开具发票是企业保持现金流入、遵守税法和保持良好客户关系的方式。但若因可预防原因导致发票未付款 — 如模糊的付款条款、信息缺失或复杂的开票流程 — 导致客户难以按时付款。再加上澳大利亚税务局 (ATO) 的要求以及商品及服务税 (GST) 的规定，很明显企业需要将开票列为优先事项。

正确的开具发票实践可以预防问题的发生，帮助企业更快收款，减少行政工作，并打造更良好的财务运营。以下是澳大利亚开具发票最佳实践指南。

本文内容

• 什么是发票，以及在澳大利亚它为什么重要？
  
• 有效的澳大利亚发票必须包含哪些信息？
  
• 澳大利亚企业如何确保发票符合澳大利亚税务局的要求？
  
• 在澳大利亚设置发票付款条款的最佳实践是什么？
  
• Stripe 如何帮助处理发票？
  

什么是发票，为什么它在澳大利亚很重要？

发票用于跟踪销售情况，保障现金流，支持税务合规，并且是交易的法律证明。在澳大利亚，发票对企业来说很重要，原因有很多，包括按时收款以及满足澳大利亚税务局的要求。以下是发票重要的原因：

维持稳定的现金流

发票是收入的核心。延迟开具或内容含糊的发票可能导致付款延迟，进而引发现金流问题。对于利润微薄的企业来说，即使只有几张未支付的发票也可能扰乱日常运营。结构合理的发票能准确记录所欠款项，形成记录以便更轻松地跟进逾期付款情况，还有助于预测收入，这样企业就能有效地管理开支和实现增长。

它们是税务合规的必要条件

在澳大利亚，在许多情况下开具发票是一项法律要求。澳大利亚税务局对于发票的格式有严格规定，特别是对于已注册商品及服务税的企业。无论规模大小，澳大利亚的每家企业都需要正确开具和保存发票，以避免税务和合规风险。

提供法律和合同保护

发票是企业与客户之间达成的协议的法律记录。如果客户对某项收费提出异议，声称未收到某项服务，或者延迟付款，发票就是企业的第一道防线。详细的发票通过注明到期日、列出交付的内容，并在需要追讨欠款时提供佐证，有助于执行付款条款。

提供重要的企业洞察

发票提供了有关企业业绩的宝贵数据。处理大量交易的企业会利用发票数据做出更明智的财务决策，包括重新协商供应商条款和调整付款政策。通过分析发票模式，企业可以确定：

• 哪些客户经常逾期付款

• 哪些产品或服务带来的收入最多

• 收到付款需要多长时间

企业可以利用这些信息来调整信用政策、定价策略和资金管理实践。

有效的澳大利亚发票必须包含哪些信息？

澳大利亚税务局对于发票必须包含的内容有相关规定。这些规定适用于税务发票（由已注册商品及服务税的企业开具）和普通发票（由未注册商品及服务税的企业开具）。

税务发票与普通发票

已注册商品及服务税的企业，如果客户要求必须在 28 天内为应税销售额超过 82.50 澳元(AUD)（包括商品及服务税）的交易开具税务发票。客户需要税务发票来申报商品及服务税抵免，错误或缺失的细节可能会导致税务合规问题。

未注册商品及服务税的企业使用普通发票。普通发票不应包含“税务发票”字样，并且应明确注明未收取商品及服务税（例如，“未收取商品及服务税”或显示商品及服务税为 0 澳元）。

有效的澳大利亚税务发票的七个必备要素

澳大利亚税务局规定，企业的税务发票必须包含以下要素：

1. 醒目地显示“税务发票”字样

2. 企业的注册名称

3. 您的澳大利亚商业编号 (ABN)

4. 发票开具日期

5. 商品或服务的描述

6. 应缴纳的商品及服务税金额（如适用）

7. 每个项目的应税状态

如果发票总额为 1000 澳元或以上（包括商品及服务税），还必须包含客户的身份信息或澳大利亚商业编号。这确保了大额交易有据可查。

澳大利亚企业如何确保发票符合澳大利亚税务局的要求？

满足澳大利亚税务局的开票要求意味着要知道何时开具发票、如何保存发票，以及使用哪些系统。妥善合规可降低税务风险，防止不必要的纠纷。以下是使企业的开票流程符合澳大利亚税法的方法：

正确应用商品及服务税

如果企业收取商品及服务税，发票必须明确列出哪些项目应税以及商品及服务税的金额。如果某一项目免征商品及服务税或属于免税项目，也必须予以说明。如果企业未注册商品及服务税，则不能收取该税。

将发票记录至少保存五年

澳大利亚税务局要求企业保留所有销售和采购发票保留至少五年。
保存记录的最佳实践包括保存所有发票（已开具和已收到的）副本、保留佐证文件（例如合同、采购订单、收据），并使用安全的存储方式，无论是数字存储还是物理存储。

使用数字发票和电子记录保存

澳大利亚税务局鼓励企业使用电子开票和数字记录保存方式。许多数字发票系统与会计软件集成，可自动跟踪发票并标记逾期付款。

考虑使用电子发票以实现更快捷、更安全的交易

澳大利亚的电子发票框架基于 Peppol 网络，使企业能够在会计系统之间直接交换发票。这减少了人为错误，加快了付款速度，并提高了合规性。

在特殊情况下遵循澳大利亚税务局的指南

有些企业需遵循特定的开票规则运营。一个示例是收件人创建的税务发票 (RCTI)，客户为其开具发票。这在农业和建筑等行业较为常见，但这需要达成协议并使用澳大利亚税务局认可的特定措辞。如果企业在专业领域运营，请查看澳大利亚税务局的指南，以确认是否符合任何额外的规定。

培训员工并定期审查合规情况

通过审查发票样本进行定期内部合规检查，以确认其符合澳大利亚税务局的标准。税法和发票限额可能会发生变化，因此请通过澳大利亚税务局网站保持信息更新，或者咨询企业的会计师。

在澳大利亚设置发票付款条款的最佳实践是什么？

如果付款条款不直接明了或未得到执行，即使是精心制作的发票也无法保证及时收款。在澳大利亚，付款条款因行业而异，但设定公平、具体且可执行条款的企业更有可能保持稳定的收入。以下是如何设定对企业和客户都适用的条款：

使用标准且清晰的付款条款

选择合适的条款取决于企业所在的行业、客户类型以及企业需要多快收到款项。澳大利亚企业通常使用 7 天、14 天或 30 天的付款条款：

• 自由职业者和小型服务企业通常使用 7 天或 14 天的付款条款，以鼓励更快付款。

• 大型公司和政府合同通常默认 30 天或更长时间，但澳大利亚政府要求获得超过 400 万澳元政府合同的大型在 20 天内支付新的分包商款项。

• 零售和酒店业企业通常要求立即付款或较短的付款期限。

在发票上使用模糊的条款可能会导致误解和付款延迟。不要写“30 天内支付”，而是指定确切的到期日、货币和接受的付款方式。许多企业还使用财务激励措施来鼓励快速付款，并收取滞纳金以阻止付款延迟。

提前沟通条款并达成协议

您的发票不应是客户首次看到企业付款条款的地方。在工作开始之前，通过在合同或服务协议、报价或建议以及客户入职文件中加入条款来设定期望。如果您要提供贸易信用或灵活条款，请考虑让客户签署信用条款协议。

始终如一地执行条款

如果企业对逾期 15 天的发票不闻不问，该客户可能会认为延迟付款是可以接受的。但过于强硬可能会使关系紧张。以下是如何跟进的示例时间表：

• 到期日的次日，发送礼貌的提醒。一封简单友好的电子邮件通常可以解决延迟问题，而无需采取额外行动。

• 到期日后一周，发送更直接的电子邮件进行跟进。

• 到期日两周后，通过电话联系。

如果客户经常逾期付款，企业可以考虑要求其为未来的工作预先付款。

了解客户不付款时您的权利

澳大利亚已采取措施解决对小企业的延迟付款问题，例如付款时间报告计划，该计划要求大型企业报告其向供应商付款的速度。一些行业有保护供应商的特定法律。例如，建筑和施工行业有付款保障法律，对付款规定了严格的时间期限。

虽然大多数客户不需要采取法律行动，但了解自己的权利有助于应对客户反复延迟付款的情况。如果客户在多次跟进后仍拒绝付款，企业可能需要聘请收债机构、发出正式的催款函，或者对于持续不付款的情况使用小额索赔法庭。

Stripe 如何帮助处理发票？

Stripe 可实现发票生成、提醒、付款和报告的自动化，并让企业在一个地方管理这些功能。以下是 Stripe 如何使开具发票更轻松、更高效：

快速创建发票

Stripe 让企业能够在几分钟内生成并发送发票。通过 Stripe 管理平台，您可以：

• 添加客户详细信息和发票明细项

• 自动计算和应用商品及服务税

• 使用企业的品牌标识和付款条款定制发票

• 通过电子邮件即时发送发票或分享直接付款链接

自动发货和付款提醒

通常，延迟付款的原因是客户忘记付款。Stripe 通过自动化可定制的提醒功能帮助企业避免这种情况。

便捷的付款选项

通过 Stripe 接受在线支付的企业比依赖人工转账的企业获得付款的速度更快。例如，Xero 用户在集成 Stripe 后，收款时间平均提前了 14 天。Stripe 发票带有内置的支付链接，因此客户可以点击并使用他们选择的支付方式即时付款，包括：

• 信用卡和借记卡

• 银行转账

• 数字钱包

• 批量电子清算系统 (BECS) 直接借记

定期发票的计费

Stripe Billing 适用于定期向客户开票的企业，例如代理机构、顾问或软件即服务 (SaaS) 企业。它对于保留金协议、分期付款和订阅特别有用，这减少了持续跟进的需要。

内置跟踪和对账功能

借助 Stripe，企业可以实时跟踪哪些发票已支付、处于待处理状态或已逾期。您还可以在 Stripe 管理平台和会计软件（Stripe 与 Xero、QuickBooks 等集成）中自动将发票标记为已付。

要开始使用 Stripe Invoicing：

• 创建 Stripe 账户。

• 在 Stripe 管理平台中启用 Invoicing。

• 定制您的发票模板 — 企业的徽标、商品及服务税详细信息和付款条款。

• 设置您的第一张账单 — 输入客户的详细信息、项目明细和到期日。

• 设置付款方式（例如信用卡、银行转账）。

• 开始发送发票和付款链接。