Facturatie is de manier waarop bedrijven ervoor zorgen dat het geld binnenkomt, de belastingwetgeving naleeft en goede klantrelaties onderhoudt. Facturen kunnen echter onbetaald blijven om redenen die voorkomen konden worden: onduidelijke betaalvoorwaarden, ontbrekende gegevens of een ingewikkeld facturatieproces waardoor het voor klanten moeilijk is om op tijd te betalen. Voeg daar de vereisten van de Australian Taxation Office (ATO) en de regels voor de Goods and Services Tax (GST) aan toe en het is duidelijk dat bedrijven van facturatie een prioriteit moeten maken.

De juiste facturatiepraktijken voorkomen problemen, helpen bedrijven sneller betaald te worden, verminderen de administratieve rompslomp en zorgen voor een betere financiële bedrijfsvoering. Hieronder vind je een gids met best practices voor facturatie in Australië.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een factuur en waarom is het belangrijk in Australië?
  
• Welke informatie moet op een geldige Australische factuur vermeld worden?
  
• Hoe kunnen Australische bedrijven ervoor zorgen dat facturen voldoen aan de ATO?
  
• Wat zijn de best practices voor het instellen van betaalvoorwaarden voor facturen in Australië?
  
• Hoe kan Stripe helpen bij het verwerken van facturen?
  

Wat is een factuur en waarom is het belangrijk in Australië?

Een factuur traceert de verkoop, beschermt de geldstroom, ondersteunt fiscale compliance en dient als juridisch bewijs van transacties. In Australië zijn facturen om verschillende redenen belangrijk voor bedrijven, bijvoorbeeld om op tijd betaald te worden en te voldoen aan de ATO-vereisten. Dit is waarom facturen belangrijk zijn:

Ze houden de geldstroom stabiel

Facturen vormen het fundament van je inkomsten. Achterstallige of vage facturen kunnen leiden tot betalingsachterstanden, wat kan leiden tot problemen met de geldstroom. Bij bedrijven met krappe marges kunnen zelfs een paar onbetaalde facturen de dagelijkse bedrijfsvoering verstoren. Een goed gestructureerde factuur documenteert precies wat je verschuldigd bent, creëert een registratie dat het gemakkelijker maakt om achterstallige betalingen op te volgen en helpt bij het voorspellen van inkomsten, zodat je uitgaven en groei effectief kunt beheren.

Ze zijn vereist voor fiscale compliance

In Australië is facturatie in veel situaties een wettelijke verplichting. De ATO heeft strikte regels voor de opmaak van facturen, met name voor bedrijven die zijn geregistreerd voor GST. Elk bedrijf in Australië, hoe groot of klein ook, moet facturen op de juiste manier uitgeven en bewaren om belasting- en compliancerisico's te voorkomen.

Ze bieden juridische en contractuele bescherming

Een factuur is een juridisch document van wat is overeengekomen tussen het bedrijf en de klant. Als een klant een chargeback aanvraagt, zegt geen dienst te hebben ontvangen of te laat is met de betaling, is je factuur je eerste verdedigingslinie. Een gedetailleerde factuur helpt bij het afdwingen van betaalvoorwaarden door vervaldatums te vermelden, op te sommen wat er is geleverd en ondersteunend bewijs te leveren als je een incassobureau moet inschakelen.

Ze bieden belangrijke zakelijke inzichten

Facturen bieden waardevolle gegevens over de prestaties van je bedrijf. Bedrijven die een groot volume aan transacties verwerken, gebruiken factuurgegevens om slimmere financiële beslissingen te nemen, bijvoorbeeld door nieuwe leveranciersvoorwaarden te onderhandelen en hun betaalbeleid aan te passen. Door factuurpatronen te analyseren, kun je het volgende identificeren:

• Welke klanten consequent te laat betalen

• Welke producten of diensten de meeste inkomsten genereren

• Hoelang het duurt om betalingen te ontvangen

Je kunt deze informatie gebruiken om je kredietbeleid, tariefstrategieën en geldbeheerpraktijken aan te passen.

Welke informatie moet op een geldige Australische factuur vermeld worden?

De ATO heeft regels over wat er op facturen vermeld moet worden. Deze regels zijn van toepassing op belastingfacturen (die worden uitgegeven door bedrijven met een GST-registratie) en reguliere facturen (die worden uitgegeven door bedrijven die niet zijn geregistreerd voor GST).

Belastingfactuur versus gewone factuur

Bedrijven die zijn geregistreerd voor GST moeten binnen 28 dagen belastingfacturen uitgeven voor belastbare omzet van meer dan $ 82,50 Australische dollar (AUD) (inclusief GST) als een klant daarom verzoekt. Klanten hebben belastingfacturen nodig om GST-tegoeden te claimen. Onjuiste of ontbrekende gegevens kunnen leiden tot problemen met de fiscale compliance.

Bedrijven die niet zijn geregistreerd voor GST, gebruiken gewone facturen. Hierop mag niet het woord 'belastingfactuur' worden vermeld en moet transparant worden vermeld dat er geen GST in rekening wordt gebracht (bijvoorbeeld 'Er is geen GST in rekening gebracht' of de GST wordt weergegeven als $ 0 AUD).

Zeven vereiste elementen van een geldige Australische belastingfactuur

De ATO schrijft voor dat een belastingfactuur voor bedrijven de volgende elementen moet bevatten:

1. Het woord 'belastingfactuur' is prominent weergegeven

2. Je geregistreerde bedrijfsnaam

3. Je Australian Business Number (ABN)

4. De uitgiftedatum van de factuur

5. Een beschrijving van de producten of diensten

6. Het verschuldigde GST-bedrag (indien van toepassing)

7. De belastbare status van elk item

Als het factuurtotaal $ 1.000 AUD of meer is (inclusief GST), moet je ook de identiteit of het ABN van de klant vermelden. Dit zorgt ervoor dat grote transacties goed gedocumenteerd zijn.

Hoe kunnen Australische bedrijven ervoor zorgen dat facturen voldoen aan de ATO?

Om te voldoen aan de facturatievereisten van ATO moet je weten wanneer facturen moeten worden uitgegeven, hoe je ze moet opslaan en welke systemen je moet gebruiken. Correcte compliance vermindert fiscale risico's en voorkomt onnodige chargebacks. Hier lees je hoe je je facturatiesproces in overeenstemming kunt houden met de Australische belastingwetgeving:

GST correct toepassen

Als je GST in rekening brengt, moet op je factuur worden aangegeven welke items belastbaar zijn en wat het GST-bedrag is. Als een item GST-vrij of vrijgesteld is, moet je dit ook vermelden. Als je niet geregistreerd bent voor GST, kun je het niet in rekening brengen.

Je factuurgegevens minimaal vijf jaar bewaren

De ATO vereist dat bedrijven alle verkoop- en aankoopfacturen ten minste vijf jaar bewaren.
Best practices voor het bewaren van gegevens zijn onder meer het opslaan van kopieën van alle facturen (uitgegeven en ontvangen), het bewaren van ondersteunende documenten (bijvoorbeeld contracten, inkooporders, betaalbewijzen) en het gebruik van veilige opslag, zowel digitaal als fysiek.

Digitale facturatie en elektronische registratie gebruiken

De ATO moedigt bedrijven aan om gebruik te maken van elektronische facturatie en digitale administratie. Veel systemen voor digitale facturatie kunnen worden geïntegreerd met boekhoudsoftware om facturen automatisch bij te houden en achterstallige betalingen te markeren.

Eelektronische facturatie overwegen voor snellere en veiligere transacties

Met het Australische kader voor elektronische facturatie, dat gebaseerd is op het Peppol-netwerk, kunnen bedrijven facturen rechtstreeks uitwisselen tussen boekhoudsystemen. Dit vermindert menselijke fouten, versnelt betalingen en verbetert de compliance.

De ATO-richtlijnen voor speciale situaties volgen

Sommige bedrijven werken met specifieke facturatieregels. Een voorbeeld hiervan zijn door de ontvanger gemaakte belastingfacturen (RCTI's), waarvoor de klant de factuur uitgeeft. Dit is gebruikelijk in branches zoals de landbouw en de bouw, maar het vereist een overeenkomst en specifieke door de ATO goedgekeurde bewoording. Als je bedrijf actief is in een gespecialiseerde branche, controleer dan de ATO-richtlijnen om te bevestigen dat je voldoet aan eventuele aanvullende regels.

Personeel trainen en compliance regelmatig controleren

Voer regelmatig interne compliancecontroles uit door een steekproef van facturen te controleren om te bevestigen dat ze voldoen aan de ATO-normen. Belastingwetgeving en factuurdrempels kunnen veranderen, dus blijf op de hoogte via de ATO-website of raadpleeg je accountant.

Wat zijn de best practices voor het instellen van betaalvoorwaarden voor facturen in Australië?

Zelfs een goed opgestelde factuur is geen garantie voor tijdige betaling als de voorwaarden niet duidelijk zijn of worden afgedwongen. In Australië verschillen de betaalvoorwaarden per branche, maar bedrijven die eerlijke, specifieke en afdwingbare voorwaarden stellen, hebben veel meer kans om vaste inkomsten te behouden. Ga als volgt te werk om voorwaarden in stellen die voor joue en je klanten werken:

Standaard en duidelijke betaalvoorwaarden gebruiken

Wat de juiste voorwaarden zijn, hangt af van je branche, klanttype en hoe snel je betaald moet worden. Australische bedrijven gebruiken doorgaans betaalvoorwaarden van 7 dagen, 14 dagen of 30 dagen:

• Freelancers en kleine dienstverlenende bedrijven gebruiken vaak voorwaarden van 7 of 14 dagen om snellere betaling aan te moedigen.

• Grote bedrijven en overheidscontracten hebben vaak een standaardtermijn van 30 dagen of meer, maar de Australische overheid eist van grote bedrijven die overheidscontracten van meer dan $ 4 miljoen AUD hebben gekregen dat ze nieuwe onderaannemers binnen 20 dagen betalen.

• Detailhandel en horecabedrijven vereisen doorgaans onmiddellijke betaling of korte termijnen.

Het opnemen van vage voorwaarden op facturen kan leiden tot misverstanden en betalingsachterstanden. In plaats van 'te betalen binnen 30 dagen', specificeer je de exacte vervaldatum, valuta en geaccepteerde betaalmethoden. Veel bedrijven gebruiken ook financiële prikkels om snelle betaling en boetes voor te late betaling aan te moedigen om vertragingen te ontmoedigen.

De voorwaarden van tevoren communiceren en zorgen voor overeenstemming

Je factuur moet niet de eerste keer zijn dat een klant je betaalvoorwaarden ziet. Stel verwachtingen voordat het werk begint door voorwaarden op te nemen in contracten of dienstovereenkomsten, offertes of voorstellen en onboardingdocumenten voor klanten. Als je handelskrediet of flexibele voorwaarden verlengt, overweeg dan om de klant een kredietovereenkomst te laten ondertekenen.

Voorwaarden consequent afdwingen

Als je een achterstallige factuur 15 dagen laat liggen zonder opvolging, kan die klant ervan uitgaan dat te late betalingen acceptabel zijn. Te agressief zijn kan relaties echter onder druk zetten. Dit is een voorbeeld van een tijdlijn voor opvolging:

• Stuur de dag na de vervaldatum een beleefde herinnering. Een eenvoudige, vriendelijke e-mail lost vertragingen vaak op zonder extra actie te hoeven ondernemen.

• Volg één week na de verval op met een meer directe e-mail.

• Neem twee weken na de vervaldatum telefonisch contact op.

Als je klant herhaaldelijk te laat betaalt, overweeg dan om vooruitbetaling te eisen voor toekomstig werk.

Je rechten kennen als een klant niet betaalt

Australië heeft maatregelen genomen om betaalachterstanden aan kleine bedrijven aan te pakken, zoals het Payment Times Reporting Scheme, dat grote bedrijven verplicht om te rapporteren hoe snel ze leveranciers betalen. Sommige branches hebben specifieke wetgeving die leveranciers beschermt. De bouw- en constructiesector heeft bijvoorbeeld wetgeving op het gebied van de beveiliging van betalingen die strikte betaaltermijnen afdwingen.

Hoewel voor de meeste klanten geen juridische stappen nodig zijn, helpt het kennen van je rechten als een klant de betaling herhaaldelijk vertraagt. Als een klant ondanks meerdere opvolgingen weigert te betalen, moet je mogelijk een incassobureau inschakelen, een formele aanmaningsbrief uitgeven of een rechtbank voor geringe vorderingen inschakelen wegens aanhoudende niet-betaling.

Hoe kan Stripe helpen bij het verwerken van facturen?

Stripe automatiseert het genereren van facturen, herinneringen, betalingen en rapportages en laat je deze functies op één plek beheren. Lees hier hoe Stripe facturatie makkelijker en efficiënter kan maken:

Snel facturen maken

Met Stripe kunnen bedrijven binnen enkele minuten facturen genereren en facturen versturen. Via het Stripe-dashboard kun je het volgende:

• Klantgegevens en factuuritems toevoegen

• GST automatisch berekenen en toepassen

• Facturen aanpassen aan je branding en betaalvoorwaarden

• Facturen direct versturen via e-mail of een directe betaallink delen

Automatische levering en betalingsherinneringen

Vaak is de reden voor een te late betaling dat een klant is vergeten te betalen. Stripe helpt bedrijven dit voor te blijven door aanpasbare herinneringen te automatiseren.

Eenvoudige betaalopties

Bedrijven die online betalingen via Stripe accepteren, worden sneller betaald dan bedrijven die afhankelijk zijn van handmatige overschrijvingen. Zo werden Xero-gebruikers gemiddeld 14 dagen eerder betaald na integratie van Stripe. Stripe-facturen worden geleverd met ingebouwde betaallinks, zodat klanten direct kunnen betalen met de betaalmethode van hun keuze, waaronder:

• Creditcards en debitcards

• Bankoverschrijvingen

• Digitale wallets

• Bulk Electronic Clearing System (BECS) Direct Debits

Facturatie voor terugkerende facturen

Stripe Billing is bedoeld voor bedrijven die klanten regelmatig factureren, zoals bureaus, consultants of Software-as-a-Service-bedrijven (SaaS). Het is vooral handig voor voorschotten, termijnbetalingen en abonnementen, waardoor minder constante opvolging vereist is.

Geïntegreerde tracking en reconciliatie

Met Stripe kun je in realtime bijhouden welke facturen betaald, in behandeling of achterstallig zijn. Je kunt facturen ook automatisch als betaald markeren in je Stripe-dashboard en je boekhoudsoftware (Stripe integreert met Xero en QuickBooks).

Ga als volgt te werk om aan de slag te gaan met Stripe Invoicing:

• Maak een Stripe-account.

• Schakel Invoicing in het Stripe-dashboard in.

• Pas je factuursjabloon aan: voeg je logo, GST-gegevens en betaalvoorwaarden toe.

• Stel je eerste factuur op: voer de gegevens van de klant, regelitems en vervaldatum in.

• Stel betaalmethoden in (bijvoorbeeld creditcard, bankoverschrijving).

• Start met het sturen van facturen en betaallinks.