar a mal-entendidos e atrasos nos pagamentos. Em vez de escrever "a pagar em 30 dias", especifique a data exata de vencimento, a moeda e as formas de pagamento aceitas. Muitas empresas também usam incentivos financeiros para estimular pagamentos rápidos e tarifas por atraso para desestimular atrasos.

Comunique os termos antecipadamente e obtenha um acordo

Sua fatura não deve ser a primeira vez que um cliente vê seus termos de pagamento. Defina as expectativas antes do início do trabalho, incluindo termos em contratos ou acordos de serviços, cotações ou propostas e documentos de onboarding do cliente. Se estiver concedendo crédito comercial ou termos flexíveis, considere pedir que o cliente assine um contrato de termos de crédito.

Aplique os termos de forma consistente

Se você deixar uma fatura passar 15 dias após o vencimento sem fazer nenhum acompanhamento, esse cliente poderá presumir que pagamentos atrasados são aceitáveis. Porém, ser agressivo demais pode desgastar os relacionamentos. Veja este exemplo de cronograma de como fazer o acompanhamento:

• No dia seguinte à data de vencimento, envie um lembrete educado. Um e-mail simples e amigável geralmente resolve atrasos sem ação adicional.

• Uma semana após a data de vencimento, faça o acompanhamento com um e-mail mais direto.

• Duas semanas após a data de vencimento, entre em contato por telefone.

Se o seu cliente estiver repetidamente fazendo pagamentos atrasados, considere exigir pagamento antecipado para trabalhos futuros.

Conheça seus direitos se o cliente não pagar

A Austrália tomou medidas para resolver atrasos de pagamentos a pequenas empresas, como o Payment Times Reporting Scheme, que exige que as grandes empresas informem a rapidez com que pagam aos fornecedores. Alguns setores possuem leis específicas que protegem os fornecedores. O setor da construção civil, por exemplo, tem leis de segurança de pagamentos que impõem prazos rígidos para os pagamentos.

Embora a maioria dos clientes não precise de ação legal, conhecer seus direitos ajuda se um cliente atrasar repetidamente o pagamento. Se um cliente se recusar a pagar apesar de vários acompanhamentos, você pode precisar contratar uma agência de cobrança de dívidas, emitir uma carta de demanda formal ou usar o tribunal de pequenas causas para o não pagamento persistente.

Como a Stripe pode ajudar no processamento de faturas?

A Stripe automatiza a geração de faturas, lembretes, pagamentos e relatórios e permite que você gerencie essas funções em um só lugar. Veja como a Stripe pode tornar o faturamento mais fácil e eficiente:

Criação rápida de faturas

A Stripe permite que as empresas gerem e enviem faturas em minutos. Por meio do Stripe Dashboard, você pode:

• Adicionar dados do cliente e itens de fatura

• Calcular e aplicar o GST automaticamente

• Personalizar faturas com sua marca e condições de pagamento

• Enviar faturas instantaneamente por e-mail ou compartilhar um link de pagamento direto

Lembretes automáticos de entrega e pagamento

Muitas vezes, o motivo de um pagamento atrasado é que o cliente esqueceu de pagar. A Stripe ajuda as empresas a se anteciparem com a automação de lembretes personalizáveis.

Opções fáceis de pagamento

Empresas que aceitam pagamentos online via Stripe recebem mais rápido do que as que dependem de transferências manuais. Por exemplo, os usuários da Xero notaram que os pagamentos chegaram, em média, 14 dias mais cedo após a integração da Stripe. As faturas da Stripe incluem links de pagamento integrados para que os clientes possam clicar e pagar instantaneamente usando a forma de pagamento de sua preferência, incluindo:

• Cartões de crédito e débito

• Transferências bancárias

• Carteiras digitais

• Débito automático BECS (Bulk Electronic Clearing System)

Cobrança de faturas recorrentes

O Stripe Billing é voltado para empresas que cobram clientes regularmente, como agências, consultores ou empresas de software como serviço (SaaS). É particularmente útil para contratos de retenção, pagamentos parcelados e assinaturas, reduzindo a necessidade de acompanhamentos constantes.

Rastreamento e reconciliação incorporados

Com a Stripe, é possível acompanhar em tempo real quais faturas estão pagas, pendentes ou vencidas. Também é possível marcar faturas automaticamente como pagas no seu Stripe Dashboard e no seu software de contabilidade (a Stripe integra-se com Xero, QuickBooks e outros).

Para começar a usar o Stripe Invoicing:

• Crie uma conta Stripe.

• Habilite o Invoicing no Dashboard Stripe.

• Personalize o modelo da sua fatura: adicione seu logotipo, dados de GST e termos de pagamento.

• Configure sua primeira fatura: insira os detalhes do cliente, os itens de linha e a data de vencimento.

• Configure formas de pagamento (por exemplo, cartão de crédito, transferência bancária).

• Comece a enviar faturas e links de pagamento.