De e-commercemarkt, inclusief grensoverschrijdende e-commerce, wordt steeds actiever naarmate het internetgebruik toeneemt en ondernemingen steeds meer globaliseren. Als gevolg hiervan zien veel Japanse ondernemingen nu een toename in business-to-business (B2B)-transacties met ondernemingen buiten Japan, evenals business-to-consumer (B2C)-transacties met klanten uit het buitenland, in plaats van alleen transacties tussen binnenlandse ondernemingen.

Zowel B2B- als B2C-transacties hebben gemeen dat er facturen moeten worden opgesteld. Voor transacties met buitenlandse ondernemingen of klanten is het belangrijk om facturen in het Engels uit te geven in plaats van in het Japans. Veel Japanse ondernemingen vinden het echter lastig om ondersteunende documenten, zoals facturen, in het Engels te verwerken.

Voor Japanse ondernemingen die meer buitenlandse klanten willen werven en hun activiteiten verder willen uitbreiden, is het handig om documenten zoals facturen en ontvangstbewijzen in het Engels te kunnen opstellen. In dit artikel wordt uitgelegd wat je moet weten om facturen in het Engels te maken, inclusief belangrijke punten voor internationale transacties, Engelse termen en zinnen voor verplichte factuurregels en voorbeelden van hoe je e-mails kunt schrijven die bij facturen horen.

Wat staat er in dit artikel?

• De nuances van het woord ‘invoice’ in het Engels
  
• Belangrijke punten bij het maken van facturen in het Engels
  
• Engelse bewoordingen voor de verplichte gegevens op een factuur
  
• Hoe schrijf je een e-mail met een bijgevoegde factuur
  
• Hoe Stripe Invoicing kan helpen
  

De nuances van het woord ‘invoice’ in het Engels

Het factuurdocument dat we vaak tegenkomen in zowel het zakelijke als het privéleven wordt in het Engels ‘invoice’ genoemd.

Wanneer het Engelse woord ‘invoice’ echter in katakana wordt geschreven, kan het soms een specifiekere betekenis hebben dan de oorspronkelijke Japanse versie van het woord. Zo kunnen gekwalificeerde facturen die zijn uitgegeven onder het huidige factureringssysteem worden aangeduid met de katakana-versie van invoice. Dit type factuur is een belangrijk document dat nauw verband houdt met voorbelastingskrediet (ook wel aankoopbelastingskrediet genoemd) voor consumptiebelasting die is ontstaan tijdens B2B-transacties, en bevat daarom meer gedetailleerde vereiste items dan algemene facturen.

Let op: de Engelse term ‘invoice’ verwijst naar een document dat bedoeld is om gedetailleerde transactiegegevens over goederen of diensten aan een zakenpartner te presenteren. Het wordt niet per se alleen gebruikt om betaling te vragen, zoals de Japanse term 請求書 (seikyūsho) suggereert. Daardoor gebruiken ondernemingen buiten Japan de term ‘invoice’ voor allerlei doeleinden, zoals leveringsbonnen of verzendbonnen.

Soms wordt de Japanse term 請求書 (seikyūsho) echter vertaald als ‘bill’ (rekening) in plaats van ‘invoice’ (factuur). Een bill is een document waarmee klanten worden geïnformeerd over de noodzaak om een betaling te verrichten en wordt vaak gebruikt in B2C-transacties. Voorbeelden hiervan zijn restaurantmaaltijden, mobiele telefoonkosten en energierekeningen, zoals die voor gas of elektriciteit. De onderneming (verkoper) stuurt een rekening om de klant te vragen die kosten te betalen.

Als je de Japanse term 請求書 (seikyūsho) naar het Engels vertaalt of Engelse documenten maakt, is het belangrijk om te weten dat dit Japanse woord kan worden gebruikt als ‘invoice’ of ‘bill’, afhankelijk van het doel. Dit artikel gaat alleen over het gebruik van de term als ‘invoice’.

Belangrijke punten bij het maken van facturen in het Engels

Het innen van verbruiksbelasting is niet vereist voor transacties buiten Japan

Om als onderneming recht te hebben op voorbelastingskrediet onder het hierboven genoemde factuursysteem, moeten zowel de onderneming als de klant geldige facturen opstellen en bewaren. Daarom moet de onderneming, zelfs als de klant een binnenlandse Japanse onderneming is, een geldige factuur in het Engels opstellen als Engels vereist is voor de uitwisseling van documenten, ook al gaat het om een binnenlandse transactie.

Het factuursysteem heeft echter geen invloed op transacties buiten Japan met bedrijven die niet Japans zijn. Het factuursysteem geldt namelijk alleen voor transacties die te maken hebben met de Japanse verbruiksbelasting (JCT), en voor buitenlandse transacties geldt geen verbruiksbelasting en is er ook geen belastingplicht. Dit betekent dat gekwalificeerde facturen normaal gesproken gedetailleerde verplichte gegevens moeten bevatten, zoals het registratienummer van het factuursysteem en het verlaagde belastingtarief voor de verbruiksbelasting. Voor buitenlandse transacties hoeven deze gegevens echter niet op de factuur te worden vermeld, zelfs als je bedrijf een gekwalificeerde factuuruitgever is.

Informatie over bronbelasting is niet vereist voor buitenlandse transacties

Volgens de Nationale Belastingdienst (NTA) is bronbelasting over het algemeen niet vereist wanneer betalingen van inkomsten uit binnenlandse bronnen buiten Japan worden gedaan.

Bij het uitreiken van een factuur aan buitenlandse bedrijven of niet-ingezeten zelfstandigen die in het buitenland wonen, is bronbelasting in de meeste gevallen niet vereist. Dit komt omdat betalingen aan ondernemingen en personen die geen adres in Japan hebben en niet langer dan een jaar in Japan hebben gewoond, niet onderworpen zijn aan bronbelasting in Japan.

In sommige gevallen kan bronbelasting echter wel vereist zijn. Als je voor het eerst zaken doet met een buitenlands bedrijf, raden we je aan om naast het leren van de hierboven beschreven principes ook het advies in te winnen van een belastingadviseur of andere professional.

Zegels en stempels zijn niet vereist

Hoewel het in Japan gebruikelijk is geworden om bij zakelijke transacties een zegel op facturen aan te brengen, is dit niet verplicht. Als je in de boekhouding werkt, heb je waarschijnlijk al veel facturen met zegels gezien.

Voor transacties met buitenlandse ondernemingen is een zegel of een handtekening in plaats van een zegel over het algemeen niet nodig. Zegels worden buiten Japan niet vaak gebruikt, dus je kunt er waarschijnlijk vanuit gaan dat er geen zegel wordt verwacht. Als je zakenpartner echter specifiek om een handtekening heeft gevraagd, moet je daar rekening mee houden.

Engelse formulering voor de vereiste gegevens op een factuur

Voor algemene facturen zijn de vereiste gegevens en de opmaak vrijwel identiek voor zowel Japans als Engels. Zoals we in het vorige gedeelte hebben geleerd, verschillen de inhoud en details die moeten worden vermeld echter enigszins, afhankelijk van het feit of de transactie binnenlands of internationaal is. Zelfs voor puur binnenlandse transacties variëren de vereiste gegevens, afhankelijk van het feit of deze al dan niet moeten voldoen aan het Gekwalificeerde factuursysteem.

Bij het opstellen van een factuur, of het nu voor binnenlandse of internationale transacties is, is het belangrijk om de onderstaande Engelse termen te kennen:

• 請求書発行日: Invoice issue date (Datum van factuuruitgifte)
  
• 請求書番号: Invoice number (Factuurnummer): kan ook worden geschreven als Invoice No. of Invoice # (bijv. Invoice No 0000)
  
• 宛先: Billed to (Gefactureerd aan) (bijv., Billed to ABC Inc.): bevestig vooraf de bedrijfsnaam met de klant
  
• 請求明細: Billing details (Facturatiegegevens)
  
• 商品名・サービス名: Product name or service name (Naam productnaam of dienst)
  
• 単価: Unit price (Eenheidsprijs)
  
• 数量: Quantity (Hoeveelheid) (kan afgekort worden tot Qty)
  
• 金額: Amount (Bedrag) (verkregen door de eenheidsprijs te vermenigvuldigen met de hoeveelheid)
  
• 小計: Subtotal (Subtotaal)
  
• 合計金額: Total amount or grand total (Totaalbedrag of eindtotaal)
  
• 支払期限: Payment due date (Vervaldatum betaling)
  
• 振込先情報: Remittance information (Informatie over overmaking)
  
• 口座番号: Bank account number (Bankrekeningnummer)
  
• 口座名義人: Bank account holder (Bankrekeninghouder)
  

Het is belangrijk om een factuur goed te checken voordat je ‘m verstuurt. Zorg ervoor dat er geen fouten of dingen ontbreken. In het volgende gedeelte gaan we kijken naar het formaat van de 'uitgiftedatum’ en ‘betalingsdatum’ die we net noemden. Het is wel belangrijk om te weten dat de volgorde van de datum (jaar, maand, dag) per land en regio kan verschillen.

Houd er ook rekening mee dat, hoewel dit niet vereist is voor internationale transacties, het voor de meeste binnenlandse B2B-transacties noodzakelijk is om een gekwalificeerde factuur uit te reiken om voorbelastingaftrek te kunnen claimen. Gebruik de volgende zinnen bij het opstellen van een gekwalificeerde factuur in het Engels.

• インボイス制度の登録番号: Invoice System registration number (Registratienummer factuursysteem)
  
• 消費税: Tax (Belasting)
  
• 軽減税率: Reduced tax rate (Verlaagd belastingtarief)
  

Bij het maken van facturen, zowel voor binnenlandse als internationale transacties, raden we aan om online tools te gebruiken die backoffice-optimalisatie ondersteunen, zoals functies voor automatische berekening van verbruiksbelasting, boekhoudsoftware en tools voor het automatisch genereren van facturen. Bij het gebruik van deze tools is het echter belangrijk om vooraf te controleren of ze compatibel zijn met het factuursysteem.

Als ze compatibel zijn met het factuursysteem en uitgebreide boekhoudkundige ondersteuning bieden, kan je onderneming probleemloos gekwalificeerde facturen uitgeven en bewaren, terwijl je ook tijd en moeite bespaart op taken zoals het beheren van debiteuren, het innen van betalingen en het afstemmen van transacties. Hierdoor kunnen factureringsactiviteiten efficiënter worden afgehandeld.

Hoe schrijf je een e-mail met een bijgevoegde factuur

De onderstaande e-mail is slechts een voorbeeld, maar probeer bij het versturen van een e-mail met een factuur beknopt en beleefd te zijn.

Onderwerpregel van de e-mail

Gebruik de onderwerpregel van de e-mail om duidelijk te maken dat het om een factuur gaat. Vermeld hiervoor het factuurnummer, de naam van het product of de dienst, de betalingstermijn en de bedrijfsnaam van de ontvanger, zoals hieronder:

• Voorbeeld: Voor een e-mail die je naar ABC Incorporated stuurt voor product A111 met factuurnummer 1234 en een betalingstermijn op 10 mei 2025, kun je als onderwerpregel gebruiken: “ABC Inc. Invoice #1234 for Product A111: Due May 10, 2025.”
  

Voeg voor vervaldata het woord ‘due’ toe voor de datum, zoals hierboven weergegeven. Houd er rekening mee dat de volgorde van jaar, maand en dag verschilt tussen Japan en andere landen en regio's. In het bovenstaande voorbeeld zou 10 mei 2025 in Japan worden geschreven als 2025/05/10. In de Verenigde Staten is de standaardvolgorde echter maand-dag-jaar, dus wordt het jaar als laatste geplaatst, zoals hier: 05/10/2025. In Europa wordt echter de volgorde dag-maand-jaar gebruikt, dus zou de bovenstaande datum worden geïnterpreteerd als 5 oktober.

Een manier om verwarring te voorkomen is door de maand in woorden te schrijven in plaats van cijfers. In het bovenstaande voorbeeld zou je mei gebruiken in plaats van “05”. Dit is zowel uit respect voor je zakenpartner als voor het begrip.

Tekst van de e-mail

Laten we eens kijken naar een voorbeeld van een e-mail hieronder. De haakjes geven aan waar specifieke informatie over de transactie, zoals de bedrijfsnaam of bedragen, moet worden ingevuld. De voornaam van de afzender komt eerst, gevolgd door de achternaam of familienaam. “Regards” kan worden vervangen door “sincerely” als alternatief voor de afsluitende zin. Wanneer je het adres van je bedrijf in het Engels schrijft, is de volgorde: “Naam van het gebouw en verdiepingsnummer of unitnummer”, “Straatadres (blok- en perceelnummer)”, “Plaats”, “Stad”, “Provincie”, ‘Postcode’, “Landnaam”.

Engelse inhoud:

Dear (verantwoordelijke), (Beste,)

I hope this email finds you well. I have attached the invoice to this email. I would appreciate it if you could make the payment by the due date on the invoice. If you have any questions please don’t hesitate to contact us. (Ik hoop dat u het goed maakt. Ik heb de factuur bij deze e-mail gevoegd. Ik zou het op prijs stellen als u de betaling vóór de vervaldatum op de factuur zou kunnen uitvoeren. Als u vragen heeft, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.)

Thank you very much for your business. We’re looking forward to serving you again. (Hartelijk dank voor uw vertrouwen in ons. We kijken ernaar uit om u weer van dienst te zijn.)

Regards, (Met vriendelijke groet,)
Taro Yamada
(Bedrijfsnaam)
(Adres)
(Contactgegevens: telefoonnummer, e-mailadres, enz.)

Japanse vertaling:

Laten we de bovenstaande e-mail van het Engels/Nederlands naar het Japans vertalen.

(担当者名) 様

お元気にお過ごしのことと思います。
こちらのメールに請求書を添付いたしました。
請求書に記載の期日までにお支払いいただけますと幸いです。
何かご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

この度は弊社の商品をご利用いただき誠にありがとうございました。また次回のご利用を心よりお待ちしております。

山田太郎
(企業名)
(所在地)
(電話番号やメールアドレスなどの連絡先)

Andere veelgebruikte zinnen

Hieronder vind je een paar alternatieve zinnen die je kunt gebruiken bij het maken van facturen in het Engels:

• Please find the attached invoice (Hierbij treft u de bijgevoegde factuur aan). (添付の請求書をお確かめいただけますようお願いいたします。)
  
• Please make payment by the due date on the invoice (Gelieve te betalen vóór de vervaldatum op de factuur). (請求書に記載の期日までにお支払いをお願いいたします。)
  
• Please let us know if you have any questions regarding the invoice (Laat het ons weten als u vragen heeft over de factuur). (請求書に関するご質問がありましたら、ご連絡ください。)
  

Als je gedetailleerde facturen in het Engels opstelt voor je zakenpartners, zal kennis van deze uitdrukkingen en gespecialiseerde termen de communicatie tussen internationale ondernemingen veel soepeler laten verlopen. Het is goed om te herhalen dat elke onderneming die zijn factuurproces wil stroomlijnen, ook zou kunnen overwegen om een geautomatiseerde tool voor het genereren van facturen te implementeren die Engels ondersteunt.

De voordelen van Stripe Invoicing

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt bedrijven sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: Maak eenvoudig professionele facturen aan, pas ze aan en verstuur ze - geen codering vereist. Stripe houdt automatisch de factuurstatus bij, stuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow onder controle kunt houden.
  
• De cashflow versnellen:Verminder het aantal dagen dat verkopen uitstaan (DSO) en krijg sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-ondersteunde aanmaningstools waarmee je meer inkomsten kunt innen.
  
• Verbeter de klantervaring: Bied een moderne betaalervaring met support voor 25+ talen, 135+ valuta's en 100+ betaalmethoden. Facturen zijn eenvoudig te openen en te betalen via een self-service klantenportaal.
  
• Verminder de werkdruk op je back-office: Genereer facturen in enkele minuten en verminder de tijd die je kwijt bent aan incasso's door middel van automatische herinneringen en een Stripe-hosted betaalpagina voor facturen.
  
• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing integreert met populaire boekhoud- en enterprise resource planning (ERP)-software, zodat je systemen synchroon blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.
  

[Meer informatie () over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.