La fatturazione è il modo in cui le attività mantengono la liquidità in entrata, rimangono conformi alle leggi fiscali e mantengono buone relazioni con i clienti. Tuttavia, le fatture possono non venire pagate per motivi evitabili: termini di pagamento non chiari, dettagli mancanti o una procedura di fatturazione contorta che rende difficile per i clienti pagare puntualmente. Se a ciò si aggiungono i requisiti dell'Australian Taxation Office (ATO) e le norme in materia dell'imposta sui beni e servizi (GST), è chiaro che la fatturazione deve diventare una priorità per le attività.

Con pratiche di fatturazione adeguate si evitano problemi, le attività vengono pagate più rapidamente, si riducono gli oneri amministrativi e si migliora la gestione finanziaria. Di seguito è riportata una guida alle best practice per la fatturazione in Australia.

Di cosa tratta questo articolo?

• Cos'è una fattura e perché è importante in Australia?
  
• Quali informazioni devono essere incluse in una fattura australiana valida?
  
• In che modo le attività australiane possono garantire la conformità delle fatture all'ATO?
  
• Quali sono le best practice per definire i termini di pagamento delle fatture in Australia?
  
• In che modo Stripe può aiutarti nell'elaborazione delle fatture?
  

Cos'è una fattura e perché è importante in Australia?

Una fattura tiene traccia delle vendite, protegge il flusso di cassa, favorisce la conformità fiscale e funge da prova legale delle transazioni. In Australia, le fatture sono importanti per le attività per molte ragioni, tra cui ricevere i pagamenti entro i tempi previsti e soddisfare i requisiti dell'ATO. Di seguito sono riportati i motivi per cui le fatture sono importanti.

Mantengono costante il flusso di cassa

Le fatture sono il nucleo dei tuoi ricavi. Le fatture in ritardo o vaghe possono comportare ritardi nei pagamenti, che possono causare problemi a livello del flusso di cassa. Per le attività con margini ridotti, anche poche fatture non pagate possono interrompere le operazioni quotidiane. Una fattura ben strutturata documenta esattamente l'importo dovuto, crea un registro che facilita il sollecito dei pagamenti scaduti e aiuta a prevedere le entrate in modo da poter gestire le spese e la crescita in modo efficace.

Sono necessarie per la conformità fiscale

In Australia, la fatturazione è un requisito legale in molte situazioni. L'ATO adotta regole rigorose sulla formattazione delle fatture, in particolare per le attività registrate ai fini della GST. Indipendentemente dalle dimensioni, ogni attività in Australia deve emettere e conservare correttamente le fatture per evitare rischi fiscali e di conformità.

Offrono tutela legale e contrattuale

Una fattura è un documento legale di ciò che è stato concordato tra l'attività e il cliente. Se un cliente contesta un addebito, afferma di non aver ricevuto un servizio o ritarda il pagamento, la tua fattura è la tua prima linea di difesa. Una fattura dettagliata aiuta a far rispettare i termini di pagamento indicando le date di scadenza, elencando ciò che è stato consegnato o fornito e fornendo prove a supporto in caso di necessità di agire per il recupero crediti.

Forniscono importanti informazioni sull'attività

Le fatture offrono dati preziosi sulle prestazioni della tua attività. Le attività che elaborano un elevato volume di transazioni utilizzano i dati delle fatture per prendere decisioni finanziarie più intelligenti, ad esempio rinegoziando le condizioni con i fornitori e modificando le politiche di pagamento. Analizzando i modelli delle fatture, è possibile identificare:

• quali clienti pagano in ritardo costantemente;

• quali prodotti o servizi generano maggiori ricavi;

• quanto tempo occorre per ricevere i pagamenti.

Puoi utilizzare queste informazioni per modificare le politiche di credito, le strategie di prezzo e le pratiche di gestione del denaro.

Quali informazioni devono essere incluse in una fattura australiana valida?

L'ATO ha stabilito regole su ciò che deve essere incluso nelle fatture. Queste regole si applicano alle fatture fiscali (emesse da attività registrate ai fini della GST) e alle fatture standard (emesse da attività non registrate ai fini della GST).

Fattura fiscale e fattura standard

Le attività registrate ai fini della GST devono emettere fatture fiscali per le vendite imponibili superiori a 82,50 dollari australiani (AUD) (GST inclusa) entro 28 giorni se il cliente ne fa richiesta. I clienti hanno bisogno delle fatture per richiedere crediti GST e dati errati o mancanti possono causare problemi di conformità fiscale.

Le attività non registrate ai fini della GST utilizzano fatture standard. Queste non devono includere la dicitura "tax invoice" (fattura fiscale) e devono indicare in modo trasparente che non viene addebitata alcuna GST (ad es., con la dicitura "No GST has been charged", ovvero "Non è stata addebitata alcuna GST", o l'indicazione che la GST ammonta a 0 AUD).

Sette elementi necessari per una fattura australiana valida

L'ATO impone che una fattura fiscale per le attività includa gli elementi sotto riportati.

1. La dicitura "fattura fiscale" esposta in modo ben visibile

2. La tua ragione sociale registrata

3. Il tuo Australian Business Number (ABN)

4. La data di emissione della fattura

5. Una descrizione dei beni o servizi

6. L'importo della GST da pagare (se applicabile)

7. Lo stato imponibile di ciascuna voce

Se il totale della fattura è pari o superiore a 1.000 AUD (GST inclusa), devi includere anche l'identità o l'ABN del cliente. Ciò assicura che le transazioni di importo elevato siano ben documentate.

In che modo le attività australiane possono garantire la conformità delle fatture all'ATO?

Per soddisfare i requisiti di fatturazione dell'ATO è necessario comprendere quando emettere le fatture, come conservarle e quali sistemi utilizzare. Una corretta conformità riduce i rischi fiscali e previene inutili contestazioni. Di seguito viene spiegato come mantenere la procedura di fatturazione in linea con le leggi fiscali australiane.

Applicare correttamente la GST

Se addebiti la GST, la tua fattura deve illustrare quali voci sono imponibili e l'importo della GST. Se un articolo non è soggetto alla GST o è esente da GST, devi specificarlo. Se non sei registrato ai fini della GST, non puoi addebitarla.

Conservare i registri delle fatture per almeno cinque anni

L'ATO impone alle attività di conservare per almeno cinque anni tutte le fatture di vendita e acquisto.
Le best practice per la conservazione dei registri includono l'archiviazione di copie di tutte le fatture (emesse e ricevute), la conservazione dei documenti giustificativi (ad es., contratti, ordini di acquisto, ricevute) e l'utilizzo di un'archiviazione sicura, sia essa digitale o fisica.

Utilizzare la fatturazione digitale e la tenuta dei registri elettronica

L'ATO incoraggia le attività a utilizzare la fatturazione elettronica e la tenuta dei registri digitale. Molti sistemi di fatturazione digitale si integrano con i software di contabilità per monitorare automaticamente le fatture e segnalare i pagamenti scaduti.

Prendere in considerazione la fatturazione elettronica per transazioni più rapide e sicure

Il framework di fatturazione elettronica australiano, basato sulla rete Peppol, consente alle attività di scambiare fatture direttamente tra i sistemi di contabilità. In questo modo si riducono gli errori umani, si velocizzano i pagamenti e si migliora la conformità.

Seguire le linee guida dell'ATO per le situazioni speciali

Alcune attività operano in base a norme specifiche in materia di fatturazione. Un esempio sono le fatture RCTI (recipient-created tax invoices, ovvero fatture fiscali create dal destinatario), per le quali è il cliente a emettere la fattura. Ciò è frequente in settori come l'agricoltura e l'edilizia, ma richiede un accordo e una formulazione specifica approvata dall'ATO. Se la tua attività opera in un settore specializzato, controlla le linee guida dell'ATO per verificare la conformità a eventuali regole aggiuntive.

Formare il personale e analizzare regolarmente la conformità

Conduci regolari controlli di conformità interni analizzando un campione di fatture per verificare che soddisfino gli standard dell'ATO. Le leggi fiscali e le soglie per le fatture possono cambiare, quindi resta aggiornato tramite il sito web dell'ATO o rivolgiti al tuo commercialista.

Quali sono le best practice per definire i termini di pagamento delle fatture in Australia?

Anche una fattura ben strutturata non garantirà un pagamento puntuale se i termini non sono chiari o non vengono applicati. In Australia, i termini di pagamento variano in base al settore, ma le attività che definiscono termini equi, specifici e applicabili hanno molte più probabilità di mantenere introiti stabili. Di seguito viene illustrato come definire termini che funzionino per te e per i tuoi clienti.

Utilizza termini di pagamento chiari e standard

La scelta delle condizioni giuste dipende dal tuo settore, dal tipo di cliente e dalla velocità con cui hai bisogno di ricevere il pagamento. Le attività australiane in genere utilizzano termini di pagamento a 7, 14 o 30 giorni:

• i liberi professionisti e le piccole attività di servizi spesso utilizzano termini a 7 o 14 giorni per incoraggiare pagamenti più rapidi;

• le grandi aziende e i contratti governativi spesso optano per 30 giorni o più, ma il governo australiano richiede alle grandi attività che si aggiudicano contratti governativi per importi superiori a 4 milioni di dollari australiani di pagare i nuovi subappaltatori entro 20 giorni;

• le attività di commercio al dettaglio e del settore dell'ospitalità in genere richiedono pagamenti immediati o termini brevi.

L'inclusione di termini vaghi nelle fatture può portare a malintesi e ritardi nei pagamenti. Anziché scrivere "pagabile entro 30 giorni", specifica la data di scadenza esatta, la valuta e i metodi di pagamento accettati. Molte attività utilizzano inoltre incentivi finanziari per incoraggiare pagamenti rapidi e penali per ritardato pagamento per scoraggiare i ritardi.

Comunica i termini in anticipo e ottieni il consenso

La tua fattura non deve essere la prima occasione in cui un cliente vede i tuoi termini di pagamento. Definisci le aspettative prima dell'inizio del lavoro includendo i termini nei contratti o negli accordi di servizio, nei preventivi o nelle proposte e nei documenti di attivazione del cliente. Se stai estendendo credito commerciale o termini flessibili, prendi in considerazione la possibilità di far firmare al cliente un accordo sui termini di credito.

Applica i termini in modo coerente

Se lasci che una fattura accumuli 15 giorni di ritardo senza alcun sollecito, quello specifico cliente potrebbe pensare che i pagamenti in ritardo sono accettabili. Tuttavia, un'eccessiva aggressività può mettere a dura prova le relazioni. Ecco un esempio di tempistica per il sollecito:

• il giorno dopo la data di scadenza, invia un promemoria educato; una semplice email amichevole spesso risolve i ritardi senza ulteriori azioni;

• una settimana dopo la data di scadenza, invia un sollecito con un'email più diretta;

• due settimane dopo la data di scadenza, mettiti in contatto telefonicamente.

Se il tuo cliente effettua ripetutamente pagamenti in ritardo, prendi in considerazione la possibilità di richiedere il pagamento anticipato per i lavori futuri.

Sii consapevole dei tuoi diritti se un cliente non paga

L'Australia ha adottato misure per contrastare i ritardi nei pagamenti alle piccole attività, come il Payment Times Reporting Scheme, che impone alle grandi attività di dichiarare la velocità con cui pagano i fornitori. Alcuni settori hanno leggi specifiche a tutela dei fornitori. Il settore dell'edilizia e delle costruzioni, ad esempio, dispone di leggi sulla sicurezza dei pagamenti che impongono tempistiche rigorose per i pagamenti.

Anche se la maggior parte dei clienti non richiederà un'azione legale, conoscere i propri diritti può essere d'aiuto se un cliente ritarda ripetutamente i pagamenti. Se un cliente si rifiuta di pagare nonostante diversi solleciti, potrebbe essere necessario rivolgersi a un'agenzia di recupero crediti, emettere una lettera di richiesta formale o rivolgersi a un tribunale per le cause minori in caso di mancato pagamento persistente.

In che modo Stripe può aiutarti nell'elaborazione delle fatture?

Stripe automatizza la generazione di fatture, i promemoria, i pagamenti e la reportistica e ti permette di gestire tutte queste funzioni in un unico posto. Di seguito viene illustrato come Stripe può semplificare e rendere più efficiente la fatturazione.

Creazione rapida delle fatture

Stripe consente alle attività di generare e inviare fatture in pochi minuti. Tramite la Dashboard Stripe puoi:

• aggiungere i dati del cliente e le voci della fattura;

• calcolare e applicare automaticamente la GST;

• personalizzare le fatture con il tuo brand e i tuoi termini di pagamento;

• inviare le fatture istantaneamente via email o condividere un link di pagamento diretto.

Consegna e promemoria di pagamento automatici

Spesso, il motivo di un pagamento in ritardo è che un cliente si è dimenticato di pagare. Stripe aiuta le attività ad anticipare questo problema automatizzando promemoria personalizzabili.

Opzioni di pagamento semplici

Le attività che accettano pagamenti online tramite Stripe ricevono i pagamenti più rapidamente rispetto a quelle che si affidano ai trasferimenti manuali. Ad esempio, gli utenti di Xero hanno visto arrivare i pagamenti in media 14 giorni prima dopo aver integrato Stripe. Le fatture Stripe sono dotate di link di pagamento integrati, cosicché i clienti possano fare clic e pagare istantaneamente usando il metodo di pagamento che preferiscono, tra cui:

• carte di credito e di debito;

• bonifici bancari;

• wallet;

• addebiti diretti BECS (Bulk Electronic Clearing System).

Addebito per fatture ricorrenti

Stripe Billing è rivolto ad attività che emettono regolarmente fatture ai clienti, come agenzie, consulenti o attività Software-as-a-Service (SaaS). È particolarmente utile per gli accordi di compenso ricorrente, i pagamenti rateali e gli abbonamenti, che riducono la necessità di solleciti costanti.

Monitoraggio e riconciliazione integrati

Con Stripe puoi monitorare in tempo reale quali fatture sono pagate, in sospeso o scadute. Puoi anche contrassegnare automaticamente le fatture come pagate nella tua Dashboard Stripe e nel tuo software di contabilità (Stripe si integra con Xero, QuickBooks e altri ancora).

Segui questi passaggi per iniziare a utilizzare Stripe Invoicing.

• Crea un account Stripe.

• Abilita Invoicing nella Dashboard Stripe.

• Personalizza il modello di fattura, aggiungendo il tuo logo, i dettagli sulla GST e i termini di pagamento.

• Configura la tua prima fattura, inserendo i dati del cliente, le voci riga e la data di scadenza.

• Configura i metodi di pagamento (ad es., carta di credito, bonifico bancario).

• Inizia a inviare fatture e link di pagamento.