La facturación es la forma en que las empresas mantienen sus ingresos, cumplen con las leyes fiscales y conservan una buena relación con los clientes. Sin embargo, las facturas pueden quedar impagas por razones evitables: condiciones de pago poco claras, falta de datos o un proceso de facturación complicado que dificulta que los clientes paguen a tiempo. Si a esto le agregamos los requisitos de la Oficina de Tributación de Australia (ATO) y las normas del impuesto sobre bienes y servicios (GST), queda claro que las empresas deben priorizar la facturación.

Las prácticas de facturación correctas evitan problemas, ayudan a las empresas a recibir pagos más rápido, reducen el trabajo administrativo y mejoran las operaciones financieras. A continuación, encontrarás una guía sobre las prácticas recomendadas para la facturación en Australia.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una factura y por qué es importante en Australia?
  
• ¿Qué información debe incluirse en una factura australiana válida?
  
• ¿Cómo pueden las empresas australianas garantizar el cumplimiento de las facturas con la ATO?
  
• ¿Cuáles son las prácticas recomendadas para establecer las condiciones de pago de las facturas en Australia?
  
• ¿Cómo puede ayudar Stripe con el procesamiento de las facturas?
  

¿Qué es una factura y por qué es importante en Australia?

Una factura realiza el seguimiento de las ventas, protege el flujo de caja, respalda el cumplimiento de la normativa fiscal y sirve como prueba legal de las transacciones. En Australia, las facturas son importantes para las empresas por muchas razones, entre ellas recibir los pagos a tiempo y cumplir con los requisitos de la ATO. A continuación, se presentan las razones por las que son importantes las facturas:

Mantienen estable el flujo de caja

Las facturas son la base de tus ingresos. Las facturas atrasadas o imprecisas pueden provocar retrasos en los pagos, lo que puede causar problemas con el flujo de caja. Para las empresas con márgenes ajustados, incluso algunas facturas impagas pueden interrumpir las operaciones diarias. Una factura bien estructurada documenta exactamente lo que se debe, crea un registro que facilita el seguimiento de los pagos vencidos y ayuda a prever los ingresos para que puedas administrar los gastos y el crecimiento de manera efectiva.

Son obligatorias para el cumplimiento de la normativa fiscal

En Australia, la facturación es un requisito legal en muchas situaciones. La ATO tiene reglas estrictas sobre cómo se deben formatear las facturas, especialmente para las empresas registradas para el GST. Independientemente del tamaño, todas las empresas en Australia necesitan emitir y conservar facturas de forma correcta para evitar riesgos fiscales y de cumplimiento.

Ofrecen protección legal y contractual

Una factura es un registro legal de lo acordado entre la empresa y el cliente. Si un cliente disputa un cargo, indica que no recibió un servicio o se retrasa en el pago, tu factura es tu primera línea de defensa. Una factura detallada ayuda a hacer cumplir los términos de pago al indicar las fechas de vencimiento, enumerar lo que se entregó y proporcionar evidencia de respaldo si necesitas continuar con el cobro de la deuda.

Proporcionan información importante sobre la empresa

Las facturas ofrecen datos valiosos sobre el rendimiento de tu empresa. Las empresas que procesan un gran volumen de transacciones utilizan los datos de las facturas para tomar decisiones financieras más inteligentes, como la renegociación de las condiciones de los proveedores y el ajuste de las políticas de pago. Al analizar los patrones de las facturas, puedes identificar lo siguiente:

• Qué clientes consistentemente pagan tarde

• Qué productos o servicios generan más ingresos

• Cuánto tiempo se tarda en recibir los pagos

Puedes usar esta información para ajustar las políticas de crédito, las estrategias de precios y las prácticas de administración del dinero.

¿Qué información debe incluirse en una factura australiana válida?

La ATO tiene normas sobre lo que se debe incluir en las facturas. Estas normas se aplican a las facturas de impuestos (emitidas por empresas registradas en el GST) y a las facturas regulares (emitidas por empresas no registradas a efectos del GST).

Factura de impuestos frente a factura regular

Las empresas registradas en el GST deben emitir facturas de impuestos por las ventas sujetas a impuestos superiores a 82,50 dólares australianos (AUD) (incluido el GST) en un plazo de 28 días si el cliente lo solicita. Los clientes necesitan las facturas de impuestos para reclamar créditos del GST, y los datos incorrectos o faltantes pueden dar lugar a problemas de cumplimiento de la normativa fiscal.

Las empresas que no están registradas para el GST usan facturas regulares. No deben incluir las palabras «factura de impuestos» y deben indicar de forma transparente que no se cobra ningún GST (por ejemplo, «No se cobró ningún GST» o mostrar el GST como 0 AUD).

Siete elementos obligatorios de una factura de impuestos australiana válida

La ATO exige que una factura de impuestos para empresas debe incluir los siguientes elementos:

1. Las palabras «factura de impuestos» se muestran de forma destacada

2. El nombre de la empresa registrada

3. Tu número de empresa australiana (ABN)

4. La fecha de emisión de la factura

5. Una descripción de los bienes o servicios

6. El importe del GST a pagar (si corresponde)

7. La situación imponible de cada artículo

Si el total de la factura es de 1000 AUD o más (GST incluido), también debes incluir la identidad del cliente o ABN. Esto garantiza que las transacciones grandes estén bien documentadas.

¿Cómo pueden las empresas australianas garantizar el cumplimiento de las facturas con la ATO?

Cumplir con los requisitos de facturación de la ATO significa saber cuándo emitir facturas, cómo conservarlas y qué sistemas usar. El cumplimiento adecuado reduce los riesgos fiscales y evita disputas innecesarias. A continuación, te indicamos cómo adaptar tu proceso de facturación a las leyes fiscales australianas:

Aplica el GST correctamente

Si cobras GST, tu factura debe indicar qué artículos están sujetos a impuestos y el importe del GST. Si un artículo está libre o exento de GST, también debes indicarlo. Si no estás registrado para el GST, no puedes cobrarlo.

Conserva los registros de facturas durante al menos cinco años

La ATO exige a las empresas que conserven todas las facturas de compra y venta durante al menos cinco años.
Las prácticas recomendadas para la retención de registros incluyen el almacenamiento de copias de todas las facturas (emitidas y recibidas), el mantenimiento de los documentos de respaldo (por ejemplo, contratos, órdenes de compra, recibos) y el uso de un almacenamiento seguro, ya sea digital o físico.

Utiliza facturas digitales y el registro electrónico

La ATO alienta a las empresas a utilizar facturas electrónicas y registros digitales. Muchos sistemas de facturación digital se integran con software contable para hacer un seguimiento automático de las facturas y detectar los pagos vencidos.

Considera usar la facturación electrónica para transacciones más rápidas y seguras

El marco de facturación electrónica de Australia, basado en la red Peppol, permite a las empresas intercambiar facturas directamente entre los sistemas contables. Esto reduce los errores humanos, agiliza los pagos y mejora el cumplimiento de la normativa.

Siga las pautas de la ATO para situaciones especiales

Algunas empresas operan bajo normas de facturación específicas. Un ejemplo son las facturas de impuestos creadas por el destinatario (RCTI), para las que el cliente emite la factura. Esto es común en industrias como la agricultura y la construcción, pero requiere un acuerdo y una redacción específica aprobada por la ATO. Si tu empresa opera en un sector especializado, consulta las pautas de la ATO para confirmar el cumplimiento de cualquier norma adicional.

Capacita al personal y revisa el cumplimiento con regularidad

Realiza comprobaciones internas periódicas del cumplimiento revisando una muestra de facturas para confirmar que cumplen con los estándares de la ATO. Las leyes fiscales y los límites de las facturas pueden cambiar, así que mantente informado a través del sitio web de la ATO o consulta con tu contador.

¿Cuáles son las prácticas recomendadas para establecer las condiciones de pago de facturas en Australia?

Incluso una factura bien elaborada no garantizará el pago oportuno si las condiciones no son sencillas o no se aplican. En Australia, las condiciones de pago varían según el sector, pero las empresas que establecen condiciones justas, específicas y exigibles tienen muchas más probabilidades de mantener ingresos constantes. A continuación, te explicamos cómo establecer condiciones que funcionen para ti y tus clientes:

Utiliza condiciones de pago estándar y claras

La elección de las condiciones adecuadas depende de tu sector, del tipo de cliente y de la rapidez con la que necesites cobrar. Las empresas australianas suelen utilizar plazos de pago de 7, 14 o 30 días:

• Los autónomos y las pequeñas empresas de servicios suelen utilizar plazos de 7 o 14 días para fomentar un pago más rápido.

• Las grandes corporaciones y los contratos gubernamentales a menudo tienen un plazo de 30 días o más, pero el gobierno australiano exige a las grandes empresas a las que se les otorguen contratos gubernamentales de más de 4 millones de dólares australianos que paguen a los nuevos subcontratistas en un plazo de 20 días.

• Los comercios minoristas y los negocios de hostelería suelen exigir el pago inmediato o a plazos cortos.

Incluir términos imprecisos en las facturas puede dar lugar a malentendidos y a retrasos en los pagos. En lugar de escribir «pagadero a 30 días», especifica la fecha exacta de vencimiento, la moneda y los métodos de pago aceptados. Muchas empresas también utilizan incentivos financieros para fomentar el pago rápido y los cargos por pagos atrasados para desalentar las demoras.

Comunica los términos por adelantado y consigue un acuerdo

Tu factura no debería ser la primera vez que un cliente conozca tus condiciones de pago. Establece las expectativas antes de comenzar el trabajo al incluir los términos en los contratos o acuerdos de servicio, cotizaciones o propuestas y documentos de incorporación de clientes. Si vas a conceder un crédito comercial o condiciones flexibles, considera la posibilidad de que el cliente firme un acuerdo de condiciones de crédito.

Haz cumplir los términos de forma coherente

Si dejas que una factura pase 15 días vencida sin hacer un seguimiento, ese cliente podría asumir que los pagos atrasados son aceptables. Pero mostrarse demasiado agresivo puede tensar las relaciones. A continuación, se muestra un cronograma de ejemplo sobre cómo hacer el seguimiento:

• El día después de la fecha de vencimiento, envía un recordatorio cortés. Un correo electrónico simple y amigable a menudo resuelve los retrasos sin tener que tomar acciones adicionales.

• Una semana después de la fecha de vencimiento, haz un seguimiento con un correo electrónico más directo.

• Dos semanas después de la fecha de vencimiento, comunícate por teléfono.

Si tu cliente se atrasa en los pagos de forma repetida, considera la posibilidad de exigir el pago por adelantado para trabajos futuros.

Conoce tus derechos si un cliente no paga

Australia ha tomado medidas para abordar la morosidad en los pagos a las pequeñas empresas, como el Esquema de notificación de los plazos de pago, que exige a las grandes empresas que informen sobre la rapidez con la que pagan a los proveedores. Algunas industrias tienen leyes específicas que protegen a los proveedores. La industria de la construcción, por ejemplo, tiene leyes de seguridad de pago que imponen plazos estrictos para los pagos.

Aunque la mayoría de los clientes no requerirán acciones legales, conocer tus derechos ayuda si un cliente se retrasa repetidamente en los pagos. Si un cliente se niega a pagar a pesar de varios seguimientos, es posible que deba contratar a una agencia de cobro de deudas, emitir una carta formal de demanda o recurrir al tribunal de reclamos menores en caso de impago persistente.

¿Cómo puede ayudar Stripe con el procesamiento de las facturas?

Stripe automatiza la generación de facturas, los recordatorios, los pagos e informes, y te permite gestionar estas funciones en un solo lugar. Así es como Stripe puede hacer que la facturación sea más fácil y eficiente:

Creación rápida de facturas

Stripe permite a las empresas generar y enviar facturas en cuestión de minutos. A través del Dashboard de Stripe, puedes realizar lo siguiente:

• Agregar los datos del cliente y los ítems de la factura

• Calcular y aplicar automáticamente el GST

• Personalizar las facturas con la imagen de tu marca y las condiciones de pago

• Enviar facturas al instante por correo electrónico o compartir un enlace de pago directo

Recordatorios automáticos de entrega y pago

A menudo, la razón de un pago atrasado es que el cliente se olvidó de pagar. Stripe ayuda a las empresas a adelantarse a esta situación mediante la automatización de recordatorios personalizables.

Opciones de pago sencillas

Las empresas que aceptan pagos electrónicos a través de Stripe reciben pagos más rápido que las que dependen de transferencias manuales. Por ejemplo, los usuarios de Xero observaron que los pagos llegaban 14 días antes en promedio después de integrar Stripe. Las facturas de Stripe vienen con enlaces de pago integrados para que los clientes puedan hacer clic y pagar al instante con el método de pago de su elección, que incluye lo siguiente:

• Tarjetas de crédito y débito

• Transferencias bancarias

• Carteras digitales

• Débitos directos de Bulk Electronic Clearing System (BECS)

Facturación para facturas recurrentes

Stripe Billing está dirigido a empresas que facturan a clientes con regularidad, como agencias, consultores o empresas de software como servicio (SaaS). Es muy útil para los acuerdos de anticipo, los pagos a plazos y las suscripciones, que reducen la necesidad de realizar seguimientos constantes.

Seguimiento y conciliación integrados

Con Stripe, puedes hacer un seguimiento en tiempo real de las facturas pagadas, pendientes o vencidas. También puedes marcar automáticamente las facturas como pagadas en tu Dashboard de Stripe y en tu software de contabilidad (Stripe se integra con Xero y QuickBooks, entre otros).

Para empezar a usar Stripe Invoicing:

• Crea una cuenta de Stripe.

• Habilita Invoicing en el Dashboard de Stripe.

• Personaliza la plantilla de tu factura: agrega tu logotipo, los datos del impuesto sobre bienes y servicios y las condiciones de pago.

• Configura tu primera factura: ingresa los detalles del cliente, las partidas y la fecha de vencimiento.

• Configura los métodos de pago (por ejemplo, tarjeta de crédito, transferencia bancaria).

• Empieza a enviar facturas y enlaces de pago.