Il mercato dell'e-commerce, compreso quello transfrontaliero, sta diventando sempre più attivo man mano che l'uso di Internet si espande e le attività diventano sempre più globalizzate. Di conseguenza, al posto delle transazioni soltanto fra aziende nazionali, molte aziende giapponesi stanno registrando un aumento delle transazioni business-to-business (B2B) con aziende al di fuori del Giappone, nonché delle transazioni business-to-consumer (B2C) con clienti stranieri.

Sia le transazioni B2B, sia B2C sono accomunate dalla necessità di emettere fatture. Per le transazioni con attività o clienti esteri, è importante emettere fatture in inglese anziché in giapponese. Tuttavia, molte attività giapponesi sono preoccupate all'idea di gestire in inglese i documenti giustificativi come le fatture.

Per le attività giapponesi che desiderano acquisire più clienti all'estero ed espandere ulteriormente le operazioni, è utile poter creare in inglese documenti come le fatture e le ricevute. Questo articolo fornisce le informazioni di base necessarie per creare fatture in inglese, inclusi i punti chiave da conoscere per le transazioni internazionali, i termini e le frasi inglesi per le voci fattura obbligatorie, oltre ad alcuni esempi delle email da scrivere per accompagnare le fatture.

Contenuto dell'articolo

• Sfumature della parola inglese "invoice" (fattura)
  
• Punti chiave per la creazione di fatture in inglese
  
• Fraseologia inglese per gli elementi richiesti in una fattura
  
• Come scrivere un'email con una fattura allegata
  
• In che modo Stripe Invoicing può essere d'aiuto
  

Sfumature della parola inglese "invoice" (fattura)

Il documento di addebito che vediamo comunemente nella gestione di un'attività e nella vita privata, in inglese viene chiamato "invoice" (fattura).

Tuttavia, quando la parola inglese "invoice" viene scritta in katakana, a volte può assumere un significato più specifico rispetto alla versione originale giapponese della parola. Ad esempio, le fatture qualificate emesse nell'ambito dell'attuale sistema di fatturazione possono essere definite come la versione katakana di "invoice". Questo tipo di fattura è un documento importante strettamente legato ai crediti fiscali a monte (detti anche crediti fiscali sugli acquisti) per l'imposta sui consumi sostenuta nelle transazioni B2B, quindi pertanto presenta elementi obbligatori più dettagliati rispetto a quelli per le fatture generali.

Si noti che il termine inglese "invoice" si riferisce a un documento che presenta informazioni dettagliate sulle transazioni di beni o servizi a un partner commerciale. Non viene necessariamente utilizzato in modo esclusivo per richiedere il pagamento, come suggerisce il termine giapponese 請求書 (seikyūsho). Di conseguenza, le attività al di fuori del Giappone applicano il termine "invoice" a un'ampia gamma di utilizzi, come le bolle di consegna o di spedizione.

Tuttavia, a volte il termine giapponese 請求書 (seikyūsho) potrebbe essere tradotto in inglese con "bill" anziché "invoice". Un "bill" (conto o bolletta) è un documento che notifica ai clienti la richiesta di effettuare un pagamento ed è comunemente utilizzato nelle transazioni B2C. Esempi includono pasti al ristorante, addebiti per il cellulare e bollette delle utenze, come quelle per gas o elettricità. L'attività (venditore) emette un conto, o una bolletta, per richiedere al cliente il pagamento di quegli addebiti.

Quando si traduce in inglese il termine giapponese 請求書 (seikyūsho) o si creano documenti in inglese, è importante capire che questa parola giapponese può essere gestita come "invoice" o "bill", a seconda dello scopo. Questo articolo si concentrerà esclusivamente sull'uso del termine "invoice".

Punti chiave per la creazione di fatture in inglese

La riscossione dell'imposta sui consumi non è obbligatoria per le transazioni al di fuori del Giappone

Perché le attività possano ricevere crediti d'imposta a monte nell'ambito del sistema di fatturazione citato in precedenza, sia l'attività, sia il cliente devono emettere e registrare fatture qualificate. Pertanto, anche se il cliente è un'attività nazionale giapponese, se è richiesta la lingua inglese per lo scambio di documenti, l'attività potrebbe dover preparare una fattura (invoice) valida in inglese, anche se si tratta di una transazione nazionale.

Tuttavia, il sistema di fatturazione non influisce sulle transazioni al di fuori del Giappone con aziende non giapponesi. Questo avviene perché il sistema di fatturazione si applica solo alle transazioni che comportano l'imposta sui consumi giapponese (JCT) e l'imposta sui consumi non viene applicata alle transazioni estere, né vi è alcun obbligo fiscale. Questo significa che le fatture qualificate richiedono in genere voci obbligatorie dettagliate come il numero di registrazione nel sistema di fatturazione e l'aliquota ridotta dell'imposta sui consumi. Tuttavia, per le transazioni estere, queste voci non devono essere registrate sulla fattura, anche se la tua azienda è una società che emette fatture qualificate.

Le informazioni sulla ritenuta fiscale non sono necessarie per le transazioni estere

Secondo l'Agenzia nazionale delle imposte (NTA), quando i pagamenti di entrate con origine nazionale vengono effettuati al di fuori del Giappone, la ritenuta fiscale non è generalmente richiesta.

Quando si emette una fattura a società estere o a lavoratori autonomi residenti all'estero, nella maggior parte dei casi non è richiesta la ritenuta fiscale. Questo perché i pagamenti ad attività e persone fisiche che non hanno un indirizzo in Giappone e non risiedono in Giappone da almeno un anno non sono soggetti a ritenuta fiscale in Giappone.

Tuttavia, in alcuni casi potrebbe essere richiesta una ritenuta fiscale. Quando svolgi attività con una azienda estera per la prima volta, oltre a conoscere i principi sopra descritti, ti consigliamo consultare un fiscalista o un altro professionista.

Sigilli e timbri non sono richiesti

Sebbene sia diventata una pratica consolidata per le transazioni commerciali in Giappone, l'apposizione di un sigillo sulle fatture non è obbligatoria. Se lavori in contabilità, probabilmente avrai visto molte fatture che riportano dei sigilli.

Per le transazioni con attività estere, in genere non è richiesto un sigillo o una firma al posto del sigillo. Al di fuori del Giappone i sigilli non sono comunemente utilizzati, quindi è probabile che non se ne aspetti la presenza. Tuttavia, se il tuo partner commerciale ha richiesto esplicitamente una firma, dovresti impegnarti a soddisfarlo.

Fraseologia inglese per gli elementi richiesti in una fattura

Per le fatture generiche, le voci e il formato richiesti sono quasi identici, sia per il giapponese, sia per l'inglese. Tuttavia, come abbiamo appreso nella sezione precedente, i contenuti e i dettagli da inserire sono leggermente diversi a seconda che la transazione sia nazionale o internazionale. Anche per le transazioni puramente nazionali, le voci richieste variano a seconda delle conformità o meno al sistema delle fatture qualificate.

Quando si crea una fattura, sia per transazioni nazionali, sia internazionali, è importante conoscere i termini inglesi riportati di seguito:

• 請求書発行日: Invoice issue date (data di emissione della fattura)
  
• 請求書番号: Invoice number (numero della fattura); può anche essere scritto come Invoice No. o Invoice # (ad esempio, Invoice No. 0000)
  
• 宛先: Billed to (ed esempio Billed to ABC Inc.): (fatturato a) confermare preventivamente il nome dell'azienda con il cliente
  
• 請求明細: Billing details (dati di addebito)
  
• 商品名・サービス名: Product name or service name (nome del prodotto o del servizio)
  
• 単価: Unit price (prezzo unitario)
  
• 数量: Quantity (quantità, che può essere abbreviata in Qty)
  
• 金額: Amount (importo, ottenuto moltiplicando il prezzo unitario per la quantità)
  
• 小計: Subtotal (subtotale)
  
• 合計金額: Total amount o Grand total (importo totale o totale complessivo)
  
• 支払期限: Payment due date (data di scadenza del pagamento)
  
• 振込先情報: Remittance information (informazioni sulla rimessa)
  
• 口座番号: Bank account number (numero di conto bancario)
  
• 口座名義人: Bank account holder (intestatario del conto bancario)
  

È importante riesaminare a fondo una fattura prima di inviarla. Assicurati che non ci siano omissioni o errori. Nella prossima sezione, esploreremo il formato della "data di emissione" e della "data di scadenza del pagamento" citate in precedenza. Tuttavia, è importante notare che l'ordine della data (anno, mese, giorno) varia a seconda del paese e dell'area geografica.

Tieni inoltre presente che, sebbene non sia obbligatorio per le transazioni internazionali, per la maggior parte delle transazioni B2B nazionali è necessario emettere una fattura qualificata per richiedere i crediti fiscali a monte. Quando crei una fattura qualificata in inglese, usa le seguenti frasi.

• インボイス制度の登録番号: Invoice System registration number (numero di registrazione nel sistema di fatturazione)
  
• 消費税: Tax (imposta)
  
• 軽減税率: Reduced tax rate (aliquota ridotta)
  

Quando crei delle fatture, per transazioni nazionali o internazionali, ti consigliamo di utilizzare degli strumenti online che supportano l'ottimizzazione del back-office, come funzioni di calcolo automatico dell'imposta sui consumi, software di contabilità e strumenti di generazione automatica delle fatture. Tuttavia, quando utilizzi questi strumenti, è importante che verifichi in anticipo se sono compatibili con il sistema di fatturazione.

Se sono conformi al sistema di fatturazione e forniscono un supporto contabile completo, la tua attività può emettere e conservare senza problemi le fatture qualificate, risparmiando tempo e fatica in compiti come la gestione dei crediti, la riscossione dei pagamenti e la riconciliazione delle transazioni. Questo consente di gestire le operazioni di fatturazione in modo più efficiente.

Come scrivere un'email con una fattura allegata

L'email seguente è solo un esempio, ma quando invii un'email con una fattura allegata, devi cercare di essere conciso ed educato.

Oggetto dell'email

Usa l'oggetto dell'email per chiarire che è correlata alla fatturazione. A tal fine, includi il numero della fattura, il nome del prodotto o del servizio, la data di scadenza del pagamento e il nome dell'azienda destinataria, come segue:

• Esempio: per un'email che invii ad ABC Incorporated per il prodotto A111, con numero di fattura 1234 e pagamento dovuto il 10 maggio 2025, puoi inserire come oggetto "ABC Inc. Invoice #1234 for Product A111: Due May 10, 2025.".
  

Per le date di scadenza dei pagamenti, aggiungi la parola "scadenza" prima della data, come mostrato in precedenza. Tieni presente che l'ordine di anno, mese, giorno è diverso in Giappone e in altri Paesi e aree geografiche. Nell'esempio mostrato in precedenza, il 10 maggio 2025, in Giappone sarebbe scritto come 2025/05/10. Negli Stati Uniti, invece, l'ordine standard è mese-giorno-anno, e l'anno viene inserito per ultimo, quindi dovrebbe essere: 05/10/2025. In Europa si utilizza invece la sequenza giorno-mese-anno, quindi la data sopra indicata sarebbe interpretata come 5 ottobre.

Un modo per evitare confusioni è scrivere il mese in una parola anziché in cifre. Nell'esempio precedente, scriveresti maggio anziché "05". Questo serve per tenere in considerazione il tuo partner commerciale e per facilitare la comprensione.

Corpo dell'email

Osserviamo l'esempio di email riportato di seguito. Le parentesi indicano i punti in cui verranno inserite le informazioni specifiche della transazione, come il nome dell'azienda o gli importi. Il nome del mittente va prima di tutto, seguito dal cognome. "Regards" può essere modificato in "sincerely" come alternativa per la conclusione. Quando scrivi l'indirizzo dell'azienda in inglese, l'ordine è: "Nome dell'edificio e numero di piano o numero dell'unità", "Indirizzo stradale (numero del rione e del lotto), "Località", "Città", "Prefettura", "Codice postale", "Nome del Paese".

Contenuto in inglese:

Dear (persona incaricata),

I hope this email finds you well. I have attached the invoice to this email. I would appreciate it if you could make the payment by the due date on the invoice. If you have any questions please don't hesitate to contact us.

Thank you very much for your business. We're looking forward to serving you again.

Regards,
Taro Yamada
(Nome dell'azienda)
(Indirizzo)
(Informazioni di contatto: numero di telefono, indirizzo email, ecc.)

Traduzione in giapponese:

Traduciamo l'email sopra dall'inglese al giapponese.

(担当者名) 様

お元気にお過ごしのことと思います。
こちらのメールに請求書を添付いたしました。
請求書に記載の期日までにお支払いいただけますと幸いです。
何かご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

この度は弊社の商品をご利用いただき誠にありがとうございました。また次回のご利用を心よりお待ちしております。

山田太郎
(企業名)
(所在地)
(電話番号やメールアドレスなどの連絡先)

Altre frasi usate di frequente

Di seguito sono riportate alcune frasi alternative che puoi utilizzare per creare delle fatture in inglese:

• Please find the attached invoice. (添付の請求書をお確かめいただけますようお願いたします。)
  
• Please make payment by the due date on the invoice. (請求書に記載の期日までにお支払いをお願いたします。)
  
• Please let us know if you have any questions regarding the invoice. (請求書に関するご質問がありましたら、ご連絡ください。)
  

Quando prepari fatture dettagliate in inglese per i tuoi partner commerciali, comprendere espressioni e termini specializzati renderà molto più fluida la comunicazione fra attività internazionali. Vale la pena di ripetere che qualsiasi attività che voglia semplificare i processi di creazione delle fatture potrebbe anche prendere in considerazione l'implementazione di uno strumento di generazione automatica delle fatture che supporti l'inglese.

Vantaggi di Stripe Invoicing

Stripe Invoicing semplifica il processo di gestione del credito, dalla creazione delle fatture alla riscossione dei pagamenti. Stripe aiuta le attività a gestire sia addebiti singoli sia addebiti ricorrenti, per saldi più rapidi e operazioni più semplici. Ecco che cosa ti consente Stripe Invoicing:

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