Über die Rechnungsstellung sorgen Unternehmen dafür, dass Geld hereinkommt, Steuergesetze eingehalten und gute Kundenbeziehungen gepflegt werden. Doch Rechnungen können aus vermeidbaren Gründen nicht bezahlt werden: unklare Zahlungsbedingungen, fehlende Angaben oder ein komplizierter Rechnungsprozess, der es der Kundschaft erschwert, pünktlich zu zahlen. Nimmt man dann noch die Anforderungen der australischen Steuerbehörde (Australian Taxation Office, ATO) sowie die Regeln für die Waren- und Dienstleistungssteuer (Goods and Services Tax, GST) hinzu, wird klar, dass Unternehmen der Rechnungsstellung Priorität einräumen müssen.

Die richtigen Rechnungsstellungspraktiken beugen Problemen vor, helfen Unternehmen, schneller bezahlt zu werden, reduzieren den Verwaltungsaufwand und verbessern die finanziellen Abläufe. Nachstehend finden Sie einen Leitfaden zu bewährten Verfahren für die Rechnungsstellung in Australien.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Rechnung und warum ist sie in Australien wichtig?
  
• Welche Informationen müssen auf einer gültigen australischen Rechnung enthalten sein?
  
• Wie können australische Unternehmen die Einhaltung der ATO-Anforderungen für Rechnungen sicherstellen?
  
• Wie lauten die Best Practices für die Festlegung von Zahlungsbedingungen für Rechnungen in Australien?
  
• Wie kann Stripe bei der Rechnungsbearbeitung helfen?
  

Was ist eine Rechnung und warum ist sie in Australien wichtig?

Eine Rechnung verfolgt Verkäufe, schützt den Cashflow, unterstützt die Einhaltung von Steuervorschriften und dient als rechtlicher Transaktionsnachweis. In Australien sind Rechnungen für Unternehmen aus mehreren Gründen wichtig, darunter die pünktliche Bezahlung und die Erfüllung der ATO-Anforderungen. Darum sind Rechnungen wichtig:

Sie sorgen für einen stabilen Cashflow

Rechnungen sind das Herzstück Ihres Umsatzes. Verspätete oder vage Rechnungen können zu verzögerten Zahlungen führen, was zu Problemen mit dem Cashflow führen kann. Bei Unternehmen mit knappen Margen können schon einige unbezahlte Rechnungen das Tagesgeschäft stören. Eine gut strukturierte Rechnung dokumentiert genau, was geschuldet wird, erstellt einen Datensatz, der die Nachverfolgung überfälliger Zahlungen erleichtert, und hilft bei der Prognose von Einnahmen, damit Sie Ausgaben und Wachstum effektiv verwalten können.

Sie sind für die Einhaltung von Steuervorschriften erforderlich

In Australien ist die Rechnungsstellung in vielen Fällen gesetzlich vorgeschrieben. Das ATO regelt strikte Formatierungen von Rechnungen, insbesondere für Unternehmen, die für GST registriert sind. Unabhängig von der Unternehmensgröße muss jedes Unternehmen in Australien Rechnungen korrekt ausstellen und aufbewahren, um Steuer- und Compliance-Risiken zu vermeiden.

Sie bieten rechtlichen und vertraglichen Schutz

Eine Rechnung ist eine rechtliche Aufzeichnung dessen, was zwischen dem Unternehmen und der Kundin oder dem Kunden vereinbart wurde. Wenn eine Kundin oder ein Kunde eine Zahlung anficht, angibt, dass er eine Dienstleistung nicht erhalten hat oder eine Zahlung verzögert, ist Ihre Rechnung Ihre erste Verteidigungslinie. Eine detaillierte Rechnung hilft bei der Durchsetzung von Zahlungsbedingungen, indem sie Fälligkeitstermine angibt, auflistet, was geliefert wurde, und unterstützende Nachweise liefert, wenn Sie das Inkasso fortsetzen müssen.

Sie liefern wichtige Geschäftseinblicke

Rechnungen liefern wertvolle Informationen über die Leistung Ihres Unternehmens. Unternehmen, die ein hohes Transaktionsvolumen abwickeln, nutzen Rechnungsdaten, um intelligentere finanzielle Entscheidungen zu treffen, einschließlich der Neuverhandlung von Lieferantenkonditionen und der Anpassung von Zahlungsrichtlinien. Durch die Analyse von Rechnungsmustern können Sie Folgendes identifizieren:

• Welche Kundinnen oder Kunden regelmäßig zu spät bezahlen

• Welche Produkte oder Dienstleistungen bringen den höchsten Umsatz?

• Wie lange dauert es, bis man Zahlungen erhält?

Mithilfe dieser Informationen können Sie Kreditrichtlinien, Preisstrategien und Geldmanagementpraktiken anpassen.

Welche Informationen muss eine gültige australische Rechnung enthalten?

Das ATO regelt, was auf Rechnungen enthalten sein muss. Diese Regeln gelten für Rechnungen mit Steuerausweis (ausgestellt von Unternehmen, die für die GST registriert sind) und reguläre Rechnungen (ausgestellt von Unternehmen, die nicht für GST registriert sind).

Rechnung mit Steuerausweis vs. reguläre Rechnung

GST-registrierte Unternehmen müssen auf Kundenwunsch innerhalb von 28 Tagen Rechnungen mit Steuerausweis für steuerpflichtige Verkäufe über 82,50 australische Dollar (AUD) (einschließlich GST) ausstellen. Kundinnen und Kunden benötigen Steuerrechnungen, um GST-Gutschriften in Anspruch nehmen zu können. Falsche oder fehlende Angaben können zu Problemen mit der Steuerkonformität führen.

Unternehmen, die nicht für GST registriert sind, verwenden reguläre Rechnungen. Diese sollten nicht den Zusatz „Rechnung mit Steuerausweis“ enthalten und transparent machen, dass keine GST berechnet wird (z. B. „Es wurde keine GST berechnet“ oder die GST wird mit 0 AUD ausgewiesen).

Sieben erforderliche Elemente einer gültigen australischen Rechnung mit Steuerausweis

Laut ATO schreibt eine Steuerrechnung für Unternehmen folgende Elemente enthalten:

1. Die Worte „Rechnung mit Steuerausweis“ werden gut sichtbar angezeigt

2. Ihr registrierter Firmenname

3. Ihre Australian Business Number (ABN)

4. Das Ausstellungsdatum der Rechnung

5. Eine Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen

6. Der Betrag der zu zahlenden GST (falls zutreffend)

7. Der Steuerstatus der einzelnen Artikel

Wenn der Rechnungsbetrag mindestens 1.000 AUD (einschließlich GST) beträgt, müssen Sie auch die Identität oder ABN der Kundin oder des Kunden angeben. So wird sichergestellt, dass große Transaktionen gut dokumentiert werden.

Wie können australische Unternehmen die Einhaltung der ATO-Vorgaben für Rechnungen sicherstellen?

Um die ATO-Rechnungsanforderungen zu erfüllen, müssen Sie wissen, wann Rechnungen auszustellen sind, wie sie gespeichert werden und welche Systeme verwendet werden müssen. Die ordnungsgemäße Einhaltung der Vorschriften reduziert Steuerrisiken und verhindert unnötige Zahlungsanfechtungen. So sorgen Sie dafür, dass Ihr Rechnungsprozess den australischen Steuergesetzen entspricht:

GST richtig anwenden

Wenn Sie GST berechnen, muss Ihre Rechnung angeben, welche Artikel steuerpflichtig sind und wie hoch die GST ist. Wenn ein Artikel GST enthält oder davon ausgenommen ist, müssen Sie dies auch angeben. Wenn Sie nicht für GST registriert sind, können Sie diese nicht berechnen.

Bewahren Sie Rechnungsunterlagen mindestens fünf Jahre auf

Das ATO schreibt vor, dass Unternehmen alle Kauf- und Verkaufsrechnungen mindestens fünf Jahre lang aufbewahren müssen.
Zu den Best Practices für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen gehören das Speichern von Kopien aller (ausgestellten und empfangenen) Rechnungen, die Aufbewahrung von Begleitdokumenten (z. B. Verträge, Bestellungen, Quittungen) und die Verwendung einer sicheren digitalen oder physischen Speicherung.

Nutzen Sie digitale Rechnungsstellung und elektronische Aufzeichnungen

Das ATO ermutigt Unternehmen, elektronische Rechnungsstellung und digitale Aufzeichnungen zu verwenden. Viele digitale Abrechnungssysteme lassen sich in Buchhaltungssoftware integrieren, um Rechnungen automatisch zu verfolgen und überfällige Zahlungen zu kennzeichnen.

Ziehen Sie die elektronische Rechnungsstellung für schnellere und sicherere Transaktionen in Betracht

Das australische E-Invoicing-Framework basiert auf dem Peppol-Netzwerk und ermöglicht Unternehmen den direkten Austausch von Rechnungen zwischen Buchhaltungssystemen. Dies reduziert menschliche Fehler, beschleunigt Zahlungen und verbessert die Konformität.

Befolgen Sie die ATO-Richtlinien für besondere Situationen

Für einige Unternehmen gelten spezielle Rechnungsregeln. Ein Beispiel sind empfängerseitig erstellte Steuerrechnungen (RCTIs), für die die Kundin oder der Kunde die Rechnung ausstellt. Dies ist in Branchen wie der Landwirtschaft und dem Baugewerbe üblich, erfordert jedoch eine Vereinbarung und eine spezifische, vom ATO genehmigte Formulierung. Wenn Ihr Unternehmen in einer spezialisierten Branche tätig ist, überprüfen Sie die ATO-Richtlinien, um die Einhaltung zusätzlicher Regeln zu bestätigen.

Mitarbeiter/innen schulen und Compliance regelmäßig überprüfen

Führen Sie regelmäßige interne Compliance-Prüfungen durch, indem Sie Stichproben von Rechnungen überprüfen, um zu bestätigen, dass sie den ATO-Standards entsprechen. Steuergesetze und Rechnungsschwellenwerte können sich ändern, bleiben Sie also auf der ATO-Website auf dem Laufenden oder wenden Sie sich an Ihren Steuerberater.

Wie lauten die Best Practices für die Festlegung von Zahlungsbedingungen für Rechnungen in Australien?

Selbst eine gut gestaltete Rechnung garantiert keine pünktliche Zahlung, wenn die Bedingungen nicht eindeutig sind oder durchgesetzt werden. In Australien variieren die Zahlungsbedingungen je nach Branche, aber Unternehmen, die faire, spezifische und durchsetzbare Bedingungen festlegen, werden mit weitaus größerer Wahrscheinlichkeit stabile Einnahmen erzielen. So legen Sie Bedingungen fest, die für Sie und Ihre Kundinnen und Kunden funktionieren:

Verwenden Sie klare und Standard-Zahlungsbedingungen

Die Wahl der richtigen Konditionen hängt von Ihrer Branche, Ihrem Kundentyp und der Geschwindigkeit Ihrer Bezahlung ab. Australische Unternehmen verwenden in der Regel 7-, 14- oder 30-tägige Zahlungsfristen:

• Freiberufler und kleine Dienstleistungsunternehmen verwenden oft 7- oder 14-tägige Fristen, um eine schnellere Zahlung zu ermöglichen.

• Große Unternehmen und Regierungsaufträge haben oft eine Standardfrist von 30 Tagen oder mehr, aber die australische Regierung verlangt von großen Unternehmen, die Regierungsaufträge über 4 Millionen AUD erhalten, neue Subunternehmer innerhalb von 20 Tagen zu bezahlen.

• Einzelhandel und Gastgewerbe verlangen in der Regel sofortige Zahlungen oder kurzfristige Fristen.

Die Verwendung vager Bezeichnungen auf Rechnungen kann zu Missverständnissen und verspäteten Zahlungen führen. Statt „zahlbar in 30 Tagen“ anzugeben, geben Sie das genaue Fälligkeitsdatum, die Währung und die akzeptierten Zahlungsmethoden an. Viele Unternehmen setzen auch finanzielle Anreize ein, um schnelle Zahlungen zu fördern, und Verzugsgebühren, um Verzögerungen zu vermeiden.

Bedingungen im Voraus kommunizieren und Zustimmung einholen

Ihre Rechnung sollte nicht das erste Mal sein, dass eine Kundin oder ein Kunde Ihre Zahlungsbedingungen sieht. Legen Sie Erwartungen fest, bevor die Arbeit beginnt, indem Sie Bedingungen in Verträge oder Servicevereinbarungen, Angebote oder Angebote und Kunden-Onboarding-Dokumente aufnehmen. Wenn Sie Handelskredite oder flexible Bedingungen verlängern, sollten Sie in Erwägung ziehen, die Kundin oder den Kunden eine Kreditvereinbarung unterzeichnen zu lassen.

Bedingungen konsequent durchsetzen

Wenn Sie eine Rechnung 15 Tage lang überfällig schleifen lassen, ohne nachzufassen, könnte diese Kundin oder dieser Kunde davon ausgehen, dass verspätete Zahlungen akzeptabel sind. Aber zu aggressiv zu sein, kann Beziehungen belasten. Hier ist ein Beispielzeitplan für die Nachverfolgung:

• Senden Sie am Tag nach dem Geburtstermin eine höfliche Erinnerung. Eine einfache, freundliche E-Mail löst Verzögerungen oft ohne zusätzliche Maßnahmen.

• Schicken Sie eine Woche nach Fälligkeit eine direktere E-Mail.

• Melden Sie sich zwei Wochen nach Fälligkeit telefonisch.

Wenn Ihre Kundin oder Ihr Kunde wiederholt in Zahlungsverzug gerät, sollten Sie in Betracht ziehen, eine Vorauszahlung für zukünftige Arbeiten zu verlangen.

Informieren Sie sich über Ihre Rechte bei Nichtzahlung

Australien hat Maßnahmen ergriffen, um gegen verspätete Zahlungen an kleine Unternehmen vorzugehen, wie z. B. das Payment Times Reporting Scheme, das große Unternehmen dazu verpflichtet, anzugeben, wie schnell sie Lieferanten bezahlen. In einigen Branchen gibt es spezielle Gesetze zum Schutz von Zulieferern. Im Baugewerbe gibt es beispielsweise Zahlungssicherungsgesetze, die strenge Zahlungsfristen vorschreiben.

Obwohl Sie bei den meisten Kundinnen und Kunden keine rechtlichen Schritte einleiten müssen, hilft es Ihnen, Ihre Rechte zu kennen, wenn sich die Zahlung wiederholt verzögert. Wenn sich eine Kundin oder ein Kunde trotz mehrfacher Aufforderungen weigert, zu zahlen, müssen Sie möglicherweise ein Inkassobüro beauftragen, ein formelles Mahnschreiben ausstellen oder ein Gericht für geringfügige Forderungen wegen anhaltender Nichtzahlung einschalten.

Wie kann Stripe bei der Rechnungsbearbeitung helfen?

Stripe automatisiert die Erstellung von Rechnungen, Erinnerungen, Zahlungen und Berichte und ermöglicht es Ihnen, diese Funktionen an einem Ort zu verwalten. So kann Stripe die Rechnungsstellung einfacher und effizienter gestalten:

Schnelle Rechnungserstellung

Mit Stripe können Unternehmen innerhalb von Minuten Rechnungen erstellen und versenden. Über das Stripe-Dashboard können Sie:

• Kundendetails und Rechnungsposten hinzufügen

• Automatisch GST berechnen und anwenden

• Rechnungen an Ihr Branding und Ihre Zahlungsbedingungen anpassen

• Rechnungen sofort per E-Mail teilen oder einen direkten Zahlungslink versenden

Automatische Liefer- und Zahlungserinnerungen

Oft ist der Grund für eine verspätete Zahlung, dass eine Kundin oder ein Kunde vergessen hat zu zahlen. Mit Stripe bleiben Unternehmen durch automatisch anpassbare Erinnerungen immer einen Schritt voraus.

Einfache Zahlungsoptionen

Unternehmen, die Online-Zahlungen über Stripe akzeptieren, erhalten Zahlungen schneller als solche, die sich auf manuelle Überweisungen verlassen. Xero-Nutzer/innen verzeichneten beispielsweise nach der Integration Stripe Zahlungen 14 Tage früher als zuvor. Stripe Rechnungen werden mit integrierten Zahlungslinks geliefert, sodass Kundinnen und Kunden per Klick sofort mit der Zahlungsmethode ihrer Wahl bezahlen können, einschließlich:

• Kredit- und Debitkarten

• Banküberweisungen

• Digital Wallets

• BECS-Lastschriftverfahren

Billing für wiederkehrende Rechnungen

Stripe Billing richtet sich an Unternehmen, die regelmäßig Rechnungen an Kundschaft senden, wie Agenturen, Berater/innen oder Software-as-a-Service (SaaS). Es ist besonders nützlich für Vorschussvereinbarungen, Ratenzahlungen und Abonnements, die den Bedarf an ständigen Follow-ups reduzieren.

Integrierte Tracking- und Abgleichsfunktion

Mit Stripe können Sie in Echtzeit verfolgen, welche Rechnungen bezahlt, ausstehend oder überfällig sind. Sie können Rechnungen auch automatisch in Ihrem Stripe Dashboard und Ihrer Buchhaltungssoftware als bezahlt markieren (Stripe lässt sich in Xero, QuickBooks usw. integrieren).

So starten Sie mit Stripe Invoicing:

• Erstellen Sie ein Stripe-Konto.

• Aktivieren Sie Invoicing im Stripe-Dashboard.

• Passen Sie Ihre Rechnungsvorlage an – fügen Sie Ihr Logo, GST-Details und Zahlungsbedingungen hinzu.

• Richten Sie Ihre erste Rechnung ein – geben Sie die Kundendaten, Posten und das Fälligkeitsdatum ein.

• Richten Sie Zahlungsmethoden ein (z. B. Kreditkarte, Banküberweisung).

• Beginnen Sie mit dem Senden von Rechnungen und Zahlungslinks.