El mercado del e-commerce, incluido el e-commerce transfronterizo, se está volviendo más activo a medida que se expande el uso de Internet y se globalizan cada vez más las empresas, por lo que, en lugar de transacciones entre empresas nacionales, muchas empresas japonesas están experimentando en estos momentos un aumento de las transacciones B2B con empresas fuera del Japón, así como de las transacciones B2C con clientes del extranjero.

A las transacciones B2B como las B2C las une la necesidad de facturar. Para las transacciones con empresas o clientes extranjeros, es importante emitir facturas que estén en inglés en lugar de en japonés. Sin embargo, muchas empresas japonesas sienten cierto nerviosismo a la hora de manejar documentos de apoyo como facturas en inglés.

Para las empresas japonesas que quieren aumentar su número de clientes en el extranjero y ampliar aún más sus operaciones, es útil poder crear documentos, como facturas y recibos, en inglés. En este artículo se explica la información básica necesaria para crear facturas en inglés, incluidos los puntos clave que debes conocer para las transacciones internacionales, las condiciones y frases en inglés para las partes obligatorias de las facturas y ejemplos de cómo escribir los correos electrónicos que acompañan a las facturas.

¿De qué trata este artículo?

• Los matices de la palabra ‘factura’ en inglés
  
• Puntos clave a la hora de crear facturas en inglés
  
• Frases en inglés para los elementos obligatorios de una factura
  
• Cómo escribir un correo electrónico con una factura adjunta
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?
  

Los matices de la palabra factura en inglés

El documento de la factura que comúnmente vemos tanto en el mundo empresarial como en la vida privada se llama «invoice» en inglés.

Sin embargo, cuando la palabra factura se escribe en katakana, a veces puede tener un significado más específico que la versión original en japonés. Por ejemplo, las facturas cualificadas emitidas con arreglo al sistema de facturación actual pueden denominarse facturas en katakana. Este tipo de factura es un documento importante estrechamente vinculado a los créditos fiscales soportados (también llamados créditos fiscales por compra) por aplicar impuestos al consumo en que se incurre en el curso de las transacciones B2B y, por lo tanto, tiene elementos obligatorios más detallados que las facturas generales.

Ten en cuenta que el término factura en inglés hace referencia a un documento destinado a presentar información detallada de transacciones sobre bienes o servicios a un socio de la empresa. No se utiliza necesariamente con el único fin de solicitar un pago, como implica el término japonés 請求書 (seikyūsho). Como resultado, las empresas fuera de Japón aplican el término factura a una amplia gama de fines, como albaranes o albaranes de envío.

Sin embargo, a veces el término japonés 請求書 (seikyūsho) puede traducirse como «bill» (recibo) en lugar de factura. Una factura es un documento que notifica a los clientes la necesidad de realizar un pago y se utiliza comúnmente en transacciones B2C. Algunos ejemplos son las comidas en restaurantes, los gastos del teléfono móvil y las facturas de servicios públicos como las de gas o electricidad. La empresa (vendedor) emite una factura para solicitar el pago de esos cargos al cliente.

Cuando traduzcas el término japonés 請求書 (seikyūsho) al inglés o crees documentos en inglés, es importante entender que esta palabra japonesa se puede manejar como recibo (bill) o factura (invoice), dependiendo del propósito. Este artículo se centrará únicamente en el uso del término factura (invoice).

Puntos clave a la hora de crear facturas en inglés

No se aplican impuestos al consumo para las transacciones fuera de Japón

Para que las empresas puedan recibir créditos fiscales soportados de acuerdo con el sistema de factura mencionado anteriormente, tanto la empresa como el cliente deben emitir y conservar facturas cualificadas. Por lo tanto, aunque el cliente sea una empresa japonesa nacional, si se necesita el inglés para el intercambio de documentos, es posible que la empresa tenga que preparar una factura válida en inglés, incluso para una transacción nacional.

Sin embargo, el sistema de facturación no afecta a las transacciones fuera de Japón con empresas que no son japonesas, ya que el sistema de facturación se aplica únicamente a las transacciones relacionadas con el impuesto al consumo de Japón (JCT), y no se aplican impuestos al consumo en las transacciones en el extranjero, ni tampoco existe obligación fiscal alguna. Esto significa que las facturas cualificadas suelen necesitar elementos obligatorios detallados, como el número de registro del sistema factura y el tipo impositivo reducido del impuesto al consumo. Sin embargo, en el caso de las transacciones en el extranjero, estos elementos no tienen que registrarse en la factura, aunque tu empresa sea un emisor de facturas cualificado.

No es necesaria la retención a cuenta para las transacciones en el extranjero

Según la Agencia Tributaria Nacional, cuando los pagos de ingresos de origen nacional se realizan fuera de Japón, por lo general no se requiere retención a cuenta alguna.

En la emisión de facturas a empresas extranjeras o autónomos no residentes en el extranjero, en la mayoría de los casos no se requiere aplicar la retención a cuenta. Esto se debe a que los pagos a empresas y particulares que no tengan domicilio en Japón y no hayan residido en Japón durante un año o más no están sujetos a la retención a cuenta dentro de Japón.

Sin embargo, en algunos casos, se puede solicitar la retención a cuenta. Cuando realices negocios con una empresa extranjera por primera vez, además de aprender los principios descritos anteriormente, te recomendamos obtener la opinión y el consejo de un contable fiscal u otro profesional.

No se requieren sellos ni timbres

Aunque se ha convertido en una práctica establecida para las transacciones de empresas en Japón, no es obligatorio colocar un sello en las facturas. Si trabajas en contabilidad, probablemente hayas visto muchas facturas con sellos en ellas.

Por lo general, para las transacciones con empresas extranjeras, no se requiere ni un sello ni una firma en lugar del sello. Los sellos no se utilizan comúnmente fuera de Japón, por lo que es fácil suponer que se te pedirá que incluyas uno. Sin embargo, si tu socio ha solicitado específicamente una firma, debes esforzarte por incluirla.

Frases en inglés para los elementos obligatorios de una factura

Para las facturas generales, los elementos y el formato requeridos son casi idénticos tanto para el japonés como para el inglés. Sin embargo, como aprendimos en la sección anterior, el contenido y los detalles que deben registrarse son ligeramente diferentes dependiendo de si la transacción es nacional o internacional. Incluso para transacciones que son puramente nacionales, los elementos requeridos varían dependiendo de si debe cumplir o no con el sistema de facturas cualificadas.

A la hora de crear una factura, ya sea para transacciones nacionales o internacionales, es importante conocer los siguientes términos ingleses:

• 請求書発行日: Invoice issue date (fecha de emisión de la factura)
  
• 請求書番号: Invoice number (número de factura)—también se puede escribir como nº. de factura o factura (p. ej., factura n.º 0000)
  
• 宛先: Billed to (facturado a), p. ej., Billed to ABC Inc: confirma previamente el nombre de la empresa con el cliente
  
• 請求明細: Billing details (datos de facturación)
  
• 商品名・サービス名: Product name or service name (nombre del producto o nombre del servicio)
  
• 単価: Unit price (precio unitario)
  
• 数量: Quantity (cantidad, se puede acortar a Qty)
  
• 金額: Amount (importe, obtenido multiplicando el precio unitario por la cantidad)
  
• 小計: Subtotal (subtotal)
  
• 合計金額: Total amount or grand total (importe total o total general)
  
• 支払期限: Payment due date (fecha de vencimiento del pago)
  
• 振込先情報: Remittance information (información sobre las remesas)
  
• 口座番号: Bank account number (número de cuenta bancaria)
  
• 口座名義人: Bank account holder (titular de la cuenta bancaria)
  

Es importante revisar minuciosamente una factura antes de enviarla. Asegúrate de que no haya omisiones o errores. En la siguiente sección, exploraremos el formato de la «fecha de emisión» y la «fecha de vencimiento del pago» mencionadas anteriormente. Sin embargo, es importante tener en cuenta que el orden de la fecha (año, mes, día) varía según el país y la región.

Ten en cuenta también que, si bien no es obligatorio para las transacciones internacionales, en la mayoría de las transacciones B2B nacionales es necesario emitir una factura cualificada para reclamar los créditos fiscales soportados. Al crear una factura cualificada en inglés, utiliza las siguientes frases.

• インボイス制度の登録番号: Invoice System registration number (número registro del sistema de facturación)
  
• 消費税: Tax (impuesto)
  
• 軽減税率: Reduced tax rate (tipo impositivo reducido)
  

A la hora de crear facturas, ya sea para transacciones nacionales o internacionales, recomendamos usar herramientas en línea que den soporte a la optimización administrativa, como funciones de cálculo automático del impuesto sobre el consumo, software de contabilidad y herramientas de generación automatizada de facturas. Sin embargo, al usar estas herramientas, es importante verificar de antemano si son compatibles con el sistema de facturación.

Si cumplen con el sistema de facturación y dan un soporte contable integral, tu empresa puede emitir y retener facturas cualificadas sin problemas, a la vez que ahorra tiempo y esfuerzo en tareas como la gestión de cuentas por cobrar, el cobro de pagos y la conciliación de transacciones. Esto permite gestionar las operaciones de facturación de forma más eficiente.

Cómo escribir un correo electrónico con una factura adjunta

El siguiente correo electrónico es solo un ejemplo, pero cuando envíes un correo electrónico con una factura, procura ser conciso y educado.

Asunto del correo electrónico

Utiliza el asunto del correo electrónico para dejar claro que está relacionado con la facturación. Para ello, incluye el número de factura, el nombre del producto o servicio, la fecha de vencimiento del pago y el nombre de la empresa del destinatario de la siguiente manera:

• Ejemplo: Para un correo electrónico que envíes a ABC Incorporated para el producto A111 con el número de factura 1234 cuyo pago vence el 10 de mayo de 2025, podrías utilizar el asunto «ABC Inc. Invoice #1234 for Product A111: Due May 10, 2025 (factura n.º 1234 de ABC Inc. para el producto A111: vencimiento el 10 de mayo de 2025)».
  

Para las fechas de vencimiento del pago, añade la palabra «due» antes de la fecha, tal y como se muestra arriba. Ten en cuenta que el orden del año, del mes y del día difiere entre Japón y otros países y regiones. Del ejemplo mostrado arriba, el 10 de mayo de 2025, se escribiría como 2025/05/10 en Japón. Sin embargo, en Estados Unidos, el orden estándar es mes-día-año, por lo que el año se coloca en último lugar, así: 05/10/2025. Sin embargo, Europa utiliza el orden día-mes-año, por lo que la fecha anterior se interpretaría como 5 de octubre.

Una forma de evitar cualquier confusión es escribir el mes en palabras en lugar de en números. En el ejemplo anterior, usarías May (mayo) en lugar de «05». Esto es tanto para que seas considerado con tu empresa socia como para facilitar la comprensión.

Texto del cuerpo del correo electrónico

Echemos un vistazo a un correo electrónico de ejemplo a continuación. Los corchetes indican las ubicaciones donde se introducirá la información específica de la transacción, como el nombre o los importes de la empresa. El nombre del remitente va primero, seguido de su nombre o apellido. Como alternativa a la frase de cierre, se puede cambiar «Regards» (saludos) a «Sincerely» (atentamente). Al escribir la dirección de tu empresa en inglés, el orden debe ser : Nombre del edificio y número de piso o número de unidad, dirección (número de bloque y lote), población, ciudad, provincia, código postal, nombre del país.

Contenido en inglés:

Dear (person in charge),

I hope this email finds you well. I have attached the invoice to this email. I would appreciate it if you could make the payment by the due date on the invoice. If you have any questions please don’t hesitate to contact us. (Espero que te encuentres bien. He adjuntado la factura a este correo electrónico. Te agradecería que hicieras el pago antes de la fecha de vencimiento de la misma. Si tienes alguna pregunta, no dudes en ponerte en contacto con nosotros).

Thank you very much for your business. We’re looking forward to serving you again. (Muchas gracias. Quedamos a tu entera disposición).

Atentamente,
Taro Yamada
Nombre de la empresa
Dirección
Información de contacto: número de teléfono, dirección de correo electrónico, etc.

Traducción al japonés:

Traduzcamos el correo electrónico de arriba del inglés al japonés.

(担当者名) 様

お元気にお過ごしのことと思います。
こちらのメールに請求書を添付いたしました。
請求書に記載の期日までにお支払いいただけますと幸いです。
何かご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

この度は弊社の商品をご利用いただき誠にありがとうございました。また次回のご利用を心よりお待ちしております。

山田太郎
(企業名)
(所在地)
(電話番号やメールアドレスなどの連絡先)

Otras frases de uso frecuente

A continuación se muestran algunas frases alternativas que puedes usar al crear facturas en inglés:

• Busca la factura adjunta. (添付の請求書をお確かめいただけますようお願いいたします。)
  
• Efectúa el pago antes de la fecha de vencimiento en la factura. (請求書に記載の期日までにお支払いをお願いたします。)
  
• Haznos saber si tienes alguna pregunta sobre la factura. (請求書に関するご質問がありましたら、ご連絡ください。)
  

Al preparar facturas detalladas en inglés para los socios de tu empresa, entender estas expresiones y condiciones especiales hará que la comunicación entre empresas internacionales sea mucho más fluida. Merece la pena repetir que cualquier empresa que quiera optimizar sus procesos de creación de facturas también debería considerar la posibilidad de implementar una herramienta para generar facturas automatizadas que incluyan el inglés.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing simplifica todo el ciclo de facturación, desde el momento de emisión de las facturas hasta la recepción del pago. Tanto si gestionas cobros puntuales como recurrentes, Stripe te ayuda a recibir tu dinero más rápido y optimizar tus operaciones:

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