La facturation permet aux entreprises de gérer les flux de trésorerie, de se conformer aux lois fiscales et d’entretenir de bonnes relations avec leurs clients. Cependant, les factures peuvent être impayées pour diverses raisons évitables : des modalités de paiement peu claires, des renseignements qui manquent ou un processus de facturation compliqué qui empêche les clients de payer à temps. Si l’on ajoute à cela les exigences de l’administration fiscale australienne (ATO) et les règles relatives à la taxe sur les produits et services (TPS), il est clair que les entreprises doivent faire de la facturation une priorité.

Les bonnes pratiques de facturation permettent d’éviter les problèmes, d’aider les entreprises à se faire payer plus rapidement, de réduire la charge administrative et de fluidifier les opérations financières. Vous trouverez ci-dessous un guide des bonnes pratiques en matière de facturation en Australie.

Que contient cet article?

• Définition et importance d’une facture en Australie
  
• Renseignements à mentionner sur une facture australienne
  
• Conformité des factures aux exigences de l’ATO
  
• Bonnes pratiques en matière de modalités de paiement des factures en Australie
  
• Aide de Stripe dans le traitement des factures
  

Définition et importance d’une facture en Australie

Une facture permet de suivre les ventes, de protéger les flux de trésorerie et de garantir la conformité fiscale. En outre, les factures servent de preuve légale des transactions. En Australie, les factures sont importantes pour les entreprises pour de nombreuses raisons, notamment pour être payées à temps et pour respecter les exigences de l’ATO. Les factures sont importantes pour toutes ces raisons :

Maintien d’un flux de trésorerie stable

Vos revenus dépendent de vos factures. Des factures émises tardivement ou manquant de précisions peuvent entraîner des retards de paiement et des problèmes de trésorerie. Pour les entreprises dont les marges sont serrées, quelques factures impayées peuvent suffire à perturber le fonctionnement quotidien. Une facture bien structurée indique exactement ce qui est dû, facilite le suivi des paiements en retard et aide à prévoir les revenus afin que vous puissiez gérer efficacement vos dépenses et votre croissance.

Conformité fiscale

En Australie, la facturation est une obligation légale dans de nombreuses situations. L’ATO a établi des règles strictes sur la façon dont les factures doivent être formatées, en particulier pour les entreprises inscrites à la TPS. Quelle que soit sa taille, toute entreprise australienne doit émettre des factures et les conserver adéquatement à des fins fiscales et de conformité.

Protection juridique et contractuelle

Une facture constitue une preuve de ce qui a été convenu entre l’entreprise et le client. Si un client conteste un paiement, affirme qu’il n’a pas reçu de service ou retarde le paiement, votre facture constitue votre premier argument de défense. Une facture détaillée aide à faire respecter les modalités de paiement en indiquant la date d’échéance, en énumérant ce qui a été fourni et en constituant une preuve si vous devez poursuivre le recouvrement de créances.

Renseignements commerciaux importants

Les factures fournissent des données précieuses sur vos performances commerciales. Les entreprises qui traitent un volume important de transactions utilisent les données relatives aux factures pour prendre des décisions financières plus judicieuses, notamment en renégociant les conditions des fournisseurs et en adaptant les politiques de paiement. En analysant les modèles de facturation, vous pouvez repérer :

• Les clients qui paient en retard

• Les produits ou services qui génèrent le plus de revenus

• Le délai de réception des paiements

Ces données peuvent être utiles pour ajuster vos politiques de crédit, vos stratégies de tarification et vos pratiques de gestion financière.

Renseignements à mentionner sur une facture australienne

Ce qui doit figurer sur une facture est régi par l’ATO. Ces règles s’appliquent aux factures fiscales (émises par des entreprises inscrites à la TPS) et aux factures régulières (émises par des entreprises non inscrites à la TPS).

Différence entre facture fiscale et facture régulière

Si un client en fait la demande, les entreprises immatriculées à la TPS doivent émettre des factures fiscales pour les ventes taxables supérieures à 82,50 dollars australiens (AUD) (TPS comprise) dans un délai de 28 jours. Les clients ont besoin de factures fiscales pour demander des crédits de TPS. Des renseignements erronés ou manquants peuvent entraîner des problèmes de conformité fiscale.

Les entreprises qui ne sont pas inscrites à la TPS utilisent des factures régulières. Ces factures ne doivent pas inclure la mention « facture fiscale » et doivent préciser clairement qu’aucune TPS n’est facturée (par exemple, « Pas de TPS facturée » ou indiquant que la TPS est de 0 $).

Sept éléments requis pour une facture fiscale australienne valide

L’ATO requiert qu’une facture fiscale destinée aux entreprises comprenne les éléments suivants :

1. Termes « facture fiscale » inscrits en évidence

2. Nom officiel de l’entreprise

3. Numéro d’entreprise australien (ABN)

4. Date d’émission de la facture

5. Description des marchandises ou des services

6. Montant de la TPS à payer (s’il y a lieu)

7. Statut relatif à la TPS de chaque article

Si le montant total de la facture est supérieur ou égal à 1 000 $ (TPS comprise), vous devez également indiquer l’identité du client ou son numéro ABN. Cela permet de s’assurer que les transactions importantes sont bien documentées.

Conformité des factures aux exigences de l’ATO

Pour répondre aux exigences de facturation de l’ATO, il faut savoir quand émettre des factures, comment les conserver et quels systèmes utiliser. La conformité réduit les risques fiscaux et évite les litiges inutiles. Découvrez comment faire en sorte que votre processus de facturation respecte la législation fiscale australienne :

Appliquer correctement la TPS

Votre facture doit indiquer les articles assujettis à la TPS et le montant de la taxe. Si un article est exonéré de TPS ou n’y est pas assujetti, vous devez également l’indiquer. Si vous n’êtes pas inscrit à la TPS, vous ne pouvez pas la facturer.

Conserver les registres des factures pendant au moins cinq ans

L’ATO exige des entreprises qu’elles conservent toutes les factures de vente et d’achat pendant au moins cinq ans.
Conserver des exemplaires de toutes les factures (émises et reçues) et des documents justificatifs (par exemple, les contrats, les bons de commande, les reçus) sur un support de stockage sécurisé – qu’il soit numérique ou physique – constitue une bonne pratique en matière de conservation des documents.

Utiliser la facturation numérique et tenir à jour des dossiers électroniques

L’ATO encourage les entreprises à recourir à la facturation électronique et à la tenue de registres numériques. De nombreux systèmes de facturation numérique s’intègrent au logiciel de comptabilité pour suivre automatiquement les factures et signaler les paiements en retard.

Envisager la facturation électronique pour des transactions plus rapides et mieux sécurisées

L’infrastructure de facturation électronique australienne, qui repose sur le réseau Peppol, permet aux entreprises d’échanger des factures directement entre les systèmes comptables. Cela permet de réduire les erreurs humaines, d’accélérer les paiements et d’améliorer la conformité.

Suivre les directives de l’ATO pour les situations particulières

Certaines entreprises sont soumises à des règles de facturation particulières. C’est le cas, par exemple, pour les factures fiscales créées par le destinataire (c’est le client qui émet la facture). Procédure courante dans des secteurs tels que l’agriculture et la construction, elle nécessite un accord et une formulation précise approuvée par l’ATO. Si votre entreprise exerce ses activités dans un secteur spécialisé, consultez les directives de l’ATO pour vous assurer de respecter les règles supplémentaires qui peuvent s’appliquer.

Former le personnel et vérifier régulièrement la conformité

Effectuez régulièrement des vérifications de conformité internes en examinant un échantillon de factures par rapport aux normes de l’ATO. Les lois fiscales et les seuils de facturation peuvent changer. Informez-vous sur le site Web de l’ATO ou consultez votre comptable.

Bonnes pratiques en matière de modalités de paiement des factures en Australie

Une facture bien rédigée ne garantit pas un paiement dans les délais si les modalités ne sont pas simples ou ne sont pas appliquées. En Australie, les délais de paiement varient d’un secteur à l’autre, mais les entreprises dont les modalités sont équitables, précises et applicables ont beaucoup plus de chances de maintenir des revenus stables. Découvrez comment définir des modalités adaptées à vos besoins et à ceux de vos clients :

Optez pour des modalités de paiement standard et claires

Pour choisir les bonnes modalités, tenez compte de votre secteur d’activité, de votre type de clientèle et de la rapidité avec laquelle vous devez être payé. Les entreprises australiennes ont généralement recours à des modalités de paiement à 7, 14 ou 30 jours :

• Les pigistes et les petites entreprises de services ont souvent recours à des durées de 7 ou 14 jours pour accélérer les paiements.

• Les grandes entreprises et les contrats gouvernementaux sont souvent payables à 30 jours ou plus par défaut, mais le gouvernement australien exige des grandes entreprises qui obtiennent des contrats gouvernementaux supérieurs à 4 millions de dollars qu’elles paient les nouveaux sous-traitants dans un délai de 20 jours.

• Les entreprises du secteur de la vente au détail et de l’hôtellerie exigent généralement un paiement immédiat ou des délais courts.

L’utilisation de termes vagues sur les factures peut entraîner des malentendus et des retards de paiement. Au lieu d’écrire « payable à 30 jours », indiquez la date d’échéance exacte, la devise et les modes de paiement acceptés. De nombreuses entreprises ont également recours à des incitatifs financiers pour encourager les paiements rapides et à des frais de retard afin de décourager les arriérés.

Communiquez les modalités dès le départ et obtenez l’accord du client

Un client ne doit pas prendre connaissance de vos modalités de paiement en lisant votre première facture. Définissez vos attentes avant le début du travail en précisant les modalités dans les contrats ou les ententes de service, les devis ou les propositions, ou encore les documents destinés aux nouveaux clients. Si vous accordez un crédit commercial ou des modalités flexibles, envisagez de demander au client de signer un accord de conditions de crédit.

Appliquez les modalités de manière systématique

Si vous laissez passer un retard de paiement de 15 jours sans effectuer de suivi, le client risque de supposer qu’il est acceptable de payer une facture en retard. À l’inverse, faire preuve d’agressivité peut nuire aux relations. Ci-dessous figure un exemple de chronologie de suivi :

• Le lendemain de la date d’échéance, envoyez un rappel poli. Un courriel simple et convivial vient souvent à bout des retards sans avoir besoin d’aller plus loin.

• Une semaine après la date d’échéance, envoyez un courriel plus direct.

• Deux semaines après la date d’échéance, appelez le client.

Si ce dernier paie en retard à plusieurs reprises, envisagez d’exiger un paiement anticipé pour les travaux futurs.

Informez-vous de vos droits si un client ne paie pas

L’Australie a pris des mesures pour remédier aux retards de paiement que subissent les petites entreprises, comme le programme de déclaration des délais de paiement (PTRS), qui oblige les grandes entreprises à déclarer dans quel délai elles paient leurs fournisseurs. Dans certains secteurs, des lois particulières protègent les fournisseurs. Le secteur du bâtiment et de la construction, par exemple, dispose de lois sur la sécurité des paiements qui imposent des délais stricts pour les paiements.

Même s’il est rarement nécessaire de poursuivre les clients en justice, il est utile de connaître vos droits si un client retarde de façon répétée le paiement de ses factures. Si un client refuse de payer malgré plusieurs relances, vous devrez peut-être faire appel à une agence de recouvrement de créances, émettre une mise en demeure officielle ou recourir à la Cour des petites créances pour défaut de paiement persistant.

Aide de Stripe dans le traitement des factures

Stripe automatise la génération des factures, les rappels, les paiements et la création de rapports, et vous permet de gérer ces fonctions en un seul endroit. Découvrez comment Stripe peut rendre la facturation plus simple et plus efficace :

Création rapide de factures

Stripe permet aux entreprises de générer et d’envoyer des factures en quelques minutes. Avec le Dashboard Stripe, vous pouvez :

• Ajouter les coordonnées du client et les éléments à facturer

• Calculer et appliquer automatiquement la TPS

• Personnaliser les factures avec votre marque et vos modalités de paiement

• Envoyer des factures instantanément par courriel ou intégrer un lien de paiement direct

Rappels automatiques de livraison et de paiement

Souvent, un retard de paiement relève d’un simple oubli. Stripe aide les entreprises à garder une longueur d’avance grâce à l’envoi automatique de rappels personnalisables.

Options de paiement faciles

Les entreprises qui acceptent les paiements en ligne via Stripe sont payées plus rapidement que celles qui utilisent les virements manuels. Par exemple, les utilisateurs de Xero ont vu leurs paiements arriver 14 jours plus tôt en moyenne après avoir intégré Stripe. Les factures Stripe sont fournies avec des liens de paiement intégrés, ce qui permet aux clients de cliquer et de payer instantanément avec le mode de paiement de leur choix, à savoir :

• Cartes de crédit et de débit

• Virements bancaires

• Portefeuilles numériques

• Prélèvements automatiques BECS (Bulk Electronic Clearing System)

Facturation des factures récurrentes

Stripe Billing s’adresse aux entreprises qui envoient régulièrement des factures à leurs clients, telles que les agences, les consultants ou les entreprises de logiciels-services. Particulièrement utile pour les mandats récurrents, les paiements échelonnés et les abonnements, Billing réduit le besoin de relance.

Suivi et rapprochement intégrés

Avec Stripe, vous pouvez savoir en temps réel quelles factures sont payées, en attente ou en retard. Vous pouvez également marquer automatiquement les factures comme payées dans votre Dashboard Stripe et dans votre logiciel comptable (Stripe s’intègre à Xero, QuickBooks, etc.).

Pour commencer à utiliser Stripe Invoicing :

• Créez un compte Stripe.

• Activez Invoicing dans le Dashboard Stripe.

• Personnalisez votre modèle de facture : ajoutez votre logo, les renseignements relatifs à la TPS et les modalités de paiement.

• Créez votre première facture : saisissez les coordonnées du client, les éléments de facturation et la date d’échéance.

• Définissez les modes de paiement (p. ex., carte de crédit, virement bancaire).

• Commencez à envoyer des factures et des liens de paiement.