La facturation permet aux entreprises de gérer les rentrées de trésorerie, de se conformer aux lois fiscales et d’entretenir de bonnes relations avec leurs clients. Cependant, les factures peuvent rester impayées pour des raisons qui peuvent être évitées : des modalités de paiement peu claires, des informations manquantes ou un processus de facturation compliqué qui empêche les clients de payer dans les délais. Si l’on ajoute à cela les exigences de l’Administration fiscale australienne (ATO) et les règles relatives à la taxe sur les produits et services (TPS), il est clair que les entreprises doivent faire de la facturation une priorité.

Les bonnes pratiques de facturation permettent d’éviter les problèmes, d’aider les entreprises à être payées plus rapidement, de réduire les tâches administratives et d’améliorer la gestion financière. Vous trouverez ci-dessous un guide des bonnes pratiques en matière de facturation en Australie.

Sommaire de cet article

• Nature et importance de la facture en Australie
  
• Informations essentielles dans une facture conforme en Australie
  
• Moyens pour les entreprises australiennes de s’assurer de la conformité de leurs factures à l’ATO
  
• Bonnes pratiques pour définir les conditions de paiement des factures en Australie
  
• Comment Stripe peut vous aider dans le traitement des factures
  

Nature et importance de la facture en Australie

Une facture permet de suivre les ventes, de protéger les flux de trésorerie, de garantir la conformité fiscale et de servir de preuve légale des transactions. En Australie, les factures sont importantes pour les entreprises pour de nombreuses raisons, notamment pour être payées à temps et pour respecter les exigences de l’ATO. Voici pourquoi les factures sont importantes :

Elles assurent un flux de trésorerie stable

Les factures ont une importance cruciale pour vos revenus. Des factures tardives ou vagues peuvent entraîner des retards de paiement, ce qui peut entraîner des problèmes de trésorerie. Pour les entreprises dont les marges sont serrées, quelques factures impayées suffisent à perturber les opérations quotidiennes. Une facture bien structurée documente exactement ce qui est dû, crée un enregistrement qui facilite le suivi des paiements en retard et aide à prévoir les revenus afin que vous puissiez gérer efficacement vos dépenses et votre croissance.

Elles sont nécessaires pour la conformité fiscale

En Australie, la facturation est une obligation légale dans de nombreuses situations. L’ATO a établi des règles strictes sur la façon dont les factures doivent être formatées, en particulier pour les entreprises immatriculées à la TPS. Quelle que soit leur taille, toutes les entreprises australiennes doivent émettre et conserver leurs factures de manière appropriée afin d'éviter tout risque fiscal et de non-conformité.

Elles offrent une protection juridique et contractuelle

Une facture est un enregistrement juridique de ce qui a été convenu entre l’entreprise et le client. Si un client conteste un paiement, affirme qu’il n’a pas reçu de service ou retarde le paiement, votre facture est votre première ligne de défense. Une facture détaillée permet de faire respecter les conditions de paiement en indiquant les dates d’échéance, en énumérant ce qui a été livré et en fournissant des preuves à l’appui si vous devez poursuivre le recouvrement de créances.

Elles fournissent des informations importantes sur l’entreprise

Les factures fournissent des données précieuses sur les performances de votre entreprise. Les entreprises qui traitent un volume important de transactions utilisent les données des factures pour prendre des décisions financières plus éclairées, notamment pour renégocier les conditions avec leurs fournisseurs et ajuster leurs politiques de paiement. En analysant les tendances de facturation, vous pouvez identifier :

• Quels sont les clients qui paient en retard

• Quels sont les produits ou services qui génèrent le plus de revenus

• Le délai de réception des paiements

Vous pouvez utiliser ces informations pour ajuster vos politiques de crédit, vos stratégies de tarification et vos pratiques de gestion financière.

Informations essentielles dans une facture conforme en Australie

L’ATO impose des règles sur le contenu des factures. Ces règles s’appliquent aux factures fiscales (émises par des entreprises immatriculées à la TPS) et aux factures ordinaires (émises par des entreprises non immatriculées à la TPS).

Facture fiscale et facture ordinaire

Si un client en fait la demande, les entreprises immatriculées à la TPS doivent émettre des factures fiscales pour les ventes taxables supérieures à 82,50 dollars australiens (AUD) (TPS comprise) dans un délai de 28 jours. Les clients ont besoin de factures fiscales pour demander des crédits de TPS, et des informations incorrectes ou manquantes peuvent entraîner des problèmes de conformité fiscale.

Les entreprises qui ne sont pas immatriculées à la TPS utilisent des factures ordinaires. Celles-ci ne doivent pas inclure la mention « facture fiscale » et doivent indiquer de manière transparente qu’aucune TPS n’est facturée (par exemple, en ajoutant « Aucune TPS n’a été facturée » ou en indiquant que la TPS est de 0 AUD).

Sept éléments requis pour une facture fiscale conforme en Australie

L’ATO stipule qu’une facture fiscale destinée aux entreprises doit inclure les éléments suivants :

1. La mention « facture fiscale » doit être clairement indiquée

2. Nom de votre entreprise immatriculée

3. Votre numéro d'identification australien (ABN)

4. La date d’émission de la facture

5. La description des biens ou des services

6. Le montant de la TPS à payer (s’il y a lieu)

7. L’état imposable de chaque article

Si le montant total de la facture est supérieur ou égal à 1 000 AUD (TPS comprise), vous devez également indiquer l’identité du client ou son numéro ABN. Les transactions importantes peuvent ainsi être bien documentées.

Moyens pour les entreprises australiennes de s’assurer de la conformité de leurs factures à l’ATO

Pour répondre aux exigences de facturation de l’ATO, il faut savoir quand émettre des factures, comment les conserver et quels systèmes utiliser. Une bonne conformité réduit les risques fiscaux et évite les litiges inutiles. Voici comment faire en sorte que votre processus de facturation soit conforme à la législation fiscale australienne :

Appliquer correctement la TPS

Si vous facturez la TPS, votre facture doit indiquer les articles taxables et le montant de la TPS. Si un article est sans taxe ou exonéré de TPS, vous devez également l’indiquer. Si votre entreprise n’est pas immatriculée à la TPS, vous ne pouvez pas la facturer.

Conserver les registres des factures pendant au moins cinq ans

L’ATO exige des entreprises qu’elles conservent toutes les factures de vente et d’achat pendant au moins cinq ans.
Les bonnes pratiques en matière de conservation des documents comprennent le stockage de copies de toutes les factures (émises et reçues), la conservation des documents justificatifs (par exemple, les contrats, les bons de commande, les reçus) et l’utilisation d’un stockage sécurisé, qu’il soit numérique ou physique.

Utiliser la facturation numérique et la tenue de dossiers électroniques

L’ATO encourage les entreprises à recourir à la facturation électronique et à la tenue de dossiers numériques. De nombreux systèmes de facturation numérique s’intègrent au logiciel de comptabilité pour suivre automatiquement les factures et signaler les paiements en retard.

Envisager la facturation électronique pour des transactions plus rapides et plus sécurisées

Le cadre de facturation électronique australien, basé sur le réseau Peppol, permet aux entreprises d’échanger des factures directement entre les systèmes comptables. Cette solution permet de réduire les erreurs humaines, d’accélérer les paiements et d’améliorer la conformité.

Suivre les directives de l’ATO pour les situations spéciales

Certaines entreprises sont soumises à des règles de facturation spécifiques. C’est le cas, par exemple, des factures fiscales créées par le destinataire, pour lesquelles le client émet la facture. C’est une pratique courante dans des secteurs tels que l’agriculture et la construction, mais qui nécessite un accord et une formulation spécifique approuvée par l’ATO. Si votre entreprise exerce ses activités dans un secteur spécialisé, consultez les directives de l’ATO pour vous assurer qu’elle respecte les règles supplémentaires.

Former le personnel et vérifier régulièrement la conformité

Effectuez régulièrement des contrôles de conformité internes en examinant un échantillon de factures pour confirmer qu’elles sont conformes aux normes ATO. Les lois fiscales et les seuils applicables aux factures peuvent changer. Informez-vous régulièrement sur le site Web de l'ATO ou consultez votre comptable.

Bonnes pratiques pour définir les conditions de paiement des factures en Australie

Même une facture bien rédigée ne garantit pas un paiement dans les délais si les conditions ne sont pas simples ou appliquées. En Australie, les délais de paiement varient d’un secteur à l’autre, mais les entreprises qui fixent des conditions justes, spécifiques et applicables sont beaucoup plus susceptibles de maintenir des revenus stables. Voici comment définir des conditions qui vous conviennent, à vous et à vos clients :

Utiliser des conditions de paiement standard et claires

Le choix des bonnes conditions dépend de votre secteur d’activité, de votre type de clientèle et de la rapidité avec laquelle vous devez être payé. Les entreprises australiennes ont généralement recours à des modalités de paiement à 7, 14 ou 30 jours :

• Les travailleurs indépendants et les petites entreprises de services ont souvent recours à des durées de 7 ou 14 jours pour accélérer les paiements.

• Les grandes entreprises et les contrats gouvernementaux sont souvent fixés par défaut à 30 jours ou plus, mais le gouvernement australien exige des grandes entreprises qui obtiennent des contrats gouvernementaux supérieurs à 4 millions AUD qu’elles paient les nouveaux sous-traitants dans un délai de 20 jours.

• Les entreprises du secteur de la vente au détail et de l’hôtellerie exigent généralement un paiement immédiat ou des délais courts.

L’inclusion de termes vagues sur les factures peut entraîner des malentendus et des retards de paiement. Au lieu d’indiquer « payable dans 30 jours », précisez la date d’échéance exacte, la devise et les moyens de paiement acceptés. De nombreuses entreprises ont également recours à des incitatifs financiers pour encourager les paiements rapides et à des frais de retard afin de décourager les paiements tardifs.

Communiquer les conditions dès le départ et obtenir l’accord

Votre facture ne doit pas être le premier document par lequel un client prend connaissance de vos conditions de paiement. Définissez les attentes avant le début du travail en incluant des conditions dans les contrats ou les accords de service, les devis ou les propositions, ainsi que dans les documents d’intégration des clients. Si vous accordez un crédit commercial ou des conditions flexibles, envisagez de faire signer un accord de conditions de crédit au client.

Appliquer les conditions de manière cohérente

Si vous laissez une facture en souffrance pendant 15 jours sans faire de suivi, le client pourrait considérer que les retards de paiement sont acceptables. En revanche, une approche trop agressive peut nuire aux relations. Voici un exemple de calendrier pour le suivi :

• Le lendemain de la date d’échéance, envoyez un rappel poli. Un e-mail simple et convivial résout souvent les retards sans action supplémentaire.

• Une semaine après la date d’échéance, envoyez un e-mail plus direct.

• Deux semaines après la date d’échéance, contactez le client par téléphone.

Si votre client effectue régulièrement des paiements en retard, envisagez d'exiger un paiement à l'avance pour les travaux futurs.

Connaître vos droits en cas de non-paiement

L’Australie a pris des mesures pour lutter contre les retards de paiement aux petites entreprises, comme le Payment Times Reporting Scheme, qui oblige les grandes entreprises à déclarer la rapidité avec laquelle elles paient leurs fournisseurs. Certains secteurs ont des lois spécifiques qui protègent les fournisseurs. Dans le secteur du bâtiment et de la construction, par exemple, les lois sur la sécurité des paiements imposent des délais stricts pour les paiements.

S’il est vrai qu’en général, une action en justice n’est pas nécessaire, il est utile de connaître vos droits en cas de retard de paiement répété de la part d'un client. Si un client refuse de payer malgré plusieurs rappels, vous devrez peut-être recourir à une agence de recouvrement, envoyer une lettre de mise en demeure ou saisir le tribunal des petites créances en cas de non-paiement persistant.

Comment Stripe peut vous aider dans le traitement des factures

Stripe automatise la génération des factures, les rappels, les paiements et la création de rapports, et vous permet de gérer ces fonctions en un seul endroit. Voici comment Stripe peut simplifier et optimiser la facturation :

Création rapide de factures

Stripe permet aux entreprises de générer et d’envoyer des factures en quelques minutes. Avec le Dashboard Stripe, vous pouvez :

• Ajouter les coordonnées du client et les postes de facturation

• Calculer la TPS et l’appliquer automatiquement

• Personnaliser les factures avec votre marque et vos conditions de paiement

• Envoyer des factures instantanément par e-mail ou partager un lien de paiement direct

Rappels automatiques de livraison et de paiement

Souvent, un retard de paiement est simplement dû à un oubli de la part du client. Stripe aide les entreprises à garder une longueur d’avance grâce à l’envoi automatique de rappels personnalisables.

Options de paiement faciles

Les entreprises qui acceptent les paiements en ligne via Stripe sont payées plus rapidement que celles qui utilisent les virements manuels. Par exemple, les utilisateurs de Xero ont vu leurs paiements arriver 14 jours plus tôt en moyenne après avoir intégré Stripe. Les factures Stripe sont fournies avec des liens de paiement intégrés, ce qui permet aux clients de cliquer et de payer instantanément avec le moyen de paiement de leur choix, notamment par :

• Cartes de crédit et de débit

• Virements bancaires

• Wallets

• Prélèvements automatiques BECS (Bulk Electronic Clearing System)

Facturation des factures récurrentes

Stripe Billing s’adresse aux entreprises qui facturent régulièrement leurs clients, telles que les agences, les consultants ou les entreprises de software as a service (SaaS). Cette solution est particulièrement utile pour les contrats d’acompte, les paiements échelonnés et les abonnements, qui réduisent le besoin de suivis constants.

Suivi et rapprochement intégrés

Avec Stripe, vous pouvez suivre l’état des factures en temps réel : payées, en attente ou en retard de paiement. Vous pouvez également marquer automatiquement les factures comme payées dans votre Dashboard Stripe et dans votre logiciel comptable (Stripe s’intègre à Xero, QuickBooks, etc.).

Pour commencer à utiliser Stripe Invoicing :

• Créez un compte Stripe.

• Activez Invoicing dans le Dashboard Stripe.

• Personnalisez votre modèle de facture : ajoutez votre logo, les détails de la TPS et les conditions de paiement.

• Configurez votre première facture : saisissez les coordonnées du client, les postes et la date d’échéance.

• Configurez les moyens de paiement (par ex., carte de crédit, virement bancaire).

• Commencez à envoyer des factures et des liens de paiement.