Der E-Commerce-Markt, einschließlich des grenzüberschreitenden E-Commerce, wird immer aktiver, da die Internetnutzung wächst und die Wirtschaft immer globaler wird. Infolgedessen erleben viele japanische Unternehmen anstelle von Transaktionen ausschließlich zwischen inländischen Unternehmen nun einen Anstieg der Business-to-Business-(B2B)-Transaktionen mit Unternehmen außerhalb Japans sowie Business-to-Consumer-Transaktionen (B2C) mit Kund/innen aus dem Ausland.

Sowohl für B2B- als auch B2C-Transaktionen gilt, dass sie eine Rechnungsstellung erfordern. Bei Transaktionen mit ausländischen Unternehmen oder Kund/innen ist es wichtig, Rechnungen auf Englisch statt auf Japanisch auszustellen. Viele japanische Unternehmen zögern jedoch, unterstützende Dokumente wie Rechnungen auf Englisch zu erstellen.

Für japanische Unternehmen, die mehr ausländische Kunden gewinnen und ihre Aktivitäten weiter ausbauen möchten, ist es hilfreich, Dokumente wie Rechnungen und Quittungen auf Englisch erstellen zu können. Dieser Artikel erklärt die grundlegenden Informationen, die zur Erstellung von englischsprachigen Rechnungen benötigt werden, einschließlich wichtiger Informationen zu internationalen Transaktionen, englischen Begriffen und Formulierungen für erforderliche Rechnungsposten sowie Beispielformulierungen für rechnungsbezogene E-Mails.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Die Feinheiten des Wortes „invoice“ im Englischen
  
• Wichtige Punkte beim Erstellen von Rechnungen auf Englisch
  
• Englische Formulierungen für die erforderlichen Posten auf einer Rechnung
  
• So schreiben Sie eine E-Mail mit einer angehängten Rechnung
  
• So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen
  

Die Feinheiten des Wortes „invoice“ im Englischen

Das Rechnungsdokument, das wir sowohl im Geschäfts- als auch im Privatleben häufig sehen, heißt auf Englisch „invoice“.

Wenn das englische Wort „invoice“ jedoch in Katakana geschrieben wird, kann es manchmal eine spezifischere Bedeutung haben als die japanische Originalversion des Wortes. Zum Beispiel können sogenannte Qualified Invoices nach dem aktuellen japanischen Rechnungssystem als Katakana-Version der „Invoice“ bezeichnet werden. Diese Art von Rechnung ist ein wichtiges Dokument, das eng mit Vorsteuergutschriften (auch Kaufsteuergutschriften genannt) für Verbrauchssteuer verbunden ist, die im Rahmen von B2B-Transaktionen anfällt, und umfasst daher detailliertere erforderliche Posten als allgemeine Rechnungen.

Beachten Sie, dass der englische Begriff „invoice“ ein Dokument bezeichnet, das dazu dient, einem Geschäftspartner detaillierte Transaktionsinformationen über Waren oder Dienstleistungen zu präsentieren. Es wird nicht unbedingt ausschließlich zur Zahlungsforderung verwendet, wie es der japanische Begriff 請求書 (seikyūsho) impliziert. Daher verwenden Unternehmen außerhalb Japans den Begriff „invoice“ für eine Vielzahl von Zwecken, etwa für Lieferscheine oder Versandbelege.

Manchmal wird der japanische Begriff 請求書 (seikyūsho) jedoch als „bill“ statt als „invoice“ übersetzt. Eine „bill“ ist ein Dokument, das Kunden über die Notwendigkeit einer Zahlung informiert, und wird häufig bei B2C-Transaktionen verwendet. Beispiele sind Restaurantmahlzeiten, Handygebühren und Rechnungen von Gas- oder Stromversorgern. Das Unternehmen (der Verkäufer) stellt eine „bill“ aus, um die Zahlung dieser Beträge vom Kunden anzufordern.

Beim Übersetzen des japanischen Begriffs 請求書 (seikyūsho) ins Englische sowie beim Erstellen englischer Dokumente ist es wichtig zu verstehen, dass dieses japanische Wort je nach Zweck als „invoice“ oder „bill“ verstanden werden kann. In diesem Artikel geht es ausschließlich um die Verwendung des Begriffs als „invoice“.

Wichtige Punkte beim Erstellen von Rechnungen auf Englisch

Für Transaktionen außerhalb Japans ist kein Einzug der Verbrauchssteuer erforderlich

Damit Unternehmen im Rahmen des oben genannten Rechnungssystems Vorsteuergutschriften erhalten, müssen sowohl das Unternehmen als auch der Kunde Qualified Invoices ausstellen und aufbewahren. Daher muss das Unternehmen, wenn für den Austausch der Dokumente die englische Sprache erforderlich ist, möglicherweise eine gültige Rechnung auf Englisch erstellen, selbst wenn der Kunde ein inländisches japanisches Unternehmen ist und es sich um eine inländische Transaktion handelt.

Aber das Rechnungssystem beeinflusst keine Transaktionen außerhalb Japans mit Unternehmen, die nicht japanisch sind. Das liegt daran, dass das Rechnungssystem nur für Transaktionen im Zusammenhang mit Japans Verbrauchssteuer (JCT) gilt, und für Auslandstransaktionen wird weder Verbrauchssteuer erhoben, noch besteht eine Steuerpflicht. Das bedeutet, dass Qualified Invoices normalerweise detaillierte Pflichtposten wie die Registrierungsnummer im Rechnungssystem sowie den reduzierten Steuersatz der Verbrauchssteuer erfordern. Für Auslandstransaktionen müssen diese Posten jedoch nicht auf der Rechnung vermerkt werden, selbst wenn Ihr Unternehmen ein Aussteller von Qualified Invoices ist.

Quellensteuerinformationen sind für Auslandstransaktionen nicht erforderlich

Laut der Nationalen Steuerbehörde (NTA) Japans ist in der Regel keine Quellensteuer erforderlich, wenn Zahlungen von inländischen Einkünften außerhalb Japans geleistet werden.

Beim Ausstellen einer Rechnung an ausländische Unternehmen oder nichtansässige Selbstständige mit Sitz im Ausland ist in den meisten Fällen keine Quellensteuer erforderlich. Dies liegt daran, dass Zahlungen an Unternehmen und Einzelpersonen, die keine Adresse in Japan haben und seit einem Jahr oder länger nicht in Japan leben, innerhalb Japans nicht der Quellensteuer unterliegen.

In manchen Fällen kann die Quellensteuer jedoch erforderlich sein. Wenn Sie zum ersten Mal Geschäfte mit einem ausländischen Unternehmen machen, empfehlen wir neben dem Kennenlernen der oben beschriebenen Prinzipien auch das Hinzuziehen einer Steuerberatung oder anderen Fachberatung.

Siegel und Stempel sind nicht erforderlich

Obwohl es in Japan zu einer etablierten Praxis für Geschäftstransaktionen geworden ist, ist das Anbringen eines Siegels auf Rechnungen nicht verpflichtend. Wenn Sie in der Buchhaltung tätig sind, haben Sie wahrscheinlich schon viele Rechnungen mit Siegeln gesehen.

Für Transaktionen mit ausländischen Unternehmen sind in der Regel weder Siegel noch eine Unterschrift anstelle eines Siegels erforderlich. Siegel werden außerhalb Japans nicht häufig verwendet, daher können Sie davon ausgehen, dass auch keines erwartet wird. Wenn Ihr Geschäftspartner jedoch explizit um eine Unterschrift gebeten hat, sollten Sie sich bemühen, dies zu berücksichtigen.

Englische Formulierungen für die erforderlichen Posten auf einer Rechnung

Für allgemeine Rechnungen sind die erforderlichen Posten und das Format für Japanisch und Englisch nahezu identisch. Wie wir jedoch im vorherigen Abschnitt gelernt haben, unterscheiden sich die Inhalte und Details leicht – je nachdem, ob die Transaktion national oder international stattfindet. Selbst bei rein inländischen Transaktionen variieren die erforderlichen Posten abhängig davon, ob sie dem Qualified-Invoice-System entsprechen müssen oder nicht.

Beim Erstellen einer Rechnung, sei es für inländische oder internationale Transaktionen, ist es wichtig, die unten genannten englischen Begriffe zu kennen:

• 請求書発行日: Invoice issue date (Rechnungsdatum)
  
• 請求書番号: Invoice number (Rechnungsnummer) – kann auch als „Invoice No.“ oder „Invoice #“ geschrieben werden (z. B. „Invoice No. 0000“)
  
• 宛先: Billed to (Angabe des Rechnungsempfängers, z. B. „Billed to ABC Inc.“) – lassen Sie sich den Unternehmensnamen im Voraus vom Kunden bestätigen
  
• 請求明細: Billing details (Abrechnungsdetails)
  
• 商品名・サービス名: Product name / service name (Name des Produkts oder der Dienstleistung)
  
• 単価: Unit price (Stückpreis)
  
• 数量: Quantity (Menge, kann zu „Qty“ gekürzt werden)
  
• 金額: Amount (Betrag, ermittelt durch Multiplikation von Stückpreis und Menge)
  
• 小計: Subtotal (Zwischensumme)
  
• 合計金額: Total amount or grand total (Gesamtsumme oder Gesamtbetrag)
  
• 支払期限: Payment due date (Fälligkeitsdatum)
  
• 振込先情報: Remittance information (Überweisungsinformationen)
  
• 口座番号: Bank account number (Bankkontonummer)
  
• 口座名義人: Bank account holder (Bankkontoinhaber/in)
  

Es ist wichtig, eine Rechnung vor dem Versand gründlich zu prüfen. Stellen Sie sicher, dass keine Auslassungen oder Fehler vorliegen. Im nächsten Abschnitt werden wir das Format des oben genannten Rechnungsdatums und Fälligkeitsdatums untersuchen. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass das Datumsformat (Reihenfolge von Jahr, Monat, Tag) je nach Land und Region variiert.

Beachten Sie auch, dass eine Qualified Invoice zwar für internationale Transaktionen nicht erforderlich ist, aber für die meisten inländischen B2B-Transaktionen ausgestellt werden muss, um Vorsteuergutschriften geltend zu machen. Verwenden Sie beim Erstellen einer Qualified Invoice auf Englisch die folgenden Formulierungen.

• インボイス制度の登録番号: Invoice System registration number (Registrierungsnummer im Rechnungssystem)
  
• 消費税: Tax (Steuer)
  
• 軽減税率: Reduced tax rate (Reduzierter Steuersatz)
  

Beim Erstellen von Rechnungen, egal ob für inländische oder internationale Transaktionen, empfehlen wir die Nutzung von Online-Tools, die die Backoffice-Optimierung unterstützen, wie z. B. automatische Verbrauchssteuerberechnungsfunktionen, Buchhaltungssoftware und automatisierte Rechnungsgenerierungstools. Dabei ist es jedoch wichtig, im Voraus zu überprüfen, ob die genutzten Tools mit dem Rechnungssystem kompatibel sind.

Wenn sie dem Rechnungssystem entsprechen und umfassende Buchhaltungsunterstützung bieten, kann Ihr Unternehmen Qualified Invoices reibungslos ausstellen und aufbewahren und gleichzeitig Zeit und Aufwand bei Aufgaben wie der Verwaltung von Forderungen, dem Einzug von Zahlungen und dem Abgleich von Transaktionen sparen. Dadurch können Abrechnungsprozesse effizienter abgewickelt werden.

So schreiben Sie eine E-Mail mit einer angehängten Rechnung

Die untenstehende E-Mail ist nur ein Beispiel, aber wenn Sie eine E-Mail mit einer Rechnung versenden, sollten Sie prägnante und höfliche Formulierungen wählen.

Betreffzeile der E-Mail

Verwenden Sie die Betreffzeile, um klarzustellen, dass es um die Rechnung geht. Dazu geben Sie die Rechnungsnummer, den Namen des Produkts oder der Dienstleistung, das Fälligkeitsdatum und den Unternehmensnamen des Empfängers wie folgt an:

• Beispiel: Für eine E-Mail, die Sie an ABC Incorporated für Produkt A111 unter Rechnungsnummer 1234 mit Fälligkeit am 10. Mai 2025 senden, könnten Sie den Betreff „ABC Inc. Invoice #1234 for Product A111: Due May 10, 2025“ angeben.
  

Für Fälligkeitsdaten fügen Sie das Wort „due“ vor dem Datum hinzu, wie oben gezeigt. Beachten Sie, dass die Reihenfolge von Jahr, Monat und Tag zwischen Japan und anderen Ländern und Regionen variiert. Das oben gezeigte Beispieldatum „May 10, 2025“ würde in Japan als „2025/05/10“ geschrieben. In den Vereinigten Staaten ist die Standardreihenfolge jedoch Monat–Tag–Jahr, daher wird das Jahr zuletzt platziert, wie folgt: 05/10/2025. Europa verwendet dagegen die Abfolge Tag-Monat-Jahr, sodass das oben genannte Datum als 5. Oktober interpretiert wird.

Eine Möglichkeit, Verwirrung zu vermeiden, ist das Ausschreiben des Monat in Worten statt in Zahlen. Im obigen Beispiel würden Sie „May“ statt „05“ verwenden. Damit nehmen Sie Rücksicht auf Ihre Geschäftspartner und fördern die Verständlichkeit.

E-Mail-Text

Schauen wir uns unten ein Beispiel für eine E-Mail an. Die Klammern zeigen Stellen, an denen transaktionsspezifische Informationen, wie Unternehmensnamen oder Beträge, eingegeben werden. Der Vorname des Absenders steht an erster Stelle, gefolgt vom Nachnamen oder Nachnamen. „Regards“ kann als alternative Schlussphrase zu „Sincerely“ geändert werden. Wenn Sie die Adresse Ihres Unternehmens auf Englisch schreiben, lautet die Reihenfolge: „Building name and floor number or unit number“ (Gebäudename und Stockwerks- oder Abteilungsnummer), „Street address (block and lot number)“ (Anschrift (Block- und Grundstücksnummer)), „Town“ (Ort), „City“ (Stadt) „Prefecture“ (Präfektur), „Postal code“ (Postleitzahl), „Country name“ (Name des Landes).

Englischer Inhalt:

Dear (person in charge),

I hope this email finds you well. I have attached the invoice to this email. I would appreciate it if you could make the payment by the due date on the invoice. If you have any questions please don’t hesitate to contact us.

Thank you very much for your business. We’re looking forward to serving you again.

Regards,
Taro Yamada
(Name des Unternehmens)
(Anschrift)
(Kontaktinformationen: Telefonnummer, E-Mail-Adresse usw.)

Japanische Übersetzung:

Übersetzen wir die obige E-Mail aus dem Englischen ins Japanische.

(担当者名) 様

お元気にお過ごしのことと思います。
こちらのメールに請求書を添付いたしました。
請求書に記載の期日までにお支払いいただけますと幸いです。
何かご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

この度は弊社の商品をご利用いただき誠にありがとうございました。また次回のご利用を心よりお待ちしております。

山田太郎
(企業名)
(所在地)
(電話番号やメールアドレスなどの連絡先)

Weitere häufig verwendete Ausdrücke

Einige alternative Formulierungen, die Sie beim Erstellen von Rechnungen auf Englisch verwenden können, sind unten aufgeführt:

• Please find the attached invoice. (添付の請求書をお確かめいただけますようお願いいたします。)
  
• Please make payment by the due date on the invoice. (請求書に記載の期日までにお支払いをお願いいたします。)
  
• Please let us know if you have any questions regarding the invoice. (請求書に関するご質問がありましたら、ご連絡ください。)
  

Wenn Sie detaillierte Rechnungen auf Englisch für Ihre Geschäftspartner erstellen, erleichtert das Verständnis dieser Ausdrücke und Fachbegriffe die Kommunikation zwischen internationalen Unternehmen erheblich. An dieser Stelle ist noch einmal zu betonen, dass jedes Unternehmen, das seine Rechnungsstellungsprozesse optimieren möchte, auch ein automatisiertes Rechnungsgenerierungstool in Betracht ziehen sollte, das die Erstellung auf Englisch unterstützt.

So kann Stripe Invoicing helfen

Mit Stripe Invoicing lässt sich Debitorenbuchhaltung vereinfachen – von der Erstellung der Rechnung bis zum Einzug der Zahlungen. Ganz gleich, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, Stripe hilft Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:

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