Med hjälp av fakturering kan företag se till att pengarna kommer in, följa skattelagstiftningen och upprätthålla goda kundrelationer. Men fakturor kan förbli obetalda av skäl som hade kunnat förebyggas: otydliga betalningsvillkor, saknade uppgifter eller en invecklad faktureringsprocess som gör det svårt för kunderna att betala i tid. Lägg till krav från Australian Taxation Office (ATO) och regler för skatt på varor och tjänster (GST) och det är tydligt att företag måste prioritera fakturering.

Rätt faktureringsrutiner förebygger problem, hjälper företag att få betalt snabbare, minskar det administrativa arbetet och skapar en bättre ekonomisk verksamhet. Nedan finns en guide till vedertagen faktureringspraxis i Australien.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en faktura och varför är den viktig i Australien?
  
• Vilken information måste finnas med på en giltig australisk faktura?
  
• Hur kan australiska företag säkerställa att fakturor följer ATO: regler?
  
• Vilka är de bästa metoderna för att fastställa betalningsvillkor för fakturor i Australien?
  
• Hur kan Stripe hjälpa till med fakturahantering?
  

Vad är en faktura och varför spelar den någon roll i Australien?

En faktura spårar försäljning, skyddar kassaflödet, stödjer skatteefterlevnad och fungerar som juridiskt bevis på transaktioner. I Australien är fakturor viktiga för företag av många anledningar, bland annat för att få betalt i tid och uppfylla ATO-krav. Det här är anledningen till att fakturor är viktiga:

De håller kassaflödet stabilt

Fakturor är kärnan i dina intäkter. Sena eller otydliga fakturor kan leda till försenade betalningar, vilket kan orsaka problem med kassaflödet. För företag med snäva marginaler kan även några obetalda fakturor störa den dagliga verksamheten. En välstrukturerad faktura dokumenterar exakt vad du är skyldig, skapar ett register som gör det lättare att följa upp förfallna betalningar och hjälper dig att prognostisera intäkter så att du kan hantera utgifter och tillväxt effektivt.

De krävs för att uppfylla skatteregler

I Australien är fakturering ett lagkrav i många situationer. ATO har strikta regler för hur fakturor måste formateras, särskilt för företag som är registrerade för GST. Oavsett storlek måste alla företag i Australien utfärda och lagra fakturor på rätt sätt för att undvika skatte- och efterlevnadsrisker.

De erbjuder rättsligt och avtalsenligt skydd

En faktura är en juridisk dokumentation av vad som överenskommits mellan företaget och kunden. Om en kund bestrider en debitering, säger att de inte fick en tjänst eller försenar betalningen, är din faktura din första försvarslinje. En detaljerad faktura hjälper till att upprätthålla betalningsvillkor genom att ange förfallodatum, lista vad som levererades och tillhandahålla stödjande bevis om du behöver driva in skulder.

De ger viktiga insikter om verksamheten

Fakturor erbjuder värdefull information om ditt företags resultat. Företag som behandlar stora transaktionsvolymer använder fakturadata för att fatta smartare ekonomiska beslut, inklusive omförhandling av leverantörsvillkor och justering av betalningspolicyer. Genom att analysera fakturamönster kan du identifiera:

• Vilka kunder som konsekvent betalar sent

• Vilka produkter eller tjänster som genererar mest intäkter

• Hur lång tid det tar att ta emot betalningar

Du kan använda den här informationen för att justera kreditpolicyer, prissättningsstrategier och metoder för penninghantering.

Vilka uppgifter måste finnas på en giltig australisk faktura?

ATO har regler för vad som måste finnas med på fakturor. Dessa regler gäller för skattefakturor (utfärdade av GST-registrerade företag) och vanliga fakturor (utfärdade av företag som inte är registrerade för GST).

Skattefaktura kontra vanlig faktura

GST-registrerade företag måste utfärda skattefakturor för skattepliktig försäljning över 82,50 AUD (inklusive GST) inom 28 dagar om en kund begär detta. Kunder behöver skattefakturor för att göra anspråk på GST-krediter, och felaktiga eller saknade uppgifter kan leda till skatteefterlevnadsproblem.

Företag som inte är registrerade för GST använder regelbundna fakturor. Dessa ska inte innehålla orden "skattefaktura" och ska transparent ange att ingen GST debiteras (t.ex. "Ingen GST har debiterats" eller GST som 0 AUD).

Sju obligatoriska delar av en giltig australisk skattefaktura

ATO kräver att en skattefaktura för företag måste innehålla följande element:

1. Orden "skattefaktura" visas tydligt

2. Ditt registrerade företagsnamn

3. Ditt australiensiska företagsnummer (ABN)

4. Datum då fakturan utfärdades

5. En beskrivning av varor eller tjänster

6. Beloppet för GST som ska betalas (om tillämpligt)

7. Skattepliktig status för varje artikel

Om fakturabeloppet uppgår till 1 000 AUD eller mer (inklusive GST) måste du även inkludera kundens identitet eller ABN. Detta säkerställer att stora transaktioner är väldokumenterade.

Hur kan företag i Australien försäkra sig om att fakturor uppfyller kraven i ATO?

Att uppfylla kraven på ATO-fakturering innebär att veta när fakturor ska utfärdas, hur de ska lagras och vilka system som ska användas. Korrekt efterlevnad minskar skatteriskerna och förhindrar onödiga tvister. Se till att din faktureringsprocess överensstämmer med australiensisk skattelagstiftning:

Tillämpa GST korrekt

Om du debiterar moms måste din faktura avgränsa vilka artiklar som är skattepliktiga och momsbeloppet. Om en vara är momsfri eller skattebefriad måste du också ange detta. Om du inte är registrerad för GST kan du inte debitera den.

Behåll fakturaregistret i minst fem år

ATO kräver att företag behåller alla försäljnings- och inköpsfakturor i minst fem år.
Bästa praxis för arkivering inkluderar lagring av kopior av alla fakturor (utfärdade och mottagna), lagring av styrkande dokument (t.ex. kontrakt, inköpsorder, kvitton) och användning av säker lagring, oavsett om den är digital eller fysisk.

Använd digital fakturering och e-registratur

ATO uppmuntrar företag att använda elektronisk fakturering och digital journalföring. Många digitala faktureringssystem integreras med bokföringsprogram för att automatiskt spåra fakturor och flagga förfallna betalningar.

Överväg e-fakturering för snabbare och säkrare transaktioner

Australiens ramverk för e-fakturering, baserat på Peppol-nätverket, gör det möjligt för företag att utbyta fakturor direkt mellan redovisningssystem. Detta minskar den mänskliga faktorn, påskyndar betalningar och förbättrar efterlevnaden.

Följ ATO:s riktlinjer för speciella situationer

Vissa företag omfattas av särskilda faktureringsregler. Ett exempel är mottagarskapade momsfakturor (RCTI), för vilka kunden utfärdar fakturan. Detta är vanligt inom branscher som jordbruk och bygg, men det kräver ett avtal och specifika ATO-godkända formuleringar. Om ditt företag är verksamt inom en specialiserad sektor bör du läsa ATO:s riktlinjer för att bekräfta att eventuella ytterligare regler följs.

Utbilda personal och granska efterlevnaden regelbundet

Genomför regelbundna interna efterlevnadskontroller genom att granska ett urval av fakturor för att bekräfta att de uppfyller ATO-standarder. Skattelagar och fakturatrösklar kan ändras, så håll dig uppdaterad via ATO:s webbplats eller rådfråga din revisor.

Vad är vedertagen praxis för att fastställa betalningsvillkor för fakturor i Australien?

Inte ens en välgjord faktura garanterar betalning i tid om villkoren inte är enkla eller verkställs. I Australien varierar betalningsvillkoren beroende på bransch, men företag som sätter rättvisa, specifika och verkställbara villkor är mycket mer benägna att behålla stabila inbetalningar. Så här ställer du in villkor som fungerar för dig och dina kunder:

Använd tydliga och standardiserade betalningsvillkor

Att välja rätt villkor beror på din bransch, kundtyp och hur snabbt du behöver få betalt. Australiska företag använder vanligtvis betalningsvillkor om 7, 14 eller 30 dagar:

• Frilansare och småföretag använder ofta 7- eller 14-dagarsvillkor för att uppmuntra till snabbare betalningar.

• Stora företag och statliga kontrakt har ofta 30 dagar eller mer, men den australiska regeringen kräver att stora företag som tilldelats statliga kontrakt över 4 miljoner AUD betalar nya underleverantörer inom 20 dagar.

• Företag inom detaljhandel och hotell- och restaurangbranschen kräver vanligtvis omedelbar betalning eller korta löptider.

Att inkludera vaga villkor på fakturor kan leda till missförstånd och sena betalningar. Istället för att skriva "betalas om 30 dagar" anger du exakt förfallodatum, valuta och godkända betalningsmetoder. Många företag använder också ekonomiska incitament för att uppmuntra till snabba betalningar och förseningsavgifter för att motverka förseningar.

Kommunicera villkoren direkt och få till stånd en överenskommelse

Din faktura bör inte vara första gången en kund ser dina betalningsvillkor. Sätt förväntningar innan arbetet påbörjas genom att inkludera villkor i kontrakt eller serviceavtal, offerter eller förslag och dokument för kundintroduktion. Om du förlänger handelskredit eller flexibla villkor, överväg att låta kunden underteckna ett kreditvillkorsavtal.

Tillämpa villkor på ett konsekvent sätt

Om du låter en faktura förfalla och inte gör någon uppföljning i 15 dagar kan kunden anta att sena betalningar är godtagbara. Men att vara för aggressiv kan pressa relationer. Här är ett exempel på en tidslinje för hur du följer upp:

• Skicka en vänlig påminnelse dagen efter förfallodagen. Ett enkelt och vänligt e-postmeddelande åtgärdar ofta förseningar utan att du behöver göra något annat.

• En vecka efter förfallodagen följer du upp med ett mer direkt e-postmeddelande.

• Två veckor efter förfallodagen bör du ta kontakt per telefon.

Om din kund upprepade gånger gör sena betalningar, överväg att kräva förskottsbetalning för framtida arbete.

Ta reda på vilka rättigheter du har om kunden inte betalar

Australien har vidtagit åtgärder för att komma till rätta med sena betalningar till småföretag, t.ex. Payment Times Reporting Scheme, som kräver att stora företag rapporterar hur snabbt de betalar leverantörer. Vissa branscher har särskilda lagar som skyddar leverantörer. Bygg- och anläggningsbranschen har till exempel lagar om betalningssäkerhet som upprätthåller strikta tidslinjer för betalningar.

Även om de flesta kunder inte kommer att kräva rättsliga åtgärder, hjälper det att känna till dina rättigheter om en kund upprepade gånger betalar för sent. Om en kund vägrar att betala trots flera uppföljningar kan du behöva anlita ett inkassoföretag, utfärda ett formellt kravbrev eller använda småmålsdomstol för ihållande utebliven betalning.

Hur kan Stripe hjälpa till med fakturahantering?

Stripe automatiserar fakturagenerering, påminnelser, betalningar och rapportering och låter dig hantera dessa funktioner på en och samma plats. Så här kan Stripe göra fakturering enklare och effektivare:

Skapa fakturor snabbt

Stripe låter företag generera och skicka fakturor på bara några minuter. Via Stripe Dashboard kan du:

• Lägga till kunduppgifter och fakturaposter

• Beräkna och tillämpa GST automatiskt

• Anpassa fakturor med din varumärkesprofil och dina betalningsvillkor

• Skicka fakturor direkt via e-post eller dela en direktbetalningslänk

Automatiska leverans- och betalningspåminnelser

Ofta är orsaken till en försenad betalning att en kund glömt att betala. Stripe hjälper företag att ligga steget före genom att automatisera anpassningsbara påminnelser.

Enkla betalningsalternativ

Företag som tar emot onlinebetalningar via Stripe får betalt snabbare än de som förlitar sig på manuella överföringar. Till exempel såg Xero-användare att betalningar kom i genomsnitt 14 dagar tidigare efter att ha integrerat Stripe. Stripe-fakturor har inbyggda betalningslänkar så att kunderna kan klicka och betala direkt med den betalningsmetod de själva väljer, inklusive:

• Kredit- och bankkort

• Banköverföringar

• Digitala plånböcker

• Bulk Electronic Clearing System (BECS) Direct Debits

Fakturering för återkommande fakturor

Stripe Billing är inriktad på företag som fakturerar kunder regelbundet, såsom byråer, konsulter eller SaaS-företag (software-as-a-service). Det är särskilt användbart för engagemangsavtal, avbetalningar och abonnemang, vilket minskar behovet av ständiga uppföljningar.

Inbyggd spårning och avstämning

Med Stripe kan du spåra i realtid vilka fakturor som är betalda, väntande eller förfallna. Du kan också automatiskt markera fakturor som betalda i din Stripe Dashboard och ditt bokföringsprogram (Stripe integrerar med Xero, QuickBooks och mer).

Så här kommer du igång med Stripe Invoicing:

• Skapa ett Stripe-konto.

• Aktivera Invoicing i Stripe Dashboard.

• Anpassa din fakturamall – lägg till logotyp, GST-uppgifter och betalningsvillkor.

• Konfigurera din första faktura – ange kundens uppgifter, radposter och förfallodatum.

• Ställ in betalningsmetoder (t.ex. kreditkort, banköverföring).

• Börja skicka fakturor och betalningslänkar.