La facturación es el modo en que las empresas mantienen el ingreso de efectivo, cumplen con las leyes fiscales y mantienen una buena relación con los clientes. Pero las facturas pueden quedar sin pagar por razones que se pueden evitar: condiciones de pago poco claras, falta de datos o un proceso de facturación complicado que dificulta a los clientes pagar a tiempo. Si a esto le añadimos los requisitos de la Oficina de Tributación de Australia (ATO) y las normas del impuesto sobre bienes y servicios (GST), resulta claro que las empresas deben hacer de la facturación una prioridad.
Las prácticas de facturación correctas evitan problemas, ayudan a las empresas a recibir los pagos con mayor rapidez, reducen el trabajo administrativo y generan una mejor operación financiera. A continuación encontrarás una guía sobre las mejores prácticas de facturación en Australia.
¿De qué trata este artículo?
- ¿Qué es una factura y por qué es importante en Australia?
- ¿Qué información debe incluirse en una factura australiana válida?
- ¿Cómo pueden las empresas australianas garantizar el cumplimiento de las facturas con la ATO?
- ¿Cuáles son las mejores prácticas para establecer las condiciones de pago de facturas en Australia?
- ¿Cómo puede ayudar Stripe con el procesamiento de facturas?
¿Qué es una factura y por qué es importante en Australia?
Una factura hace el seguimiento de las ventas, protege el flujo de caja, respalda el cumplimiento de la normativa fiscal y sirve como prueba legal de las transacciones. En Australia, las facturas son importantes para las empresas por varios motivos, entre ellos recibir los pagos a tiempo y cumplir los requisitos de la ATO. A continuación, te explicamos por qué son importantes las facturas:
Mantienen estable el flujo de caja
Las facturas son el núcleo de tus ingresos. Las facturas atrasadas o imprecisas pueden provocar retrasos en los pagos, lo que puede causar problemas con el flujo de caja. Para las empresas con márgenes ajustados, incluso unas pocas facturas impagadas pueden alterar las operaciones diarias. Una factura bien estructurada documenta exactamente lo que se debe, crea un registro que facilita el seguimiento de los pagos vencidos y ayuda a pronosticar los ingresos para que puedas administrar los gastos y el crecimiento de manera eficaz.
Son obligatorias para el cumplimiento de la normativa fiscal
En Australia, la facturación es un requisito legal en muchas situaciones. La ATO tiene normas estrictas sobre el formato que deben tener las facturas, especialmente en el caso de las empresas registradas para el GST. Independientemente de su tamaño, todas las empresas de Australia necesitan emitir y almacenar facturas correctamente para evitar riesgos fiscales y de cumplimiento de la normativa.
Ofrecen protección legal y contractual
Una factura es un registro legal de lo acordado entre la empresa y el cliente. Si un cliente disputa un cargo, dice que no recibió un servicio o retrasa el pago, su factura es su primera línea de defensa. Una factura detallada ayuda a hacer cumplir los términos de pago al indicar las fechas de vencimiento, enumerar lo que se entregó y proporcionar evidencia de respaldo si necesita continuar con el cobro de deudas.
Proporcionan información comercial importante
Las facturas ofrecen datos valiosos sobre el rendimiento de tu empresa. Las empresas que procesan un gran volumen de transacciones utilizan los datos de facturas para tomar decisiones financieras más inteligentes, como renegociar las condiciones de los proveedores y ajustar las políticas de pago. Al analizar los patrones de facturación, puedes identificar lo siguiente:
Qué clientes pagan tarde de forma consistente
Qué productos o servicios generan más ingresos
Cuánto tiempo se tarda en recibir los pagos
Puedes utilizar esta información para ajustar las políticas de crédito, las estrategias de precios y las prácticas de gestión del dinero.
¿Qué información debe incluir una factura australiana válida?
La ATO tiene reglas sobre lo que debe incluirse en las facturas. Estas reglas se aplican a las facturas de impuestos (emitidas por empresas registradas en el GST) y a las facturas ordinarias (emitidas por empresas no registradas para el GST).
Factura de impuestos frente a factura normal
Las empresas registradas en el GST deben emitir facturas fiscales para las ventas sujetas a impuestos superiores a 82,50 dólares australianos (AUD) (incluido el GST) en un plazo de 28 días si el cliente las solicita. Los clientes necesitan facturas de impuestos para solicitar créditos del GST, y si faltan datos o son incorrectos, pueden surgir problemas de cumplimiento de la normativa fiscal.
Las empresas que no están registradas en el GST utilizan facturas ordinarias. Estas no deben incluir la expresión «factura fiscal» y deben indicar de forma clara que no se ha aplicado GST (por ejemplo, «No se ha cobrado GST» o mostrando el GST como 0 AUD).
Siete elementos obligatorios en una factura de impuestos australiana válida
La ATO establece que las facturas de impuestos para empresas deben incluir los siguientes elementos:
La expresión «factura fiscal» debe mostrarse de forma destacada
El nombre registrado de tu empresa
Tu número de empresa australiana (ABN)
La fecha de emisión de la factura
Una descripción de los bienes o servicios
El importe del GST pagadero (si corresponde)
El estado imponible de cada artículo
Si el importe total de la factura es igual o superior a 1.000 AUD (IVA incluido), debes incluir también la identidad del cliente o el ABN. Esto garantiza que las grandes transacciones estén bien documentadas.
¿Cómo pueden las empresas australianas garantizar que las facturas cumplen con la ATO?
Cumplir con los requisitos de facturación de la ATO significa saber cuándo emitir facturas, cómo almacenarlas y qué sistemas usar. El cumplimiento adecuado reduce los riesgos fiscales y evita disputas innecesarias. A continuación, te explicamos cómo mantener tu proceso de facturación en consonancia con las leyes fiscales australianas:
Aplica el GST correctamente
Si cobras GST, tu factura debe especificar qué artículos están sujetos a impuestos y el importe correspondiente al GST. Si un artículo está exento o está libre de GST, también debes indicarlo. Si no estás registrado para el GST, no puedes cobrarlo.
Conservar registros de facturas durante al menos cinco años
La ATO exige que las empresas retengan todas las facturas de compra durante al menos cinco años.
Las prácticas recomendadas para la conservación de registros incluyen almacenar copias de todas las facturas (emitidas y recibidas), conservar los documentos justificativos (como contratos, pedidos, recibos) y utilizar un almacenamiento seguro, ya sea digital o físico.
Utiliza la facturación digital y el registro electrónico de documentos
La ATO alienta a las empresas a utilizar la facturación electrónica y el mantenimiento de registros digitales. Muchos sistemas de facturación digital se integran con software de contabilidad para hacer un seguimiento automático de las facturas y marcar los pagos vencidos.
Considera la posibilidad de usar la facturación electrónica para lograr transacciones más rápidas y seguras
El marco de facturación electrónica de Australia, basado en la red Peppol, permite a las empresas intercambiar facturas directamente entre sistemas contables. Esto reduce los errores humanos, acelera los pagos y mejora el cumplimiento de la normativa.
Sigue las directrices de la ATO para situaciones especiales
Algunas empresas operan con reglas de facturación específicas. Un ejemplo son las facturas de impuestos creadas por el destinatario (RCTI), para las cuales el cliente emite la factura. Esto es habitual en sectores como la agricultura y la construcción, pero requiere un acuerdo y una redacción específica aprobada por la ATO. Si tu empresa opera en un sector especializado, consulta las directrices de la ATO para confirmar el cumplimiento de cualquier norma adicional.
Forma al personal y revisa el cumplimiento de la normativa con regularidad
Realiza comprobaciones periódicas del cumplimiento interno revisando una muestra de facturas para confirmar que cumplen con los estándares de la ATO. Las leyes fiscales y los umbrales de facturación pueden cambiar, así que mantente al día a través del sitio web de la ATO o consulta con tu asesor fiscal.
¿Cuáles son las mejores prácticas para establecer las condiciones de pago de facturas en Australia?
Incluso una factura bien elaborada no garantizará el pago oportuno si las condiciones no son sencillas o no se cumplen. En Australia, las condiciones de pago varían según el sector, pero las empresas que establecen condiciones justas, específicas y exigibles tienen muchas más probabilidades de mantener ingresos constantes. A continuación, te explicamos cómo establecer condiciones que funcionen para ti y tus clientes:
Usa condiciones de pago estándar y claras
La elección de las condiciones adecuadas depende de tu sector, tipo de cliente y la rapidez con la que necesitas recibir el pago. Las empresas australianas suelen utilizar condiciones de pago de 7, 14 o 30 días:
Los trabajadores autónomos y las pequeñas empresas de servicios suelen utilizar plazos de 7 o 14 días para fomentar un pago más rápido.
Las grandes empresas y los contratos gubernamentales a menudo se aplazan en un plazo predeterminado de 30 días o más, pero el gobierno australiano exige que las grandes empresas, a las que se les hayan adjudicado contratos gubernamentales de más de 4 millones de dólares australianos, paguen a los nuevos subcontratistas en un plazo de 20 días.
Las empresas de comercio minorista y de hostelería suelen requerir un pago inmediato o a corto plazo.
Incluir condiciones vagas en las facturas puede dar lugar a malentendidos y retrasos en los pagos. En lugar de escribir «pagadero en 30 días», especifica la fecha exacta de vencimiento, la divisa y los métodos de pago aceptados. Muchas empresas también utilizan incentivos financieros para fomentar los pagos rápidos y las comisiones por retrasos para evitar retrasos.
Comunica las condiciones por adelantado y llega a un acuerdo
Tu factura no debe ser la primera vez que un cliente ve tus condiciones de pago. Establece expectativas antes de comenzar el trabajo incluyendo las condiciones en contratos o acuerdos de servicios, presupuestos o propuestas y documentos de incorporación de clientes. Si vas a ofrecer crédito comercial o condiciones flexibles, considera pedir al cliente que firme un acuerdo de condiciones de crédito.
Aplica las condiciones de forma coherente
Si dejas pasar una factura 15 días después del vencimiento sin hacer un seguimiento, ese cliente podría asumir que los pagos tardíos son aceptables. Pero ser demasiado agresivo puede tensar las relaciones. Aquí tienes un ejemplo de cronograma para hacer el seguimiento:
El día después del vencimiento, envía un recordatorio amable. Un correo sencillo y cordial suele resolver los retrasos sin necesidad de tomar más medidas.
Una semana después del vencimiento, haz un seguimiento con un correo más directo.
Dos semanas después del vencimiento, contacta por teléfono.
Si tu cliente realiza pagos con retraso de forma reiterada, plantéate exigir el pago por adelantado para trabajos futuros.
Conoce tus derechos si un cliente no paga
Australia ha tomado medidas para abordar los retrasos en los pagos a las pequeñas empresas, como el Payment Times Reporting Scheme, que obliga a las grandes empresas a informar sobre la rapidez con la que pagan a los proveedores. Algunos sectores tienen leyes específicas que protegen a los proveedores. El sector de la construcción, por ejemplo, cuenta con leyes de seguridad en los pagos que imponen plazos estrictos para los pagos.
Aunque la mayoría de los clientes no requerirá acciones legales, conocer tus derechos te será útil si un cliente retrasa los pagos de forma reiterada. Si un cliente se niega a pagar a pesar de múltiples seguimientos, es posible que deba contratar a una agencia de cobro de deudas, emitir una carta formal de demanda o usar el tribunal de reclamos menores por falta de pago persistente.
¿Cómo puede ayudarte Stripe con el procesamiento de facturas?
Stripe automatiza la generación de facturas, recordatorios, pagos e informes, y te permite gestionar estas funciones en un solo lugar. Así es como Stripe puede hacer que la facturación sea más fácil y eficiente:
Creación rápida de facturas
Stripe permite que las empresas generen y envíen facturas en cuestión de minutos. En el Dashboard de Stripe puedes hacer lo siguiente:
Añadir los datos del cliente y los conceptos de la factura
Calcular y aplicar automáticamente el GST
Personalizar las facturas con tu imagen de marca y tus condiciones de pago
Enviar facturas al instante por correo electrónico o compartir un enlace de pago directo
Envío automático y recordatorios de pago
A menudo, la razón de un pago atrasado es que un cliente se olvidó de pagar. Stripe ayuda a las empresas a adelantarse a este proceso mediante la automatización de recordatorios personalizables.
Opciones de pago sencillas
Las empresas que aceptan pagos por Internet a través de Stripe reciben los pagos antes que las que dependen de transferencias manuales. Por ejemplo, los usuarios de Xero vieron que los pagos llegaban 14 días antes de media después de la integración de Stripe. Las facturas de Stripe incluyen enlaces de pago integrados para que los clientes puedan hacer clic y pagar al instante con el método de pago que elijan, que incluye los siguientes:
Tarjetas de crédito y débito
Transferencias bancarias
Monederos digitales
Adeudos directos del sistema de compensación electrónica masiva (BECS)
Facturación por facturas recurrentes
Stripe Billing está dirigido a empresas que facturan a sus clientes con frecuencia, como agencias, consultoras o empresas de software como servicio (SaaS). Es especialmente útil para acuerdos de retención, pagos a plazos y suscripciones, ya que reducen la necesidad de seguimientos constantes.
Seguimiento y conciliación integrados
Con Stripe, puedes rastrear en tiempo real qué facturas están pagadas, pendientes o vencidas. También puedes marcar automáticamente las facturas como pagadas en el Dashboard de Stripe y en tu software de contabilidad (Stripe se integra con Xero, QuickBooks y muchos más).
Para empezar a usar Stripe Invoicing haz lo siguiente:
Habilita Invoicing en el Dashboard de Stripe.
Personaliza la plantilla de tu factura: añade tu logotipo, los datos del impuesto sobre bienes y servicios (GST) y las condiciones de pago.
Configura tu primera factura: introduce los datos del cliente, las partidas individuales y la fecha de vencimiento.
Configura los métodos de pago (p. ej., tarjeta de crédito, transferencia bancaria).
Empieza a enviar facturas y enlaces de pago.
El contenido de este artículo tiene solo fines informativos y educativos generales y no debe interpretarse como asesoramiento legal o fiscal. Stripe no garantiza la exactitud, la integridad, la adecuación o la vigencia de la información incluida en el artículo. Busca un abogado o un asesor fiscal profesional y con licencia para ejercer en tu jurisdicción si necesitas asesoramiento para tu situación particular.