今日、ビジネスのグローバル化が進む中、インターネットの普及にともない越境 EC を含む EC 市場はますます活発化しています。そのため、従来のような日本国内のみの取引だけでなく、日本企業と海外企業間の B2B 取引や、海外に多くの顧客を抱える B2C 取引も増えつつあります。

これら B2B および B2C 取引を行ううえでなくてはならないのが、請求書です。また、海外事業者や消費者との間での取引の場合、請求書は日本語ではなく英語での表記が求められます。しかし、請求書のような証憑書類について英語で対応するにあたっては、不安を抱える日本の事業者の方も少なくはありません。

今後、より多くの海外顧客を獲得し、ビジネスのさらなる拡大を目指す日本の事業者にとって、英語による請求書や領収書などの書類作成業務は必須といえるでしょう。そこで本記事では、請求書を英語で作成する際の基礎知識として、海外取引において知っておくべきポイントや、請求書記載項目の英語表現、請求書を送る際のメールの書き方などについて解説します。

目次

• 請求書は英語で「invoice」
  
• 請求書を英語で作成する際のポイント
  
• 請求書に必要な記載項目の英語表現
  
• 英語の請求書に添えるメールの書き方と例文
  
• Stripe Invoicing でできること
  

請求書は英語で「invoice」

私たちが業務上またはプライベートで目にしたことのある一般的な請求書は、英語で「invoice (インボイス)」といいます。

しかし、英語の「invoice」をカタカナで「インボイス」と表記した場合は、日本語の「請求書」と比べると、より特異的な意味合いを持つことがあります。たとえば、現行のインボイス制度のもとで発行される適格請求書については、通称「インボイス」と呼ばれたり表記されることがあります。このインボイスは、B2B 取引上で発生する消費税の仕入税額控除に深く関わる重要書類となるため、一般的な請求書の要件よりも細かな必須記載要件が設けられています。

なお、英語の 「invoice」は、商品やサービスの細かな取引内容について取引先に提示することを目的とする書類で、日本語の「請求書」のように、必ずしも代金を請求するためだけに用いられるというわけではありません。そのため、「invoice」は海外において、納品書や送り状などのように幅広い用途で用いられています。

一方、「請求書」は場合によって「invoice」ではなく「bill」と英訳されることもあります。「bill」とは、顧客に支払いの必要性を通知するための書類で、B2C 取引においてよく使用されています。たとえば、レストランでの食事や携帯電話の利用料金、ガス代や電気代などが挙げられ、事業者側 (売り手) は顧客に対し、これらの代金の支払いを依頼するために「bill」を発行します。

このように、日本語の「請求書」を英訳、または英語で作成する際は、目的に応じて「invoice」であったり「bill」という単語に使い分ける必要があることを知っておきましょう。なお、今回の記事においては、前者の「invoice」に該当する「請求書」に焦点をあてて解説しています。

請求書を英語で作成する際のポイント

海外取引では消費税の納付は必要ない

先ほど解説したインボイス制度のもとで事業者が仕入税額控除を受けるには、売り手側、買い手側の双方による適格請求書の発行と保存が必須となります。したがって、買い手側が日本国内の事業者ではあるものの、書類のやり取りについて英語での対応が求められる場合は、国内取引であったとしても売り手側は英語で適格請求書を作成しなければならないケースがあります。

一方、取引先が日本国外の企業となる海外取引ではインボイス制度の影響が及ぶことはありません。これは、インボイス制度があくまで日本の消費税に関わる取引のみを課税対象とし、国外取引については消費税は発生せず、納税義務もないためです。したがって、適格請求書には通常、インボイス制度の登録番号や消費税の軽減税率などに関する細かな必須記載要件がありますが、海外取引の場合は、たとえ自社が適格請求書発行事業者であったとしてもこれらの記載は不要です。

海外取引では源泉徴収の記載は必要ない

国税庁によると、「国内源泉所得の支払いが国外において行われる場合には、原則として源泉徴収の必要はない」としています。

通常、非居住者となる海外企業や海外在住の個人事業主に請求書を発行する際、ほとんどの場合において源泉徴収は必要ありません。これは、日本国内に住所を所有せず、日本に 1 年以上居住していない事業者および個人への報酬の支払いは「国内における源泉徴収の対象」とならないためです。

ただし、場合によっては源泉徴収が必要となるケースも生じ得るため、初めて海外企業との取引を行う際には上述の原則を理解したうえ、税理士など専門家の意見やアドバイスを仰いでみることをおすすめします。

押印は必要ない

請求書への押印は義務ではありませんが、日本国内での取引においては一般的な商習慣として根付いています。そのため、会計業務に携わる方であれば請求書の書面上の押印を目にすることは多いのではないでしょうか。

しかし、海外事業者との取引上で取り交わされる請求書の場合、押印あるいは押印の代わりのサインは基本的に不要です。特に押印は海外では一般的でないため、押印を求められるケースはないと考えてよいでしょう。一方、サインについては取引先から特別な要望があれば、その際に対応するようにしましょう。

請求書に必要な記載項目の英語表現

一般的な請求書については、日本語または英語であっても記載する項目や形式は概ね同じです。しかし、前章にて解説したように、国内取引か国外取引かによって、記載内容は多少異なります。また、国内取引の場合でも、適格請求書に対応する必要があるかどうかによって必須記載項目は異なります。

国内、国外のいずれの取引においても、英語で請求書を作成する場合は基礎知識として以下の英単語を知っておくと便利です。

• 請求書発行日: Date または Issued Date
  
• 請求書番号: Invoice Number (Invoice No. または Invoice # と表記しても問題ありません)
  記載例: 「Invoice No. 0000」
  
• 宛先: Billed to
  記載例:「Billed to ABC Inc.」(会社名の表記についてはあらかじめ取引先に確認をとってから記載しましょう)
  
• 請求明細: Description
  
• 商品名・サービス名: Item Name または Product Name
  
• 単価: Unit price
  
• 数量: Quantity (Qty と略すことも可能です)
  
• 金額: Amount (単価と数量をかけたもの)
  
• 小計: Subtotal
  
• 合計金額: Total Amount もしくは Grand Total
  
• 支払期限: Payment Due Date
  
• 振込先情報: Remittance Information
  
• 口座番号: Bank Account Number
  
• 口座名義人: Bank Account Name
  

当然のことではありますが、記入漏れや綴りに間違いがないよう、請求書を送付する前に記載内容をしっかりと確認しておくことが大切です。また、上記の「請求書発行日 (Issued Date)」や「支払期限 (Payment Due Date)」の書き方については、次章「英語の請求書に添えるメールの書き方と例文」にて詳しく解説しますが、国や地域によって年月日の表記の順番が異なるため注意しましょう。

なお、国外取引には不要ですが、国内で行われる B2B 取引では、仕入税額控除の観点から適格請求書の発行が必要となるケースがほとんどです。そのため、適格請求書を英語で作成する場合は以下の英語表現を覚えておきましょう。

• インボイス制度の登録番号: Registration Number
  
• 消費税: Tax
  
• 軽減税率: Reduced Tax Rate
  

また、日本国内外に関わらず、請求書を作成する際には、消費税の自動計算機能や会計ソフト、請求書自動生成ツールのような、バックオフィスの最適化を後押しするオンラインツールを利用してみることをおすすめします。これらのツールを利用する際は、インボイス制度にも対応しているかどうかを事前に確認しておくことが大切です。

インボイス制度に対応可能かつ包括的な会計サポートを提供しているものであれば、適格請求書の発行と保存がスムーズに行うことができるだけでなく、売掛金の管理、代金の回収、取引の照合などにかかる時間や手間が省けるため、より効率的に請求業務を進めることができるでしょう。

英語の請求書に添えるメールの書き方と例文

以下は一例になりますが、英語で請求書を送る際は、このような端的で丁寧なメッセージを添えるようにしましょう。

タイトル

メールのタイトルは、請求書に関するメールであるかが一目でわかることが大切です。そのためには、以下のように、請求書番号、製品名またはサービス名、支払期日、さらに相手の企業名を含めるようにしましょう。

• 例: 請求書番号 1234、製品名 A111、支払期日 2025 年 5 月 10 日、〇〇株式会社宛ての場合は 「〇〇 Inc. Invoice #1234 for Product A111: Due May 10th, 2025」と記載します。
  

支払期日については、上記のように「Due」の後に日付を加えます。ただし、日本とその他の国や地域ではそれぞれ年月日の順番が異なる場合があるため注意が必要です。たとえば上記のように、2025 年 5 月 10 日であれば日本では「2025/05/10」と表記しますが、アメリカでは月・日・年の順番が一般的なため、「05/10/2025」のように、年は一番最後に記します。また、 ヨーロッパでは、日・月・年の順番が一般的なため、アメリカと同じように表記すると「10 月 5 日」ととらえられてしまう可能性があります。

このような混乱を回避するための安全策としては、月に関しては数字ではなく「May」のように単語で表記すると、相手側にとってより親切でわかりやすいといえるでしょう。

本文

以下はサンプルメールの一例となります。括弧内については企業名などを適宜記載する箇所となります。送り主は名前が先で、姓が後に続きます。また、結びの言葉としては、以下の「Sincerely,」の代わりに「Regards,」を添えることもできます。また、自社の所在地を英語で書く際の順番は、「ビル名・階数・号室」、「丁目・番地」「町」「市」「都道府県」「郵便番号」「国名」となります。括弧内

英語コンテンツ:

Dear (担当者名),

I hope this email finds you well. I have attached the invoice to this email. I would appreciate it if you could make the payment by the due date on the invoice. If you have any questions please don’t hesitate to contact us.

Thank you very much for your business. We’re looking forward to serving you again.

Regards,
Taro Yamada
(企業名)
(所在地)
(電話番号やメールアドレスなどの連絡先)

日本語訳:

以下は上記の英文の日本語訳となります。また、英語の Sincerely は日本語の「敬具」にあたりますが、ビジネスメールでは、「拝啓」や「敬語」は原則的に用いることはないため、ここでは割愛します。

(担当者名) 様

お元気にお過ごしのことと思います。
こちらのメールに請求書を添付いたしました。
請求書に記載の期日までにお支払いいただけますと幸いです。
何かご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

この度は弊社の商品をご利用いただき誠にありがとうございました。また次回のご利用を心よりお待ちしております。

山田太郎
(企業名)
(所在地)
(電話番号やメールアドレスなどの連絡先)

その他のよく使うフレーズ

以下は、その他の言い回しとして英語で請求書を作成する際に使えるフレーズとなります。

• Please find the attached invoice. (添付の請求書をお確かめいただけますようお願いいたします。)
  
• Please make payment by the due date on the invoice. (請求書に記載の期日までにお支払いをお願いいたします。)
  
• Please let us know if you have any questions regarding the invoice. (請求書に関するご質問がありましたら、ご連絡ください。)
  

請求書の細かな記載内容を取引先にわかるよう英語で作成するにあたって、これらのさまざまな表現や専門用語を事前に理解しておけば、海外取引においても事業者間のコミュニケーションがスムーズになるでしょう。また、繰り返しにはなりますが、請求書作成業務の効率化を目指している事業者の方は、英語にも対応可能な請求書自動生成ツールの導入についても検討してみるとよいでしょう。

Stripe Invoicing でできること

Stripe Invoicing は、請求書の作成から支払い回収まで、売掛金プロセスをシンプルにします。単発請求でも継続課金でも、Stripe はビジネスが支払いを受けるまでの時間を短縮し、業務の効率化をサポートします。

• 売掛金処理の自動化: コーディング不要のプロフェッショナルな請求書を簡単に作成、カスタマイズ、送信できます。Stripe は請求書のステータスを自動で追跡し、支払いについてのリマインダーの送信や返金処理も行うため、キャッシュフローの管理がスムーズになります。
  
• キャッシュフローを加速: 統合されたグローバル決済、自動リマインダー、AI を活用した督促ツールにより、売掛金回収期間 (DSO) を短縮し、より早く収入を得られます。
  
• 顧客体験の向上: 25 以上の言語、135 以上の通貨、100 以上の決済手段をサポートする最先端の決済体験を提供。請求書へのアクセスは簡単で、セルフサービスのカスタマーポータルから支払うこともできます。
  
• バックオフィスの負担軽減: 数分で請求書を作成し、自動リマインダーや Stripe が提供するオンライン請求書決済ページで回収作業の時間を短縮します。
  
• 既存システムとの統合: Stripe Invoicing は、主要な会計ソフトや ERP (企業資源計画) ソフトと連携し、システム間の同期を保ち、手作業でのデータ入力を削減します。
  

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